Phần 1 Mở đầu
2.2 Cơ sở thực tiễn
2.2.1. Những kinh nghiệm về kiểm soát nội bộ ở 1 số siêu thị trong nước
2.2.1.1. Kiểm soát nội bộ tại siêu thị Smart Long Biên, Hà Nội
Vai trị, vị trí của KSNB đối với công tác quản lý siêu thị đang dần được khẳng định không những ở nước ngồi mà cịn ở trong nước. Tại một số siêu thị
trong nước, như siêu thị Smart, Long Biên, Hà Nội đã tiến hành công tác KSNB và thu được những kết quả tích cực:
Lãnh đạo Siêu thị đã chú trọng đến việc ban hành các quy chế, quy định về kinh tế tài chính, lao động, tiền lương... và phổ biến rộng rãi các quy chế đó đến tồn thể cán bộ cơng nhân viên trong tồn Siêu thị. Cơng tác quy hoạch cán bộ lãnh đạo trong từng giai đoạn, chính sách tiền lương thu nhập ngày càng được cải thiện theo hướng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viên.
Các biện pháp kiểm soát bảo vệ tài sản được ở hầu hết các Siêu thị khảo sát đều được thực hiện tốt như hệ thống kho, quỹ, thủ tục kiểm kê tài sản, thủ tục đối chiếu công nợ được tiến hành định kỳ, thường xuyên.
Trong các quy trình nghiệp vụ của Siêu thị có cơ chế thẩm định, kiểm tra, chấp thuận và phê duyệt cho phép thực hiện đảm bảo một quy trình nghiệp vụ có ít nhất 02 cán bộ tham gia, khơng có cá nhân viên nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể.
Bên cạnh những kết quả đạt được, hệ thống KSNB trong Siêu thị Smart Long Biên còn tồn tại một số vấn đề sau:
Thứ nhất, hoạt động của BKS trong các Siêu thị chưa thực sự phát huy
được hiệu quả. Trong nhận thức của người đứng đầu các Siêu thị chưa thấy được vai trò quan trọng của BKS chưa có sự tách bạch rõ ràng giữa chức năng điều hành và kiểm tra, giám sát.
Thứ hai, cơng tác kế hoạch cịn mang tính hình thức, thiếu tính khả thi, chưa
có cơ chế giám sát hữu hiệu cho việc lập và thẩm định kế hoạch. Mặt khác công tác đánh giá, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch chưa coi trọng.
Thứ ba, cơ cấu tổ chức cịn nhiều bất cập, chính sách tuyển dụng nhân sự
chưa rõ ràng, hợp lý (Đinh Thị Hằng, 2010).
2.2.1.2. Kiểm soát nội bộ tại siêu thị BigC Thăng Long
Siêu thị BigC Thăng Long trong những năm vừa qua đã không ngừng
tăng cường cơng tác KSNB và đã có những kết quả tích cực:
Ban lãnh đạo của siêu thị đã nhận thức rõ ràng về vai trị của cơng tác KSNB, những lợi ích mà cơng tác KSNB đem lại nếu cơng ty duy trì, và đảm bảo hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả. Những thay đổi trong nhận thức trên đã tạo ra những thay
đổi trong quyết sách và hành động. Đây là nhân tố hết sức quan trọng, là điều kiện thuận lợi để ban hành và triển khai các quy chế KSNB trong toàn siêu thị.
Với đội ngũ cán bộ và nhân viên kế tốn có năng lực, giỏi về chun mơn nghiệp vụ và có trách nhiệm giúp cho cơng tác quản lý tài chính, kế tốn tại Siêu thị khơng ngừng được hồn thiện. Máy móc, thiết bị, cơng cụ hỗ trợ được trang bị đầy đủ và hiện đại. Siêu thị sử dụng phần mềm kế toán, giúp cho việc hạch toán, ghi sổ cũng như lập báo cáo chính xác hơn và giảm thiểu khối lượng cơng việc giúp cho việc lập báo cáo được nhanh chóng và thuận tiện.
Siêu thị đã chú trọng đến công tác đào tạo và nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, thường xuyên mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, nhân viên các cấp.
Siêu thị đã tập trung chú trọng công tác tiếp nhận ý kiến phản hồi của khách hàng và xử lý kịp thời các trường hợp phát sinh, tránh gây mất uy tín.
Tuy nhiên, siêu thị vẫn còn tồn tại một số vấn đề:
Thứ nhất, công tác kiểm tra, giám sát tại siêu thị đơi khi vẫn con mang tính
hình thức, để xảy ra các vấn đề rồi mới thực hiện rà sốt, kiểm tra lại nghiệp vụ.
