Giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác KSNB tại Công ty cổ phần

Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận

4.3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần

4.3.2. Giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác KSNB tại Công ty cổ phần

4.3.2.1. Hoàn thiện bộ máy kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam

Một là Công ty cần thiết lập bộ phận KSNB độc lập, không bị hạn chế về phạm vi kiểm soát, phân chia rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của nhân viên KSNB và nhân viên kiểm toán nội bộ để tránh tình trạng hoạt động chồng chéo, khơng đem lại hiệu quả. Ban giám đốc cần nhận thức một cánh đúng đắn về vai trò về sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc điều hành mọi hoạt động quản lý của Cơng ty, trong đó trọng tâm là hoạt động mua hàng và hoạt động bán hàng. Các mục tiêu hoạt động và phương pháp quản lý của công ty cần phải được phổ biến cơng khai trong tồn bộ đội ngũ nhân viên cụ thể:

- Cơng khai mơ hình tổ chức và cách thức phân định quyền hạn trong công ty cũng như từng cơng việc cụ thể, mục đích là mỗi nhân viên xác định được vị trí, vai trị và trách nhiệm của mình. Cần tổ chức bố trí nhân sự giữa các phịng ban hợp lý. Cơng khai mơ hình tổ chức và cách thức phân định quyền hạn trong công ty cũng như từng công việc cụ thể, mục đích là mỗi nhân viên xác định được vị trí, vai trị và trách nhiệm của mình.

- Đề cao các chuẩn mực đạo đức của người lao động, công ty cần tận dụng lợi thế có một đội ngũ đơng đảo, xây dựng các đội ngũ cần phấn đấu, quan tâm giúp đỡ và giám sát lẫn nhau giữa các thành viên trong Cơng ty, xây dựng tinh thần đồn kết trong đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty.

Việc xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học và phù hợp với đặc thù của công ty là vấn đề quan trọng đối với các cơng ty bởi nó ảnh hưởng lớn đến q trình vận hành hệ thống KSNB. Cơ cấu tổ chức công ty phải gọn nhẹ nhưng phải có hiệu quả phù hợp với yêu cầu quản lý. Do đó, cơng ty cần rà sốt và xây dựng các quy chế về quản lý nhằm cụ thể hoá, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phịng ban chức năng trong cơng ty nhằm tránh tình trạng chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, gây tính ỷ lại, thiếu trách nhiệm trong việc giải quyết, xử lý các công việc liên quan đến nhiều phòng ban, đơn vị khác nhau trong nội bộ cơng ty. Căn cứ vào quy mơ, tính phức tạp cũng như u cầu quản lý của từng bộ phận cần xây dựng một cơ cấu tổ chức thích hợp cả về mặt số lượng và chất lượng.

Tăng cường công tác đào tạo đội ngũ cán bộ đặc biệt là các cán bộ chủ chốt của cơng ty. Thường xun rà sốt năng lực quản lý của đội ngũ trưởng, phó phịng ban, bộ phận để đào tạo lại hoặc chuyển công tác sang những công việc phù hợp hơn; tạo điều kiện nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ này cũng như cả hệ thống quản lý kinh doanh. Đối với cán bộ kỹ thuật cần không ngừng học tập, cập nhật các kiến thức mới nhất về công nghệ tránh lạc hậu trong bối cảnh sự phát triển nhanh chóng trong lĩnh vực cơng nghệ thông tin hiện nay.

Xây dựng mơi trường làm việc thích hợp, tạo cơ hội phát triển năng lực của mỗi cá nhân nhằm phát huy sáng tạo, đảm bảo công bằng. Thực hiện tốt chính sách khen thưởng bằng vật chất đối với những cán bộ hồn thành tốt cơng việc được giao tạo ra động lực thúc đẩy các cá nhân lao động hết mình vì Siêu thị, từng bước gây dựng văn hố Cơng ty. Xử lý nghiêm những hành vi sai trái gây tổn thất hoặc làm xấu hình ảnh của Cơng ty cũng là việc cần làm.

Hoàn thiện chế độ tuyển dụng và đánh giá Giám đốc Công ty, thực hiện dân chủ để đảm bảo có thể lựa chọn những người có tài năng, giỏi về kinh doanh lên cương vị Giám đốc. Có thể uỷ thác tổ chức chun nghiệp tìm người tài để tuyển dụng Giám đốc và kế toán trưởng. Đồng thời, thực hiện mức tiền lương của Giám đốc và kế tốn trưởng có tính hấp dẫn, có sự liên kết với thành quả kinh doanh.

