a)Quy định về kiểm sốt tổng qt
- Phân cơng phân nhiệm
Các nghiệp vụ trong công ty được thực hiện qua nhiều khâu, bởi nhiều bộ phận từ khâu tiếp nhận, xử lý, phê duyệt, thực hiện, ghi sổ và kiểm tra. Điều này tạo sự chun mơn hóa trong cơng việc sai sót ít xảy ra.
- Bất kiêm nhiệm
Bất kiêm nhiệm các quy trình nghiệp vụ có sự phân công phân nhiệm ở từng khâu như: người thực hiện nhiệm vụ, người kiểm soát, người phê duyệt, người ghi sổ.
- Phê chuẩn và uỷ quyền
Phê chuẩn và ủy quyền: Nguyên tắc này được thể hiện giám đốc/ giám đốc ủy quyền cho các phó giám đốc/ phó giám đốc thực hiện các hoạt động một số lĩnh vực nhất định. Giám đốc/ các phó giám đốc phân công nhiệm vụ cho các trưởng (phó) phịng, các trưởng phịng lại giao cơng việc cho các nhân viên trong phịng. Nguyên tắc này thể hiện rất rõ ràng trong các quy trình nghiệp vụ của cơng ty.
Việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế và chính sách của cơng ty. Phê
Phân công phân nhiệm
Thủ tục kiểm soát
Kiểm soát tổng quát Kiểm soát trực tiếp
Bất kiêm nhiệm Phê chuẩn và ủy quyền Kiểm soát bảo vệ tài sản Kiểm soát xử lý Kiểm sốt quản lý
duyệt cũng có nghĩa là ra quyết định cho phép “ai” được làm một cái gì đó hay chấp nhận cho một cái gì đó xảy ra, do vậy người phê duyệt phải đúng thẩm quyền.
Khi phê duyệt cần phải tuân thủ các quy định: - Quy định về cấp phê duyệt
- Quy định về cơ sở của phê duyệt - Quy định về dấu hiệu của phê duyệt - Quy định về cấp ủy quyền
Đối với cơ chế này cần lưu ý:
- Phê duyệt phải nặng về nội dung hơn là hình thức (chữ ký), nếu không, cơ chế kiểm sốt sẽ khơng được xác lập, và do đó việc kiểm sốt cũng không được thực hiện.
- Phê duyệt phải là tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
- Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần được phân định một cách rõ ràng. Ví dụ: Phê chuẩn và uỷ quyền khi Giám đốc đi vắng uỷ quyền cho phó Giám đốc được quyền sử lý trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh của phần mình phụ trách ký kết giải quyết các vấn đề mà trong lĩnh vực cho phép (Trần Thị Giang Tân, 2012).
Hiện tại Công ty xây dựng quy chế tài chính, quy chế trả lương, các nội quy, quy định cho từng hoạt động nghiệp vụ của cơng ty như quy trình kiểm sốt chất lượng, kiểm sốt bán hàng, kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp, các thủ tục đào tạo, thủ tục mua hàng.
b) Quy định về kiểm soát trực tiếp
- Là các thủ tục, quy chế kiểm soát được xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố, các bộ phận cấu thành hệ thống quản lý. Kiểm sốt trực tiếp bao gồm 3 loại hình kiểm sốt cơ bản:
Kiểm soát bảo vệ: Là các biện pháp, quy chế kiểm sốt nhằm đảm bảo sự
an tồn của tài sản và thông tin trong đơn vị, các trọng điểm nhằm vào mục đích này bao gồm:
+ Một là phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là phân định trách nhiệm bảo quản với trách nhiệm ghi chép về tài sản, hạn chế sự tiếp cận trực tiếp
của người khơng có trách nhiệm với tài sản và sổ sách của đơn vị khi chưa được phép của người quản lý. Chẳng hạn: ban hành và thực hiện quy chế kiểm sốt việc quản lý tài chính, quản lý kho hàng…
+ Hai là hệ thống an tồn. Ví dụ nhà kho, két sắt chịu lửa, hệ thống báo động, báo cháy….
