3.2.1. Phương pháp thu thập số liệu
3.2.1.1. Số liệu thứ cấp
Số liệu thứ cấp là số liệu đã được thu thập thông qua các tài liệu, các báo cáo nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, … đã được công bố trên các tạp trí, trang mạng, sách, báo và các nguồn thông tin sẵn có. Các số liệu thứ cấp về tình hình hoạt động của Công ty, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo tài chính, báo cáo mua hàng, báo cáo bán hàng, tình hình doanh thu, lợi nhuận, quy mô hoạt động, số lượng cán bộ, nguồn lực,… được thu thập thông qua các phòng ban và các báo cáo thưởng niên của Công ty.
3.2.1.2. Số liệu sơ cấp
Số liệu sơ cấp được thu thập bằng cách điều tra trực tiếp bằng bảng hỏi được thiết kế sẵn. Tác giả điều tra tại Công ty gồm Ban giám đốc (4 người), Trưởng phòng và phó các phòng Kỹ thuật, Kinh doanh, Kế toán (6 người). Tổng cộng 10 người, tương ứng với 10 phiếu điều tra.
Do sự tương đồng trong cơ cấu tổ chức, hình thức hoạt động giữa các siêu thị trong hệ thống siêu thị điện máy của Công ty nên tác giả chọn điều tra tại 3 chi nhánh của Công ty gồm Chi nhánh 277 Nguyễn Trãi, Chi nhánh 221 Thanh Nhàn, Chi nhánh 215 Ngọc Hồi để khảo sát. Chọn mẫu khảo sát tại 3 chi nhánh đảm bảo độ lớn của mẫu, đảm bảo tính hữu hiệu, hiện hữu và kết quả khảo sát không mang tính chủ quan.
Số lượng mẫu điều tra được mô tả qua bảng sau:
Bảng 3.5. Số lượng mẫu điều tra
Đối tượng điều tra Số lượng
(Người)
Nội dung điều tra
1. Tại công ty 10
Hoạt động kiểm soát nội bộ tại
Công ty
Giám đốc 1
Phó giám đốc 3
Trưởng phòng (Kỹ thuật, Kinh doanh, Kế toán ) 3 Phó phòng (Kỹ thuật, Kinh doanh, Kế toán ) 3
2. Tại Chi nhánh Nguyễn Trãi, Chi nhánh
Giám đốc CN 3
Phó giám đốc CN 3
Trưởng ca Kỹ thuật 6
Trưởng ca bán hàng 6
Nhân viên bán hàng 27
Nhân viên kỹ thuật 27
Nhân viên kế toán 12
Nhân viên bảo vệ 6
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra (2019)
Mỗi Chi nhánh chọn đối tượng được khảo sát như sau: Giám đốc CN 1 người, phó giám đốc CN 1 người, trưởng ca kỹ thuật 2 người, trưởng ca kỹ thuật 2 người, nhân viên bán hàng 10 người, nhân viên kỹ thuật 10 người, nhân viên kế toán 4 người. Tổng cộng 90 người, tương ứng với 90 phiếu điều tra.
Căn cứ chọn mẫu: Đối tượng điều tra là những người có liên quan đến việc xây dựng và thực thi hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty. Tại Công ty chọn Ban giám đốc và trưởng, phó các phòng liên quan. Tại mỗi Chi nhánh Bộ máy tổ chức trong mỗi siêu thị của hệ thống về cơ bản tương tự nhau nên chọn 1 giám đốc, 1 phó giám đốc, 2 trưởng ca kỹ thuật, 2 trưởng ca bán hàng và các nhân viên đang làm việc tại Chi nhánh có liên quan.
Phương pháp thực hiện: Tác giả tiến điều tra theo bảng hỏi thiết kế sẵn đánh giá về bộ máy kiểm soát nội bộ, thủ tục kiểm soát nội bộ, thực hiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và bán hàng, giám sát kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần DigiCity Việt Nam. Phiếu điều tra được phát cho từng đối tượng được khảo sát.
3.2.2. Phương pháp xử lý số liệu
Công cụ xử lý: sử dụng phần mềm kế toán và phần mềm tin học văn phòng để tổng hợp và xử lý số liệu.