Hoàn thiện chế độ về trách nhiệm của các thành viên ban giám đốc, có chính sách khuyến khích để các thành viên ban giám đốc thực hiện chức trách một cách cẩn trọng, mẫn cán và trung thành.

Hai, thành lập bộ phận kiểm toán độc lập và đẩy mạnh vai trò bộ phận này đối với hoạt động kiểm sốt nội bộ của Cơng ty

Nhiệm vụ chính của kiểm tốn nội bộ là kiểm tốn tính trung thực và độ tin cậy của thông tin, thẩm tra các thủ tục kiểm soát trong đơn vị, kiểm tra việc tuân thủ các chính sách, quy định và thủ tục hiện hành,... Do đó việc tn thủ các quy trình chỉ do nhận thức của từng nhân viên, hơn nữa khơng có hoạt động đánh giá định kỳ một cách nghiêm túc hệ thống kiểm soát nội bộ để có những điều chỉnh, cải tiến nhằm khắc phục những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ. Do vậy cần thiết Cơng ty nên thành lập bộ phận kiểm tốn nội bộ độc lập với các Phịng chức năng của Cơng ty để thực hiện nhiệm vụ trên. Với một khi bộ phận kiểm tốn nội bộ làm việc có trách nhiệm và hiệu quả, hệ thống kiểm soát nội bộ của Cơng ty liên tục được kiểm tra và hồn thiện, điều này sẽ giúp nâng cao ý thức của nhân viên trong việc tuân thủ quy trình đã được thiết lập và làm cho hoạt động kiểm soát đạt được kết quả cao hơn.

4.3.2.2. Hoàn thiện việc xây dựng các quy chế kiểm sốt tại Cơng ty

Ban Giám đốc phối hợp với các bộ phận để xây dựng và ban hành các quy chế cụ thể cho từng bộ phận, mỗi thành viên trong bộ phận cần phải nắm chắc quy trình quy chế của bộ phận mình và làm việc theo các quy định đó.

Bộ phận kiểm soát thay mặt ban giám đốc giám sát việc thực hiện quy trình, quy chế của các phịng ban. Bên cạnh đó phải phổ biến cho các lao động mới được tuyển dụng mới cần phải nắm chắc được quy định quy chế của bộ phận mình cũng như quy chế của tồn cơng ty trước khi bắt tay vào làm việc.

Các quy định, chính sách được đưa ra phải được ban hành thành văn bản cụ thể, rõ ràng.

Cần quy định chính sách khen thưởng và kỷ luật và phải ban hành thành văn bản để truyền đạt đến tất cả các CBCNV. Điều này sẽ giúp nhân viên cố gắng hoan thành sớm, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao cũng như thường xuyên có ý tưởng hay góp ý cho Ban giám đốc. Đồng thời cũng để hạn chế những gian lận, sai sót của nhân viên trong Cơng ty.

Ví dụ cụ thể đối với quy trình bán hàng:

- Về bố trí quản lý hàng hóa tại kho và các quầy hàng: Cơng ty nên tiến hành phân loại hàng hóa ngay từ khâu nhập hàng vào kho, giữa các sản phẩm khác nhau có sự ngăn cách và biển chỉ dẫn cụ thể. Giao trách nhiệm cho nhân viên kho nếu cịn để nhầm lẫn thì sẽ có mức xử phạt hợp lý. Đối với nhân viên quầy hàng thì ngay từ ban đầu phải có quy định cụ thể về cách bố trí hàng hóa, các sản phẩm phải được bố trí khoa học, đẹp mắt, và được phân chia thành các ngăn cụ thể. Nếu nhân viên bán hàng cố tình vi phạm để giám sát bán hàng phát hiện hay có sự phản ảnh của khách hàng thì nhân viên bán hàng phải chịu trách nhiệm và có các mức xử phạt tương ứng tùy vào mức độ và số lần vi phạm.

- Về thu tiền bán hàng: Tại các quầy hàng công ty nên dán niêm yết một bảng giá lớn tại vị trí mà mọi khách hàng có thể nhìn thấy, nếu quầy hàng nào mà nhân viên cố tình che khuất bảng giá mà nhân viên giám sát bán hàng phát hiện được thì đều bị xử phạt . Trước khi bắt đầu vào thời kỳ bán hàng thì cơng ty nên tổ chức một buổi tập huấn tập trung để phổ biến các quy định, kỹ năng bán hàng cơ bản thông qua đó có thể giới thiệu cho nhân viên bán hàng một só phương pháp cơ bản để phân biệt tiền giả. Ngồi ra cơng ty nên đầu tư cho mỗi quầy một máy tính nhỏ để hỗ trợ nhân viên trong việc tính tốn và hạn chế việc tính nhầm tiền.

