- Tổ chức bộ máy lưu trữ từ cấp trung đoàn trở lên được kiện toàn, củng cố; biên chế cán bộ làm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị được tăng cường.
- Trình độ cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ cơ bản đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị hiện nay.
- Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản của Nhà nước, Quân đội về công tác lưu trữ được thực hiện kịp thời, phong phú về hình thức và nội dung.
- Văn phòng BQP đã tham mưu cho Thủ trưởng BQP ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị về công tác lưu trữ. Đồng thời, tiến hành rà soát, ban hành các văn bản lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và thực tế của các cơ quan, đơn vị.
55
- Công tác tập huấn nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ, nhân viên được chú trọng, nhận thức về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ được nâng cao, góp phần phục vụ kịp thời cho công tác chỉ đạo, điều hành và thực thi công vụ tại các cơ quan, đơn vị.
- Công tác hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ được các cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ ngày càng được quan tâm trang bị tương đối đầy đủ. Đặc biệt là đầu tư, cải tạo, nâng cấp, phòng, kho Lưu trữ, mua sắm phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu.
2.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm đạt được, trong quá trình tổ chức lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng thuộc Bộ Quốc phòng vẫn còn một số tồn tại, hạn chế:
- Nhận thức của một số cán bộ, nhân viên về công tác lưu trữ và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ công trình xây dựng chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc chỉ đạo, hướng dẫn, thực hiện nhiệm vụ lưu trữở một số cơ quan, đơn vị chưa được quan tâm chú trọng đúng mức.
- Một số cơ quan, đơn vị chưa ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan;... dẫn đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc lúng túng trong việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ.
- Nhiều cơ quan, đơn vị chưa bố trí biên chế nhân viên chuyên trách làm công tác lưu trữ. Trình độ của một số nhân viên lưu trữ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu công trình còn hạn chế. Do đó, công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu công trình tại một số cơ quan, đơn vị không thực hiện theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước, BQP.
56
- Công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu chưa được quan tâm thực hiện. Nhiều cơ quan, tổ chức chưa xây dựng kế hoạch và tổ chức thu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chưa tiến hành chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu lưu trữ. Tình trạng tài liệu bó gói, tích đống tại các cơ quan, tổ chức còn khá nhiều, nguy cơ tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, xuống cấp ngày càng cao; một số tài liệu không được bảo vệ, bảo quản, bị mối, mọt, côn trùng phá hoại, không có khả năng phục hồi.
- Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức được bố trí tạm thời, diện tích chật hẹp, trang thiết bị bảo quản tài liệu sơ sài, không đảm bảo các quy định của Nhà nước về bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ, dẫn đến công tác thu thập, bảo vệ tài liệu cũng gặp nhiều khó khăn.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan, đơn vị chưa đạt hiệu quả cao, chưa có phần mềm riêng để quản lý hồ sơ, tài liệu công trình.
2.3.3. Nguyên nhân của hạn chế
Một là, số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ vẫn còn thiếu, tình trạng cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ vẫn còn nhiều. Mặt khác, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng của cán bộ, nhân viên hiện nay còn yếu.
Hai là, công tác chỉ đạo, kiểm tra của Chỉ huy các cấp từ BQP đến các cơ quan, đơn vị về công tác lưu trữ còn hạn chế, chưa quyết liệt, chưa coi là nhiệm vụ thường xuyên.
Ba là, các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn còn chậm, ví dụ như đối với quản lý tài liệu các công trình xây dựng cho đến thời điểm hiện nay khi Quân đội tròn 70 tuổi mới ban hành được Thông tư để quản lý, lưu trữ.
57
Bốn là, nhận thức của một số cán bộ, nhân viên về công tác lưu trữ chưa cao, thậm chí một số cán bộ còn xem nhẹ, không thực hiện những quy định đề ra.
Năm là, nhiều cơ quan, đơn vị vẫn còn gặp khó khăn về kinh phí trong đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin, chỉnh lý tài liệu,...một số Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ít quan tâm đến công tác này nên ít có sự chỉ đạo cũng như sự đầu tư về kinh phí, trang bị.
Tiểu kết Chương 2
Có thể khẳng định tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng thuộc BQP có vai trò quan trọng trong thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, là tài sản vô giá của Nhà nước, Quân đội. Tài liệu được coi là căn cứ chính xác đối với mỗi cá nhân khi tiến hành công việc chuyên môn như: Thiết kế, thi công, tư vấn, giám sát,...nó là nguồn tư liệu quan trọng để cán bộ sử dụng tổng kết đúc rút kinh nghiệm, nâng cao năng suất, hiệu quả lao động, mặc dù trong những năm qua, công tác lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng thuộc BQP đã có nhiều bước tiến đáng kể, đáp ứng phần nào nhu cầu cung cấp thông tin cho các cơ quan, đơn vị và cá nhân. Tuy nhiên, từ khảo sát thực tế cho thấy việc tổ chức lưu trữ tài liệu công trình xây dựng như: Bố trí nhân sự, đảm bảo cơ sở vật chất, việc ban hành văn bản, kiểm tra, hướng dẫn và ứng dụng công nghệ thông tin trong công lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng còn có những bất cập, hạn chế; các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như: Tổ chức thu thập, bảo quản, khai thác sử dụng,…chưa thực hiện đúng theo các quy định. Công cụ tra cứu chưa đảm bảo về số lượng lẫn chất lượng, thiếu sự thống nhất và đồng bộ. Trong khi đó khối tài liệu ngày càng tăng lên về số lượng, đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung vì vậy những hạn chế nêu trên nếu không có các giải pháp khắc phục thì chắc chắn trong thời
58
gian tới sẽ gây rất nhiều trở ngại cho việc quản lý, tra tìm sử dụng tài liệu, ảnh hưởng lớn tới việc cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu nghiên cứu của cơ quan, đơn vị và cá nhân trong BQP.
Do đó, để phát huy những ưu điểm và khắc phục những hạn chế trong việc tổ chức lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng thuộc BQP, với những nghiên cứu bước đầu, trong Chương 3 của đề tài chúng tôi sẽ đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức lưu trữ tài liệu công trình xây dựng thuộc BQP.
59
Chương 3