Đối với số liệu thứ cấp, trên cơ sở tài liệu ban đầu tính toán lại các chỉ tiêu cần thiết cho quá trình phân tích số liệu tiến hành phân tổ, tổng hợp theo các chỉ tiêu đánh giá bằng phần mềm excel.
3.2.3. Phương pháp phân tích
- Phương pháp thống kê mô tả: Phương pháp này được dùng để thống kế số tuyệt đối, số tương đối, số bình quân các chỉ tiêu thống kê sẽ được tính toán để mô tả thực trạng, đặc điểm của công ty, và thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty trong những năm qua.
Phương pháp thống kê so sánh: là phương pháp sử dụng những nguồn số liệu thứ cấp để so sánh đối chiếu sự biến đổi qua thời gian, giữa thực tế và trên lý thuyết của các sự vật, sự việc,… Qua đó thấy được xu hướng phát triển của chúng. Trong đề tài này tôi sử dụng phương pháp này để phân tích tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Từ đó có cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính của công ty, thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty.
3.2.4. Hệ thống chỉ tiêu nghiên cứu
- Các chỉ tiêu đánh giá về tình hình hoạt động và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty như Doanh thu, tài sản, nguồn vốn,…
- Các chỉ tiêu về số lượng, cơ cấu cán bộ công nhân viên của Công ty - Các chỉ tiêu đánh giá về sự phù hợp của bộ máy kiểm soát nội bộ, sự hiệu quả của bộ máy kiểm soát nội bộ
PHẦN 4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DIGICITY VIỆT nAM DIGICITY VIỆT nAM
4.1.1. Tổ chức bộ máy kiểm soát nội tại Công ty
Công ty đã thành lập Ban kiểm soát nội bộ bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất Công ty và một số thành viên thuộc các phòng chức năng. Hiện tại, việc kiểm soát sẽ do các Trưởng bộ phận trực tiếp kiểm soát quy trình hoạt động của bộ phận mình xử lý công việc trong quyền hạn và trách nhiệm của mình. Bộ phận kế toán sẽ là bộ phận giám sát kiểm tra lại toàn bộ các hoạt động của các Bộ phận khác, hàng tuần sẽ tập hợp và gửi báo cáo KSNB cho các Bộ phận và Giám đốc. Tuy nhiên việc kiểm soát này mới chỉ nhận diện được các vấn đề chưa đánh giá được mức độ rủi ro. Các thành viên này vẫn chưa có đủ kinh nghiệm cũng như hiểu biết sâu về KSNB.
Sơ đồ bộ máy kiểm soát nội bộ được mô tả như sau:
Sơ đồ 4.1: Bộ máy kiểm soát nội bộ tại Công ty
Ban giám đốc công ty
Phụ trách các phòng liên quan (Kinh doanh, Kỹ thuật, Kế toán)
Ban giám đốc Chi nhánh
Trưởng các bộ phận liên quan (Bán hàng, Kỹ thuật
Nhân viên thực hiện (bán hàng, kỹ thuật, bảo vệ)
Việc kiểm soát nội bộ sẽ do các Trưởng bộ phận trực tiếp kiểm soát quy trình hoạt động của bộ phận mình xử lý công việc trong quyền hạn và trách nhiệm của mình. Giám đốc chi nhánh sẽ là người giám sát kiểm tra lại toàn bộ các hoạt động của các bộ phận tại mỗi siêu thị, hàng tuần sẽ tập hợp và gửi báo cáo KSNB cho các Bộ phận và Ban lãnh đạo Công ty.
Bộ phận kiểm soát nội bộ trực thuộc Ban Giám đốc có chức năng, nhiệm vụ sau:
- Xây dựng các quy định, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu liên quan đến hoạt động của Ban KSNB, bao gồm các hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty và các đơn vị thành viên.
- Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban có liên quan cùng triển khai thực hiện hoạt động KSNB nhằm phục vụ cho các hoạt động chung của Công ty.
