1.3.3.2. Quy trình kiểm soát chu trình bán hàng - ghi nhận doanh thu trong doanh nghiệp bất động sản
Trong chu trình bán hàng - thu tiền tại DN thông thường, mỗi bước nghiệp vụ thường yêu cầu rất nhiều chứng từ đi kèm chứng minh tương ứng. Số lượng giao dịch phát sinh không nhiều như các DN thông thường, nhưng giá trị mỗi giao dịch tại DN BĐS khá lớn. Hiện nay, một loại hình kinh doanh đang phát triển khá mạnh mẽ của ngành BĐS đó là BĐS đầu tư mà cụ thể là hoạt động kinh doanh BĐS bán lẻ cho thuê mặt bằng TTTM. Tại Việt Nam vẫn còn khá ít các doanh nghiệp kinh
33
doanh trong lĩnh vực này, vì thế, các quy trình được thiết kế và xây dựng vẫn cần được bổ sung và hoàn thiện dần trong quá trình hoạt động của DN. Việc xây dựng KSNB với các hoạt động kiểm soát trong các khâu của từng quy trình, nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa và phát hiện kịp thời các sai phạm xảy ra là vô cùng quan trọng bơi nếu đơn vị không xây dựng được cho mình bộ máy KSNB hữu hiệu nhất là đối với chu trình bán hàng - ghi nhận doanh thu thì việc không thu hồi được công nợ khách hàng là điều khó tránh khỏi. Tùy theo từng giao dịch phát sinh cụ thể mà việc đàm phán cũng như cách xử lý các điều khoản trong hợp đồng cũng khác nhau, song, chu trình bán hàng - ghi nhận doanh thu trong DN BĐS được cụ thể hóa thành các bước xử lý và các thủ tục kiểm soát tương ứng sau:
Giai đoạn 1: Trước khi bàn giao, cho thuê BĐS đầu tư
Bước 1: Quy hoạch mặt bằng và chuẩn bị cho thuê
Căn cứ vào thông tin nghiên cứu thị trường tại vị trí của BĐS đầu tư, các phòng ban chức năng (thường là phòng quản trị dự án phối hợp với phòng kinh doanh) đưa ra phương án quy hoạch dựa trên các nguyên tắc phân loại ngành hàng, đánh giá khách thuê thống nhất phương án cụ thể về diện tích, số lượng gian hàng theo từng nhóm khách hàng.
Từ đó đề xuất mức giá cơ sở cho ngành hàng, dự án dựa trên quy hoạch mặt bằng, ngành hàng, khách thuê đã thống nhất; các thông tin tham khảo trên thị trường về năng lực chi trả của khách thuê, mức giá thuê của các dự án tương đương trên thị trường và trong hệ thống. Dựa trên các hệ số chuyên môn và giá cơ sở để đề xuất giá thuê ngân sách của từng gian hàng. Phân bổ chỉ tiêu gồm diện tích và doanh thu cho thuê đến từng chuyên viên kinh doanh. Phân bổ khách thuê (theo nhóm khách thuê) đến từng chuyên viên kinh doanh dựa trên các tiêu chí đánh giá cá nhân về: Năng lực, kinh nghiệm chuyên môn, mối quan hệ với khách hàng... triển khai việc cho thuê.
Việc quy hoạch và công tác chuẩn bị trước khi cho thuê mặt bằng nhằm không chỉ đáp ứng kế hoạch ban đầu về quy hoạch TTTM mà còn đảm bảo về khả năng tăng trưởng doanh thu và hạn chế rủi ro công nợ sau này cho công ty.
34
Bước 2: Triển khai việc cho thuê
Tiếp cận đàm phán khách thuê Phê duyệt báo cáo chốt Ký thư đề nghị thuê và đặt cọc Bàn giao mặt băng _________/ Ký kết hợp đồng thuê _________/
Sơ đồ 1.1. Các bước triển khai cho thuê mặt bằng TTTM
(Nguồn: Quy trình triển khai cho thuê TTTM tại công ty)
Dựa trên nguồn khách hàng tiềm tăng đã thu thập, khối kinh doanh tiến hành lựa chọn và phân bổ các thương hiệu được đưa vào TTTM. Thống nhất các điều kiện thuê cơ bản theo quy định với khách thuê (ví dụ: vị trí, diện tích, thời hạn thuê, giá thuê, phí dịch vụ, điều khoản tăng giá và gia hạn thuê...). Trường hợp có điều khoản đàm phán đặc biệt ngoài quy chuẩn, chuyên viên kinh doanh cần đề xuất phương án và làm tờ trình gửi các cấp Lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt. Sau khi đã thống nhất với khách thuê hoặc có phê duyệt, chuyên viên kinh doanh lập Báo cáo chốt chuyển giám đốc kinh doanh phê duyệt.
