Như chúng ta đã biết, diện tích của một kho lưu trữ là cố định, trong khi định kỳ hàng năm, tài liệu luôn được giao nộp, thu thập để đưa vào lưu giữ, bảo quản trong các kho, sẽ không một kho lưu trữ nào có thể chứa hết tài liệu hình thành từ năm này qua năm khác nên việc tổ chức chức hủy tài liệu hết giá trị để giải phóng diện tích kho là rất cần thiết, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị (tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng thừa, photo dấu đen, tài liệu hết thời hạn bảo quản…) vừa giúp giải phóng diện tích kho vừa giúp bảo quản tốt tài liệu có giá trị và quản lý tài liệu hiệu quả.
Việc tiêu hủy tài liệu của công trình xây dựng hết giá trị phải thực hiện theo quy trình và thủ tục quy định, nếu làm không đúng thì có thể tiêu hủy những tài liệu còn giá trị hoặc để những kẻ xấu lợi dụng tiêu hủy những tài liệu có giá trị chứng cứ nhằm phi tang khi có vụ việc điều tra.
Theo quy định tại Thông tư số 91 của BQP, chỉ huy các cơ quan, đơn vị được quyết định cho phép hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị mình, do khối lượng hồ sơ, tài liệu của các công trình xây dựng rất lớn nên việc tổ chức hủy tài liệu hết giá trị cần được các cơ quan, đơn vị quan tâm, đơn vị nào chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu thì tổ chức làm ngay để Hội đồng tham mưu cho chỉ huy đơn vị trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào các Lưu trữ và loại tài liệu hết giá trị để tổ chức tiêu hủy.
Để tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định, các cơ quan, đơn vị cần thực hiện quy trình và thủ tục như sau: Người làm lưu trữ lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; trình người đứng đầu cơ quan và đưa ra Hội đồng xem xét, cho ý kiến; hoàn chỉnh danh mục tài
77
liệu hết giá trị và hồ sơ (gồm: Công văn đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị; danh mục tài liệu hết giá trị; bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; biên bản họp Hội đồng), đề nghị cơ quan có thẩm quyền thẩm định. Trên cơ sở văn bản thẩm định của cơ quan có thẩm quyền, người đứng đầu cơ quan ra quyết định huỷ tài liệu hết giá trị; lập biên bản bàn giao tài liệu hủy và biên bản huỷ tài liệu hết giá trị. Lập hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị được bảo quản tại cơ quan có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Bên cạnh đó, thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu các công trình thường theo tuổi thọ của công trình cho nên các công trình xây dựng đã được phá dỡ và xây mới thì phần lớn hồ sơ, tài liệu không cần phải lưu giữ.
Qua khảo sát chúng tôi đề xuất nên thường xuyên rà soát và tổ chức tiêu hủy các loại hồ sơ, tài liệu chủ yếu như sau:
- Hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản.
- Hồ sơ, tài liệu do cơ quan chuyên môn liên quan đến công trình xây dựng, các nhà thầu nhận được từ cơ quan khác gửi đến đã hết thời hạn quản lý, lưu trữ.
- Hồ sơ, tài liệu trùng thừa loại ra sau khi phân loại, chỉnh lý. - Hồ sơ, tài liệu của các dự án không được phê duyệt.
- Hồ sơ, tài liệu của các nhà thầu không trúng thầu sau khi công trình đã khởi công xây dựng và không có kiến nghị, khiếu nại.
- Hồ sơ, tài liệu của công trình xây dựng đã bị phá dỡ (trừ tài liệu liên quan đến công tác phá dỡ, đấu giá, thanh lý).
Đối với các công trình thuộc Danh mục bí mật thực hiện theo quy định hiện hành về việc hủy tài liệu mật.
78
Tiểu kết Chương 3
Có thể khẳng định rằng tài liệu công trình xây dựng là được coi là một loại công cụ gắn liền với quá trình xây dựng, sử dụng, quản lý công trình của tất cả các cơ quan, đơn vị, nó là một tài sản có giá trị vì thế cần có các giải pháp để tổ chức lưu trữ phục vụ hiệu quả việc khai thác sử dụng. Nếu các cơ quan, đơn vị không tổ chức lưu trữ tốt khối tài liệu này có thể sẽ gây sự lãng phí to lớn không chỉ về mặt tài chính, vật tư, công sức lao động mà có thể gây tranh chấp tài sản giữa những cơ quan, đơn vị có liên quan với nhau.
