Kịp thời Đảm bảo tính đúng kỳ, phù hợp với doanh thu được ghi nhận của kỳtương ứng. Đánh giá Việc ghi chép, phân loại khoản mục chi phí, phân bổ chi phí trảtrước nhất quán và phù hợp. Trình bày
1.3.4.2. Quy trình kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp Bất động sản
Với mỗi nhóm chi phí, doanh nghiệp sẽ có những hoạt động kiểm soát tương ứng, phù hợp đáp ứng yêu cầu kiểm soát của đơn vị.
Nhóm chi phí thường xuyên: liên quan đến qua trình vận hành doanh nghiệp, tương đối ổn định và ít biến động, định mức và nguyên tắc chi đã được duyệt trước khi thực hiện. Để đảm bảo quá trình vận hành không bị ảnh hưởng do thanh toán chậm hoặc thanh toán thiếu các chi phí điện nước, phí thuê mặt bằng.. .kế toán cần kiểm soát đầy đủ các đầu mục chi phí phát sinh trong tháng tại từng cơ sở, bộ phận. Đồng thời, kiểm soát biến động chi phí giữa các tháng, các trường hợp có chênh lệch bất thường cần được giải trình đầy đủ từ bộ phận với CBLĐ có thẩm quyền trước khi tiến hành thanh toán.
37
Nhóm chi phí phát sinh theo đề xuất: hoạt động kiểm soát các chi phí này tương tự với hoạt động kiểm soát trong quy trình mua hàng - thanh toán tại các doanh nghiệp thông thường.
Kiểm soát quá trình mua hàng hóa, dịch vụ được thực hiện trong từng bước của quy trình mua hàng, bao gồm:
Lập đề xuất mua hàng hóa/dịch Phê duyệt mua hàng hóa/dịch vụ Lựa chọn nhà cung cấp Xác nhận đặt hàng và cam kết mua hàng Tiếp nhận hàng hóa/dịch vụ
Sơ đồ 1.2. Các bước trong quy trình mua sắm hàng hóa — dịch vụ
(Nguồn: Quy trình thanh toán chi phí hoạt động tại công ty) (1) Lập đề xuất mua hàng hóa/dịch vụ
Tại bộ phận khi phát sinh chi phí hoặc nhu cầu mua sắm trang thiết bị, tiến hành lập đề xuất mua hàng và chuyển đến bộ phận mua hàng. Doanh nghiệp cần chú ý đến những thủ tục kiểm soát quan trọng sau đối với đề xuất mua hàng hóa/dịch vụ:
- Tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt của CBLĐ có thẩm quyền.
- Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin và được lập thành hai liên (Liên 1: Lưu tại bộ phận yêu cầu; liên 2: Lưu tại bộ phận mua hàng để làm căn cứ đặt hàng).
- Cần phân công cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng nhằm tránh tình trạng đề nghị mua hàng nhiều lần cho cùng một nhu cầu.
38
Giấy đề nghị mua hàng phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và giao cho người phụ trách mua hàng bảo quản nhằm ngăn chặn rủi ro do những người không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng.
- Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện đối với giấy đề nghị mua hàng đã phát hành để đảm bảo hàng đề nghị mua được xử lý kịp thời ở các bước tiếp theo. Do đó, cần phải tiến hành phân loại và lưu riêng các hồ sơ: đã nhận được đơn đặt hàng và chưa nhận được đơn đặt hàng.
(2) Phê duyệt mua hàng hóa/dịch vụ:
Khi nhận được giấy đề xuất mua hàng hóa/dịch vụ, Trưởng phòng cung ứng sẽ đưa ra một số thủ tục nhằm xác minh đề xuất mua hàng hóa.dịch vụ là cần tránh tình trạng đặt hàng quá sớm sẽ gây lãng phí, ứ đọng vốn,..., còn nếu đặt hàng quá trễ sẽ gây gián đoạn quá trình vận hành của đơn vị, đồng thời loại bỏ những giấy đề xuất mua hàng không cần thiết hoặc mua hàng với số lượng lớn nhằm chiếm đoạt hàng hóa.
(3) Lựa chọn nhà cung cấp
Mục đích là để DN có thể tiếp cận được những nguồn cung cấp có chất lượng cao với giá cả hợp lý nhất. Sau khi nhận được giấy đề xuất mua hàng hóa/dịch vụ (đã được phê duyệt), bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào loại hàng hoá/dịch vụ để lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp. Đối với các nhà cung cấp truyền thống, định kỳ bộ phận mua hàng xem xét lại chất lượng, giá cả của nhà cung cấp này và so sánh với giá thị trường. Bên cạnh đó, các DN cần mở rộng giao dịch với những nhà cung cấp mới nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng hàng hóa cung cấp cho khách hàng. Các thủ tục kiểm soát khi lựa chọn nhà cung cấp:
- Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng, tối thiểu 03 báo giá tùy vào chủng loại và giá trị của hàng hóa dịch vụ cần mua mà số lượng báo giá nhà cung cấp sẽ phải tăng lên nhằm giúp cho DN chọn được nhà cung cấp tốt nhất.
- Nên hoán đổi nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp trong một thời gian dài dẫn đến nhân viên này có thể chọn
39
nhà cung cấp không bán hàng hóa phù hợp nhất hoặc mức giá không hợp lý vì họ nhận được tiền hoa hồng từ nhà cung cấp.
