Giải mật tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ của của các công trình xây dựng trong BQP đã trở thành yêu cầu cấp thiết, bởi vì phần lớn các công trình xây dựng thuộc lĩnh vực quốc phòng an ninh được xác định là mật, tối mật, tuyệt mật, nhiều thông tin có giá trị trong hồ sơ, tài liệu chưa được khai thác kịp thời, việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời gian qua còn có mặt hạn chế, nhiều thông tin có giá trị, nhất là những thông tin trong tài liệu lưu trữ mật chưa được khai thác kịp thời, nguyên nhân chủ yếu là do tài liệu chưa được giải mật. Bên cạnh đó, nhu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu công trình có độ mật ngày càng tăng và mỗi khi có yêu cầu khai thác thì theo quy định cán bộ lưu trữ phải trình cấp có thẩm quyền duyệt thủ tục cho mượn qua nhiều khâu hành chính và thời gian thường kéo dài.
Từ thực tiễn đó, việc giảm, giải mật hồ sơ, tài liệu công trình trở nên cấp thiết đối với các cơ quan, đơn vị, nếu không tiến hành giảm giải mật không những không khai thác, sử dụng đầy đủ, kịp thời thông tin có giá trị trong hồ sơ, tài liệu, mà còn gây nên tình trạng tồn đọng quá nhiều tài liệu được đóng dấu mật nhưng nội dung không còn mật hoặc đã giảm mật trong kho lưu trữ, gây khó khăn cho việc quản lý tài liệu mật đích thực.
75
Các cơ quan, đơn vị cần đối chiếu với Điều 30, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định tài liệu lưu trữ nói chung (kể cả tài liệu công trình xây dựng) có đóng dấu chỉ mức độ mật được giải mật, sử dụng rộng rãi trong các trường hợp như: Đã được giải mật theo quy định định của pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước; sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật; sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật;
Bộ Công an đã ban hành Thông tư số 33/2015/TT-BCA hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
Theo đó, căn cứ quy định tại các Điều 5, 6 và 7 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, người đứng đầu hoặc người được ủy quyền của các cơ quan, đơn vị trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình tổ chức giải mật, giảm mật cho hồ sơ, tài liệu.
Việc đề xuất giải mật, giảm mật, phải căn cứ vào: Danh mục bí mật nhà nước của cơ quan, đơn vị; sự thay đổi của tình hình thực tế; nội dung của từng hồ sơ, tài liệu nếu thấy việc tiết lộ không gây nguy hại cho lợi ích của Nhà nước, Quân đội; việc toàn bộ hoặc một phần tài liệu, vật mang bí mật nhà nước được công bố trong tài liệu khác. Một số hồ sơ, tài liệu sẽ tự động giải mật trong các trường hợp như: Đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị; công bố trên phương tiện thông tin đại chúng; đăng công báo; niêm yết tại trụ sở cơ quan, đơn vị hoặc tại các địa điểm khác; các hình thức công bố công khai khác.
Ví dụ: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng “Chùa Trường Sa lớn” và “Chùa Song Tử Tây” trên quần đảo Trường Sa của Quân chủng Hải quân được xác định là “Tối mật”, tuy nhiên khi Chùa tổ chức khánh thành được
76
các phương tiện thông tin đại chúng đã đưa tin thì hồ sơ, tài liệu của công trình nên tự động giải mật.