- Tổ chức, kiểm tra và thực hiện công tác KSNB theo định kỳ nhằm đảm bảo việc tuân thủ các quy định, quy trình và chính sách của các Bộ phận trong Công ty
- Chủ trì thực hiện công việc điều tra các sai phạm của các bộ phận trong công ty. Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của Công ty và đề xuất giải pháp hoàn thiện
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính bảo mật trong quá trình thực hiện kiểm soát.
- Đánh giá tính chính xác, hợp lý của các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị.
- Tổng hợp và báo cáo các vấn đề ghi nhận sau đợt kiểm tra và đề xuất, kiến nghị những giải pháp giải quyết phù hợp.
- Lập báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm về kết quả thực hiện công việc theo các chương trình công tác được phê duyệt và báo cáo kết quả kiểm tra đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám đốc;
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của Ban Lãnh đạo Tập đoàn. Trong đó, trưởng bộ phận kiểm soát nội bộ phải là người có trình độ chuyên môn về luật, kế toán, kiểm toán; Có đủ kinh nghiệm, uy tín, thẩm quyền để thực thi có hiệu quả nhiệm vụ được giao;
lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:
Hạn chế và ngăn ngừa những rủi ro không cần thiết hoặc những thiệt hại không đáng có.
Đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chính, kế toán, thống kê cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hay đầu tư.
Ngăn chặn sớm các gian lận, trộm cắp, tham nhũng, lợi dụng sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp mà không vì mục tiêu của doanh nghiệp.
Tạo ra cơ chế vận hành trơn chu, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý điều hành.
Đảm bảo cơ chế và tác nghiệp tuân thủ theo quan điểm quản trị điều hành, hệ thống quy trình quy chuẩn hoạt động cũng như quản lý tài chính, dự án.
Là nền tảng cho việc vận hành, cải tiến hệ thống quản lý và tác nghiệp khi doanh nghiệp tăng trưởng về quy mô hoặc mở rộng ngành nghề.
Tạo ra môi trường làm việc có quy củ, chuyên nghiệp từ đó thúc đẩy và làm cơ sở cho sự hình thành văn hóa đặc thù, khai thác hữu hiệu tiềm năng nguồn nhân lực, tính tổ chức và làm việc nhóm được tôn trọng, công ty vì thế mà ngày càng phát triển.
Trong Điều lệ Công ty có ghi cụ thể về quyền hạn của ban kiểm soát: kiểm soát tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, diều hành hoạt động kinh doanh trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính của Công ty; trình đại hội đồng cổ đông báo cáo thẩm tra bản tổng kết năm tài chính; báo cáo với đại hội đồng cổ đông về những sự kiện tài chính bất thường, những ưu khuyết điểm trong quản lý tài chính của hội đồng quản trị và ban giám đốc theo ý kiến độc lập của mình; kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty...
Với chức năng nhiệm vụ như vậy thì quan hệ làm việc thường xuyên bị vướng mắc do các thành viên ban kiểm soát kiêm nhiệm công tác trong bộ máy Công ty. Ban kiểm soát theo điều lệ thuộc đại hội đồng cổ đông, vai trò như vậy là nhằm nâng cao tính độc lập của ban kiểm soát. Tuy nhiên, tính độc lập ở đây bị ảnh hưởng do các thành viên của ban kiểm soát giữ vai trò kiêm nhiệm. Để đảm bảo tính độc lập cho ban kiểm soát thì đó phải là những người không trực tiếp tham gia điều hành hoạt động của Công ty.
Thành phần của ban kiểm soát đáp ứng được yêu cầu am hiểu kiến thức và chuyên môn của các kiểm soát viên về hoạt động của Công ty. Tuy nhiên không phải tất cả các kiểm soát viên được trang bị kiến thức kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán cần thiết. Đây là một nhược điểm cần khắc phục. Các vấn đề kiểm soát được ưu tiên chủ yếu cho những lĩnh vực quan trọng của công ty như: tài chính, tiền tệ, đầu tư, nhân sự, kinh doanh... nhưng cũng cần phải thấy rằng các vấn đề tài chính có một vị trí quan trọng nếu không có một kiến thức kinh tế nền tảng thì cái tối đa mà ban kiểm soát có thể làm trong quá trình HĐQT ra quyết định chỉ là ngăn chặn những ý kiến quá kém mà thôi.
