3.1. Hoàn thiện chính sách, mô hình cơ cấu và công cụ quản lý nguồn nhân lực
3.1.3. Hoàn thiện công cụ hỗ trợ quản lý nguồn nhân lực
Quá trình thực hiện công tác QL NNL cần thiết phải sử dụng các công cụ quản lý như: bộ tiêu chuẩn nghề nghiệp, bộ định mức công việc, bộ chỉ số đo lường kết quả thực hiện công việc,… Đây là công cụ thiết yếu đối với quá trình QL NNL. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong QL NNL cũng rất quan trọng, giúp ích cho quản lý hồ sơ NNL, theo dõi, đánh giá toàn diện, chi tiết từng nhân lực cụ thể và quản lý các mảng thuộc nội dung QL NNL. Thông thường, các cơ quan, tổ chức sử dụng phần mềm QL NNL hoặc có module QL NNL trong hệ thống phần mềm quản lý điều hành của tổ chức.
Có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau để đo lường, đánh giá kết quả của QL NNL tại Trung tâm như: thống kê số liệu, khảo sát thông qua bảng câu hỏi, phỏng vấn, thảo luận nhóm, thu thập thông tin phản hồi từ NDT,… Việc lựa chọn công cụ nào phụ thuộc vào tiêu chí cần đo lường mức độ yêu cầu chính xác, quy mô của tổ chức, quy mô của đợt đánh giá, kinh phí, năng lực của người thực hiện,… BQL Trung tâm có thể tham khảo một số công cụ sau:
Bảng mô tả chức năng nhiệm vụ và vị trí việc làm và Quy trình công tác:
Hiện tại, Trung tâm CNTT của HVNH đang xây dựng và thử nghiệm triển khai Bảng mô tả chức năng nhiệm vụ, vị trí việc làm, quy trình công tác. Trung tâm TT- TV có thể nghiên cứu áp dụng Bảng khung này Trung tâm CNTTđể xác lập các định mức công việc, định biên cho từng công việc, phân nhiệm và phân bổ thời gian tổ chức công việc của bộ phận, cá nhân thuộc đơn vị. [Phụ lục 3]
Công cụ đo lường kết quả quản lý NNL
Trung tâm có thể xây dựng hệ thống tiêu chí, các chỉ số, cách thức đo lường để khảo sát, đánh giá hiệu quả của công tác QL NNL như sau:
Bảng 3.1: Công cụ đo lường kết quả QL NNL
Tiêu chí Các chỉ số Công cụ hoặc cách đo
lƣờng
Năng lực của NNL - Kiến thức - Kỹ năng
- Các bài kiểm tra năng lực - Quan sát
- Phỏng vấn
- Kết quả thực hiện
- Thông tin phản hồi từ NDT Tình cảm của nhân viên
và sự gắn bó với Trung tâm
- Yêu mến Trung tâm
- Nỗ lực hết mình với Trung tâm
- Trung thành với Trung tâm
- Khảo sát thông qua bảng hỏi
- Phỏng vấn - Thảo luận nhóm - Quan sát
- Kết quả thực hiện
- Thông tin phản hồi từ NDT Thỏa mãn của nhân viên - Chỉ số về mức độ thỏa mãn
- Tỷ lệ nghỉ việc
- Khảo sát thông qua bảng hỏi
- Phỏng vấn - Thảo luận nhóm
- Thống kê tỷ lệ nghỉ việc - Mức độ phàn nàn Tín nhiệm, tin cậy - Mức độ thỏa mãn với lãnh
đạo
- Tự do trao đổi thông tin - Hợp tác trong công việc - Cởi mở
- Trung thực
- Khảo sát thông qua bảng hỏi - Phỏng vấn - Thảo luận nhóm - Quan sát - Kết quả xếp hạng thực hiện công việc Sự phù hợp - Chấp nhận các giá trị cốt lõi - Nhất quán về mục tiêu giữa nhân viên và Trung tâm
- Khảo sát thông qua bảng hỏi
- Phỏng vấn - Thảo luận nhóm
Linh hoạt điều chỉnh - Linh hoạt
- Chấp nhận thay đổi - Đổi mới
