CÔNG TY TNHH VINCOM RETAIL MIỀN BẮC
72A Nguyễn Trãi, phường Thượng Đình, quận Thanh Xuân, Hà Nội MSDN: 0106250673
ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Hà Nội. ngày [Ị 4 J / Q20i∣2] Người đề nghị:
Nội dung thanh toán:
Số tiền thanh toán: Bằng chữ: Chứng từ kèm theo: (ghi số lượng cho từng loại chứngtừ) Bộ phận đề nghị: Người thụ hưởng: Hình thức thanh toán:
Giấy đi đường, công tác Hợp đồng kinh tế / Phụ lục HĐ Thanh lý hợp đồng
Phiếu yêu cầu công việc nội bộ
Đã TƯ ngày: Trừ đã tạm ứng:
Số tạm ứng thừa: Bản duyệt chi
Giấy y êu cầu vật tư, hàng hoá Đơn đặt hàng
Phiếu nhập kho
Biên bản giao nhận, nghiệm thu Hóa đơn tài chính
Tiền mặt Chuyển khoản Khác (ghi rõ) CMTND: Tài khoản: tại ngân hàng: Vụ việc / Ghi chú: Người đề nghị thanh toán
Trưởng bộ phận CBLĐ duyệt chi xác nhận
Kế toán kiểm Tổng Giám đốc tra chứng từ phê duy ệt
(Nguồn: Mau văn bản phát hành tại của Tập đoàn)
Thẩm quyền và hạn mức phê duyệt được quy định cụ thể theo sơ đồ sau:
89
Sơ đô 2.3. Thâm quyên phê duyệt chi phí online trên hệ thông SAP
(Nguồn: Quy trình kiểm soát ngân sách, chi phí và quyền duyệt chi Online trên SAP của công ty)
90
(3) Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ thanh toán: Đây được coi là một bước kiểm soát chéo giữa các bộ phận trong quy trình. Tại bước này, bộ phận kế toán chi phí chịu trách nhiệm kiểm soát lại một lần nữa tính tính hợp lý hợp lệ của hồ sơ thanh toán, gồm:
- Kiểm tra chứng từ của bộ hồ sơ thanh toán đầy đủ và phù hợp theo quy định.
- Kiểm soát thẩm quyền duyệt chi theo đúng thẩm quyền, hạn mức của CBLĐ phê duyệt chi hoặc CBLĐ được ủy quyền bằng văn bản. Các khoản chi vượt quyền/ngân sách cần được bổ sung bản duyệt.
- Kiểm tra về tính hợp pháp của hóa đơn, nhà cung cấp phải đang hoạt động, hóa đơn đã được phát hành trên trang http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Định kỳ trước khi nộp tờ khai GTGT thực hiện tra cứu hóa đươn bỏ trốn, tra soát lũy kế từ đầu năm tài chính đến thời điểm nộp tờ khai.
- Kiểm tra tính hợp pháp của thư Bảo lãnh thông qua trang thông tin ngân hàng phát hành bảo lãnh.
- Kiểm soát công nợ, rà soát tiến độ và thời hạn thanh toán đúng quy định của hợp đồng đảm bảo (i) không thanh toán khi chưa đến hạn; (ii) chưa hoàn ứng đúng hạn mà không có phê duyệt của CBLĐ có thẩm quyền.
(4) Hạch toán kế toán đảm bảo đầy đủ và đúng bản chất của các nghiệp vụ phát sinh.
(5) Thực hiện thanh toán: Bước thanh toán được thực hiện bởi bộ phận kế toán tiền, đảm bảo tính độc lập nhất định trong các bước của quy trình.
(6) Kiểm soát thanh toán và lưu trữ hồ sơ: kiểm soát việc thanh toán căn cứ trên hệ thống Ebanking của Ngân hàng đảm bảo khớp số dư tiền hàng ngày. Đóng dấu “Đã thanh toán”, “Đã fax/scan” trên các bộ hồ sơ thanh toán đã thanh toán thành công tránh trường hợp thanh toán nhiều lần cho một bộ hồ sơ thanh toán, lưu chứng từ thanh toán cùng hoá đơn (copy) theo từng ngân hàng và thứ tự thời gian phục vụ việc lưu trữ hồ sơ và giải trình khi cần. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.2.5. Giám sát các kiểm soát
91
Hoạt động kiểm soát nội bộ được thể hiện trong các quy trình thực hiện công việc hàng ngày tại mỗi bộ phận. Hoạt động giám sát thường xuyên sẽ do CBLĐ trực tiếp phụ trách, các vướng mắc gặp phải trong quá trình xử lý công việc luôn phải được báo cáo cấp trên kịp thời nhằm giảm thiểu các rủi ro. Các hoạt động rà soát được thực hiện đều đặn hàng tháng nhằm phát hiện các thay đổi bất thường cũng như hạn chế của hệ thống nhằm khắc phục, hoàn thiện và cải tiến hệ thống đáp ứng yêu cầu quản trị.
