4.3.2.1. Hoàn thiện bộ máy kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam
Một là Công ty cần thiết lập bộ phận KSNB độc lập, không bị hạn chế về phạm vi kiểm soát, phân chia rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của nhân viên KSNB và nhân viên kiểm toán nội bộ để tránh tình trạng hoạt động chồng chéo, không đem lại hiệu quả. Ban giám đốc cần nhận thức một cánh đúng đắn về vai trò về sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc điều hành mọi hoạt động quản lý của Công ty, trong đó trọng tâm là hoạt động mua hàng và hoạt động bán hàng. Các mục tiêu hoạt động và phương pháp quản lý của công ty cần phải được phổ biến công khai trong toàn bộ đội ngũ nhân viên cụ thể:
- Công khai mô hình tổ chức và cách thức phân định quyền hạn trong công ty cũng như từng công việc cụ thể, mục đích là mỗi nhân viên xác định được vị trí, vai trò và trách nhiệm của mình. Cần tổ chức bố trí nhân sự giữa các phòng ban hợp lý. Công khai mô hình tổ chức và cách thức phân định quyền hạn trong công ty cũng như từng công việc cụ thể, mục đích là mỗi nhân viên xác định được vị trí, vai trò và trách nhiệm của mình.
- Đề cao các chuẩn mực đạo đức của người lao động, công ty cần tận dụng lợi thế có một đội ngũ đông đảo, xây dựng các đội ngũ cần phấn đấu, quan tâm giúp đỡ và giám sát lẫn nhau giữa các thành viên trong Công ty, xây dựng tinh thần đoàn kết trong đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty.
Việc xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học và phù hợp với đặc thù của công ty là vấn đề quan trọng đối với các công ty bởi nó ảnh hưởng lớn đến quá trình vận hành hệ thống KSNB. Cơ cấu tổ chức công ty phải gọn nhẹ nhưng phải có hiệu quả phù hợp với yêu cầu quản lý. Do đó, công ty cần rà soát và xây dựng các quy chế về quản lý nhằm cụ thể hoá, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban chức năng trong công ty nhằm tránh tình trạng chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, gây tính ỷ lại, thiếu trách nhiệm trong việc giải quyết, xử lý các công việc liên quan đến nhiều phòng ban, đơn vị khác nhau trong nội bộ công ty. Căn cứ vào quy mô, tính phức tạp cũng như yêu cầu quản lý của từng bộ phận cần xây dựng một cơ cấu tổ chức thích hợp cả về mặt số lượng và chất lượng.
Tăng cường công tác đào tạo đội ngũ cán bộ đặc biệt là các cán bộ chủ chốt của công ty. Thường xuyên rà soát năng lực quản lý của đội ngũ trưởng, phó phòng ban, bộ phận để đào tạo lại hoặc chuyển công tác sang những công việc phù hợp hơn; tạo điều kiện nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ này cũng như cả hệ thống quản lý kinh doanh. Đối với cán bộ kỹ thuật cần không ngừng học tập, cập nhật các kiến thức mới nhất về công nghệ tránh lạc hậu trong bối cảnh sự phát triển nhanh chóng trong lĩnh vực công nghệ thông tin hiện nay.
Xây dựng môi trường làm việc thích hợp, tạo cơ hội phát triển năng lực của mỗi cá nhân nhằm phát huy sáng tạo, đảm bảo công bằng. Thực hiện tốt chính sách khen thưởng bằng vật chất đối với những cán bộ hoàn thành tốt công việc được giao tạo ra động lực thúc đẩy các cá nhân lao động hết mình vì Siêu thị, từng bước gây dựng văn hoá Công ty. Xử lý nghiêm những hành vi sai trái gây tổn thất hoặc làm xấu hình ảnh của Công ty cũng là việc cần làm.
Hoàn thiện chế độ tuyển dụng và đánh giá Giám đốc Công ty, thực hiện dân chủ để đảm bảo có thể lựa chọn những người có tài năng, giỏi về kinh doanh lên cương vị Giám đốc. Có thể uỷ thác tổ chức chuyên nghiệp tìm người tài để tuyển dụng Giám đốc và kế toán trưởng. Đồng thời, thực hiện mức tiền lương của Giám đốc và kế toán trưởng có tính hấp dẫn, có sự liên kết với thành quả kinh doanh.
