1 .Cơ sở lý luận về khách sạ n hoạt động kinh doanh khách sạn
1.1.5 .Ý nghĩa của hoạt động kinh doanh khách sạn
1.3. Chất lượng dịch vụ trong kinh doanh khách sạn
1.3.3.5. Mối quan hệ giữa các bộ phận
Kinh doanh khách sạn là một trong những ngành đòi hỏi lượng lao động trực tiếp tương đối lớn, bên cạnh đó là sự phân bổ các bộ phận nhiều. Điều đó địi hỏi khách sạn muốn hoạt động tốt cần phải có sự tham gia của tồn thể các bộ phận với nhau, chính vì thế việc hỗ trợ giúp đỡ nhau là điều cốt lõi. Cụ thể là muốn bán được buồng thì cần phải có sự quảng cáo của bộ phận kinh doanh và marketing, để tiếp nhận yêu cầu và khả năng đáp ứng buồng thì cần có bộ phận đặt phòng, sau khi đặt phòng khách sẽ đến đăng ký và lưu trú tại khách sạn thì sẽ có sự đón tiếp của bộ phận lễ tân và sự chuẩn bị phịng ốc của bộ phận buồng, trong q trình khách ở ln ln có sự phối hợp giữa các bộ phận với nhau lễ tân – nhà hàng – buồng, cuối cùng là hoạt động thanh tốn lúc này cần có sự tham gia của bộ phận kế tốn,.... Tóm lại để hồn thành được hoạt động lưu trú của khách hàng thì bắt buộc phải có sự tham gia, hỗ trợ giữa tất cả các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Vì thế, cần phải tạo sự gắn kết và duy trì mỗi quan hệ bền vững giữa các bộ phận, nhằm đem lại kết quả hoạt động tốt nhất cho doanh nghiệp. Và cụ thể dưới đây là mối quan hệ hợp tác hỗ trợ giữa bộ phận lễ tân với các bộ phận khác trong khách sạn:
- Bộ phận lễ tân với bộ phận buồng: Đây là 2 bộ phận chủ lực phục vụ trong khối lưu trú. Để hoạt động kinh doanh lưu trú có hiệu quả cao thì hai bộ phận này phải phối hợp chặt
chẽ với nhau trong việc chuẩn bị buồng bán cho khách. Hằng ngày lễ tân thông báo về lượng buồng nào sẽ bán trong ngày hôm nay, để bộ phận buồng kiểm tra chuẩn bị vệ sinh, sắp xếp dụng cụ đầy đủ. Sau khi hồn tất cơng việc chuẩn bị buồng, bộ phận buồng sẽ báo lại cho lễ tân về tình trạng và sự sẵn sàng bán buồng. Ngồi ra, cả 2 bộ phận ln hỗ trợ nhau trong suốt quá trình khách lưu trú tại khách sạn, về những vật dụng bổ sung, yêu cầu dọn phòng của khách, q trình kiểm tra trược khi thanh tốn. Tóm lại, cả hai ln phối hợp nhịp nhàng với nhau, góp phần tạo nên chất lượng dịch vụ tốt cung cấp cho khách hàng, đồng thời tối ưu hóa cơng suất sử dụng buồng.
- Bộ phận lễ tân với bộ phận nhà hàng: có mối quan hệ thân thiết với bộ phận ăn uống, nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu ăn uống của khách. Bộ phận ăn uống phải thông báo cho lễ tân thực đơn hằng ngày, để nhân viên lễ tân nắm bắt thông tin và kịp thời cung cấp cho khách hàng. Ngược lại, khi khách có nhu cầu ăn uống tại khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ tiếp nhận yêu cầu của khách và chuyển các yêu cầu của khách tới bộ phận nhà hàng. Các hóa đơn, chứng từ, phiếu ký nợ hay các khoản tiền thu được nhân viên nhà hàng phải báo cho lễ tân để cập nhật và chạy hóa đơn dịch vụ ăn uống của khách trong quá trình lưu trú tại khách sạn.
- Bộ phận lễ tân với bộ phận bảo trì, bảo dưỡng: sự phối hợp của 2 bộ phận nhằm đảm bảo sự vận hành tốt của các trang thiết bị tiện nghi có trong buồng khách. Bộ phận lễ tân có trách nhiệm tiếp nhận thơng tin từ khách và thơng báo cho bảo trì về tình hình của thiết bị, sau đó nhân viên bảo trì sẽ tiến hành sửa chữa, lắp đặt, thay thế. Và kết quả sẽ báo về với nhân viên lễ tân để gửi phản hồi về thiết bị cho khách, cũng như để nhân viên lễ tân biết mức độ dư hỏng của thiết bị ra sao, thậm chí có thể phải thực hiện chuyển buồng cho khách.
- Bộ phận lễ tân và bộ phận kế toán: hàng ngày kế tốn sẽ thực hiện cơng việc kiểm kê hóa đơn thanh tốn của khách, để thống kê tình trạng thu chi và lập báo cáo kết quả doanh thu của khách sạn. Ngồi ra, giữa kế tốn và lễ tân cịn có những giao dịch về đổi ngoại tệ,
cung cấp cho lễ tân tỉ giá mua bán ngoại tệ theo đúng với tình hình phân tích tài chính trong nước.
- Bộ phận lễ tân và bộ phận an ninh: cơng tác an ninh, an tồn trong khách sạn là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng và cần thiết đối với toàn thể khách hàng, ban giám đốc, các nhân viên khách sạn nói chung và nhân viên an ninh nói riêng. Cả 2 bộ phận thường xuyên tiếp xúc với khách và sẽ dễ dàng hơn trong việc hỗ trợ nhau theo dõi an ninh khu vực trong và ngoài khách sạn, đảm bảo sự an toàn cho khách và phát hiện những hành vi phạm tội trong khuô viên của khách sạn.
- Ngoài những bộ phận hoạt động trong khách sạn thì lễ tân cịn có những mỗi quan hệ quan trọng đói với các nguồn bên ngồi như cơng an, y tế, hàng không,… nhằm đảm bảo việc kê khai danh sách khách lưu trú tại khách sạn, giúp cơ quan địa phương dễ dang trong việc quản lý. Với y tế sẽ là sự hỗ trợ trong những pha khẩn cấp cần đến sự giúp đỡ của các y bác sĩ về tình trạng sức khỏe của khách,…