+ Ba là kiểm kê hiện vật và xác nhận bên thứ ba (Trần Thị Giang Tân, 2012). Kiểm soát xử lý: Là kiểm soát việc nắm bắt, giải quyết các giao dịch hay những công việc mà nhờ chúng, các giao dịch được công nhận, cho phép, phân loại, tính tốn, ghi chép, tổng hợp và báo cáo.
Nguyên tắc sử dụng các thủ tục kiểm soát - Sử dụng cơ chế kiểm sốt thích hợp
- Xem xét tính hiệu quả của cơ chế sử dụng (so sánh lợi ích & chi phí) - Có thể sử dụng một cơ chế hay phối hợp một số cơ chế để kiểm soát một rủi ro.
- Vừa dùng cơ chế kiểm soát để ngăn ngừa rủi ro, vừa dùng cơ chế kiểm soát để phát hiện rủi ro.
Trên cơ sở các cơ chế kiểm soát được xác lập, ban lãnh đạo các doanh nghiệp sẽ ban hành các quy chế nhằm thực thi các cơ chế kiểm soát này. Các quy chế do DN ban hành sẽ khơng có ý nghĩa gì nếu như khơng chứa đựng các cơ chế/ thủ tục kiểm sốt. Nói cách khác, quy chế chính là các cơ chế kiểm sốt đã được “luật hóa” (Trần Thị Giang Tân, 2012).
2.1.4.3. Tổ chức thực hiện kiểm soát nội bộ
Đối với doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ theo mơ hình siêu thị thường có bộ máy cơ cấu tổ chức cơng ty phức tạp, có cơ cấu chủng loại hàng hoá phong phú đa dạng, bảo đảm chất lượng; đáp ứng các tiêu chuẩn về diện tích kinh doanh, trang bị kỹ thuật và trình độ quản lý, tổ chức kinh doanh; có các phương thức phục vụ văn minh, thuận tiện nhằm thỏa mãn nhu cầu mua sắm hàng hóa của khách hàng. Vì vậy tại các doanh nghiệp này đề cao vai trò hoạt động kiểm sốt nội bộ đối với quy trình mua hàng và quy trình bán hàng (Đinh Thị Hằng, 2010).
a) Tổ chức thực hiện kiểm soát nội bộ quá trình mua hàng và trả tiền
Để đảm bảo cho q trình lưu thơng hàng hố được tiến hành liên tục và mang lại hiệu quả cao, doanh nghiệp cần tổ chức tốt quá trình mua hàng. Quá
trình này bao gồm các bước công việc như: Yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và xác nhận cam kết mua hàng (Đinh Thị Hằng, 2010).
- Yêu cầu mua hàng
Khi nhận thấy hàng hóa trong kho thấp hơn mức dự trữ tối thiểu, bộ phận kho tiến hành lập giấy đề nghị mua hàng và chuyển đến bộ phận mua hàng hoặc khi có nhu cầu, bộ phận bán hàng sẽ lập giấy đề nghị mua hàng. Các DN cần chú ý đến những thủ tục kiểm soát quan trọng đối với đề nghị mua hàng như sau:
Tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt và chỉ có những người có thẩm quyền mới được lập phiếu đề nghị mua hàng.
Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thơng tin và được lập thành hai liên (Liên 1: Lưu tại bộ phận yêu cầu; liên 2: Lưu tại bộ phận mua hàng để làm căn cứ đặt hàng).
Cần phân công cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng nhằm tránh tình trạng đề nghị mua hàng nhiều lần cho cùng một nhu cầu.
Giấy đề nghị mua hàng phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và giao cho người phụ trách mua hàng bảo quản. Thủ tục này nhằm đối phó với rủi ro những người khơng có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng.
Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện đối với giấy đề nghị mua hàng đã phát hành để đảm bảo hàng đề nghị mua được xử lý kịp thời ở các bước tiếp theo. Để làm được điều này, cần phải tiến hành lưu riêng các hồ sơ: Giấy đề nghị mua hàng đã nhận được đơn đặt hàng và giấy đề nghị mua hàng chưa nhận được đơn đặt hàng (Huỳnh Thị Kim Ánh, 2013).