Hoàn thiện chế độ về trách nhiệm của các thành viên ban giám đốc, có chính sách khuyến khích để các thành viên ban giám đốc thực hiện chức trách một cách cẩn trọng, mẫn cán và trung thành.
Hai, thành lập bộ phận kiểm toán độc lập và đẩy mạnh vai trò bộ phận này đối với hoạt động kiểm soát nội bộ của Công ty
Nhiệm vụ chính của kiểm toán nội bộ là kiểm toán tính trung thực và độ tin cậy của thông tin, thẩm tra các thủ tục kiểm soát trong đơn vị, kiểm tra việc tuân thủ các chính sách, quy định và thủ tục hiện hành,... Do đó việc tuân thủ các quy trình chỉ do nhận thức của từng nhân viên, hơn nữa không có hoạt động đánh giá định kỳ một cách nghiêm túc hệ thống kiểm soát nội bộ để có những điều chỉnh, cải tiến nhằm khắc phục những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ. Do vậy cần thiết Công ty nên thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập với các Phòng chức năng của Công ty để thực hiện nhiệm vụ trên. Với một khi bộ phận kiểm toán nội bộ làm việc có trách nhiệm và hiệu quả, hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty liên tục được kiểm tra và hoàn thiện, điều này sẽ giúp nâng cao ý thức của nhân viên trong việc tuân thủ quy trình đã được thiết lập và làm cho hoạt động kiểm soát đạt được kết quả cao hơn.
4.3.2.2. Hoàn thiện việc xây dựng các quy chế kiểm soát tại Công ty
Ban Giám đốc phối hợp với các bộ phận để xây dựng và ban hành các quy chế cụ thể cho từng bộ phận, mỗi thành viên trong bộ phận cần phải nắm chắc quy trình quy chế của bộ phận mình và làm việc theo các quy định đó.
Bộ phận kiểm soát thay mặt ban giám đốc giám sát việc thực hiện quy trình, quy chế của các phòng ban. Bên cạnh đó phải phổ biến cho các lao động mới được tuyển dụng mới cần phải nắm chắc được quy định quy chế của bộ phận mình cũng như quy chế của toàn công ty trước khi bắt tay vào làm việc.
Các quy định, chính sách được đưa ra phải được ban hành thành văn bản cụ thể, rõ ràng.
Cần quy định chính sách khen thưởng và kỷ luật và phải ban hành thành văn bản để truyền đạt đến tất cả các CBCNV. Điều này sẽ giúp nhân viên cố gắng hoan thành sớm, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao cũng như thường xuyên có ý tưởng hay góp ý cho Ban giám đốc. Đồng thời cũng để hạn chế những gian lận, sai sót của nhân viên trong Công ty.
Ví dụ cụ thể đối với quy trình bán hàng:
- Về bố trí quản lý hàng hóa tại kho và các quầy hàng: Công ty nên tiến hành phân loại hàng hóa ngay từ khâu nhập hàng vào kho, giữa các sản phẩm khác nhau có sự ngăn cách và biển chỉ dẫn cụ thể. Giao trách nhiệm cho nhân viên kho nếu còn để nhầm lẫn thì sẽ có mức xử phạt hợp lý. Đối với nhân viên quầy hàng thì ngay từ ban đầu phải có quy định cụ thể về cách bố trí hàng hóa, các sản phẩm phải được bố trí khoa học, đẹp mắt, và được phân chia thành các ngăn cụ thể. Nếu nhân viên bán hàng cố tình vi phạm để giám sát bán hàng phát hiện hay có sự phản ảnh của khách hàng thì nhân viên bán hàng phải chịu trách nhiệm và có các mức xử phạt tương ứng tùy vào mức độ và số lần vi phạm.
- Về thu tiền bán hàng: Tại các quầy hàng công ty nên dán niêm yết một bảng giá lớn tại vị trí mà mọi khách hàng có thể nhìn thấy, nếu quầy hàng nào mà nhân viên cố tình che khuất bảng giá mà nhân viên giám sát bán hàng phát hiện được thì đều bị xử phạt . Trước khi bắt đầu vào thời kỳ bán hàng thì công ty nên tổ chức một buổi tập huấn tập trung để phổ biến các quy định, kỹ năng bán hàng cơ bản thông qua đó có thể giới thiệu cho nhân viên bán hàng một só phương pháp cơ bản để phân biệt tiền giả. Ngoài ra công ty nên đầu tư cho mỗi quầy một máy tính nhỏ để hỗ trợ nhân viên trong việc tính toán và hạn chế việc tính nhầm tiền.
