STT Quy định Nội dung
1
Quy định trong quá trình tiếp khách hàng
Mọi nhân viên trong công ty phải áp dụng đúng quy tắc 4C Cúi chào – Cười tươi – Chăm sóc – Cảm ơn
2
Quy định về áp dụng mô hình 5S tại công ty:
+Sàng lọc: Phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. + Sắp xếp: Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
+ Sạch sẽ: Thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ.
+ Săn sóc
+ Sẵn Sàng: Rèn luyện, tạo nên thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người
3
Quy định lắp đặt và báo cáo hình ảnh của kỹ thuật viên
Toàn bộ sản phẩm đi hàng cần phải được dán tem. Với các trường hợp đặc biệt như hàng dự án, mua bán trung gian được yêu cầu về tem dán thì quản lý xác minh độ chính xác và quyết định việc có dán tem hay không.
4
Quy định về việc áp dụng chấm chỉ số KPI
Mỗi nhân viên và cấp quản lý sẽ được 100 điểm mỗi tháng. Điểm này sẽ bị trừ dần khi nhân viên hoặc quản lý vi phạm các mục trong bảng.
5
Quy định về chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban để kiểm soát lẫn nhau
Được thể hiện qua bảng 4.3
6 Quy định về thời gian làm việc
Mọi nhân viên trong công ty làm việc theo 2 ca. Ca sáng từ 8h tới 17h, ca chiều từ 13h30 đến 21h30. Giữa 2 ca đều có thời gian giao thoa, để các bộ phận thực hiện trao đổi, bàn giao công việc sao cho hợp lý.
7 Quy định về hệ thống sổ kế toán
công ty sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung bao gồm sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản và các sổ chi tiết. Hệ thống sổ chi tiết được mở chi tiết cho từng khách hàng.
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty (2018)
Một là phân chia trách nhiệm giữa các chức năng của các bộ phận như bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật, bộ phận kế toóa, bộ phận xuất kho để hạn chế khả năng xảy ra gian lận vì nếu một cá nhận hay một bộ phận nắm giữ một số chức năng nào đó sẽ dẫn đến lạm dụng.
kiểm soát dữ liệu, kiểm soát quá trình nhập liệu và kiểm soát chứng từ sổ sách đó là các chứng từ được đánh số liên tục.
Ba là kiểm soát vật chất: Định kỳ, đối chiếu kiểm tra số lượng hàng xuất ra và còn tồn kho, so sánh số lượng tồn kho hệ thống với tồn kho thực tế.
Bốn là phân tích rà soát: Đối chiếu kiểm tra so sánh số liệu của các doanh thu, khoản phải thu…thực tế so với kỳ trước và so với định mức xem có bất thường và có đạt chỉ tiêu so với kế hoạch đặt ra hay không.
Mọi hoạt động trong công tác KSNB tại công ty đều được cụ thể hóa thành các quy định, quy chế kiểm soát tương ứng: