- Trong đó: Chi phí lãi vay 23 58.580.491.41
7 6 239.466.081.10
Lợi nhuận trong các công ty liên kết 24 ________
0_ ________0_
Chi phí bán hàng 25 41.019.175.83
3
56.045.652.20 2
Chi phí quản lý doanh nghiệp 26 52.096.375.40
5 7 60.043.953.84
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh 30 1 563.806.270.09 4 348.463.173.32 Thu nhập khác 31 10.140.452.84 2 0 6.840.673.90 Chi phí khác 32 (1.212.762.486) 32.261.555.83 2 Lợi nhuận khác 40 11.353.215.32 8 (25.420.881.93 2)
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 50 575.159.485.41
9 2 323.042.291.39
Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 115.046.885.49
1 7 64.626.728.89
Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 ________
0_ ________0_
Lợi nhuận sau thuế TNDN 60 460.112.599.92
(Nguôn: BCTC tháng 06/2018 của công ty TNHH Vincom Retail Miên Bãc) Phần mêm quản trị: Hiện tại Vincom Retail đang sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp SAP được thiết kế riêng theo đặc thù hoạt động kinh doanh của Vincom Retail với các tính năng áp dụng cho hầu hết các phần hành trong công ty từ phần mềm kế toán cũng như hoạt động quản trị vận hành.
47
2.1.2. Tổ chức bộ máy của công ty
Sơ ĐÔ TÔ CHÚC CÔNG TY VTNCOM RETAIL
PHÓ CHlTỊCH THƯỜNG THỤ C 92
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Vincom Retail Miền Bắc
(Nguồn: Sơ đồ tổ chức công ty)
48
Công ty hoạt động dưới sự giám sát chung của CBLĐ Tập đoàn là Phó chủ tịch thường trực 02 và sự điều hành trực tiếp của Tổng giám đốc. Toàn công ty được chia thành 5 khối chính do các Phó tổng giám đốc phụ trách với phương hướng hoạt động chung như sau:
về kế hoạch:
Thường xuyên nghiên cứu, đề xuất bổ sung bộ kế hoạch hành động cho tất cả các mảng hoạt động của bộ phận mình quản lý. Khi phát sinh các chiến dịch, dự án... CBLĐ chịu trách nhiệm phải lập kế hoạch bổ sung, cập nhật vào bộ kế hoạch này đảm bảo tất cả các việc đều được quy hoạch để có kế hoạch thực hiện.
Xây dựng các kế hoạch hành động chi tiết với các phân công nhiệm vụ, hướng dẫn cụ thể theo bảng quy hoạch tổng thể. Các kế hoạch này phải đảm bảo tính tối ưu và khả thi.
Tổ chức triển khai và kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện các kế hoạch đã phê duyệt đảm bảo không bỏ quên, bỏ sót việc, các kế hoạch được thực hiện nghiêm túc, có chất lượng.
Thường xuyên nghiên cứu, đánh giá việc thực hiện các kế hoạch để có các biện pháp hỗ trợ, thúc đẩy, xử lý các vướng mắc, tạo các cơ chế động viên hoặc gây sức ép để các cơ sở hoàn thành được các kế hoạch đã đặt ra kể cả khi xuất hiện các tình huống thay đổi, bất lợi trong quá trình thực hiện, để rút kinh nghiệm nhằm xây dựng và triển khai các kế hoạch trong tương lai, các kế hoạch được xây dựng sau sẽ khả thi, tối ưu và hiệu quả hơn.
về nhân sự:
Đảm bảo đủ số lượng và chất lượng các CBNV theo biên chế đã được phê duyệt, với mục tiêu bộ máy và chất lượng nhân sự tinh gọn, đơn giản, hiệu quả, dễ sử dụng thông qua việc đánh giá định kỳ 3 tháng 1 lần năng suất, hiệu quả của CBNV dưới quyền, từ đó đề xuất điều chỉnh sơ đồ tổ chức, định biên, chính sách nhân sự tối ưu cho bộ phận mình lãnh đạo.