- Về ghi chép sổ sách bán hàng: Công ty nên có khung quy định thống nhất về mức chiết khấu đối với khác hàng mua số lượng lớn. Các khoản chiết khấu hợp lý phải được lập thành các bảng kê có đầy đủ chữ ký của khách hàng và số điện thoại liên lạc. Khi quyết toán với các quầy hàng thì công ty nên đối chiếu xác minh lại với khách hàng về các khoản chiết khấu này
Về xét duyệt bán chịu: Hiện tại do lượng khách hàng của công ty rất nhiều và chủ yếu khách hàng là các cá nhân, hộ kinh doanh các thể do đó công ty rất khó để đánh giá chính xác được tình hình tài chính của khách hàng thông qua các báo cáo cụ thể, tuy không đánh giá đươc chính xác nhưng công ty ẩn phải tiến hành các biện pháp nghiệp vụ để có thể nắm bắt được khả năng tiêu thụ, lịch
trình và tiến độ thanh toán công nợ của khách hàng trong các đơn hàng trước, trong cùng thời kỳ của các năm trước để đưa ra các chính sách bán chịu hợp lý. Mặt khác giữa công ty và khách hàng chủ yếu được thỏa thuận băng miệng chứ không có các cam kết, văn bản pháp lý nên công ty không nên cho khách hàng tòn nợ quá nhiều đơn hàng để giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra.
Về chuyển giao hàng: Quy định trách nhiệm của nhân viên giao hàng về thời gian, lắp đặt, đảm bảo chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển,…
4.3.2.3. Hoàn thiện tổ chức thực hiện kiểm soát nội bộ tại Công ty
a. Đối với chu trình mua hàng tại Công ty
Chu trình mua hàng, nhận hàng thanh toán là chu trình cơ bản và quan trọng nhất trong mỗi công ty, quyết định tới chất lượng kinh doanh. Qua nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ của chu trình mua hàng – bán hàng, để hoạt động của chu trình này đạt hiệu quả tốt hơn, Công ty cần thực hiện một số biện pháp hoàn thiện như sau:
Bảng 4.17. Đề xuất bổ sung, chỉnh sửa KSNB quy trình mua hàng
Đề xuất Bổ sung Chỉnh sửa Cán bộ chịu
trách nhiệm
Phòng kinh doanh lên kế hoạch mua hàng , xem trong phần mềm bán hàng có bảng xuất nhập tồn trong ngày trong tuần tuỳ theo thời gian cần xem Tổ trưởng phụ trách các ngành hàng do mình quản lý Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Dự kiến mua hàng
- Tìm hiểu và lựa chọn giá mua tốt nhất - Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất - Lựa chọn mẫu mã, chất lượng sản phẩm - Hợp đồng mua bán hàng phải rõ ràng Trưởng phòng kinh doanh Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phòng kinh doanh Nhận hàng, kiểm tra hàng nhập về - Kế toán kho - Tổ trưởng phụ trách ngành hàng - Bảo vệ, vệ sỹ Phòng hành chính Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phòng kinh doanh
Hàng nhập về không cho vào kho mà chuyển luôn cho các nhân viên
Nhân viên quầy kệ nhận hàng với
Phòng kế toán + phòng kinh
Phòng kế toán + phòng kinh
quầy kệ kế toán kho tại nơi giao nhận hàng hoá với nhà cung cấp
doanh doanh
Thanh toán tiền hàng, trên cơ sở hoá đơn GTGT,phiếu nhập mua hàng của Công ty
Thêm phiếu xuất kho nội bộ của nhà cung cấp
Phòng kế toán Phòng kế toán
Cơ chế kiểm soát đề xuất: Phê duyệt; Sử dụng mục tiêu; Bất kiêm nhiệm; Bảo vệ tài sản; Đối chiếu; Báo cáo bất thường; Kiểm tra & theo dõi; Định dạng trước
b. Đối với chu trình bán hàng tại Công ty
