Nguồn: Phịng kinh doanh Cơng ty (2018)
Bảo vệ bên ngồi, bảo vệ bên trong Siêu thị (Phịng hành chính)
Nhân viên bán hàng, nhân viên phụ trách quầy kệ của Siêu thị
(Phòng kinh doanh) Nhân viên thu ngân (Phòng kinh doanh)
Bảo vệ bên trong, bảo vệ bên ngồi Siêu thị (Phịng hành chính)
Khách đến mua hàng tại siêu thị, khách xuống xe máy bảo vệ lập tức đi ra
dắt xe xếp vào chổ để cho khách, sau đó đưa vé xe cho khách (khơng thu tiền gửi xe) chỉ dẫn khách đi cửa vào, xuyên suốt quá trình khách vào cho đến khi khách ra khỏi siêu thị ln có máy quay Camera theo dõi.
Siêu thị luôn luôn xem khách hàng là thượng đế, khách đến quầy nào thì nhân viên bán hàng quầy đó vui vẻ mời chào, tươi cười vui vẻ, đi lại ăn nói nhẹ nhàng và làm theo yêu cầu mua hàng của khách, và trả lời tất cả các thắc mắc của khách, về giá cả chủng loại, chất lượng sản phẩm, nhà cung cấp, có những sản phẩm khách cần thử hàng, giấy bảo hành như thế nào...
Sau khi kết thúc mua hàng nhân viên quầy mang hàng của khách ra quầy thu ngân để cho khách thanh toán.
Nhân viên mang hàng ra cho khách phải xếp hàng lên bàn thu ngân xong nhân viên thu ngân nói vói khách hàng là xem lại 1 lần nữa về giá cả có vấn đề gì thắc mắc khơng, với tổng tiền thanh tốn được thể hiện
Nhân viên thu ngân phải hỏi khách có mua thêm gì nữa khơng, nếu như khách bảo khơng thì sẽ phải làm cơng việc như sau:
- Tạo giao dịch mới
- Nhân viên thu ngân phải bảo khách hàng check lại thông tin đơn hàng, xác nhận lại mã sản phẩm, đơn giá, số tiền, thơng tin cá nhân của khách xem có sai sót nào khơng. Sau đó in đơn 2 liên, 1 liên cho khách hàng giữ, 1 liên thu ngân giữ đã có chữ ký đầy đủ của cả hai bên.
Hình 4.1. Phần mềm bán hàng
Sau khi nhân viên thu ngân nói với khách với các giao dịch trên có thắc mắc gì về giá cả khơng . Khách hàng đồng ý với số tiền trên thì nhân viên thu ngân sẽ thu đúng hoặc ít hơn số tiền trên đơn hàng.
Nhân viên thu ngân nhận tiền của khách xong mở két ra để bỏ tiền vào hay trả lại tiền xong phải đóng tủ két ln, trách tình trạng mất chộm.
Sau khi nhận xong tiền, nhân viên thu ngân in hoá đơn thanh toán tiền cho khách và yêu cầu khách hàng kiểm tra lại thông tin cá nhân, mã sản phẩm, đơn giá và ký xác nhận.
- Mục tiêu của quy trình bán hàng:
+ Bán đúng khách hàng, đúng giá, đúng hàng; Bán đủ số lượng đã thoả thuận; Bán đủ số hàng đã cam kết;
+ Thu tiền đúng người, đúng lô hàng và thu đủ số tiền phải thu, kịp thời hạn phải thu;
+ Ghi nhận báo cáo đúng, đủ, ngắn gọn và kịp thời. - Dự đoán các khả năng rủi ro trong quy trình bán hàng + Bán hàng không đúng, không đủ, không kịp thời + Thu tiền không đúng, không đủ, không kịp thời + Bán hàng khơng đúng giá, tính tốn sai chiết khấu + Phê duyệt bán hàng chậm
+ Cập nhập giá mới chậm
+ Kiểm tra hàng tồn kho trước khi chấp nhận đơn đặt hàng + Theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng
+ Đối chiếu số lượng hàng bán ra với số hàng tồn kho + Đối chiếu thu tiền với bảng kê bán hàng trong ngày
Bảng 4.7. Dự đoán các khả năng rủi ro trong quy trình bán hàng của cơng ty
Cơng việc rủi ro Dự đoán các khả năng Nguyên nhân trách nhiệm Cán bộ chịu
Giao dịch, chào bán sản phẩm
Bán hàng không đúng giá, không đủ, khơng kịp thời, tính tốn sai chiết khấu Tính tốn sai số lượng, sai định mức các mặt hàng Phê duyệt bán hàng, cập nhập giá mới, do nhầm lẫn
Nhân viên kinh doanh
Đặt hàng Tính tốn sai số lượng, sai định mức các mặt hàng Do cán bộ KD nhầm lẫn; sơ suất; thiếu năng lực; Phòng kinh doanh Tính tốn thời
gian bán hàng Khả năng bán hàng quá hạn thời gian cho phép
Do nhầm lẫn, do thiếu năng
lực Phòng kinh doanh
Xác nhận đơn hàng
Các điều khoản trong hợp đồng chưa chặt chẽ, tạo bất lợi cho người mua Do thiếu kinh nghiệm, thiếu năng lực Phòng kinh doanh Nhân viên bán hàng
Không mời chào, không vui vẻ, khơng nhiệt tình với khách
Yếu kém do khâu bán hàng
Nhân viên thu ngân
Không xác nhận đúng mã hàng, không vào số đúng số lượng, không đủ các mặt hàng. Do nhầm lẫn,cẩu thả Giao hàng, làm thủ tục thanh toán
Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, sản phẩm, mẫu mã, số lượng Do nhầm lẫn, do thiếu năng lực, cẩu thả Phịng kế tốn + phòng kinh doanh
Bộ phận bảo vệ Không kiểm tra lại các mặtàng được bán cho khách
Khơng có trách
nhiệm Phịng hành chính Nguồn: Phịng Hành chính Cơng ty (2018)
*Quy trình thu tiền bán hàng và nhập tiền về thủ quỹ
Nhân viên thu ngân phải đi đến trước 15 phút để chuẩn bị kiểm tra máy móc, nhận tiền lẻ để trả cho khách mỗi nhân viên thu ngân bắt đầu vào giao dịch phải có đủ trong máy 1 triệu tiền lẻ do thủ quỹ phịng kế tốn giao cho, nhân viên thu ngân vào mật khẩu của mình đã đăng ký với phịng kinh doanh từ trước, để mở máy ra đếm tiền xem có đủ 1 triệu không. Khi mỗi một ca bàn giao phải để
lại trong máy 1 triệu tiền mặt sau khi đã nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ. Nhân viên thu ngân được tính giao dịch tại thời điểm mở máy từ 8h00 phút trong ngày đến 18h chiều trong ngày là khố giao dịch và lúc đó bàn giao tiền mặt cho ca chiều tiếp nhận từ 13h30 chiều cho đến 9h30 tối tức là 21h30 đêm. Sau khi kết thúc giao dịch nhân viên thu ngân làm bảng kê tiền mặt cầm lên phịng kế tốn nộp cho thủ quỹ.
Sau khi nhận tiền xong nhân viên thủ quỹ làm phiếu thu tiền mặt, đưa cho nhân viên thu ngân ký, sau đó chuyển kế tốn trưởng ký, Quản lý ký xong về nhập quỹ tiền mặt.