- Phê duyệt mua hàng
Khi nhận được giấy đề nghị mua hàng, Trưởng phòng cung ứng sẽ yêu cầu một nhân viên lập báo cáo hàng tồn kho tại thời điểm này để làm cơ sở cho việc xét duyệt mua hàng nhằm tránh tình trạng đặt hàng quá sớm sẽ gây lãng phí, ứ đọng vốn,… do tồn quá mức cần thiết, còn nếu đặt hàng quá trễ sẽ gây thiếu hàng hóa tiêu thụ, đồng thời loại bỏ những giấy đề nghị mua hàng không cần thiết hoặc mua hàng với số lượng lớn nhằm chiếm đoạt hàng hóa (Huỳnh Thị Kim Ánh, 2013).
Mục đích là để DN có thể tiếp cận được những nguồn cung cấp có chất lượng cao với giá cả hợp lý nhất. Sau khi nhận được giấy đề nghị mua hàng (đã được phê duyệt), bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào loại hàng hoá để lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp. Đối với các nhà cung cấp truyền thống, định kỳ bộ phận mua hàng xem xét lại chất lượng, giá cả của nhà cung cấp này và so sánh với giá thị trường. Bên cạnh đó, các DN cần mở rộng giao dịch với những nhà cung cấp mới nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng hàng hóa cung cấp cho khách hàng. Các thủ tục kiểm soát khi lựa chọn nhà cung cấp:
Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng nhằm giúp cho DN chọn được nhà cung cấp tốt nhất;
Nên hoán đổi nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp trong một thời gian dài dẫn đến nhân viên này có thể chọn nhà cung cấp khơng bán hàng hóa phù hợp nhất hoặc mức giá khơng hợp lý vì họ nhận được tiền hoa hồng từ nhà cung cấp;
Ban hành các quy tắc đạo đức trong đó nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà cáp hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp. Tiến hành kỷ luật nghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng;
Mọi thông tin (giá cả, chất lượng, quy cách, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, mức chiết khấu,…) trong bảng báo giá đều phải được ghi chép, lưu trữ và tổng hợp để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt;
Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được người có thẩm quyền phê duyệt nhằm tránh tình trạng có sự thơng đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp;
Thực hiện nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thơng đồng với nhà cung cấp;
DN nên cập nhật thường xuyên và quản lý danh sách các nhà cung cấp vì giúp DN thực hiện giao dịch mua hàng với những nhà cung cấp mà DN có hiểu biết, đủ năng lực cũng như hạn chế giao dịch với những nhà cung cấp có quan hệ mật thiết với nhân viên mua hàng (Huỳnh Thị Kim Ánh, 2013).
- Đặt hàng
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng. Các thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng:
Đơn đặt hàng trước khi thực hiện phải được phê duyệt của Trưởng phòng cung ứng nhằm đảm bảo việc mua hàng được quản lý tập trung, tránh mua hàng tuỳ tiện gây lãng phí.
Đánh số thứ tự liên tục trước trên các đơn đặt hàng chưa sử dụng và bảo quản cẩn thận. Tổ chức theo dõi chặt chẽ việc phát hành và sử dụng các đơn đặt hàng đã in sẵn. Nếu phát hiện bị mất các đơn đặt hàng đã in sẵn, bộ phận mua hàng cần nhanh chóng thơng báo cho các bộ phận liên quan để ngừng xử lý đối với đơn đặt hàng này;
Thông báo cho các nhà cung cấp biết những người đủ thẩm quyền đặt hàng đối với từng nhóm hàng cụ thể nhằm ngăn chặn nhân viên cấp dưới trực tiếp thực hiện giao dịch và tự động xét duyệt đơn hàng để gian lận.
Theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng vẫn chưa nhận được hàng (Huỳnh Thị Kim Ánh, 2013).
- Xác nhận cam kết mua hàng
Đơn đặt hàng do DN lập chưa phải là chứng từ chứng minh cho cam kết mua bán hàng hố giữa bên bán và bên mua vì chưa có sự đồng ý của bên bán. Thông thường sau khi gửi đơn đặt hàng, DN phải theo dõi để đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn trong đơn đặt hàng. Nếu có sự thay đổi, đơn đặt hàng sẽ được lập lại và cần phải thông báo cho các bộ phận có liên quan biết.