Chu trình bán hàng là chu trình cơ bản và quan trọng nhất trong mỗi công ty, quyết định tới kết quả doanh thu tại mỗi điểm bán. Qua nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ của chu trình bán hàng, để hoạt động của chu trình này đạt hiệu quả tốt hơn, Công ty cần thực hiện một số biện pháp hoàn thiện như sau:
Bảng 4.18. Đề xuất bổ sung, chỉnh sửa KSNB quy trình bán hàng
Đề xuất Bổ sung Chỉnh sửa Cán bộ chịu
trách nhiệm
Giá bán chỉ có một loại giá đã nhập vào phầm mềm bán hàng Chiết khấu bán hàng với số lượng lớn Phòng kinh doanh + phòng kế toán Giám đốc
Khách đến mua hàng nhân viên bán hàng nên đi theo khách để tư vấn hoặc mỗi khi khách cần hỏi hay thắc mắc về vấn đề gì đó trên sản phẩm
Không nên nói nhiều
Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh
Nhân viên thu ngân không nên hỏi khách hàng quá nhiều Nếu khách hỏi phải trả lời thật nghiêm túc
Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Nhân viên bán hàng - Để mất hàng hoá - Làm hư hỏng - Hàng hoá hết hạn sử dụng Mức phạt cao hơn mức quy đinh của Công ty đề ra
Ban giám đốc Ban giám đốc
Cơ chế kiểm soát đề xuất: Phê duyệt; Sử dụng mục tiêu; Bất kiêm nhiệm; Bảo vệ tài sản; Đối chiếu; Báo cáo bất thường; Kiểm tra & theo dõi; Định dạng trước
4.3.2.4. Hoàn thiện việc giám sát hoạt động KSNB tại Công ty
Thường xuyên kiểm tra và báo cáo về chất lượng và hiệu quả hoạt động của HTKSNB, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả các nhân viên có tuân thủ theo các quy định, chính sách được ban hành hay không. Việc đánh giá định kỳ hệ thống còn nhằm khắc phục kịp thời những gian lận, sai sót có thể xảy ra đồng thời đây cũng là phương pháp giúp cho các CBCNV hiểu được ý nghĩa của việc kiểm soát.
4.3.2.5. Các giải pháp khác
Một là hoàn thiện công tác lập kế hoạch của Công ty
Kế hoạch là cơ sở để hiện thực hoá các mục tiêu, chiến lược phát triển. Dựa vào kế hoạch ta có thể đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong kỳ, từ đó các những điều chỉnh kịp thời đối với những bất cập trong quá trình hoạt động. Trong đó, kế hoạch tài chính được coi là trọng tâm đối với công ty. Hiện nay, công tác lập kế hoạch của công ty còn mang tính hình thức, chưa đi sát vào thực tế của các bộ phận thực hiện. Bên cạnh đó, công tác thẩm định kế hoạch cũng chưa được quan tâm đúng mức. Để có thể lập kế hoạch tài chính có hiệu quả, các nhà quản trị nên tiến hành các bước sau:
+ Xác định mục tiêu cá nhân và sự ảnh hưởng của mục tiêu cá nhân đến các mục đích tài chính của Công ty, từ đó có thể điều chỉnh mục tiêu cá nhân cho phù hợp với mục đích của công việc.
+ Thiết lập mục tiêu tăng trưởng, mục tiêu về lợi nhuận trên vốn đầu tư và hướng mở rộng phát triển của Công ty. Những mục tiêu này phải được thể hiện bằng con số cụ thể, đưa ra các dự báo về lợi nhuận, doanh số và so sánh với kết quả thực sự đạt được.
Trong quá trình lập kế hoạch, nhà quản trị nên tập trung vào các điểm mạnh, điểm yếu của của Công ty và các yếu tố thuộc môi trường vĩ mô và vi mô có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu đã đề ra; đồng thời phải phát triển các chiến lược dựa trên kết quả các yếu tố liên quan (chiến lược giá, tiềm năng về thị trường, cạnh tranh, so sánh chi phí sử dụng vốn đi vay và vốn tự có...) để có thể đưa ra hướng đi đúng đắn nhất cho sự phát triển của Công ty.
Cần chú ý tới nhu cầu về tài chính, nhân lực và nhu cầu về vật chất hạ tầng