Các giải pháp chỉ ra rằng cần kiện toàn tổ chức bộ máy nhân sự để giúp chỉ huy cơ quan, đơn vị quản lý công tác lưu trữ, xây dựng và ban hành đồng bộ văn bản để thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, đầu tư cơ sở vật chất, đẩy nhanh ứng dụng công nghệ thông tin; đề xuất nhóm giải pháp về tổ chức hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như: Tổ chức thu thập, tổ chức khoa học, tổ chức bảo quản và khai thác sử dụng. Ngoài ra, việc tổ chức giảm, giải mật hồ sơ, tài liệu và việc tổ chức tiêu hủy tài liệu cũng là những giải pháp cần được các cơ quan, đơn vị quan tâm, chú ý.
Việc tổ chức lưu trữ công trình xây dựng được rút ra từ nghiên cứu đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ công trình xây dựng tại BQP mà chúng tôi đề xuất cần tiến hành theo trình tự thời gian, có giải pháp cần thực hiện trước để làm tiền đề cho giải pháp sau, có những giải pháp phải làm ngay như giải pháp về kiện toàn tổ chức bộ máy nhân sự làm công tác lưu trữ là một trong những giải pháp ưu tiên hàng đầu, khi có nhân sự mới áp dụng các giải pháp về thực hiện các khâu nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ.
79
KẾT LUẬN
Tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng có vai trò quan trọng trong thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, là tài sản vô giá của quốc gia, quân đội.Tài liệu được coi là căn cứ chính xác đối với mỗi cá nhân khi tiến hành công việc chuyên môn như: Thiết kế, tư vấn, giám sát,… nó là nguồn tư liệu quan trọng để cán bộ sử dụng tổng kết đúc rút kinh nghiệm, nâng cao năng suất, hiệu quả lao động phục vụ đắc lực cho công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Qua khảo sát thực tế chúng tôi đã nêu lên được thực trạng công tác tổ chức quản lý tài liệu, thực trạng về tổ chức các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ các công trình xây dựng hiện nay. Tài liệu chưa được thu thập về các phòng, kho lưu trữ theo quy định, chưa xây dựng phương án phân loại và tổ chức phân loại, chưa tiến hành xác định giá trị và định thời hạn bảo quản, chưa xây dựng công cụ tra cứu khoa học cần thiết. Trên cơ sở những phân tích và đánh giá về công tác tổ chức lưu trữ khối tài liệu kỹ thuật công trình của BQP, chúng tôi đưa ra các đề xuất về giải pháp nhằm tổ chức lưu trữ tốt hơn cho khối tài liệu này, góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả công tác lưu trữ. Các giải pháp này tập trung vào một số vấn đề cơ bản như: Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức lưu trữ tài liệu, bao gồm: Kiện toàn tổ chức bộ máy, nhân sự; ban hành các quy định về lưu trữ tài liệu xây dựng; phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ; tổ chức kiểm tra, hướng dẫn; hoàn thiện công cụ thống kê; đầu tư cơ sở vật chất; tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin. Nhóm giải pháp về tổ chức hoạt động nghiệp vụ lưu trữ bao gồm: Tổ chức thu thập; tổ chức khoa học tài liệu; tổ chức bảo quản; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Một số giải pháp khác như: Tổ chức giảm, giải mật; tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
80
Sau khi nghiên cứu vấn đề này, chúng tôi thấy rằng để tổ chức lưu trữ tốt khối tài liệu các công trình xây dựng thuộc BQP rất cần có sự góp sức của toàn thể cán bộ, nhân viên các cơ quan, đơn vị và cán bộ lưu trữ. Ngoài ra, vấn đề đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ cũng rất cần được quan tâm, chú ý. Việc thực hiện đồng bộ các biện pháp góp phần bảo quản an toàn, phát huy giá trị tài liệu, phục vụ đắc lực cho công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Nhìn chung, những kết quả nghiên cứu được trình bày trong đề tài này chúng tôi mới chỉ dừng ở việc tổ chức lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng trong BQP, vì từ trước tới nay, rất ít các công trình nghiên cứu sâu về tài liệu các công trình xây dựng, cũng như việc tiến hành các biện pháp nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ đối với loại tài liệu này. Chúng tôi mong muốn những kết quả nghiên cứu của mình góp phần hoàn thiện hơn công tác lưu trữ trong BQP, ngoài ra chúng tôi cũng hy vọng vấn đề này sẽ tiếp tục được nghiên cứu ở loại hình tài liệu khác như: Tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn, tài liệu thiết kế chế tạo, tài liệu của ngành tài chính, ngân hàng, hồ sơ bệnh án của các bệnh viện trong Quân đội.
81
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, Lý luận và thực tiễn công tác Lưu trữ, NXB Đại học và giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990.