- Về ghi chép sổ sách bán hàng: Cơng ty nên có khung quy định thống nhất về mức chiết khấu đối với khác hàng mua số lượng lớn. Các khoản chiết khấu hợp lý phải được lập thành các bảng kê có đầy đủ chữ ký của khách hàng và số điện thoại liên lạc. Khi quyết toán với các quầy hàng thì cơng ty nên đối chiếu xác minh lại với khách hàng về các khoản chiết khấu này

Về xét duyệt bán chịu: Hiện tại do lượng khách hàng của công ty rất nhiều và chủ yếu khách hàng là các cá nhân, hộ kinh doanh các thể do đó cơng ty rất khó để đánh giá chính xác được tình hình tài chính của khách hàng thông qua các báo cáo cụ thể, tuy khơng đánh giá đươc chính xác nhưng cơng ty ẩn phải tiến hành các biện pháp nghiệp vụ để có thể nắm bắt được khả năng tiêu thụ, lịch

trình và tiến độ thanh tốn cơng nợ của khách hàng trong các đơn hàng trước, trong cùng thời kỳ của các năm trước để đưa ra các chính sách bán chịu hợp lý. Mặt khác giữa công ty và khách hàng chủ yếu được thỏa thuận băng miệng chứ khơng có các cam kết, văn bản pháp lý nên cơng ty khơng nên cho khách hàng tịn nợ q nhiều đơn hàng để giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra.

Về chuyển giao hàng: Quy định trách nhiệm của nhân viên giao hàng về thời gian, lắp đặt, đảm bảo chất lượng hàng hóa trong q trình vận chuyển,…

4.3.2.3. Hoàn thiện tổ chức thực hiện kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty

a. Đối với chu trình mua hàng tại Cơng ty

Chu trình mua hàng, nhận hàng thanh tốn là chu trình cơ bản và quan trọng nhất trong mỗi công ty, quyết định tới chất lượng kinh doanh. Qua nghiên cứu thực trạng kiểm sốt nội bộ của chu trình mua hàng – bán hàng, để hoạt động của chu trình này đạt hiệu quả tốt hơn, Cơng ty cần thực hiện một số biện pháp hoàn thiện như sau:

Bảng 4.17. Đề xuất bổ sung, chỉnh sửa KSNB quy trình mua hàng

Đề xuất Bổ sung Chỉnh sửa Cán bộ chịu

trách nhiệm

Phòng kinh doanh lên kế hoạch mua hàng , xem trong phần mềm bán hàng có bảng xuất nhập tồn trong ngày trong tuần tuỳ theo thời gian cần xem Tổ trưởng phụ trách các ngành hàng do mình quản lý Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Dự kiến mua hàng

- Tìm hiểu và lựa chọn giá mua tốt nhất - Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất - Lựa chọn mẫu mã, chất lượng sản phẩm - Hợp đồng mua bán hàng phải rõ ràng Trưởng phòng kinh doanh Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phịng kinh doanh Nhận hàng, kiểm tra hàng nhập về - Kế toán kho - Tổ trưởng phụ trách ngành hàng - Bảo vệ, vệ sỹ Phịng hành chính Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phòng kinh doanh

Hàng nhập về không cho vào kho mà chuyển luôn cho các nhân viên

Nhân viên quầy kệ nhận hàng với

Phòng kế tốn + phịng kinh

Phịng kế tốn + phòng kinh

quầy kệ kế toán kho tại nơi giao nhận hàng hoá với nhà cung cấp

doanh doanh

Thanh toán tiền hàng, trên cơ sở hoá đơn GTGT,phiếu nhập mua hàng của Công ty

Thêm phiếu xuất kho nội bộ của nhà cung cấp

Phịng kế tốn Phịng kế tốn

 Cơ chế kiểm soát đề xuất: Phê duyệt; Sử dụng mục tiêu; Bất kiêm nhiệm; Bảo vệ tài sản; Đối chiếu; Báo cáo bất thường; Kiểm tra & theo dõi; Định dạng trước

b. Đối với chu trình bán hàng tại Cơng ty

Chu trình bán hàng là chu trình cơ bản và quan trọng nhất trong mỗi cơng ty, quyết định tới kết quả doanh thu tại mỗi điểm bán. Qua nghiên cứu thực trạng kiểm sốt nội bộ của chu trình bán hàng, để hoạt động của chu trình này đạt hiệu quả tốt hơn, Cơng ty cần thực hiện một số biện pháp hoàn thiện như sau:

