6. Ket cấu của luận văn
3.2. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ doanh th u chi phí tại côngty
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
3.2.1.1. về phong cách nhà quản trị:
Năng lực và phẩm chất đạo đức của nhà quản trị có ảnh hưởng rất lớn tới tính hữu hiệu của KSNB, nhất là với các DN có địa bàn hoạt động kinh doanh phân tán, quản lý không tập trung rất dễ xảy ra sai phạm, gây thất thoát tài sản của công ty. Một quy trình dù thiết kế đầy đủ, chặt chẽ nhưng nếu nhà quản lý không trung thực thì sai phạm vẫn có thể xảy ra. Nhận thức đúng đắn về vai trò, tầm quan trọng của KSNB sẽ giúp các nhà quản trị xác định được loại hình kiểm soát phù hợp cho đơn vị. Để làm được điều này, giải pháp cụ thể đặt ra cho đội ngũ CBLĐ như sau:
Thứ nhất, nâng cao nhận thức của đội ngũ CBLĐ về vai trò và tầm quan trọng của KSNB doanh thu - chi phí. Quan điểm, nhận thức và thái độ hành động của các cấp quản lý trong DN là yếu tố trực tiếp ảnh hưởng tới việc thiết lập và vận hành KSNB một cách hữu hiệu. Do đó, để nâng cao hiệu quả KSNB doanh thu - chi phí trước hết cần phải nâng cao nhận thức, quan điểm của nhà quản lý về mục tiêu, vai trò và các yếu tố cấu thành của KSNB. Các CBLĐ tại công ty chủ yếu đi lên từ vị trí CSKH của khối vận hành, nên một khóa đào tạo ngắn hạn về KSNB, về
108
nghiệp vụ quản lý tài chính, kế toán, đồng thời lựa chọn một công ty khác trong Tập đoàn hoặc một công ty ngoài có KSNB đang được vận hành một cách hữu hiệu để khảo sát thực tế và học hỏi kinh nghiệm là điều cần thiết. Song song với công tác đào tạo của công ty, bản thân đội ngũ CBLĐ cũng cần chủ động nghiên cứu, tìm hiểu, tự trang bị thêm cho mình các kiến thức về KSNB. Một người lãnh đạo có nhận thức đúng về vai trò KSNB sẽ tạo ra đội ngũ nhân viên hiểu và chấp hành tốt các quy trình kiểm soát thông qua các buổi phổ biến, đào tạo cho nhân viên cấp dưới để bản thân họ cũng thấy được vai trò của KSNB, thấy được những khâu kiểm soát trong công việc mình đang thực hiện hàng ngày; yêu cầu nhân viên thực hiện nghiêm túc các quy trình kiểm soát nhưng cũng khuyến khích họ đưa ra ý kiến của mình về những bất cập của quy trình trong quá trình thực hiện nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả KSNB tại công ty.
Thứ hai, nâng cao nhận thức của nhà quản lý trong nhận diện, đánh giá và phân tích rủi ro về doanh thu, chi phí. Bất động sản là lĩnh vực tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro, chịu ảnh hưởng của biến động nền kinh tế, nằm ngoài khả năng kiểm soát của DN. Mặc dù, CBLĐ công ty đã chú ý tới công tác KSNB nhưng nếu rủi ro không được nhận diện, đánh giá, phân tích thì việc đưa ra các thủ tục kiểm soát phù hợp, kịp thời để ứng phó là không thể. Thiếu đi quá trình đánh giá rủi ro, KSNB sẽ bị mất phương hướng, do đó, để hoàn thiện KSNB, nâng cao nhận thức của nhà quản lý trong việc nhận diện, phân tích và đánh giá rủi ro là điều tất yếu.
Thứ ba, nâng cao nhận thức của nhà quản lý trong việc tiếp cận và áp dụng hệ thống quản lý hiện đại để tăng cường tính hiệu quả của KSNB doanh thu, chi phí. Áp dụng những phương pháp quả trị mới là cách ứng dụng các kỹ thuật hiện đại vào công tác quản trị, là công cụ để giảm thiểu các thủ tục kiểm soát những vẫn mang lại hiệu quả KSNB cao.