Việc đào tạo được tổ chức đầy đủ theo kế hoạch đã được phê duyệt với chất lượng tốt. CBNV biết việc đúng theo các tài liệu và chương trình đã đào tạo, từ đó
49
hiểu, thực hiện văn hoá, phong cách làm việc của Tập đoàn và hoàn thành tốt công việc của mình.
về quy định quy chế:
Thường xuyên nghiên cứu và đào tạo, nắm rõ các quy định quy chế, mô tả công việc của bản thân và các cấp dưới, kiểm soát và hỗ trợ các cán bộ dưới quyền làm đúng các quy định, quy chế. Định kỳ rà soát hệ thống quy định quy chế, mô tả công việc của các bộ phận/chức danh, tiêu chuẩn, chính sách; điều chỉnh và đề xuất điều chỉnh, cập nhật theo thẩm quyền.
về tài chính:
Tổ chức, triển khai, kiểm soát, đánh giá và thanh tra các việc quản lý tài sản trong phạm vi mình phụ trách, đảm bảo tuân thủ theo các quy định quản lý tài sản do Tập đoàn/Công ty ban hành. Các tài sản được khai thác hiệu quả, tối ưu nhất tuân thủ theo các quy định về quản lý tài sản của Tập đoàn, Công ty. Không bị thất thoát, lãng phí, hỏng hóc do không quản lý tải sản tốt. Việc mua sắm tài sản, đảm bảo đúng trong phạm vi ngân sách được duyệt, đúng thời điểm cần thiết, có hiệu quả cao nhất, mua đúng thứ cần - giá cả và chất lượng tốt.
về pháp chế: Tự trang bị kiến thức cơ bản về pháp lý, chịu trách nhiệm phê duyệt các vấn đề trong phạm vi thẩm quyền theo quy định của Tập đoàn, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật. Tổ chức, triển khai, hỗ trợ, kiểm soát, đánh giá và thanh tra các công việc của bộ phận mình để đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ.
về thanh tra: Mỗi CBLĐ phải là một Cán bộ Thanh tra tại cơ sở mình phụ trách và phải xử lý nghiêm các vi phạm theo đúng qui định của Tập đoàn/Cơ sở. Tổ chức hệ thống thanh tra kiểm soát chất lượng trong bộ phận mình quản lý, phân công việc thanh tra - kiểm soát cho các CBLĐ và nhân viên dưới quyền. Định kỳ hoặc đột xuất tổ chức việc thanh kiểm tra chuyên sâu/toàn diện đối với các hoạt động trong cơ sở của mình từ đó đưa ra các phê duyệt đề xuất các quyết định khen thưởng - kỷ luật theo thẩm quyền. Đồng thời tổng hợp và gửi Giám đốc/Trưởng phòng Thanh tra của công ty để cập nhật vào kỷ yếu những lỗi vi phạm nghiêm trọng hoặc có giá trị giáo dục/cảnh báo lớn.
50
về quản trị rủi ro: Phát hiện và nhận diện kịp thời các rủi ro có thể phát sinh trong công việc của mình, kiểm soát chặt chẽ việc đảm bảo an toàn lao động, an toàn vệ sinh thực phẩm, phòng cháy chữa cháy và an toàn tài sản của bộ phận mình quản lý; không để xảy ra các sự cố về phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động, an toàn vệ sinh thực phẩm và đảm bảo tài sản của bộ phận quản lý không thất thoát lãng phí.
Khối kinh doanh và Marketing: đứng đầu là Phó Tổng giám đốc Kinh
doanh & Marketing, bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm: Quy hoạch và xây dựng các kế hoạch kinh doanh trong toàn Công ty dựa trên kết quả Marketing xây dựng chính sách bán hàng cạnh tranh, hiệu quả; Nghiên cứu thị trường trong nước và ngoài nước để đánh giá lại hoặc đề xuất mới chiến lược phát triển, chiến lược sản phẩm, chiến lược khách hàng cho Công ty; Tổ chức việc lập chiến lược Marketing theo từng giai đoạn, nghiên cứu các xu hướng Marketing mới, xu hướng phát triển của ngành, các bài học về chiến lược Marketing của các thương hiệu thành công trên thế giới, khu vực, các phương pháp mới, công nghệ tự động.
Khối vận hành: đứng đầu là Phó tổng giám đốc vận hành với sự giúp việc
của giám đốc Setup và các giám đốc vùng. Khối vận hành được coi là cầu nối giữa khách hàng với công ty bởi vậy chăm sóc khách hàng là nhiệm vụ đặc thù của khối vận hành: Kiểm soát việc quản lý hợp đồng và chăm sóc khách thuê, đảm bảo nhân viên tuân thủ và thực hiện đúng quy trình/quy định, mang lại sự hài lòng cho khách thuê và khách mua sắm tại TTTM. Đánh giá và nhận định được tình trạng kinh doanh của khách thuê tại TTTM, phối hợp cùng các khách thuê kinh doanh tốt để duy trì và phát triển; tìm phương án và giải pháp hỗ trợ và thúc đẩy việc tăng trưởng doanh thu đối với các khách thuê kinh doanh chưa đạt hiệu quả. Đo lường sự hài lòng, nắm bắt được thị hiếu của các khách mua sắm thông qua việc khảo sát định kỳ hàng quý. Lập Kế hoạch hành động để cải thiện các điểm chưa đạt theo chỉ tiêu của công ty đưa ra nhằm nâng cao tiêu chuẩn dịch vụ, tiêu chuẩn vận hành, đáp ứng và thỏa mãn được nhu cầu hợp lý từ khách tại cơ sở.