Thứ hai, cơng tác kế toán quản trị chưa được chú trọng và quan tâm thích
đáng (Huỳnh Thị Kim Ánh, 2013).
2.2.2. Bài học về kiểm sốt nội bộ rút ra cho Cơng ty Cổ phần DigiCity Việt Nam
Để giải quyết được các vấn đề cịn vướng mắc tại các siêu thị đã tìm hiểu trước đó, địi hỏi Cơng ty Việt Nam cần có những bài học rút ra tránh lặp lại cùng một lỗi. Siêu thị cần quan tâm đến việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống này tại đơn vị mình. Hồn thiện cơng tác KSNB được coi là công việc cần thiết, thường xuyên liên tục phải làm.
- Các mục tiêu hoạt động và phương pháp quản lý của công ty cần phải được phổ biến cơng khai trong tồn bộ đội ngũ nhân viên cụ thể:
Ban Giám đốc phối hợp với các bộ phận để xây dựng và ban hành các quy chế cụ thể cho từng bộ phận, mỗi thành viên trong bộ phận cần phải nắm chắc quy trình quy chế của bộ phận mình và làm việc theo các quy định đó. Bộ phận kiểm sốt nội bộ thay mặt ban giám đốc giám sát việc thực hiện quy trình, quy chế của các phịng ban. Bên cạnh đó phải bổ biến cho các lao động mới được tuyển dụng mới cần phải nắm chắc được quy định quy chế của bộ phận mình cũng như quy chế của tồn cơng ty trước khi bắt tay vào làm việc.
Đề cao các chuẩn mực đạo đức của người lao động, công ty cần tận dụng lợi thế có một đội ngũ đơng đảo, xây dựng các đội ngũ cần phấn đấu, quan tâm giúp đỡ và giám sát lẫn nhau giữa các thành viên trong công ty, xây dựng tinh thần đoàn kết trong đội ngũ lao động tổ chức sinh hoạt và tặng quà nhân ngày 8/3, 20/10 rằm trung thu.
Cần xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học và phù hợp với đặc thù của công ty.
Tăng cường công tác đào tạo đội ngũ cán bộ đặc biệt là các cán bộ chủ chốt của cơng ty. Thường xun rà sốt năng lực quản lý của đội ngũ trưởng, phó phịng ban, bộ phận để đào tạo lại hoặc chuyển công tác sang những công việc phù hợp hơn; tạo điều kiện nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ này cũng như cả hệ thống quản lý kinh doanh. Đối với cán bộ kỹ thuật cần không ngừng học tập, cập nhật các kiến thức mới nhất về công nghệ tránh lạc hậu trong bối cảnh sự phát triển nhanh chóng trong lĩnh vực cơng nghệ thơng tin.
PHẦN 3. ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN NGHIÊN CỨU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.1. ĐẶC ĐIỂM CÔNG TY CỔ PHẦN DIGICITY VIỆT NAM. 3.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty
a) Logo Công ty
b) Lịch sử hình thành và phát triển
Cơng ty Cổ phần DigiCity thành lập vào tháng 7 năm 2011, theo giấy phép kinh doanh số 0105395838 do Sở Kế hoạch và Đầu tư – Thành phố Hà Nội cấp ngày 11/07/2011. Sau đây là một số thông tin cơ bản về Cơng ty:
*Trụ sở chính: Tầng 1, số 221, phố Thanh Nhàn - Phường Thanh Nhàn - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội
* Mã số thuế: 0105395838
*Số tài khoản: 13824763685014 tại Ngân hàng: Techcombank (Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam) – CN Hà Thành
- Ngày 20/11/2004, tham gia vào thị trường điện máy với tên gọi Trung tâm điện tử điện lạnh NhậtHàn, địa chỉ 427 Quang Trung, Hà Đông.
- Năm 2006, công ty mở thêm trung tâm điện máy tại 221 Thanh Nhàn. - Tháng 05/2011 ra đời website: http://dienmayrenhat.com một trong những website uy tín và cấu hình SEO tốt nhất tại thời điểm đó.Tháng 10/2012 DigiCity 221 Thanh Nhàn nâng cấp thành Siêu thị chuyên kinh doanh các sản phẩm Gia dụng & Bếp cao cấp.
- Tháng 10/2013 đánh dấu một sự kiện rất quan trọng: DigiCity thành lập Thành phố Điện máy DigiCity tại 277 Nguyễn Trãi - Hà Nội.