Việc bắt buộc phải có phê duyệt của CBLĐ có thẩm quyền trong các trường hợp điều khoản năm ngoài quy chuẩn và trên báo cáo chốt không chỉ nhăm mục đích kiểm soát công việc chung mà còn là bước kiểm soát quan trọng nhăm ngăn chặn các gian lận do chuyên viên kinh doanh thông đồng với khách hàng.
Khoản đặt cọc nhận chỗ mà khách hàng đóng sau khi hoàn thành thư đề nghị thuê chính là điều kiện ràng buộc, tránh tình trạng khách hàng nhận thuê rồi hủy ngang ảnh hưởng đến kế hoạch triển khai các dự án.
Giai đoạn 2: Hạch toán doanh thu và thu hồi công nợ khách hàng
Bước 1: Kế toán hạch toán, xuất hóa đơn cho khách hàng về chi phí tiền thuê, phí quản lý và chi phí các dịch vụ phát sinh căn cứ theo phụ lục, hợp đồng.
Bước 2: Thực hiện hạch toán những khoản tiền về và tiến hành xử lý các khoản phải thu khách hàng. Để hạn chế những rủi ro liên quan đến tiền mặt cần khuyến khích hình thức thanh toán không dùng tiền mặt. Tiền về được cập nhật đầy đủ vào Nhật ký thu tiền, hạch toán đúng mã khách, đúng công nợ.
Mục tiêu kiểm soát chi phí
Phát sinh
Mọi nghiệp vụ liên quan đến khoản mục chi phí được ghi nhận trên báo cáo kết quả kinh doanh theo thực tế phát sinh. Loại bỏ tình trạng ghi nhận chi phí khống, chi phí không hợp lý, hợp lệ.
Đầy đủ Mọi chi phí thực tế phát sinh phải được ghi nhận, phản ánh đúngthực trạng hoạt động của DN. 35
Công nợ khách hàng nên được theo dõi chi tiết theo tuổi nợ, phân loại nhóm nợ để từ đó lên kế hoạch thu nợ. Để giảm các sai phạm, cần đảm bảo tính độc lập nhất định giữa chuyên viên kinh doanh, kế toán công nợ và kế toán tiền.
Bước 3: Hạch toán điều chỉnh và xử lý công nợ
Tất cả các bút toán liên quan đến điều chỉnh phí thuê, phí quản lý đều phải căn cứ theo phụ lục hợp đồng ký kết giữa 2 bên.
Bước 4: Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi và xóa sổ các khoản không thu hồi được.
Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng kế toán cũng như chuẩn bị cho việc khóa sổ kế toán phục vụ công tác lập BCTC, DN phải tiến hành đánh giá các khoản phải thu không có khả năng thu hồi căn cứ trên báo cáo tuổi nợ và tình hình thực tế để tiến hành lập dự phòng cho các khoản phải thu này. Nhằm hạn chế những biến động lớn về kết quả kinh doanh trong kỳ khi có rủi ro xảy ra. Việc trích lập dự phòng cần dựa trên những đánh giá và bằng chứng đáng tin cậy như: khách hàng bị phá sản hoặc có tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản dẫn đến mất khả năng thanh toán hoặc DN đã tiến hành đòi nợ nhiều lần nhưng không đòi được...
Căn cứ theo nguyên tắc và quy định hiện hành của chế độ kế toán, DN cần xem xét việc xóa nợ cho các khách hàng không có khả năng thu hồi được công nợ.
1.3.4. Kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp bất động sản
1.3.4.1. Mục tiêu kiểm soát chi phí
Chiến lược tăng trưởng của doanh nghiệp thường đi liền với sự kết hợp hài hòa giữa hai yếu tố đó là tăng doanh thu và tối ưu chi phí. Do đó, mục tiêu kiểm soát chi phí nhằm:
36