3.2.1.2. Về hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng trong việc thiết lập môi trường kiểm soát trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo tính xuyên suốt và nhất quán từ bước ra quyết định, triển khai, bước kiểm tra, kiểm soát quá trình thực hiện trong
109
phạm vi toàn doanh nghiệp. Qua tìm hiểu, ta cũng thấy được các quy trình được áp dụng tại công ty đều thể hiện hoạt động kiểm soát trong các quy trình hoạt động. Tuy nhiên, về tổng thể KSNB lại chưa đạt được yêu cầu, mục tiêu mà công ty đề ra do còn thiếu tính đồng bộ trong việc triển khai và thực hiện các quy trình. Bên cạnh đó, dự thảo Nghị định về kiểm toán nội bộ đang được Bộ Tài chính trình Chính phủ xem xét ban hành. Theo đó, KTNB sẽ là một bộ phận bắt buộc đối với các công ty niêm yết và một số loại hình doanh nghiệp. Với tình hình thực tế và quy mô hoạt động, việc xây dựng bộ phận KTNB trong cơ cấu tổ chức của công ty là điều tất yếu và cần thiết.
3.2.1.3. về hoàn thiện chính sách nhân sự
Xuất phát từ thực trạng và định hướng phát triển của công ty trong giai đoạn tới, Vincom Retail cần thực hiện một số giải pháp sau nhằm nâng cao chất lượng và đổi mới nguồn nhân lực cũng như hoàn thiện công tác KSNB tại công ty.
Một là, rà soát sửa đổi, bổ sung, ban hành mới các chính sách nhân sự. Một trong những lỗ hổng trong công tác quản lý của một số doanh nghiệp trong công ty là các chính sách nhân sự hiện không còn phù hợp với yêu cầu quản lý hiện nay của đơn vị nhưng chưa được sửa đổi, bổ sung. Vì vậy, trong thời gian tới cần rà soát và sớm sửa đổi, bổ sung các chính sách nhân sự là cơ sở để người lao động phấn đấu, cống hiến cho mục tiêu chung của công ty, trong đó có mục tiêu của về KSNB doanh thu, chi phí.
Hai là, chuẩn hóa nội dung và đa dạng các hình thức đào tạo. Bên cạnh hình thức đào tạo ngay trong công việc, tức là bố trí xen kẽ những người có kinh nghiệm làm việc cùng và kèm cặp những người mới còn ít kinh nghiệm, các lớp đào tạo quy trình, nghiệp vụ hàng tháng do các phòng ban tự tổ chức thì công ty cũng cần áp dụng các hình thức đào tạo ngoài công việc, với các hình thức và phương pháp đào tạo như: tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn; tham quan, khảo sát trong và ngoài nước; tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học thay vì áp đặt chỉ tiêu giờ đào tạo dẫn đến việc đào tạo chống đối, lấy số lượng mà không có hiệu quả. Đối với lao động quản lý, công ty cần chú trọng hình thức đào tạo, bồi dưỡng cho công việc
110
hiện tại, khắc phục sự thiếu hụt về kiến thức kinh tế, ngoại ngữ, tin học, trình độ quản lý. Đối với lao động trực tiếp sản xuất như nhân viên vệ sinh, kỹ thuật, công ty tập trung đào tạo và đào tạo lại trình độ chuyên môn kỹ thuật phù hợp với thực tế công việc, nâng cao kỹ năng và ý thức an toàn lao động. Các quy định, quy trình mới ban hành cần được đạo tạo đồng bộ với sự tham gia của tất cả các bộ phận có liên quan nhằm tạo sự thống nhất trong các thức triển khai và phối hợp giữa các bộ phận, đặc biệt là các quy trình liên quan đến kiểm soát doanh thu, chi phí.
Ba là, xây dựng chính sách tuyển dụng, thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao. Công ty nên xây dựng các chương tình tuyển dụng chuyên nghiệp, bài bản bằng việc tổ chức những ngày hội tuyển dụng nhằm quảng bá hình ảnh công ty đồng thời thu hút một lượng lớn nguồn nhân sự trẻ, tài năng với nhiều cơ hội lựa chọn ứng viên đáp ứng các yêu cầu của công ty.