Ngoài nội bộ đơn vị phòng ban, hoạt động giám sát các kiểm soát còn được thực hiện bởi Ban Thanh tra và kiểm soát chất lượng (Cấp công ty và cấp Tập đoàn), Ban tài chính Tập đoàn.
Ban tài chính Tập đoàn phụ trách kiểm soát các hoạt động liên quan đến mảng tài chính kế toán. Định kỳ, Ban Tài chính sẽ cử các cán bộ đến trực tiếp công ty tìm hiểu về quy trình hoạt động của đơn vị. Căn cứ theo các quy trình ban hành tại công ty, Ban tài chính sẽ phỏng vấn trực tiếp CBNV phụ trách nhằm kiểm tra mức độ hiểu và thực hiện quy trình, kiểm tra khả năng nắm bắt và chủ động kiểm soát công việc. Bên cạnh đó, Ban tài chính kiểm tra tính đúng đắn của các số liệu kế toán trên thống đồng thời yêu cầu kế toán giải trình cho các trường hợp bất thường, làm rõ căn cứ, cơ sở hạch toán. Từ đó, đưa ra các cảnh báo về rủi ro mà công ty có thể gặp phải; đề xuất giải pháp tương ứng nhằm hoàn thiện quy trình và khả năng kiểm soát cho CBNV có liên quan. Các trường hợp CBNV làm không đúng theo quy trình đều bị kỷ luật tùy theo mức độ sai phạm.
Ban Thanh tra và kiểm soát chất lượng có vai trò kiểm soát chung tất cả các hoạt động diễn ra tại mỗi công ty và toàn Tập đoàn bao gồm:
Thực hiện việc kiểm tra định kỳ và đột xuất việc thực hiện, tuân thủ các quy trình/quy định nội bộ của các công ty và các phòng/ban của Tập Đoàn.
Tìm kiếm, xác định các lỗi tuân thủ/thực thi, các lỗi chất lượng trong hoạt động của các phòng/ban, các công ty, kết hợp với các phòng/ban và các công ty để tìm nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục, kiểm soát việc thực hiện hoạt động khắc phục và biện pháp khen thưởng/kỷ luật đi kèm (nếu có).
92
Thanh tra các vụ việc, vi phạm, các đơn thư tố giác liên quan đến các hoạt động của các phòng/ban, các công ty trong Tập đoàn theo yêu cầu của Lãnh đạo.
Hậu kiểm kết quả tổng kiểm tra nội bộ mà công ty đã thực hiện, đảm bảo tính chính xác, trung thực của các báo cáo này.
Lường trước các nguy cơ gian lận, rủi ro liên quan đến hệ thống kiểm soát của các phòng/ban, các công ty, phát hiện và đề xuất phương án xử lý sớm nhằm ngăn chặn và giảm thiểu hậu quả, phối hợp xây dựng cơ chế kiểm soát việc thực hiện các quy trình, quy định toàn bộ Tập đoàn theo các tiêu chuẩn đã có.
Phối hợp với các phòng/ban, các công ty, xây dựng/sửa đổi các quy trình, quy định, tiêu chuẩn dịch vụ, quy chế nội bộ nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và nâng cao công tác phối hợp nội bộ giữa các phòng/ban, công ty.
Đề xuất các Nội dung/phương án kiểm tra/kiểm soát cho tháng tiếp theo. Các sai phạm khi bị thanh tra phát hiện CBNV cũng như CBLĐ trực tiếp của CBNV mắc sai phạm đều bị kỷ luật nghiêm khắc. Do đó, với mỗi phần hành, không chỉ CBNV mà cả CBLĐ trực tiếp cũng phải hiểu quy trình để giám sát và kiểm soát việc thực hiện của cấp dưới, mỗi cấp CBLĐ sẽ là một cửa kiểm soát, ngăn chặn rủi ro cho công ty.
