Quan sát thực tế hoạt động tại Học viện cho thấy, NNL của Trung tâm không chỉ đáp ứng các yêu cầu của nghề nghiệp thư viện mà còn có khả năng thực hiện được những công việc thuộc mảng khác của Học viện như truyền thông, quản lý người học, tư vấn khoa học, tổ chức sự kiện theo nhiều nội dung khác nhau về khoa học, đoàn thể,…
2.2. Nội dung hoạt động quản lý nguồn nhân lực tại Trung tâm
2.2.1. Hoạch định nguồn nhân lực
Theo quy định của NHNNVN và HVNH, công tác hoạch định NNL được thực hiện định kỳ hàng năm để rà soát, đánh giá hiện trạng NNL, làm cơ sở cho công tác tuyển dụng và theo từng giai đoạn để có hướng chuẩn bị, đào tạo NNL cho những yêu cầu khác nhau. Trong khoảng thời gian trước năm 2013, do liên tục có nhân sự nghỉ hưu và thuyên chuyển công tác nên có sự biến động nhiều về số lượng. Đồng thời, đáp ứng yêu cầu chuẩn hóa, chuyên nghiệp hóa NNL TT-TV, công tác hoạch định NNL được chú trọng hơn trong từng năm học. HVNH đã yêu cầu Trung tâm TT-TV xây dựng Đề án việc làm cho giai đoạn đến năm 2020. Quá trình lập kế hoạch về nhân lực đảm bảo tuân thủ các bước cơ bản, từ xác định mục tiêu chiến lược của Trung tâm, phân tích hiện trạng QL NNL, dự báo khối lượng công việc, xác định nhu cầu NNL, thực hiện chính kế hoạch và kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện. 9.302 13.953 18.605 13.953 11.628 67.442 69.767 62.800 60.465 69.767 23.256 16.279 18.605 25.581 18.605 .000 20.000 40.000 60.000 80.000 100.000 120.000 Tinh thần trách nhiệm
Tính chuyên nghiệp Tính thân thiện, cởi mở
Sự nhiệt tình Tác phong làm việc
Rất tốt Tốt Chưa tốt
Đối với các kế hoạch theo năm, công tác lập kế hoạch được thực hiện định kỳ 2 lần/1 năm, chủ yếu do BQL Trung tâm thực hiện rà soát, đánh giá hiện trạng của Trung tâm và tổng hợp thành báo cáo đề nghị về tuyển dụng nhân viên mới, đào tạo bồi dưỡng, bổ nhiệm cán bộ trong khoảng thời gian ngắn từ 6 tháng đến 1 năm.
Đối với xây dựng Đề án Việc làm giai đoạn 5 năm, Trung tâm lập tổ công tác, bao gồm BQL Trung tâm và những người chịu trách nhiệm chính trong các mảng công tác. Đề án Việc làm bám sát Kế hoạch phát triển công tác TT-TV của HVNH đến năm 2020 đã được Giám đốc Học viện phê duyệt. Đề án bao quát NNL của Trung tâm ở cả kế hoạch trung hạn đến kế hoạch ngắn hạn theo từng năm học. Từng bộ phận công tác, từng vị trí cụ thể đều được phân tích, đánh giá để có được những thông tin về hiện trạng, thông tin dự báo về NNL.
Quá trình hoạch định NNL tập trung vào các nhiệm vụ chính, bao gồm: phân tích hiện trạng QL NNL, dự báo nhu cầu NNL.