Kiểm sốt q trình nhận hàng
Sau khi đạt được sự thoả thuận giữa bên bán và bên mua, bộ phận mua hàng sẽ cử một nhân viên đến tại địa điểm theo hợp đồng để nhận hàng.
Các thủ tục kiểm sốt đối với q trình này như sau:
- Để kiểm sốt tốt, nhân viên nhận hàng khơng được thuộc bộ phận đặt hàng; - Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng. Báo cáo nhận hàng cần ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng hàng thực nhận và được lập thành ba liên gửi cho các bộ phận: Bộ phận nhận hàng, bộ phận mua hàng và kế toán. Báo cáo nhận hàng phải được đánh số liên tục và được bảo quản cẩn thận, nếu phát hiện mất báo cáo nhận hàng nhân viên nhận hàng phải thông báo ngay cho các bộ phận có liên quan;
với đơn đặt hàng hay hợp đồng đã được phê duyệt;
- Để tránh tình trạng kiểm nhận hàng cẩu thả hoặc vơ tình bỏ sót các chi tiết quan trọng, DN nên thiết kế các bảng kiểm tra bao quát tất cả các đặc điểm quan trọng của hàng mua cần kiểm tra khi nhận hàng như: Số lượng, quy cách, chất lượng,…và gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng;
- Nhanh chóng chuyển hàng đã nhận được đến đúng vị trí tồn trữ đã được xác định hoặc chuyển ngay đến nơi cần sử dụng để tránh tình trạng đề nghị mua hàng lần thứ hai đối với hàng đã nhận được.
Kiểm soát nợ phải trả người bán và trả tiền
Việc ghi nhận nợ phải trả và trả tiền vào sổ sách kế toán được thực hiện khi kế toán nhận được hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. Trọng tâm của việc kiểm soát nợ phải trả tập trung vào việc đảm bảo sự phê duyệt thích hợp cho các khoản phải trả, chi trả đúng hạn cho số lượng hàng thực nhận, theo đúng đơn giá đã thoả thuận, tránh trả tiền trùng lắp,… Các thủ tục kiểm soát cơ bản là:
- Quy định về luân chuyển chứng từ để đảm bảo hoá đơn của nhà cung cấp được chuyển ngay đến Phịng Kế tốn. Khi nhận được hố đơn, kế tốn cơng nợ sẽ kiểm tra đối chiếu giữa hoá đơn với các chứng từ khác như đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho,… để đảm bảo nghiệp vụ mua hàng đã được xét duyệt đầy đủ, hàng nhận đúng số lượng, chất lượng, giá cả theo thỏa thuận giữa hai bên.
- Nếu có sai sót trên hố đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân và xử lý kịp thời.
- Nên thực hiện việc thanh toán qua ngân hàng để hạn chế tối đa việc xảy ra gian lận.
- Chú ý theo dõi hàng bị trả lại hoặc được giảm giá, đối với những hóa đơn của nhà cung cấp mà kế toán nhận được nhưng khơng có đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng cần phải theo dõi riêng và xử lý phù hợp.
- Tiến hành lưu riêng hồ sơ để theo dõi những hoá đơn chưa trả tiền và những hoá đơn đã trả tiền để tránh tình trạng trả tiền trùng lắp. Các hóa đơn chưa trả tiền cần được sắp xếp theo thứ tự ngày đến hạn thanh toán để đảm bảo việc chi trả theo đúng thỏa thuận, đối với các hóa đơn đã trả tiền cần được đóng dấu “Đã thanh tốn” ngay để tránh trả tiền hai lần cho cùng một hóa đơn. Định kỳ,
khi nhận được giấy đối chiếu công nợ từ nhà cung cấp, kế toán cần kiểm tra kỹ và thông báo kịp thời cho nhà cung cấp nếu có sai sót. Ngồi ra, kế tốn cơng nợ cần chú ý các nghiệp vụ quanh ngày khóa sổ để đảm bảo các nghiệp vụ đều được ghi đúng niên độ.
Để đảm bảo hiệu quả của các thủ tục kiểm soát trên, DN nên tăng cường