Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.1. Thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần DigiCityViệt Nam
4.1.4. Hoạt động kiểm tra giám sát kiểm soát nội bộ của Công ty
Các nghiệp vụ tại Công ty được chia thành các chu trình khác nhau: Chu trình mua hàng, chu trình bán hàng – thu tiền, chu trình báo cáo tài chính… Các chu trình này cần phải được kiểm soát trong suốt quá trình hoạt động.
- Trong chu trình mua hàng có các hoạt động giám sát KSNB:
+ Giám sát quá trình lập đơn đặt hàng dựa vào lượng hàng tồn trong kho và nhu cầu của từng điểm bán để lên đơn đặt hàng sao phù hợp.
+ Giám sát quá trình nhận hàng: bộ phận nhận hàng bao gồm nhân viên kho tiến hành kiểm tra chất lượng, đối chiếu đơn đặt hàng với hóa đơn người bán.
+ Định kỳ đối chiếu sổ tổng hợp công nợ phải trả với bảng kê hóa đơn đầu vào và số liệu chi tiết từ nhà cung cấp.
+ Định kỳ đối chiếu hàng hóa mua vào trong kỳ với công nợ phát sinh trong kỳ.
+ Hàng ngày, kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu với số liệu trên hệ thống kế toán.
- Trong chu trình bán hàng – thu tiền: Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về việc kiểm tra, kiểm soát xét tính xác thực, hợp lý của giá cả các mặt hàng, tỷ lệ chiết khấu thanh toán có phù hợp với các quy định đã được phê chuẩn.
+ Kiểm soát toán bộ các hoạt động trong quá trình bán hàng từ lên đơn hàng, xuất hàng, và thu tiền nhập quỹ.
+ Kiểm soát các sản phẩm khi ra khỏi siêu thị cần phải có giấy xuất kho có đầy đủ chữ ký của Quản lý, Kế toán kho, thủ kho.
+ Các hóa đơn đã thanh toán cần phải được đánh dấu “Đã thanh toán”. Kiểm tra giám sát kiểm soát nội bộ của Công ty được thực hiện chủ yếu định kỳ. Trong một số trường hợp thực hiện đột xuất. Kiểm tra giám sát do Ban kiểm soát của công ty thực hiện. Trong giai đoạn 2016-2018, bộ phận này đã tiến hành kiểm tra, giám sát hoạt động kiểm soát nội bộ của Công ty và thu được kết quả tại Bảng 4.12.
Bảng 4.14. Kết quả kiểm tra, giám sát hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty giai đoạn giai đoạn 2016-2018
STT Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
1 Số cuộc kiểm tra giám sát Cuộc 7 10 12
2 Số siêu thị vi phạm Đơn vị 1 2 2
3 Số cá nhân bị xử lý Người 5 7 6
4 Số bồi thường vật chất thu hồi Triệu đồng 34 45 60
Nguồn:Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty (2016-2018)
Qua bảng trên cho thấy công tác kiểm tra, giám sát kiểm soát nội bộ được tiến hành thường xuyên tại đơn vị. Số cuộc kiểm tra được thực hiện tăng qua các năm. Năm 2018, trung bình một tháng có một cuộc kiểm tra của Ban kiểm soát.
Qua kiểm tra thu được kết quả cho thấy số đơn vị vi phạm không giảm đi. Năm 2016 qua kiểm tra có một đơn vị vi phạm là Siêu thị DigiCity Thanh Nhàn. Qua tăng cường kiểm tra các năm 2016, 2017 số siêu thị vi phạm tăng lên. Năm 2017 hai siêu thị vi phạm là DigiCity tại Đan Phượng và DigiCity tại Hưng Yên. Năm 2018 qua kiểm tra phát hiện hai siêu thị vi phạm là DigiCity tại Đan Phượng và DigiCity tại Bắc Ninh. Siêu thị DigiCity tại Đan Phượng hai năm liền đều phát hiện vi phạm khi tiến hành kiểm tra. Số cá nhân bị xử lý qua các năm lần lượt là 5,7,6 người. Lỗi vi phạm thường tập trung vào các lỗi: Không chấp hành đúng quy trình thực hiện của Công ty.
Ví dụ năm 2018 khi tiến hành kiểm tra bất thường tại siêu thị DigiCity tại Bắc Ninh phát hiện quy trình kiểm soát sau thanh toán của siêu thị này còn nhiều lỗ hổng. Bảo vệ vòng ngoài không kiểm soát thường xuyên đối với tất cả các khách hàng về việc mang hàng hóa ra khỏi siêu thị đã có xác nhận thanh toán hay chưa. Điều này tạo khe hở cho việc trộm cắp đồ tại siêu thị khó kiểm soát.
Kết quả xử lý gồm nhiều hình thức như buộc thôi việc, bồi thường vật chất, cảnh cáo, …
Số bồi thường vật chất thu hồi qua các năm tăng. Năm 2016 số thu về bồi thường vật chất là 34 triệu đồng, năm 2017 tăng lên 45 triệu đồng. Năm 2018 số thu này là 60 triệu đồng. Điều này cho thấy mức độ vi phạm tăng lên.
nội bộ của Công ty được tiến hành khá quyết liệt, và nghiêm túc. Điều này góp phần chấn chỉnh sai phạm, ngăn ngừa thiệt hại xảy ra cho Công ty.
4.1.5. Đánh giá chung về công tác kiểm soát nội bộ của Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam