Công tác KSNB tại Công ty cần phải được tiến hành một cách chặt chẽ từng khâu, từng nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa, phát hiện sai phạm, rủi ro có thể xảy ra. Việc kiểm soát cần phải có những thủ tục kiểm soát chung như sau:
Bảng 4.2. Nội dung một số quy định về KSNB
STT Quy định Nội dung
1
Quy định trong quá trình tiếp khách hàng
Mọi nhân viên trong công ty phải áp dụng đúng quy tắc 4C Cúi chào – Cười tươi – Chăm sóc – Cảm ơn
2
Quy định về áp dụng mô hình 5S tại công ty:
+Sàng lọc: Phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. + Sắp xếp: Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
+ Sạch sẽ: Thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ.
+ Săn sóc
+ Sẵn Sàng: Rèn luyện, tạo nên thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người
3
Quy định lắp đặt và báo cáo hình ảnh của kỹ thuật viên
Toàn bộ sản phẩm đi hàng cần phải được dán tem. Với các trường hợp đặc biệt như hàng dự án, mua bán trung gian được yêu cầu về tem dán thì quản lý xác minh độ chính xác và quyết định việc có dán tem hay không.
4
Quy định về việc áp dụng chấm chỉ số KPI
Mỗi nhân viên và cấp quản lý sẽ được 100 điểm mỗi tháng. Điểm này sẽ bị trừ dần khi nhân viên hoặc quản lý vi phạm các mục trong bảng.
5
Quy định về chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban để kiểm soát lẫn nhau
Được thể hiện qua bảng 4.3
6 Quy định về thời gian làm việc
Mọi nhân viên trong công ty làm việc theo 2 ca. Ca sáng từ 8h tới 17h, ca chiều từ 13h30 đến 21h30. Giữa 2 ca đều có thời gian giao thoa, để các bộ phận thực hiện trao đổi, bàn giao công việc sao cho hợp lý.
7 Quy định về hệ thống sổ kế toán
công ty sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung bao gồm sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản và các sổ chi tiết. Hệ thống sổ chi tiết được mở chi tiết cho từng khách hàng.
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty (2018)
Một là phân chia trách nhiệm giữa các chức năng của các bộ phận như bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật, bộ phận kế toóa, bộ phận xuất kho để hạn chế khả năng xảy ra gian lận vì nếu một cá nhận hay một bộ phận nắm giữ một số chức năng nào đó sẽ dẫn đến lạm dụng.
kiểm soát dữ liệu, kiểm soát quá trình nhập liệu và kiểm soát chứng từ sổ sách đó là các chứng từ được đánh số liên tục.
Ba là kiểm soát vật chất: Định kỳ, đối chiếu kiểm tra số lượng hàng xuất ra và còn tồn kho, so sánh số lượng tồn kho hệ thống với tồn kho thực tế.
Bốn là phân tích rà soát: Đối chiếu kiểm tra so sánh số liệu của các doanh thu, khoản phải thu…thực tế so với kỳ trước và so với định mức xem có bất thường và có đạt chỉ tiêu so với kế hoạch đặt ra hay không.
Mọi hoạt động trong công tác KSNB tại công ty đều được cụ thể hóa thành các quy định, quy chế kiểm soát tương ứng:
Bảng 4.3. Quy định chung về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Bộ phận Chức năng, nhiệm vụ
Giám đốc Chỉ đạo, giám sát toàn bộ các hoạt động của công ty
Phòng Tổ chức - Hành chính
Xác định và xây dựng các tiêu chuẩn chức danh trong công ty, xây dựng nội quy, thể chế, chế độ công tác của các bộ phận trong công ty, sắp xếp, tổ chức bộ máy hoạt động trong công ty: bổ nhiệm, miễn nhiệm, phối hợp các phòng ban khác để điều chỉnh, ban hành nội quy chung thống nhất cho công ty... Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các nhiệm vụ và sử dụng trang thiết bị tại công ty
Phòng Kế toán - Tài vụ
Tham mưu cho Giám đốc thực hiện chức năng quản lý tài chính, tổ chức thực hiện các chỉ tiêu về tài chính – kế toán. Quan hệ với ngân hàng, cơ quan thuế và các cơ quan hữu quan để thực hiện công tác tài chính – kế toán theo qui định của pháp luật; quản lý tài sản, tiền vốn, hàng hóa, kinh phí và các quỹ, tổng kết thu – chi tài chính, báo cáo quyết toán, nắm bắt tình hình hình kinh doanh của công ty từ đó lập kế hoạch tài chính và cung cấp thông tin cho các bộ phận trong và ngoài công ty
Phòng Kinh doanh
Hoạch định chiến lược, kế hoạch và quản lý hoạt động đầu tư; phối hợp hỗ trợ tư vấn dự án tiền khả thi cho khách hàng; xây dựng quan hệ các cấp chính quyền, các chủ đầu tư, và các quỹ đầu tư…
Phân tích và nghiên cứu nhu cầu khách hàng, thị trường, đối thủ cạnh tranh và dự đoán xu hướng thị trường tiêu thụ; nghiên cứu, phân tích thông tin thị trường: Tổ chức, theo dõi, quản lý, đánh giá các thông tin liên quan các đối tác khách hàng tiềm năng. Tìm và tiếp cận các sản phẩm mới: Hoạch định chiến lược đầu tư kinh doanh;
Sơ đồ 4.1. Hình thức ghi sổ Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối thắng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Quy định về hệ thống báo cáo
Công ty lập các báo cáo theo quy định bắt buộc hiện nay. Theo quyết định 48/QĐ – BTC áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ,báo cáo tài chính bao gồm các bảng sau Bảng cân đối kế toán, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính. Bên cạnh các báo cáo trên Công ty lập các báo cáo quản trị như báo cáo bán hàng, theo từng hợp đồng, bảng tính giá bán hàng hóa theo từng hợp đồng… Cuối niên độ kế toán, Phó giám đốc phụ trách kế toán cùng kế toán trưởng kiểm tra công tác kế toán, tiến hành đối chiếu các số liệu với nhau.
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối Sổ phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết
Quy định về bộ máy kế toán
Công tác kế toán thực hiện theo nguyên tắc kế toán trưởng chịu trách nhiệm cao nhất trong việc tổ chức thực hiện công tác kế toán công ty. Kế toán trưởng, phó phòng kế toán quản lý hệ thống tài khoản kế toán trên hệ thống phần mềm nghiệp vụ, đồng thời quy định sơ đồ hạch toán cho từng nghiệp vụ phát sinh. Kế toán các phần hành kiểm tra, giám sát các nghiệp vụ phát sinh được hạch toán vào hệ thống phần mềm về cách phân loại, định khoản, tính chính xác số học, tính đúng kỳ… Các nghiệp vụ phát sinh phải nhập vào hệ thống ngay để đảm bảo tính kịp thời.