2.3. Đánh giá kiểm soát nội bộ doanh thu - chi phí tại công ty
Quá trình tìm hiểu về KSNB doanh thu - chi phí tại công ty TNHH Vincom Retail Miền Bắc cho thấy, tại công ty chưa có bộ phận KTNB chuyên biệt nhưng các yếu tố cấu thành KSNB vẫn tồn tại và đang có những đóng góp nhất định vào hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty. Chính vì thế, KSNB tại công ty vẫn còn tồn tại những mặt hạn chế cần khắc phục nhằm nâng cao vai trò của KSNB doanh thu - chi phí nói riêng và hiệu quả hoạt động của công ty nói chung.
2.3.1. Ưu điểm
2.3.1.1. về môi trường kiểm soát:
Công ty có một môi trường thuận lợi để duy trì và tổ chức KSNB nhằm phát huy tối đa của nó trong công tác quản lý tại công ty. Các CBLĐ Tập đoàn cũng như Vincom Retail luôn nhận thức được sự cần thiết và vai trò quan trọng của KSNB.
93
Các CBLĐ luôn thể hiện vai trò của người thủ lĩnh dám nghĩ, dám làm, dám dấn thân và không ngại thay đổi, mạnh dạn tiếp cận cái mới trong xây dựng và tổ chức hệ thống nói chung và KSNB doanh thu - chi phí nói riêng. Nhờ đó, các quy trình và thủ tục kiểm soát luôn được quan tâm phù hợp và điều chỉnh kịp thời bất cập từ thực tế hoạt động của công ty. Tại công ty, các quy trình luôn được cập nhật, phát hành trên trang cẩm nang quản trị của Tập đoàn. Các văn bản phát hành mới luôn được thông báo đến từng CBNV bằng email nhằm đảm bảo tất cả CBNV luôn nắm bắt và thực hiện đúng quy trình của công ty cũng như của Tập đoàn.
Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng theo mô hình tập trung phân quyền, tạo ra sự linh hoạt và chủ động nhất định với phạm vi phân quyền phù hợp, không trùng chéo. Tuy không phải là công ty con hoạt động độc lập, nhưng tại từng TTTM, giám đốc BQL sẽ có vai trò kiểm soát biến động doanh thu, tình hình công nợ khách hàng cũng như kiểm soát chi phí với kế hoạch ngân sách đã lập nhằm hoàn thành các mục tiêu hoạt động chung của công ty, của Tập đoàn.
Chính sách nhân sự được coi là công cụ hữu hiệu giúp các nhà quản lý đạt được mục tiêu trong sử dụng, quản lý và kiểm soát nguồn nhân lực. Các quy định, chính sách liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, khen thường, kỷ luật. đều được ban hành chính thức trên trang phát hành văn bản của Tập đoàn, theo đúng quy định của Luật Lao động và phù hợp với tiêu chuẩn trách nhiệm xã hội. Công ty đặc biệt chú trọng tới công tác đào tạo, mỗi CBNV/CBLĐ tùy thuộc vào cấp bậc và thâm niên công tác mà sẽ có chỉ tiêu giờ dạy/giờ học tương ứng. Hoạt động đào tạo được các phòng ban lên kế hoạch và thực hiện giảng dạy định kỳ hàng tháng dưới sự giám sát của ban nhân sự đào tạo của công ty. Tại công ty nói riêng và Tập đoàn Vingroup nói chung mức lương thưởng luôn được duy trì ở mức cao hơn so với mặt bằng chung thêm vào đó là các chương trình đào tạo bài bản, hệ thống, ngoài ra, Vingroup luôn có các chính sách ưu đãi nội bộ cho CBNV và người thân như khám chữa bệnh miễn phí hoặc với giá ưu đãi tại Vinmec, ưu đãi học phí cho con em CBNV tại Vinscliool...
94
Hệ thống kế toán được tổ chức phù hợp cả về bộ máy và quy trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán. Phòng kế toán được chia thành 03 nhóm: Kế toán doanh thu, kế toán chi phí và kế toán tiền. Các nhóm hoạt động độc lập, thông tin cung cấp của nhóm này sẽ là cơ sở kiểm soát và thực hiện công việc của nhóm kia đảm bảo việc kiểm tra chéo giữa các bộ phận. Việc tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán về cơ bản tuân thủ theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Hoạt động thu nhận thông tin kế toán tại công ty được chuẩn hóa thông qua các quy định mẫu biểu cụ thể và quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ đảm bảo chứng từ phải có sự soát xét, phê chuẩn trước khi ghi nhận lên sổ kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán được vận dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty và dựa trên nguyên tắc chung của Tập đoàn trong việc mở các tài khoản chi tiết nhằm đảm bảo việc theo dõi, kiểm soát cơ cấu doanh thu, chi phí phát sinh và biến động trong từng tháng. Bên cạnh hệ thống BCTC theo đúng chế độ kế toán hiện hành, hệ thống BCQT tại công ty được xây dựng tương đối đầy đủ, đáp ứng yêu cầu thông tin, kiểm tra, giám sát, và là căn cứ để đánh giá tình hình hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong từng kế hoạch, chương trình hoạt động.