- Tháng 07/2015 một bước tiến lớn trong quá trình hình thành & phát triển DigiCity vào thị trường bán lẻ hiện đại, DigiCity khai trương điểm bán đón đầu cửa ngõ Phía Nam của Thủ Đơ Hà Nội:DigiCity 215 Đường Ngọc Hồi, Thanh Trì, Hà Nội
-Tháng 03/2016 DigiCity mở thêm chi nhánh tại 26 Tây Sơn, Thị trấn Phùng, Đan Phượng, Hà Nội.
-Tháng 09/2016 DigiCity mở thêm chi nhánh tại 55A Phố Nối, Yên Mỹ, Hưng Yên.
-Tháng 04/2017 DigiCity mở thêm chi nhánh tại trung tâm tỉnh Bắc Ninh, Số 33 Kinh Dương Vương, QL 38A, TT Hồ, Thuận Thành, Bắc Ninh.
Với đà phát triển như hiện nay DigiCity cam kết năm 2020 sẽ xây dựng DigiCity Tower và DigiCity sẽ hiện diện ở khắp các tỉnh thành lớn của Việt Nam.
Công ty đang không ngừng mở rộng và chiếm lĩnh khách hàng trên các địa bàn. Dự kiến sang giữa năm 2019, Công ty mở rộng thêm 1 siêu thị lớn tại thành phố Hải Dương.
c) Tầm nhìn và sứ mệnh
Tầm nhìn của Cơng ty cổ phần DigiCity Việt Nam là dẫn đầu ngành điện máy về thương mại điện tử. (trên thị trường điện máy hiện nay có rất nhiều đơn vị bán hàng cạnh tranh giống nhau nhưng riêng DigiCity thì sẽ đi theo xu hướng mới đang trên đà phát triển là đánh vào mảng thị trường Online, với phương châm bán hàng chính hãng, giá rẻ chất lượng, phục vụ và hậu mãi tốt nhất. DigiCity sẽ theo đà phát triển và hướng tới vị trí số 1 trong ngành điện máy online.) Đến năm 2020 DigiCity sẽ hiện diện ở khắp các thành phố lớn trên cả nước.
Sứ mệnh của Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam là nâng cao chất lượng đời sống gia đình Việt thơng qua việc cung cấp các sản phẩm điện tử, điện lạnh, gia dụng và thiết bị nhà bếp chính hãng với giá thành cạnh tranh nhất, dịch vụ tốt nhất và phục vụ tận tâm. Tạo dựng sự nghiệp vững chắc cho toàn thể đội ngũ chiến binh DigiCity khơng chỉ thu nhập mà cịn là ổn định. Đồng thời góp phần phát triển phồn vinh của đất nước thơng qua việc đóng thuế và bảo hiểm đầy đủ.
3.1.2. Tổ chức bộ máy tại Công ty Cổ phần DigiCity Việt Nam
Hiện tại Cơng ty đang có 210 cán bộ, nhân viên làm việc tại Công ty và các siêu thị chia làm 2 ca.
Bảng 3.1. Số lượng lao động tại công ty CP DigiCity Việt Nam qua các năm
STT Bộ phận 2016 (người) 2017 (người) 2018 (người) So sánh (%) 2017/ 2016 2018/ 2017 I Tại Công ty 28 28 30 100.0 107.1 1 Ban Giám Đốc 4 4 4 100.0 100.0 2 Phịng Kế Tốn 5 6 6 120.0 100.0 3 Phòng Kinh Doanh 5 5 5 100.0 100.0 4 Phòng Kỹ Thuật 6 6 6 100.0 100.0 5 Phịng Hành Chính Nhân sự 8 7 9 87.5 128.6 I Tại Công ty 153 166 180 108.5 108.4 1 Giám đốc CN 6 6 6 100.0 100.0 2 Phó giám đốc CN 6 6 6 100.0 100.0 3 Trưởng ca Kỹ thuật 12 12 12 100.0 100.0 4 Trưởng ca bán hàng 12 12 12 100.0 100.0 5 Nhân viên bán hàng 40 46 54 115.0 117.4
6 Nhân viên kỹ thuật 45 50 54 111.1 108.0
7 Nhân viên kế toán 20 22 24 110.0 109.1
8 Nhân viên bảo vệ 12 12 12 100.0 100.0
TỔNG 181 194 210 107.2 108.2
Nguồn: Phịng Hành chính Nhân sự Cơng ty (2016-2018)
Số lượng lao động tại Cơng ty cổ phần DigiCity Việt Nam có sự gia tăng trong suốt thời gian từ 2016 đến 2018. Số lượng lao động năm 2017 tăng 13 người so với năm 2016 tương ứng tăng 7,2%. Số lượng lao động năm 2018 tăng nhanh 16 người so với năm 2017, tương ứng tăng 8,2%. Lượng lao động tăng nhanh từ năm 2016 đến năm 2018 nguyên nhân là do công ty thực hiện mở rộng thị trường kinh doanh. Lượng lao động tăng nhiều nhất là ở Phòng kỹ thuật và bộ phận bán hàng cho thấy công ty đã chú trọng tới các vấn đề bán hàng, lắp đặt hàng hóa, chất lượng nhân viên kỹ thuật ngày càng được cải thiện tạo niềm tin với khách hàng.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Cơng ty có thể được thể hiện qua sơ đồ 3.1.
