Bước 1: Cập nhật doanh thu
bán hàng của Gian hàng
Hàng ngày chăm sóc khách hàng thực hiện:
- Xác nhận cùng đại diện gian hàng tổng doanh thu bán hàng của ngày liền trước.
- In báo cáo tổng kết từ phần mềm bán hàng của gian hàng để lưu kèm hoặc chụp ảnh sổ ghi chép bán hàng (đối với gian hàng không sử dụng phần mềm).
- Hàng ngày CSKH nhập doanh thu (không bao gồm VAT) của gian hàng lên hệ thống SAP.
Doanh thu bán hàng của gian hàng CSDT được theo dõi và cập nhật lên hệ thống SAP hàng ngày đảm bảo căn cứ tính tiền thuê cho gian hàng chính xác đồng thời phát hiện kịp thời các sai sót (nếu có). Tuy nhiên, việc theo dõi và cập nhật doanh thu gian hàng hàng ngày của CSKH không được thực hiện nghiêm túc và thường xuyên dẫn đến tình trạng để khớp báo cáo chốt doanh thu gửi kế toán, cuối tháng CSKH thường sửa báo cáo theo số của gian hàng cung cấp ảnh
hưởng đến hiệu quả kiểm doanh thu gian hàng cũng như cơ sở tính tiền thuê. Ngoài ra, việc xác nhận với gian hàng chỉ được thực hiện với báo cáo chốt cuối tháng thay vì hàng ngày như quy trình. Đây có thể là những nguyên nhân gây thất thoát doanh thu của công ty nếu khách hàng có gian lận.
Bước 2: Kiểm soát doanh thu
tại Gian hàng
Để kiểm soát việc khai báo doanh thu của gian hàng và số liệu theo dõi hàng ngày của CSKH, định kỳ hàng tuần, giám đốc BQL sẽ tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên nhằm phát hiện kịp thời sai sót (nếu có) và xử lý các sai phạm theo đúng quy định, quy chế của hợp đồng thuê. 1. Kiểm soát doanh thu gian hàng khai báo:
-Giám đốc BQL kiểm tra ngẫu nhiên (trực tiếp hoặc Camera) lượng khách vào, khách mua tại các thời điểm trong ngày, bao gồm giờ cao điểm và thấp điểm, so sánh đối chiếu với số lượng hóa đơn Gian hàng khai báo để đánh giá thực tế khai báo doanh thu của GH
có chính xác không.
-Đề nghị gian hàng định kỳ hàng tuần nộp hóa đơn bán hàng để CSKH đối chiếu ngẫu nhiên với Camera TTTM (lượng khách ra vào gian hàng) và doanh thu gian hàng khai báo hàng ngày.
-Theo dõi Camera tại quầy thu ngân của gian hàng để kiểm soát tình trạng hóa đơn, xuất bán thực tế của gian hàng. Đối với các gian hàng chưa có Camera kết nối với hệ thống trung tâm tại quầy thu ngân, giám đốc BQL/Sales đàm phán với gian hàng và đề xuất lắp bổ sung thêm.
-Nếu phát hiện sai sót CSKH yêu cầu gian hàng giải trình. Các gian lận phát hiện cần lập tức thông báo cho chủ gian hàng và xử lý theo
đúng quy định chế tài của Hợp đồng thuê.
2. Kiểm soát số liệu cập nhật hàng ngày lên SAP: hàng tuần giám đốc BQL kiểm tra số liệu CSKH nhập trên SAP, nếu nghi ngờ số
Bước 3: Báo cáo doanh thu
hàng tháng
CSKH thực hiện báo cáo tổng hợp doanh thu tháng T - 1 của các gian hàng CSDT không tập trung tại TTTM và gửi kế toán doanh thu.
Bước 4: Đối chiếu, ghi nhận tổng doanh thu
tháng với
- Nhận bản chốt báo cáo tổng kết doanh thu có ký xác nhận và đóng dấu (nếu là công ty) của Khách thuê để đảm bảo doanh thu tháng mà khách thuê gửi trùng khớp với tổng doanh thu CSKH theo dõi trên SAP hàng ngày.
Khách thuê - Giám đốc BQL kiểm soát việc khớp số liệu ghi hàng ngày nhập lên SAP với Báo cáo doanh thu tháng Khách thuê cung cấp. Mọi chênh lệch cần được Khách thuê giải thích và CSKH điều chỉnh số liệu ghi nhận doanh thu ngày trên SAP.
Học Viên: Đinh Thị Tuyến Lớp: CH.18.02.KTB
(Nguồn: Quy trình kiểm soát hoạt động CSDT tập trung của công ty)
Bên cạnh những hoạt động kiểm soát theo quy trình, hoạt động kiểm soát còn được thể hiện trong xét đoán cá nhân của người thực hiện công việc. Cụ thể, tại bộ phận kế toán doanh thu, hàng tháng mỗi chuyên viên kế toán sẽ chủ động kiểm soát doanh thu tại từng TTTM mình phụ trách:
- Với các loại doanh thu cố định (tiền thuê và phí quản lý của hợp đồng thuê thông thường, phí vệ sinh, phí quản lý và tiền thuê tối thiểu của hợp đồng CSDT, phí vệ sinh, phí gia tăng.): doanh thu giữa các tháng về cơ bản sẽ không có chênh lệch, kế toán phải làm rõ lý do của từng chênh lệch phát sinh để đảm bảo hạch toán đầy đủ doanh thu phát sinh trong kỳ. Một số nguyên nhân dẫn đến chênh lệch: gian hàng hết hạn hợp đồng hoặc thanh lý trước hạn, đơn giá thay đổi do gia hạn hợp đồng.