Để đánh giá về hiệu quả hoạt động của bộ máy kiểm soát nội bộ của Công ty, tác giả tiến hành khảo sát các đối tượng điều tra 100 người kết quả sau:
Theo kết quả khảo sát thực tế và điều tra thì có đến trên 40% đánh giá rằng việc bố trí nhân sự trong Ban kiểm soát nội bộ chưa phù hợp, 35% ý kiến cho rằng hoạt động của Ban kiểm soát nội bộ chưa hiệu quả.
Bảng 4.1. Ý kiến đánh giá của cán bộ, nhân viên về tổ chức bộ máy kiểm soát tại Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam
Nội dung Số ý kiến (người) Tỷ lệ (%)
1.Bố trí nhân sự trong Ban kiểm soát nội bộ
Phù hợp 60 60
Chưa phù hợp 40 40
2. Hiệu quả hoạt động của Ban kiểm soát nội bộ
Hiệu quả 65 65
Chưa hiệu quả 35 35
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra (2019)
Nguyên nhân do trong Ban kiểm soát nội bộ các vị trí đều được kiêm nhiệm nên nhiệm vụ còn chồng chéo, không phát huy hết hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ. Việc thực hiện còn diễn ra chưa thường xuyên, liên tục.
4.1.2. Xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ tại Công ty
Công tác KSNB tại Công ty cần phải được tiến hành một cách chặt chẽ từng khâu, từng nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa, phát hiện sai phạm, rủi ro có thể xảy ra. Việc kiểm soát cần phải có những thủ tục kiểm soát chung như sau:
Bảng 4.2. Nội dung một số quy định về KSNB
STT Quy định Nội dung
1
Quy định trong quá trình tiếp khách hàng
Mọi nhân viên trong công ty phải áp dụng đúng quy tắc 4C Cúi chào – Cười tươi – Chăm sóc – Cảm ơn
2
Quy định về áp dụng mô hình 5S tại công ty:
+Sàng lọc: Phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. + Sắp xếp: Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
+ Sạch sẽ: Thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ.
+ Săn sóc
+ Sẵn Sàng: Rèn luyện, tạo nên thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người
3
Quy định lắp đặt và báo cáo hình ảnh của kỹ thuật viên
Toàn bộ sản phẩm đi hàng cần phải được dán tem. Với các trường hợp đặc biệt như hàng dự án, mua bán trung gian được yêu cầu về tem dán thì quản lý xác minh độ chính xác và quyết định việc có dán tem hay không.
4
Quy định về việc áp dụng chấm chỉ số KPI
Mỗi nhân viên và cấp quản lý sẽ được 100 điểm mỗi tháng. Điểm này sẽ bị trừ dần khi nhân viên hoặc quản lý vi phạm các mục trong bảng.
5
Quy định về chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban để kiểm soát lẫn nhau
Được thể hiện qua bảng 4.3
6 Quy định về thời gian làm việc
Mọi nhân viên trong công ty làm việc theo 2 ca. Ca sáng từ 8h tới 17h, ca chiều từ 13h30 đến 21h30. Giữa 2 ca đều có thời gian giao thoa, để các bộ phận thực hiện trao đổi, bàn giao công việc sao cho hợp lý.
7 Quy định về hệ thống sổ kế toán
công ty sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung bao gồm sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản và các sổ chi tiết. Hệ thống sổ chi tiết được mở chi tiết cho từng khách hàng.
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty (2018)
Một là phân chia trách nhiệm giữa các chức năng của các bộ phận như bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật, bộ phận kế toóa, bộ phận xuất kho để hạn chế khả năng xảy ra gian lận vì nếu một cá nhận hay một bộ phận nắm giữ một số chức năng nào đó sẽ dẫn đến lạm dụng.
kiểm soát dữ liệu, kiểm soát quá trình nhập liệu và kiểm soát chứng từ sổ sách đó là các chứng từ được đánh số liên tục.