Căn cứ Quyết định số 1852/QĐ-BQP ngày 18/10/1996 của Bộ Quốc phòng ban hành Tiêu chuẩn xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp quân khu và Quyết định số 162/2002/QĐ-BQP ngày 08 tháng 11 năm 2002 của Bộ Quốc phòng về ban hành “Tiêu chuẩn trang bị ngành văn thư, bảo mật, lưu trữ” hệ thống kho lưu trữ chuyên dụng đã được xây dựng kiên cố trong khu vực được bảo vệ an toàn, thuận tiện cho việc tiếp nhận, quản lý và sử dụng tài liệu, các kho đều có sức chứa khoảng 4.400 mét giá tài liệu tính tại thời điểm xây dựng và dự kiến phát triển 20 năm sau. Các kho lưu trữ được bố trí thành các phòng làm việc như: Phòng tiếp nhận và khử trùng tài liệu; phòng xử lý kỹ thuật; phòng quản lý công cụ tra cứu và tiếp nhận độc giả; phòng đọc tài liệu; phòng sao chụp; phòng bảo vệ và trực; phòng bảo quản vật chất thường xuyên.
Bên cạnh đó hệ thống các kho lưu trữ hiện hành của khối tổng cục, quân đoàn, binh đoàn cũng được các cơ quan đơn vị quan tâm đầu tư tương đối đầy đủ các trang thiết bị.
Tuy nhiên, một số kho Lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị được bố trí tạm thời, diện tích chật hẹp, trang thiết bị bảo quản tài liệu sơ sài, không đảm bảo các quy định của Nhà nước về bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ, dẫn đến công tác thu thập, bảo vệ tài liệu cũng gặp nhiều khó khăn. Cơ sở vật chất, trang thiết bị là điều kiện cần thiết để bảo quản tài liệu, ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức lưu trữ tài liệu, hiện nay nguồn kinh phí đầu tư còn nhiều hạn chế, gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động lưu trữ nói chung và tổ chức tổ chức lưu trữ tài liệu nói riêng.
46