51
Phối hợp với các bộ phận kế toán trong công tác thu hồi công nợ khách thuê, phối hợp với bộ phận Marketing quản lý các hoạt động marketing tại cơ sở, tuân thủ các tiêu chuẩn, đạt được mục tiêu tăng trưởng và hình ảnh của công ty.
Khối an ninh - an toàn - Phòng chống cháy nổ: bao gồm khối an ninh,
khối kiểm soát an toàn và phòng chống cháy nổ và khối thanh tra cơ sở vật chất.
Khối Nhân sự - Đào tạo: phụ trách quản lý, bao quát nhân sự của công ty
bao gồm quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công tính lương cho CBNV, Đánh giá năng lực, ý thức trách nhiệm trong công việc và xử lý kỷ luật, khiếu nại liên quan đến nội quy, quy chế của công ty, và các công việc liên quan đến công tác tuyển dụng nhân sự và triển khai các chương trình đào tạo trong công ty.
Khối Tài chính - Ke toán: Chịu trách nhiệm tổ chức, xây dựng và kiểm soát
hoạt động của hệ thống kế toán Công ty mình phụ trách, bao gồm: kế toán tài chính và kiểm toán, kế toán quản trị và thuế.
Đồng thời, khối Tài chính - Kế toán còn chịu trách nhiệm xây dựng và kiểm soát triển thực hiện các bộ kế hoạch sau đảm bảo đúng kế hoạch và tiến độ được phê duyệt như Kế hoạch kiểm kê tài sản, Kế hoạch kiểm kê hàng hóa, Kế hoạch quản trị rủi ro kế toán, thuế.; Dự báo kết quả kinh doanh hàng quý, nắm bắt và giải thích được các biến động bất thường nếu có; Quản lý nguồn vốn và tài sản của công ty.
Công ty quản lý theo cơ chế phân quyền, căn cứ theo phương hướng hoạt động chung, giám đốc các khối sẽ là người điều hành và chịu trách nhiệm trực tiếp với Tổng giám đốc. Hiện tại Vincom Retail Miền Bắc chưa có bộ phận Kiểm soát nội bộ cũng như kiểm toán nội bộ độc lập. Công tác kiểm soát nội bộ được thể hiện trong các quy trình phối hợp và thực hiện công việc của các khối, các bộ phận.
2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ doanh thu - chi phí tại công ty TNHHVincom Retail Miền Bắc Vincom Retail Miền Bắc
2.2.1. Phân loại doanh thu — chi phí tại công ty
52
Theo quy định hiện hành của chế độ kế toán, tại Vincom Retail doanh thu phát sinh được chia thành hai loại chính là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và doanh thu hoạt động tài chính, trong đó:
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bao gồm: (i) Doanh thu cho thuê bất động sản đầu tư: là các doanh thu phát sinh từ hoạt động cho thuê mặt bằng TTTM; (ii) Doanh thu chuyển nhượng bất động sản: phát sinh từ các giao dịch bán hoặc cho thuê dài hạn bất động sản; (iii) Doanh thu cung cấp dịch vụ: là doanh thu phát sinh liên quan đến hoạt động vui chơi giải trí, hoạt động quản lý, môi giới cho thuê mặt bằng TTTM và các dịch vụ liên quan đi kèm với hoạt động cho thuê mặt bằng TTTM như cung cấp điện, nước, dịch vụ vệ sinh, trông giữ xe...
Doanh thu khác: phát sinh từ các khoản lãi chậm thanh toán, các khoản phạt thanh lý và các khoản phạt khác của khách thuê.
Doanh thu hoạt động tài chính: là các khoản lãi từ tiền gửi, tiền cho vay và các khoản đặt cọc, lãi thu được từ các giao dịch hợp tác kinh doanh, thanh lý các khoản đầu tư và các doanh thu hoạt động tài chính khác.