- Với các loại doanh thu biến đổi (doanh thu từ phí điện, nước, xe, BTU, phí thuê của hợp đồng CSDT.) ngoài việc phối hợp với bộ phận kỹ thuật, lễ tân, CSKH trong việc chốt số liệu xuất hóa đơn hàng tháng cho khách, kế toán còn kiểm soát doanh thu thông qua các chênh lệch tăng giảm bất thường, thông qua mặt hàng kinh doanh của gian hàng. Chẳng hạn, với một gian hàng bất kỳ, sẽ luôn phát sinh chi phí điện trừ trường hợp gian hàng mở (điện dùng chung với TTTM), kho (điện thu cùng gian hàng chính). Hay với các gian hàng ẩm thực, gian hàng Gym, rạp chiếu phim ngoài chi phí điện, các gian hàng này còn phát sinh thêm chi phí nước, phí vệ sinh và phí ngoài giờ với phòng Gym, rạp chiếu phim, quán cà phê...
Theo đó, tùy vào đặc điểm kinh doanh của từng gian hàng, kế toán sẽ cần kiểm soát nhằm đảm bảo hạch toán đầy đủ các doanh thu phát sinh trong kỳ.
6 tháng đầu năm 2018(VNĐ) trọngTỷ 6 tháng đầu năm 2017(VNĐ) trọngTỷ Giá vốn hàng bán 600.547.841.02 86,6% 629.953.892.55 84,4% Chi phí bán hàng ________ 41.019.175.833 %5,9 2 56.045.652.20 % 7,5 Chi phí quản lý doanh nghiệp 52.096.375.40 5 7,5 % 60.043.953.847 8,0% Tổng 693.663.392.25 8 100% 7 746.043.498.60 100% 81
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:
Kiểm soát chung: Hoàn thiện và cập nhật thường xuyên kế hoạch an ninh toàn diện là thủ tục kiểm soát hữu hiệu mà doanh nghiệp cần thực hiện nhằm đảm bảo tính an toàn và trung thực cho hệ thống thông tin nói chung và thông tin kế toán nói riêng. Vấn đề bảo mật thông tin được quy định chặt chẽ bằng văn bản cam kết giữa Vincom Retail với người lao động ngay khi ký hợp đồng lao động. Mỗi CBNV khi vào công ty sẽ được cấp 01 tài khoản dùng để đăng nhập vào các hệ thống, ứng dụng liên quan đến công việc mình phụ trách: Phần mềm SAP, Cẩm nang quản trị, Dataroom.. .Mỗi tài khoản sẽ được phân quyền cụ thể, các thao tác sẽ được lưu trên lịch sử truy cập theo tài khoản của người thực hiện thao tác.
Kiểm soát ứng dụng: Nhằm đảm bảo cho nguồn dữ liệu đầu vào hợp lệ, công ty đã thực hiện các thủ tục kiểm soát như: dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống phải được phê duyệt một cách đầy đủ; đánh dấu đã sử dụng chứng từ sau khi nhập liệu nhằm hạn chế việc sử dụng chứng từ để nhập liệu lần thứ hai vào hệ thống; kiểm soát lại số liệu được cung cấp từ bộ phận khác so với hệ thống,...
Các công việc kiểm soát nguồn dữ liệu đầu vào đang được các bộ phận tại công ty thực hiện chưa được cụ thể hóa bằng văn bản nhưng các bước kiểm soát luôn được đào tạo bài bản bởi CBLĐ phụ trách trực tiếp. Các thủ tục kiểm soát quá trình nhập liệu, quá trình xử lý dữ liệu đã được lập trình sẵn trên phần mềm SAP thông qua các chức năng như: hệ thống sẽ có thông báo nhắc nhở khi người dùng nhập sai nguyên tắc; dữ liệu phải nhập theo đúng loại đã khai báo; báo cáo các yếu tố bất thường (với chỉ số tiêu thụ điện nước hàng tháng của gian hàng, hệ thống sẽ chặn không cho lưu các trường hợp có chỉ số cuối thấp hơn chỉ số đầu); kiểm tra các tài khoản công nợ không nhập mã khách;...Việc kiểm soát giữ liệu đầu vào không chỉ thể hiện ưu điểm vượt trội của hệ thống SAP mà còn thể hiện năng lực kiểm soát của chính những nhân viên phụ trách, hiểu hệ thống và hiểu chính công việc mình đảm nhiệm.
Học Viên: Đinh Thị Tuyến Lớp: CH.18.02.KTB
82
Hệ thống SAP tại Vincom Retail được thiết kế theo đặc thù hoạt động của công ty, định kỳ, bộ phận kế toán doanh thu thường tiến hành rà soát liên quan tới việc kiểm soát doanh thu như: chênh lệch doanh thu giữa các kỳ, tình trạng các hợp đồng thue,...nham kiểm soát biến động doanh thu đồng thời tìm ra các “lỗ hổng” của hệ thống nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng kiểm soát hệ thống.
b. Các hoạt động kiểm soát chi phí
Hoạt động kinh doanh chủ yếu là cho thuê BĐS đầu tư, một phần giá vốn cho thuê BĐS đầu tư phụ thuộc vào việc tập hợp chi phí ban đầu hình thành BĐS đầu tư và tương đối ổn định qua các kỳ. Do đó, mặc dù chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí phát sinh trong kỳ tại công ty nhưng trong bài viết này, tác giả chỉ tìm hiểu sâu vào việc kiểm soát chi phí liên quan đến hoạt động vận hành TTTM, bao gồm 05 nhóm chi phí chính: Chi phí nhân sự, chi phí năng lượng, chi phí bảo vệ, chi phí Marketing và chi phí khác.