Hệ thống SAP là công cụ hỗ trợ hữu hiệu cho công tác kiểm soát các hoạt động tại công ty đặc biệt là KSNB doanh thu - chi phí.
2.3.1.3 về hoạt động kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát được áp dụng nhằm hướng tới mục tiêu kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Ngoài việc vận dụng các nguyên tắc kiểm soát cơ bản như: phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn trong xây dựng cơ cấu tổ chức của đơn vị, các nguyên tắc này còn được vận dụng trong xây dựng các quy định, quy chế, quy trình hoạt động thông qua các văn bản được phát hành chính thức nhằm đảm bảo các thủ tục kiểm soát được thực thi trong các hoạt động của công ty. CBLĐ luôn lắng nghe những ý kiến phản hồi từ nhân viên của mình để có những điều chỉnh kịp thời và phù hợp về các chính sách, quy định của công ty cho phù hợp với những thay đổi
95
trong và ngoài công ty. Có thể nói hệ thống SAP tại Vincom Retail được thiết kế riêng cho đặc thù kinh doanh của công ty nên hệ thống sẽ có chương trình ứng dụng riêng cho kế toán doanh thu. Các hoạt động rà soát định kỳ được tiến hành tại từng bộ phận không chỉ phục vụ công tác báo cáo tại bộ phận mà còn là cơ sở để xây dựng và hoàn thiện hệ thống, nâng cao năng lực kiểm soát của hệ thống cũng như người thực hiện công việc. Đối với chi phí, việc kiểm soát thể hiện thông qua ngân sách từng bộ phận với quy định chi tiết, cụ thể về phân quyền mức phê duyệt của từng cấp CBLĐ nhằm đề cao tính chủ động trong kiểm soát chi phí ở từng bộ phận. Thực hiện tự động hóa các bước phê duyệt bằng việc tạo quyền duyệt chi online trên hệ thống SAP đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3.1.4. về giám sát các hoạt động kiểm soát
Ngoài các hoạt động kiểm soát vốn có trong các quy trình hoạt động, ban tài chính và ban thanh tra & kiểm soát chất lượng chính là hai bộ phận làm nhiệm vụ lại việc thực thi của các bộ phận. Không chỉ tìm ra các sai phạm phải xử lý mà còn đưa ra các giải pháp hoàn thiện và nâng cao kiểm soát các hoạt động tại công ty.
2.3.2. Hạn chế
Với biểu hiện rõ nét về sự tồn tại các yếu tố cấu thành của KSNB doanh thu - chi phí tại đơn vị: Môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, hoạt động kiểm soát và giám sát kiểm soát, đã góp phần đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu mà công ty đã đề ra. Tuy nhiên, để phát huy vai trò và hiệu quả thực sự của hoạt động KSNB thì công ty cần khắc phục những hạn chế sau:
2.3.2.1. về phong cách nhà quản trị
Thứ nhất, đội ngũ CBLĐ chưa nhận thức đúng đắn về vai trò và tầm quan trọng của KSNB doanh thu, chi phí cũng như hoạt động kiểm soát chung của công ty. Tại công ty, áp dụng các quy định về tiêu chuẩn chung, chuẩn mực đạo đức và văn hóa ứng xử của Tập đoàn. Tuy nhiên mới dừng lại ở mức độ tuyên truyền và chưa thực sự nghiêm túc trong việc triển khai cũng như kiểm soát thực hiện.
Thứ hai, các nhà quản lý chưa thực sự chú trọng đến hoạt động nhận diện, đánh giá và phân tích rủi ro về doanh thu, chi phí tại công ty. Việc đánh giá rủi ro
96
của các cấp quản lý chủ yếu vẫn dựa trên kinh nghiệm quản lý cá nhân hơn là dựa vào những phương tiện và phương pháp đánh giá rủi ro hiện đại, khoa học.
Thứ ba, việc ứng dụng công nghệ kỹ thuật hiện đại vào công tác kiểm soát doanh thu, chi phí chưa được triển khai một cách đồng bộ và hiệu quả. Các chương trình phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ cũng như hoạt động quản trị vẫn mang tính cục bộ, hệ thống SAP tại các cơ sở Vincom+ chưa được ứng dụng triệt để các lợi ích mà