1 .Cơ sở lý luận về khách sạ n hoạt động kinh doanh khách sạn
2.1.2.2 .Chức năng, nhiệm vụ của các chức danh, bộ phận
Cấp quản lý khách sạn là sự liên kết then chốt trong quá trình thơng tin giữa văn phịng cơng ty với các trưởng phòng ban, bộ phận. Điều cần thiết ở cấp quản lý khách sạn là sự điều khiển của các trưởng bộ phận, phòng ban sao cho đáp ứng được mục tiêu về tài chính sạn.
Ban giám đốc gồm: 1 Tổng giám đốc, 1 Phó tổng giám đốc và 3 trợ lý, đây là bộ phận có chức năng chính cao nhất về quản lý khách sạn, nơi quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn. Dưới sự lạnh đạo của Tổng giám đốc để lập kế hoạch công tác, các quy tắc, quy định để đạt được mục đích kinh doanh của giám đốc và của khách sạn,... Ban giám đốc thực hiện kiểm tra giám sát thực hiện công việc của các bộ phận chức năng, tổ chức phối hợp hoạt động giữa các bộ phận và giải quyết mâu thuẩn phát sinh( nếu có).
- Tổng giám đốc:
Tham gia vào việc đề ra và thực hiện hiện chính sách, sách lược của khách sạn.có trách nhiệm về tồn bộ hoạt động của khách sạn phối hợp cơng việc của các phịng ban. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước ban giám đốc của khách sạn và cuối cùng là Hội đồng Quản trị
- Phó/ Trợ lý Tổng giám đốc:
Có trách nhiệm về quản lý hàng ngày các hoạt động của khách sạn. Họ xử lý các tình huống khẩn cấp, những phàn nàn vad các trường hợp đặc biệt, có trách nhiệm đối với các vấn đề về phúc lợi và an toàn của nhân viên khách sạn và củ khách.
- Bộ phận kinh doanh
Có nhiệm vụ đăng ký trước về buồng cho khách, kí kết các hợp đồng với các cơng ty lữ hành tổ chức và thực hiện các hoạt động xúc tiến. Quảng cáo, truyên truyền, nhận đặt hội nghị, tiệc, điều chỉnh giá phù hợp nhất với tình hình khách sạn.
- Bộ phận kế toán – kiểm toán:
Là bộ phận hỗ trợ trợ lý giám đốc quản lý tài chính thu chi, và các hoạt động tại khách sạn, nhân báo cáo bán hàng hàng ngày từ các bộ phận kinh doanh, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của cấp trên. Giúp giám đốc quản lý và điều hành tốt hoạt động tài chính. Đảm nhận cơng tác giao hàng cho các bộ phận nhà hàng, buồng và lễ tân. Đổi tiền cho khách lưu trú tại khách sạn, kiểm tra các hóa đơn để tổng hượp chi phí.
- Bộ phận nhân sự:
Có vai trị trong cơng tác hoạch định nhân sự, gồm các công tác, đào tạo, tuyển dụng lao động, đồng thời là bộ phận tham mưu cho ban giám đốc để đưa ra các chính sách với nhân viên giúp nâng cao hiệu quả lao động.
- Bộ phận lễ tân
Đây chính là bộ phận phản ánh bộ mặt của khách sạn, bộ phận trực tiếp tiếp xúc tiếp xúc ban đầu khi khách đến khách sạn.
Bộ phận lễ tân chịu trách nhiệm phối hợp cùng với bộ phận kinh doanh đặt buồng, đăng ký khách sạn, cung cấp các dịch vụ như vân chuyển thư điện tử, bưu phẩm,... đáp ứng nhu cầu của khách. Ngồi ra cịn phối hợp với các bộ phận bảo vệ làm cơng tác kiểm sốt mọi người ra vào trong khách sạn, làm thủ tục đang ký nhập phịng cho những người có đầy đủ giấy tờ hợp lệ theo quy định và thực hiện khai báo tạm trú với công an địa phương. Với những nhiệm vụ, chức năng quan rọng như vậy đòi hỏi nhân viên trong bộ phận này phải có một thái độ chun mơn nghiệp vụ cao, có trình độ ngoại ngữ, khả năng giao tiếp tốt, tác phong làm việc chuyên nghiệp.
- Bộ phận nhà hàng
Chức năng chính là kinh doanh ăn uống, phục vụ nhu cầu ăn uoongstaij nhà hàng cho khách và lo bữa ăn cho cán bộ công nhân viên của khách sạn. Đây là một trong những bộ phận không thể thiếu khi kinh doanh khách sạn. Bộ phận này có số lượng nhân vên tương đối lớn,
doanh thu chiếm tỷ trọng lớn thứ 2 trong tổng doanh thu toàn khách sạn. Bộ phận này rất quan trọng nó địi hỏi các nhân viên trong bộ phận này phải có tính chun nghiệp cao cả về cơng tác quản lý và công tác tổ chức thực hiện trong các khâu của quá trình hoạt động kinh doanh.
- Bộ phận buồng:
Đảm nhận công việc vệ sinh buồng ngủ, chuẩn bị và sắp xếp các loại vật dụng cần thiết trong phịng cho khách.
- Bộ phận spa – giải trí:
Đáp ứng nhu cầu làm đẹp của mọi du khách, cung cấp các dịch vụ mang tính giải trí như bơi lội, tennis, thuê xe đạp, trông trẻ…
- Bộ phận thu mua:
Chịu trách nhiệm đầu vào nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất đến các bộ phận khác, liên hệ với các nhà cung cấp để kiểm tra chất lượng, bảng giá, sau khi kiểm tra chất lượng và đảm bảo giá tốt, nhân viên thu mua sẽ đi đến quyết định lựa chọn nhà cung cấp và sản phẩm của họ.
- Bộ phận kỹ thuật:
Có trách nhiệm kiểm tra và khắc phục sự cố các thiết bị, máy móc, các trang thiết bị dân dụng, điện tử, cấp thoát nước,... trong khách sạn. Đảm nhận phụ trách âm thnah, ánh sáng cho các buổi tiệc, hội nghị, hội thảo. Thường xuyên báo cáo những thiết bị hư hỏng cho phịng kế tốn để kịp thời cung cấp.