2.2. Nội dung hoạt động quản lý nguồn nhân lực tại Trung tâm
2.2.3. Sử dụng nguồn nhân lực
* Về phân công, bố trí nhân sự
Viên chức sau khi được tuyển dụng chính thức, được bổ nhiệm vào chức danh nghề nghiệp, ký hợp đồng làm việc và bố trí, phân công công tác theo vị trí việc làm, được bảo đảm các điều kiện cần thiết để thi hành nhiệm vụ và được hưởng các chế độ, chính sách đối với viên chức của HVNH.
Trong 1 năm đầu tiên làm việc tại Trung tâm, mỗi viên chức sẽ được phân công đến làm việc ở tất cả các bộ phận nghiệp vụ trong một khoảng thời gian xác định. Thông thường, viên chức mới được phân công nhiệm vụ theo chu trình đường đi của tài liệu, tức là từ khâu bổ sung, xử lý,… đến tổ chức cung cấp SP&DV. Trong quá trình này, viên chức mới chịu sự quản lý trực tiếp của BGĐ Trung tâm và được sự hướng dẫn của một viên chức cũ. Kết thúc quá trình tập sự, Trung tâm tổ chức thu thập ý kiến nhận xét từ tập thể cán bộ viên chức, người hướng dẫn, trưởng các bộ phận để có những đánh giá toàn diện về năng lực của viên chức mới.
Cách làm này có ý nghĩa giúp cho viên chức mới làm quen dần, thích nghi, hòa nhập với tập thể cán bộ viên chức, nắm bắt được những nhiệm vụ và kỹ thuật cơ bản của từng mảng công tác; đồng thời, giúp cho BQL Trung tâm nhận biết được năng lực sở trường của họ để có quyết định phân công nhiệm vụ chính thức sau khi họ kết thúc quá trình tập sự.
Nguyên tắc hàng đầu trong bố trí sắp xếp nhân lực đó là phải đảm bảo đúng người, đúng việc, hài hòa giữa lợi ích tập thể với nguyện vọng cá nhân, phát triển cá nhân phải đồng thời đảm bảo tính công bằng, đoàn kết của tập thể. Đây là vấn đề đặc biệt khó đảm bảo nhận được sự đồng thuận cao đối với một đơn vị có đặc thù là tỷ lệ lao động nữ quá cao. Người lao động nữ ngoài áp lực làm việc và học tập tại cơ quan thì cũng phải chịu áp lực rất lớn trong gia đình, đặc biệt là những người đang nuôi con nhỏ, do đó sẽ có những tâm lý giới tính đặc thù, có nguyện vọng cá nhân cần được quan tâm, hỗ trợ nhiều hơn. Tại Trung tâm, việc bố trí, phân công công việc đảm bảo hài hòa giữa nhiệm vụ của đơn vị với nguyện vọng của 65% lao động nữ đang nuôi con nhỏ (trong khoảng dưới 10 tuổi) là một bài toán khó.
Để giải được bài toán này, cần thiết phải có sự thông hiểu và tính công bằng, khách quan của đội ngũ cán bộ quản lý; sự đoàn kết, phối hợp, chia sẻ giữa các bộ phận và cá nhân trong toàn đơn vị; phát huy vai trò của các tổ chức đoàn thể như Chi bộ, Công đoàn và Đoàn Thanh niên.
Theo sự ủy quyền của Giám đốc Học viện, Giám đốc Trung tâm được toàn quyền phân công, bố trí nhân sự vào các vị trí phù hợp đảm bảo năng lực cho Trung tâm hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ. Tuy nhiên, để đảm bảo tính khách quan, công bằng và minh bạch trong công tác sử dụng cán bộ, Giám đốc Trung tâm thường xuyên tham khảo ý kiến từ Chi bộ và Công đoàn Trung tâm về từng cán bộ viên chức của Trung tâm. Trong đó, Ban chấp hành Công đoàn Trung tâm có nhiệm vụ tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng của đoàn viên công đoàn, xem xét sự chính đáng và đề xuất với Giám đốc Trung tâm những điều chỉnh cần thiết, đồng thời cùng giải đáp các vấn đề về chính sách cán bộ để động viên người lao động yên tâm làm việc, chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhau trong thực hiện nhiệm vụ (câu hỏi 10, Phụ lục 2).
Biểu đồ 2.6: Kết quả khảo sát công tác phân công, bố trí nhân sự
Nhìn chung, theo ý kiến đánh giá của tập thể cán bộ viên chức thông qua Phiếu khảo sát thì sự phân công, bố trí công tác của BQL Trung tâm hiện nay là phù hợp với nguyện vọng, sở trường, hoàn cảnh cá nhân và tạo được sự phối hợp tốt giữa các thành viên trong từng tổ và các tổ trong thực hiện nhiệm vụ chung.