* Phân tích hiện trạng nguồn nhân lực:
Trung tâm thực hiện phân tích về NNL theo các nội dung: số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm, khả năng hoàn thành nhiệm vụ và các phẩm chất cá nhân khác như tính trách nhiệm, chủ động, sáng tạo, sự tuân thủ nguyên tắc làm việc, sự chia sẻ, hợp tác và thân thiện với đồng nghiệp, sự tận tình, chuyên nghiệp và thân thiện trong quá trình giao tiếp với NDT,… Nội dung thường xuyên được rà soát, thu thập ý kiến đóng góp và điều chỉnh nếu cần thiết đó là các chính sách của Trung tâm về tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, thăng tiến,… Việc thu thập thông tin về NNL và QL NNL để tạo căn cứ cho hoạch định NNL thường sử dụng các phương pháp bảng câu hỏi, phỏng vấn, hội họp, thảo luận theo chuyên đề, tổng kết đánh giá hiệu quả trước, trong và sau đối với từng hoạt động của Trung tâm. Các thông tin được chắt lọc trong quá trình này thường tập trung nghiên cứu mức độ thỏa mãn của NNL đối với công việc, những biến động trong đời sống vật chất và tinh thần của NNL, những vấn đề phát sinh và hướng giải quyết, trong đó đánh giá …
* Dự báo nhu cầu nhân lực
Giai đoạn từ năm 2010 đến nay có rất nhiều sự biến động về NNL ở cả cấp độ nhân viên và người quản lý Trung tâm theo nhiều nguyên nhân khác nhau.
Thay đổi về yêu cầu công việc: có những mảng công tác chuyên môn được đầu tư nhiều hơn về nhân lực, vật lực như mảng marketing và tư vấn thông tin, hoặc Trung tâm triển khai nhiệm vụ mới, đó là tăng cường ứng dụng CNTT trong hoạt động TT-TV, xây dựng, tổ chức và khai thác thư viện số. Điều này đòi hỏi phải có sự điều chỉnh về số lượng nhân sự trong từng bộ phận, áp dụng các mô hình, phương pháp làm việc mới, nâng cao kỹ năng về tin học và các kỹ năng khác cho NNL. Công tác hoạch định NNL đã nghiên cứu và đề ra những kế hoạch, giải pháp về cơ cấu tổ chức, tuyển dụng và đào tạo phù hợp.
Thay đổi về điều kiện, hoàn cảnh của cá nhân: trong các năm từ 2010 đến năm 2013 có một số lượng lớn nhân sự đến tuổi nghỉ hưu hoặc được điều chuyển đến/đi theo chính sách của BLĐ Học viện đối với NNL của Trung tâm. Sự thay đổi còn do tình trạng về sức khỏe, hoàn cảnh sống của NNL, đặc biệt là do số lượng lớn nhân lực là nữ trong độ tuổi sinh sản, thường xuyên có người nghỉ làm việc trong thời gian dài và đòi hỏi có sự hỗ trợ trong thời gian mang thai và nuôi con nhỏ. Sự thay đổi có thể có do các kế hoạch cá nhân khác như việc học tập nâng cao trình độ theo các chương trình tập trung dài hạn,… cũng gây sự thiếu hụt về nhân sự làm việc tại Trung tâm. Trong khoảng thời gian này cũng có sự thay đổi về đội ngũ cán bộ quản lý của Trung tâm, BGĐ Trung tâm cũ nghỉ hưu, được thay thế bằng một BGĐ có độ tuổi còn khá trẻ nhưng được đào tạo bài bản về chuyên môn, kỹ năng quản lý/lãnh đạo, kỹ năng làm việc.
Yêu cầu đổi mới công tác TT-TV đáp ứng chủ trương đổi mới giáo dục đại học Việt Nam, theo xu hướng TT-TV hiện đại, theo sự điều chỉnh chiến lược của HVNH cũng được nghiên cứu, thể hiện trong xây dựng NNL như: đổi mới chương trình đào tạo, phương thức đào tạo theo tín chỉ,… của HVNH, xây dựng và phát triển thư viện số,… đòi hỏi NNL phải có kiến thức, phương pháp và kỹ năng mới phù hợp.
Tất cả các vấn đề trên đã được nghiên cứu, thể hiện trong những kế hoạch về NNL của Trung tâm, là căn cứ để dự báo hướng đi trong công tác tuyển dụng, sử dụng và phát triển NNL. Kết quả thống kê đánh giá của đội ngũ nhân viên công tác hoạch định NNL và sự linh hoạt điều chỉnh chính sách tuyển dụng, sử dụng và đào tạo NNL mức độ tốt và rất tốt đạt tỷ lệ cao.