Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối thắng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Quy định về hệ thống báo cáo
Công ty lập các báo cáo theo quy định bắt buộc hiện nay. Theo quyết định 48/QĐ – BTC áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ,báo cáo tài chính bao gồm các bảng sau Bảng cân đối kế toán, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính. Bên cạnh các báo cáo trên Cơng ty lập các báo cáo quản trị như báo cáo bán hàng, theo từng hợp đồng, bảng tính giá bán hàng hóa theo từng hợp đồng… Cuối niên độ kế tốn, Phó giám đốc phụ trách kế toán cùng kế toán trưởng kiểm tra công tác kế toán, tiến hành đối chiếu các số liệu với nhau.
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối Sổ phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ thẻ kế tốn chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết
Quy định về bộ máy kế toán
Cơng tác kế tốn thực hiện theo nguyên tắc kế toán trưởng chịu trách nhiệm cao nhất trong việc tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn cơng ty. Kế tốn trưởng, phó phịng kế tốn quản lý hệ thống tài khoản kế toán trên hệ thống phần mềm nghiệp vụ, đồng thời quy định sơ đồ hạch toán cho từng nghiệp vụ phát sinh. Kế toán các phần hành kiểm tra, giám sát các nghiệp vụ phát sinh được hạch toán vào hệ thống phần mềm về cách phân loại, định khoản, tính chính xác số học, tính đúng kỳ… Các nghiệp vụ phát sinh phải nhập vào hệ thống ngay để đảm bảo tính kịp thời.
4.1.3. Tổ chức thực hiện kiểm soát nội bộ tại Công ty
Tổ chức thực hiện KSNB cũng chính là việc kiểm sốt sự vận hành các cơ chế kiểm soát, hay sự vận hành của HTKSNB tại Công ty tương đối đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Mỗi siêu thị trong Cơng ty đều cần phải kiểm sốt mọi hoạt động, đảm bảo việc kiểm soát diễn ra liên tục như kiểm sốt chất lượng chu trình mua hàng – bán hàng, kiểm soát hàng tồn kho Tài sản cố định, Kiểm soát Tiền mặt và tài khoản ngân hàng…
Quy trình mua hàng – bán hàng là một quy trình quan trọng của các đơn vị kinh doanh. Hiệu quả hoạt động của các siêu thị chịu ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của quy trình này, chẳng hạn như siêu thị có bán được hàng hóa khơng, có kiểm sốt được nợ phải thu khơng, có bị tổn thất tài sản hay khơng… đều là mối quan tâm của các nhà quản lý. Doanh thu bán hàng là một khoản mục có ảnh hưởng quan trọng đến kết quả kinh doanh của một siêu thị. Cho nên, có thể bị trình bày sai lệch nhằm làm sáng sủa tình hình tài chính cũng như kết quả kinh doanh của cơng ty.
4.1.3.1. Kiểm sốt quy trình mua hàng tại Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam
Cơng ty có quy trình mua hàng tốt sẽ giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh trơn tru và hiệu quả. Cụ thể quy trình mua hàng của một cơng ty tốt sẽ có được nguồn hàng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi. Nhận thức được ý nghĩa đó, cơng ty cổ phần DigiCity đã thiết lập một quy trình mua hàng chặt chẽ và được thể hiện rõ ở sơ đồ 4.3.