Đối với nguồn nhân lực bên trong công ty, cần rà soát bố trí lại công việc cho phù hợp với khả năng của từng người, có thể giao cho họ đảm nhiệm những công việc chuyên môn kỹ thuật quan trọng hơn hoặc đề bạt, bổ nhiệm vào các chức danh quản lý cao hơn, tạo điều kiện thuận lợi để họ phát huy khả năng và tự khẳng định mình. Lãnh đạo trong công ty phải luôn đặc biệt quan tâm đến nguồn nhân lực hiện có và kịp thời khen thưởng xứng đáng, động viên các đề xuất có tính sáng tạo của họ như khen thưởng cá nhân, tập thể có đóng góp đáng kể trong việc thúc đẩy doanh thu, kiểm soát tốt việc thu hồi công nợ cũng như kiểm soát chi phí tiết kiệm và hiệu quả. Đồng thời công ty cần chăm lo đến đời sống tinh thần cho bản thân và gia đình CBNV. Trong những trường hợp đặc biệt ví dụ như điều động cán bộ đi công tác xa nhà dài hạn, các doanh nghiệp cần có chính sách hỗ trợ về vật chất, nơi ăn ở để đảm bảo cho họ yên tâm cống hiến.
Đối với nguồn nhân lực bên ngoài, công ty cần ban hành những cơ chế, chính sách cụ thể để thu hút như: Chính sách tiền lương với quy định về tiền lương trả cho các cá nhân có trình độ lành nghề khác nhau thực hiện cùng một loại công việc. Bố trí công việc phù hợp với khả năng của họ, tạo điều kiện để họ phát huy được khả năng và quan tâm đến việc bồi dưỡng để phát triển nguồn nhân lực này. Chính sách
111
hỗ trợ vật chất khác như hỗ trợ nhà ở, hỗ trợ kinh phí đào tạo lại hoặc bồi dưỡng kiến thức chuyên ngành phù hợp với công việc, hỗ trợ việc làm cho vợ (chồng) đối với những trường hợp ở xa chuyển đến nhằm tạo điều kiện cho họ yên tâm công tác, phát huy được năng lực, trí tuệ và gắn bó lâu dài với công ty. Ngoài ra, công ty căn cứ nhu cầu lao động hợp tác và phối hợp với các trường, các cơ sở đào tạo để đăng ký tuyển dụng lao động. Công ty cần có chính sách tuyển dụng đào tạo, phát triển đội ngũ nhân viên quản lý rủi ro có kinh nghiệm, có kiến thức để có thể nhận diện, đánh giá và quản lý rủi ro tại đơn vị.
Bốn là, xây dựng và đổi mới chế độ lương thưởng. Không có một quy tắc hay quy định cụ thể nào có thể đảm bảo tính khoa học của việc xây dựng chế độ khuyến khích vật chất cho người lao động ở doanh nghiệp được. Song, đây là công việc có ý nghĩa đối với quá trình nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, do vậy việc xây dựng chế độ khuyến khích vật chất là điều bắt buộc mà công ty phải làm. Theo đó, thang lương, bảng lương áp dụng với người lao động được xây dựng trên cơ sở đánh giá mức độ phức tạp công việc của lao động trực tiếp sản xuất, lao động chuyên môn, nghiệp vụ, thừa hành, phục vụ và lao động quản lý. Ngoài chế độ tiền lương theo quy định và cách trả lương như hiện nay, chế độ khuyến khích cần phải đảm bảo những nguyên tắc:
- Căn cứ vào vị trí và trách nhiệm trong công việc. Đây có thể coi như là nội dung quan trọng quyết định đến mức thưởng do tính chất và mức độ phức tạp của công việc quy định, nó phản ánh trách nhiệm của mỗi vị trí trong đơn vị. Mức thưởng phải xứng đáng với kết quả của công việc và đảm bảo tăng cường được tính chính xác và giá trị khuyến khích của cơ chế.
- Việc trích lập quỹ tiền thưởng phải căn cứ vào kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Tổng số quỹ tiền thưởng chiếm một tỷ lệ nhất định nào đó phù hợp với lợi nhuận giữ của doanh nghiệp.
- Phân chia tiền thưởng cho từng cá nhân phải trên cơ sở đánh giá thành tích đóng góp của từng cá nhân, bộ phận. Vì vậy khi đánh giá cần phải chính xác, công bằng và hết sức khách quan.
112
- Cần xây dựng chế độ khen thưởng cụ thể liên quan tới việc kiểm soát doanh thu, chi phí trong cơ chế khen thưởng của công ty nhằm thúc đẩy các bộ phận trong việc tăng doanh thu và kiểm soát tốt công nợ cũng như kiểm soát tốt các khoản chi đảm bảo việc sử dụng chi phí tiết kiệm và hiệu quả.