2. PGS, TS Nguyễn Minh Phương (chủ biên), Tập bài giảng Lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội, 2005.
3. PGS, TS Nguyễn Minh Phương (chủ biên), Lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2015
4. TS Nguyễn Cảnh Đương, Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản cần nộp để bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam, 1993.
5. Nguyễn Thị Mận, Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu xây dựng cơ bản thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ quốc gia, đề tài nghiên cứu cấp ngành, Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ, Hà Nội, 2001.
6. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011,Quốc hội. Nguồn: website:www.chinhphu.vn
7. Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13ngày 26 tháng 11 năm 2013, Quốc hội. Nguồn: website:www.chinhphu.vn
8. Luật Đầu tư số 67/2014/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2014, Quốc hội. Nguồn:website:www.chinhphu.vn
82
9. Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 năm 2014, Quốc hội. Nguồn: website:www.chinhphu.vn
10. Pháp lệnh số 32/2007/PL-UBTVQH11 ngày 20 tháng 4 năm 2007 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về Bảo vệ công trình quan trọng liên quan đến an ninh quốc gia.
11. Nghị quyết số 66/2006/QH11 ngày 29 tháng 06 năm 2006 của Quốc hội về dự án, công trình quan trọng quốc gia trình Quốc hội quyết định chủ trương đầu tư.
12. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của
Chính phủ quy định chi tiết việc thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. Nguồn: website:www.chinhphu.vn
13. Nghị định số 71/2005/NĐ-CP ngày 06 tháng 6 năm 2005 của Chính phủ về quản lý đầu tư xây dựng công trình đặc thù. Nguồn: website:www.chinhphu.vn
14. Nghị định số 15/2013/NĐ-CP ngày 06 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng. Nguồn: website:www.chinhphu.vn
15. Nghị định số 35/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Quốc phòng.
16. Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 của Chính phủ về Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình. Nguồn: website:www.
chinhphu.vn
83
17. Nghị định số 83/2009/NĐ-CP ngày 15/10/2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định 12/2009/NĐ-CP ngày 12 tháng 02 năm 2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình. Nguồn: website:www.chinhphu.vn
18. Nghị định số 48/2010/NĐ-CP ngày 07 tháng 5 năm 2009 của Chính phủ về hợp đồng trong hoạt động xây dựng. Nguồn: website:www.chinhphu.vn
19. Nghị định số 114/2010/NĐ-CP ngày 06 tháng 12 năm 2010 của Chính phủ về bảo trì công trình xây dựng. Nguồn: website:www.
chinhphu.vn
20. Nghị định số 44/2015/NĐ-CP ngày 06 tháng 5 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số nội dung về quy hoạch xây dựng. Nguồn: website:www.chinhphu.vn
21. Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 5 năm 2015 của Chính phủ về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng. Nguồn: website:www.chinhphu.vn
22. Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18 tháng 6 năm 2015 của Chính phủ về quản lý quản lý dự án đầu tư xây dựng. Nguồn: website:www.chinhphu.vn
23. Thông tư số 03/2009/TT-BXD ngày 26 tháng 3 năm 2009 của Bộ Xây dựng về Quy định chi tiết một số nội dung của Nghị định 12/2009/NĐ-CP ngày 12 tháng 02 năm 2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình. Nguồn: website: www.xaydung.gov.vn
84
24. Thông tư số 10/2013/TT-BXD ngày 25 tháng 7 năm 2013 của Bộ Xây dựng về Quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng công trình xây dựng.
25. Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụhướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
26. Thông tư số 01/2014/TTLT-BNV-BXD ngày 21 tháng 8 năm 2014 của Bộ Xây dựng về Hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp vào lưu vào Lưu trữ lịch sử.
27. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
28. Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn về giao nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
29. Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
30. Thông tư số 09/2011/TT-BNV, ngày 03 tháng 6 năm 2011của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
31. Thông tư số 33/2009/TT- BXD ngày 30 tháng 9 năm 2009 của Bộ Xây dựng ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia phân loại, phân cấp công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật đô thị.
85
32. Thông tư số 33/2015/TT- BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.
33. Thông tư số 210/2011/TT-BQP ngày 28 tháng 11 năm 2011 của Bộ Quốc phòng về Quy định quyết toán dự án hoàn thành thuộc các nguồn vốn đầu tư trong Quân đội.
34. Thông tư số 108/2010/TT-BQP ngày 28 tháng 11 năm 2010 của Bộ Quốc phòng về Quy định phân cấp, ủy quyền quyết định dự án đầu tư và xây dựng trong Bộ Quốc phòng.