Doanh thu cho thuê tại Vincom Retail miền Bắc được chia làm 03 loại chính tương ứng với 03 loại hợp đồng thuê tương ứng là: Hợp đồng thuê thông thường, hợp đồng chia sẻ doanh thu không tập trung và hợp đồng chia sẻ doanh thu tập trung ngoài các quy định chung giống nhau về quy định của TTTM, quyền lợi, nghĩa vụ của các bên. mỗi loại hợp đồng cho thuê sẽ có những điểm riêng ảnh hưởng đến việc kiểm soát doanh thu của loại hợp đồng thuê đó.
Hợp đồng thuê thông thường: Thường có thời hạn thuê 3 năm, 5 năm hoặc dài hơn với các gian hàng kinh doanh rạp chiếu phim, gym, vui chơi giải trí., tiền thuê và phí dịch vụ được thu theo đơn giá thuê cố định, đơn giá thuê ở năm thuê sau có thể tăng so với 5%, 7% ... so với năm trước tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Hợp đồng chia sẻ doanh thu không tập trung: Tiền thuê sẽ được thu căn cứ vào cơ sở tính tiền thuê - là tổng doanh thu bán hàng và doanh thu khác (chưa bao gồm thuế GTGT) từ việc Bên thuê bán hàng hóa và/hoặc cung cấp các dịch vụ cho
53
khách hàng trong, tại hoặc từ Phần diện tích thuê (hoặc vị trí trong phạm vi khu TTTM theo thỏa thuận của các bên), và không được thấp hơn tiền thuê tối thiểu.
Tương ứng với mỗi mức cơ sở tính tiền thuê là một tỷ lệ CSDT nhất định, khi phí thuê tính trên cơ sở tính tiền thuê nhỏ hơn tiền thuê tối thiểu thì tiền thuê tối thiểu sẽ là phí thuê mà bên thuê phải trả của tháng đó.
Hợp đồng chia sẻ doanh thu tập trung: tương tự như hợp đồng CSDT không tập trung, điểm khác biệt duy nhất để phân biệt hai hình thức thuê này với hợp đồng CSDT tập trung thì nhân viên của Vincom sẽ là người thu tiền bán hàng hàng ngày, đóng vai trò làm thu ngân của gian hàng. Cuối tháng bên cho thuê sẽ hoàn trả phần doanh thu còn lại của tháng đó sau khi cấn trừ đi các tiền thuê, phí dịch vụ và các khoản phải thu khác của tháng đó và các tháng trước (mà chưa thanh toán nếu có).
Hoạt động kiểm soát doanh thu được thể hiện trong từng bước của quy định, quy trình tại Vincom Retail từ bước triển khai cho thuê tới việc ghi nhận doanh thu phù hợp với từng loại hợp đồng thuê.
2.2.1.2. Phân loại chi phí
Các chi phí phát sinh tại Vincom Retail được chia thành các loại sau:
Giá vốn hàng bán và cung cấp dịch vụ: hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực bất động sản đầu tư, giá vốn của công ty chủ yếu là chi phí khấu hao bất động sản đầu tư và chi phí vận hành là các chi phí liên quan trực tiếp khác tới việc cho thuê, như: Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí tiền lương nhân viên trực tiếp quản lý bất động sản cho thuê, chi phí khấu hao các công trình phụ trợ phục vụ việc cho thuê BĐS đầu tư...
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp gồm: chi phí lương cho CBNV, chi phí tư vấn, hoa hồng môi giới, chi phí dự phòng và các chi phí dịch vụ mua ngoài khác.
Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố: là các chi phí và dịch vụ mua ngoài, chi phí nhân viên và một số chi phí khác không bao gồm chi phí hoạt động tài chính, liên quan tới việc hình thành bất động sản đầu tư trong năm.
54
Chi phí khác: là các chi phí phát sinh từ thanh lý tài sản, chi phí bồi thường vi phạm hợp đồng.
2.2.2. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu, chi phí tại công ty
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu chi phí tại Vincom Retail được áp dụng theo thông tư 200/2014/TT-BTC, cụ thể như sau:
2.2.2.1. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu
Thứ nhất, doanh thu phải được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh, khi chắc chắn thu được lợi ích kinh tế, được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản được quyền nhận, không phân biệt đã thu tiền hay sẽ thu được tiền. Doanh thu tiền thuê tại công ty được hạch toán hàng loạt tại ngày 01 của tháng, hạn thanh toán của khách hàng tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng,thông thường sẽ là ngày 08 hoặc ngày 15 của tháng.
Thứ hai, doanh thu và chi phí tạo ra khoản doanh thu đó phải được ghi nhận