- Sáng tạo
- Khảo sát thông qua bảng hỏi - Phỏng vấn - Thảo luận nhóm - Quan sát - Kết quả thực hiện Công bằng - Nhận thức về tính công bằng
- Cách đối xử của cán bộ quản lý trực tiếp
- Hành vi đạo đức - Phàn nàn
- Tranh chấp lao động - Tỷ lệ nghỉ việc
- Mức độ thỏa mãn với quản lý nhân lực
- Mức độ thỏa mãn với lãnh đạo
- Khảo sát thông qua bảng hỏi - Phỏng vấn - Thảo luận nhóm - Quan sát - Thống kê tỷ lệ nghỉ việc - Kết quả xếp hạng thực hiện công việc - Mức độ phàn nàn …
Hiện nay, việc đo lường, đánh giá kết quả QL NNL thông qua các chỉ số thực hiện công việc chủ yếu (KPI - Key Performance Indicators) ngày càng được áp dụng phổ biến. BLĐ HVNH và Trung tâm TT-TV có thể xem xét áp dụng như sau:
KPI trong tuyển dụng nhân sự: căn cứ theo các tiêu chí cơ bản như tổng số hồ sơ trong đợt tuyển dụng, tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu so với tổng số ứng viên, kết quả của kênh tuyển dụng, thời gian đáp ứng tuyển dụng, chi phí tuyển dụng bình quân 1 ứng viên, mức độ đáp ứng nhu cầu tuyển, mức độ hài lòng của ứng viên
KPI trong đào tạo: căn cứ theo các tiêu chí cơ bản như tổng số thời lượng đào tạo trung bình cho một nhân viên hoặc một chức danh, chi phí đào tạo trung bình cho một nhân viên, tỷ lệ nhân viên được đào tạo, tỷ lệ chi phí đào tạo/ tổng quỹ lương, kết quả đào tạo.
KPI trong hệ thống lương thưởng và phúc lợi: căn cứ theo các tiêu chí cơ bản như thu nhập bình quân theo chức danh, chi phí nhân sự bình quân theo từng nhóm chức danh, chi phí lương tăng do làm thêm giờ,…
KPI về thời gian làm việc: căn cứ theo các tiêu chí cơ bản như tỷ lệ vắng mặt, mức độ thường xuyên vắng mặt, tỷ lệ tăng ca so với tổng thời gian làm việc theo quy định, tỷ lệ thời gian làm việc thực tế, …
KPI về hoạt động cải tiến, sáng kiến: căn cứ theo các tiêu chí như tổng giá trị gia tăng lên do các cải tiến sáng kiến trong tháng, năm; tổng số ý kiến cải tiến, sáng kiến theo từng tháng, năm.
KPI đánh giá tổng hợp về kết quả quản trị NNL bao gồm các KPI năng suất (khối lượng công việc trung bình mà một nhân viên thực hiện trong một đơn vị thời gian) và các KPI hiệu quả (hiệu suất đầu tư, sử dụng NNL). [30].
Ứng dụng CNTT trong QL NNL: HVNH đã nhận thức được tầm quan trọng của phần mềm QL NNL chuyên dụng, đã giao Phòng TCCB phối hợp với Khoa Hệ thống thông tin quản lý triển khai đề án lập trình phần mềm QL NNL từ năm 2014 nhưng đến nay phần mềm vẫn chưa đủ năng lực để chính thức đi vào sử dụng. Do đó, HVNH nên điều chỉnh theo hướng lựa chọn mua bản quyền một trong số các phần mềm thương mại đã được triển khai thành công như: Giải pháp phần mềm quản lý tổng thể NNL HiStaff của Công ty Tinhvan Consulting (Giải thưởng Sao Khuê các năm 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2015, 2016), Phần mềm QL NNL S- HRM của Công ty phần mềm SDIC, Phần mềm QL NNL SINNOVA - HRMS 4.0 của Công ty cổ phần giải pháp SINNOVASOFT, Phần mềm QL NNL MISA HRM của Công ty MISA, ..vv…