Bảng 4.18. Đề xuất bổ sung, chỉnh sửa KSNB quy trình bán hàng

Đề xuất Bổ sung Chỉnh sửa Cán bộ chịu

trách nhiệm

Giá bán chỉ có một loại giá đã nhập vào phầm mềm bán hàng Chiết khấu bán hàng với số lượng lớn Phòng kinh doanh + phịng kế tốn Giám đốc

Khách đến mua hàng nhân viên bán hàng nên đi theo khách để tư vấn hoặc mỗi khi khách cần hỏi hay thắc mắc về vấn đề gì đó trên sản phẩm

Khơng nên nói nhiều

Phịng kinh doanh Phịng kinh doanh

Nhân viên thu ngân khơng nên hỏi khách hàng quá nhiều Nếu khách hỏi phải trả lời thật nghiêm túc

Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Nhân viên bán hàng - Để mất hàng hoá - Làm hư hỏng - Hàng hoá hết hạn sử dụng Mức phạt cao hơn mức quy đinh của Công ty đề ra

Ban giám đốc Ban giám đốc

 Cơ chế kiểm soát đề xuất: Phê duyệt; Sử dụng mục tiêu; Bất kiêm nhiệm; Bảo vệ tài sản; Đối chiếu; Báo cáo bất thường; Kiểm tra & theo dõi; Định dạng trước

4.3.2.4. Hồn thiện việc giám sát hoạt động KSNB tại Cơng ty

Thường xuyên kiểm tra và báo cáo về chất lượng và hiệu quả hoạt động của HTKSNB, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả các nhân viên có tuân thủ theo các quy định, chính sách được ban hành hay khơng. Việc đánh giá định kỳ hệ thống còn nhằm khắc phục kịp thời những gian lận, sai sót có thể xảy ra đồng thời đây cũng là phương pháp giúp cho các CBCNV hiểu được ý nghĩa của việc kiểm soát.

4.3.2.5. Các giải pháp khác

Một là hồn thiện cơng tác lập kế hoạch của Cơng ty

Kế hoạch là cơ sở để hiện thực hoá các mục tiêu, chiến lược phát triển. Dựa vào kế hoạch ta có thể đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong kỳ, từ đó các những điều chỉnh kịp thời đối với những bất cập trong q trình hoạt động. Trong đó, kế hoạch tài chính được coi là trọng tâm đối với công ty. Hiện nay, công tác lập kế hoạch của cơng ty cịn mang tính hình thức, chưa đi sát vào thực tế của các bộ phận thực hiện. Bên cạnh đó, cơng tác thẩm định kế hoạch cũng chưa được quan tâm đúng mức. Để có thể lập kế hoạch tài chính có hiệu quả, các nhà quản trị nên tiến hành các bước sau:

+ Xác định mục tiêu cá nhân và sự ảnh hưởng của mục tiêu cá nhân đến các mục đích tài chính của Cơng ty, từ đó có thể điều chỉnh mục tiêu cá nhân cho phù hợp với mục đích của cơng việc.

+ Thiết lập mục tiêu tăng trưởng, mục tiêu về lợi nhuận trên vốn đầu tư và hướng mở rộng phát triển của Công ty. Những mục tiêu này phải được thể hiện bằng con số cụ thể, đưa ra các dự báo về lợi nhuận, doanh số và so sánh với kết quả thực sự đạt được.

Trong quá trình lập kế hoạch, nhà quản trị nên tập trung vào các điểm mạnh, điểm yếu của của Công ty và các yếu tố thuộc môi trường vĩ mơ và vi mơ có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu đã đề ra; đồng thời phải phát triển các chiến lược dựa trên kết quả các yếu tố liên quan (chiến lược giá, tiềm năng về thị trường, cạnh tranh, so sánh chi phí sử dụng vốn đi vay và vốn tự có...) để có thể đưa ra hướng đi đúng đắn nhất cho sự phát triển của Công ty.

Cần chú ý tới nhu cầu về tài chính, nhân lực và nhu cầu về vật chất hạ tầng