14.29 0 0 14.29 14.29 28.57 71.42 85.71 85.71 85.71 78.57 64.29 14.29 14.29 14.29 0 7.14 7.14 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Nhân viên được giao nhiệm vụ
phù hợp với năng lực sở
trường
Nhân viên được giao nhiệm vụ
phù hợp với hoàn cảnh cá
nhân
Nhân viên được giao nhiệm vụ phù hợp với nguyện vọng cá nhân Công việc xác định được phạm vi trách nhiệm rõ ràng Công tác luân
chuyển cán bộ chức công đoàn Vai trò của tổ trong sắp xếp nhân sự Rất tốt Tốt Khá Chưa tốt
NNL của Trung tâm gồm 14 người, được bố trí vào các bộ phận như sau: - Ban Giám đốc Trung tâm: 02 người
- Tổ Phục vụ: 06 người
- Tổ Bổ sung - Biên mục: 03 người
- Tổ Marketing và tư vấn thông tin: 01 người - Bộ phận bảo vệ: 02 người
Theo cơ cấu này, có thể nhận thấy sự thiếu hụt nhân sự ở Tổ Marketing tư vấn TT-TV. Trung tâm đã xử lý bằng các hướng chính: một là cử nhân sự của Tổ khác tăng cường hỗ trợ khi thực hiện chương trình công tác đòi hỏi phải tập trung nhiều nhân sự (đối với các hoạt động sự kiện, các khóa tập huấn người dùng tin…), hai là thành lập đội ngũ cộng tác viên là sinh viên (đối với các hoạt động sự kiện, tạo các sản phẩm TT-TV…), ba là sự hỗ trợ của sinh viên thực tập chuyên môn tại Trung tâm (sinh viên của Trường ĐH KHXH&NV - ĐH Quốc gia Hà Nội, trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương, trường Đại học Văn hóa Hà Nội).
Trung tâm đặc biệt chú trọng hình thành đội cộng tác viên thư viện, một phần là để giải quyết tình trạng thiếu hụt nhân sự, một phần lớn là để các hoạt động thư viện gắn bó, gần gũi với sinh viên. Kết quả tổ chức các hoạt động sự kiện định hướng NDT cho thấy, những hoạt động có sự tham gia hỗ trợ của sinh viên, hoặc những hoạt động do sinh viên thực hiện dưới sự bảo trợ của Trung tâm thường nhận được sự ủng hộ, tham gia rất tích cực, nhiệt huyết từ phía sinh viên, giảng viên Học viện, thậm chí mức độ quan tâm đôi khi còn nhiều hơn những hoạt động do Trung tâm độc lập chủ trì. Những sinh viên tích cực tham gia vào hoạt động thư viện sẽ được hưởng những ưu đãi trong sử dụng thư viện, được tính vào điểm rèn luyện trong mỗi học kỳ và được Giám đốc Học viện xét khen thưởng hàng năm, khen thưởng cuối khóa học.
Đội ngũ cộng tác viên giảng viên thường hỗ trợ trong công tác bổ sung tài liệu (tham gia giới thiệu tài liệu cần/mới bổ sung,…), xử lý tài liệu (hỗ trợ phân loại và định chủ đề đối với tài liệu chuyên ngành hẹp, xây dựng danh mục thuật ngữ ngành kinh tế,…). Theo Quy chế thi đua, khen thưởng của HVNH năm 2015, báo
cáo ghi nhận mức độ sử dụng thư viện, kết quả phối hợp và tham gia các hoạt động thư viện cũng là một trong những tiêu chí xét khen thưởng hàng năm đối với đội ngũ cán bộ, giảng viên. Quy chế này khuyến khích sự tham gia của đội ngũ chuyên viên, giảng viên vào công tác TT-TV của HVNH, do đó tạo thêm những sự trợ lực khá tốt cho công tác TT-TV.
* Về luân chuyển cán bộ, điều chỉnh phân công nhiệm vụ
Thông thường, việc luân chuyển công chức, viên chức chỉ thực hiện đối với công chức, viên chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý và để đào tạo bồi dưỡng theo quy hoạch, nhưng tại Trung tâm TT-TV HVNH công tác này được thực hiện thường xuyên và áp dụng cho tất cả cán bộ viên chức của Trung tâm.
Đối với cán bộ quản lý, cuối mỗi năm học sẽ có sự phân công lại nhiệm vụ quản lý cụ thể nếu cần thiết. Ví dụ, từ năm 2011 đến năm 2014, Giám đốc Trung tâm trực tiếp quản lý nhân sự thuộc mảng Bổ sung tài liệu, Marketing & tư vấn thông tin, Phó Giám đốc TT phụ trách mảng xử lý tài liệu và phục vụ NDT. Từ năm 2015 đến nay, có sự phân công lại, Giám đốc Trung tâm trực tiếp quản lý nhân sự thuộc mảng Bổ sung - Xử lý tài liệu, Phó Giám đốc Trung tâm phụ trách mảng Marketing & dịch vụ TT-TV và Phục vụ NDT.
Đối với nhân sự làm công tác bổ sung tài liệu, Trung tâm thực hiện luân chuyển vị trí công tác theo định kỳ 2 năm/lần theo quy định của HVNH.
Đối với nhân sự thuộc các bộ phận khác, thực hiện luân chuyển khi cần thiết, đặc biệt là trong tình hình có sự biến động về nhân sự (ví dụ lao động nữ nghỉ thai sản, có viên chức theo học khóa đào tạo trong giờ hành chính,…).
Nhìn chung, công tác luân chuyển cán bộ giúp cho đội ngũ cán bộ có sự hiểu biết công việc của nhau, chia sẻ và hỗ trợ lẫn nhau, đảm bảo cân bằng lợi ích giữa các cá nhân, ngăn ngừa tình trạng tiêu cực, cục bộ trong làm việc. Đây là cơ sở quan trọng để tạo được sự đoàn kết, đồng thuận cho tập thể CBVC, đồng thời, giúp cho từng CBVC có hiểu biết về tất cả các khâu công tác, nhận biết được năng lực sở trường và sự phù hợp của mình đối với những vị trí cụ thể; giúp cho công tác bồi dưỡng quy hoạch cán bộ nguồn và tạo sự thuận lợi cho cán bộ quản lý trong điều hành hoạt động của Trung tâm.