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Nguồn: Phịng Hành chính Nhân sự Cơng ty (2018)
Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị (HĐQT) là tổ chức quản lý cao nhất trong Công ty, do đại hội cổ đơng của cơng ty bầu ra. HĐQT hiện có 5 thành viên, bao gồm: Chủ tịch, 1 Phó chủ tịch và 3 thành viên.
- Chức năng và nhiệm vụ:
- Quyết định chiến lược phát triển của Công ty. - Quyết định phương án đầu tư.
- Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ, thông qua hợp đồng mua, bán, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế tốn của Cơng ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức giám đốc và cán bộ quản lý quan trọng khác của Công ty, quyết định mức lương và lợi ích khác của các cán bộ quản lý.
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Cơng ty - Trình báo quyết tốn tài chính hàng năm lên Đại hội cổ đơng.
- Duyệt chương trình nội dung tài liệu, phục vụ họp đại hội cổ đông hoặc thực hiện các thủ tục hỏi ý kiến để đại hội cổ đông thông qua quyết định.
+ Quyền hạn và trách nhiệm:
BAN GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC
Phó giám đốc phụ trách
kinh doanh Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Phó giám đốc phụ trách tài chính
Phịng kinh doanh Phịng Kỹ thuật Phịng kế
tốn Phịng Hành chính
- Hội đồng Quản trị có tồn quyền nhân danh Cơng ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Cơng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông.
- Chịu trách nhiệm trước đại hội cổ đông về những sai phạm trong quản lý vi phạm điều lệ, vi phạm pháp luật, gây thiệt hại cho Công ty
- Kiến nghị mức tổ chức được trả, quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc sử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh
Ban kiểm sốt: Do đại hội đồng cổ đơng bầu, thay mặt cổ đơng kiểm sốt mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty.
Ban Giám đốc: Ban Giám đốc bao gồm 4 thành viên: Giám đốc và 3 Phó Giám đốc.
Giám đốc là người đại diện và chịu trách nhiệm cao nhất của công ty về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Giám đốc có nhiệm vụ: Hoạch định chiến lược kinh doanh và lãnh đạo thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty như xác định mục tiêu và phương hướng phát triển của Công ty, đánh giá thực hiện kế hoạch và các biện pháp khắc phục cho Công ty; Đề ra các biện pháp kiểm soát; Cải tiến tổ chức; Qui định trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu của từng chức danh trong Công ty; Xây dựng các tiêu chuẩn hoạt động và chính sách nhân sự; Thiết lập hệ thống thơng tin có hiệu quả, thiết lập các quan hệ mật thiết giữa Công ty với bên ngồi; chủ trì các cuộc họp định kỳ trong Cơng ty.
Phó giám đốc – phụ trách Tài chính có Chức năng và nhiệm vụ là tham gia điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, ký kết các hợp đồng kinh tế theo luật định, tham mưu cho Giám đốc về việc bảo toàn và sử dụng nguồn vốn, quản lý điều hành mọi hoạt động về lĩnh vực Tài chính của Cơng ty.
Phịng Hành chính – Nhân sự: có nhiệm vụ xác định và xây dựng các tiêu chuẩn chức danh trong Công ty; xây dựng nội quy, thể chế, chế độ công tác của các bộ phận trong Công ty; xây dựng các định mức lao động, nghiên cứu chế độ tiền lương, tiền thưởng, lập kế hoạch nâng lương, tiền thưởng cho Công ty; nghiên cứu nhu cầu công tác và khả năng cán bộ để có kế hoạch đào tạo bồi