- Ban hành các quy tắc đạo đức trong đó nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà cáp hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp. Tiến hành kỷ luật nghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng.
- Mọi thông tin (giá cả, chất lượng, quy cách, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, mức chiết khấu,...) trong bảng báo giá đều phải được ghi chép, lưu trữ và tổng hợp để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt.
- Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được người có thẩm quyền phê duyệt nhằm tránh tình trạng có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp.
- Thực hiện nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp.
- DN nên cập nhật thường xuyên và quản lý danh sách các nhà cung cấp giúp DN tiếp cận, thực hiện giao dịch mua hàng với những nhà cung cấp có hiểu biết, đủ năng lực cũng như hạn chế giao dịch với những nhà cung cấp có quan hệ mật thiết với nhân viên mua hàng.
(4) Xác nhận đặt hàng và cam kết mua hàng:
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng. Các thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng:
- Đơn đặt hàng trước khi thực hiện phải được phê duyệt của Trưởng phòng cung ứng nhằm đảm bảo việc mua hàng được quản lý tập trung, tránh mua hàng tuỳ tiện gây lãng phí.
- Đánh số thứ tự liên tục trước trên các đơn đặt hàng chưa sử dụng và bảo quản cẩn thận. Tổ chức theo dõi chặt chẽ việc phát hành và sử dụng các đơn đặt hàng đã in sẵn. Nếu phát hiện bị mất các đơn đặt hàng đã in sẵn, bộ phận mua hàng cần nhanh chóng thông báo cho các bộ phận liên quan để ngừng xử lý đối với đơn đặt hàng này.
40
- Thông báo cho các nhà cung cấp biết những người đủ thẩm quyền đặt hàng đối với từng nhóm hàng cụ thể nhằm ngăn chặn nhân viên cấp dưới trực tiếp thực hiện giao dịch và tự động xét duyệt đơn hàng để gian lận.
- Theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao nhưng vẫn chưa nhận được hàng. - Xác nhận cam kết mua hàng: Đơn đặt hàng do DN lập chưa phải là chứng từ chứng minh cho cam kết mua bán hàng hoá giữa bên bán và bên mua vì chưa có sự đồng ý của bên bán. Thông thường sau khi gửi đơn đặt hàng, DN phải theo dõi để đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn trong đơn đặt hàng. Nếu có sự thay đổi, đơn đặt hàng sẽ được lập lại và cần phải thông báo cho các bộ phận có liên quan biết.
(5) Tiếp nhận hàng hóa/dịch vụ:
Sau khi đạt được sự thoả thuận giữa bên bán và bên mua, bộ phận mua hàng sẽ cử một nhân viên đến tại địa điểm theo hợp đồng để nhận hàng. Yêu cầu:
- Để kiểm soát tốt, nhân viên nhận hàng không được thuộc bộ phận đặt hàng. - Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng. Báo cáo nhận hàng cần ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng hàng thực nhận và được lập thành ba liên gửi cho các bộ phận: Bộ phận nhận hàng, bộ phận mua hàng và kế toán. Báo cáo nhận hàng phải được đánh số liên tục và được bảo quản cẩn thận, nếu phát hiện mất báo cáo nhận hàng nhân viên nhận hàng phải thông báo ngay cho các bộ phận có liên quan.
- Nhân viên nhận hàng phải từ chối nhận hàng nếu hàng giao không đúng với đơn đặt hàng hay hợp đồng đã được phê duyệt.
- Để tránh tình trạng kiểm nhận hàng cẩu thả hoặc vô tình bỏ sót các chi tiết quan trọng, DN nên thiết kế các bảng kiểm tra bao quát tất cả các đặc điểm quan trọng của hàng mua cần kiểm tra khi nhận hàng như: Số lượng, quy cách, chất lượng,.. .và gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng.
- Nhanh chóng chuyển hàng đã nhận được đến đúng vị trí tồn trữ đã được xác định hoặc chuyển ngay đến nơi cần sử dụng để tránh tình trạng đề nghị mua hàng lần thứ hai đối với hàng đã nhận được.
41
Với dịch vụ, dịch vụ được xác nhận hoàn thành khi có đầy đủ biên bản xác nhận dịch vụ có xác nhận của bên cung cấp và CBLĐ phụ trách bộ phận đề nghị. Đồng thời yêu cầu có thêm hình ảnh minh họa khi làm thủ tục thanh toán.
Kiểm soát quá trình thanh toán: Việc ghi nhận nợ phải trả và trả tiền vào sổ sách kế toán được thực hiện khi kế toán nhận được hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, đảm bảo sự phê duyệt thích hợp cho các khoản phải trả, chi trả đúng hạn cho số lượng hàng hóa, dịch vụ thực nhận, theo đúng đơn giá đã thoả thuận, tránh trả tiền trùng lắp,...
Quy định về luân chuyển chứng từ để đảm bảo hoá đơn của nhà cung cấp được chuyển đến phòng kế toán sớm nhất. Khi nhận được hoá đơn, kế toán công nợ sẽ kiểm tra đối chiếu giữa hoá đơn với các chứng từ khác như đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho,. để đảm bảo nghiệp vụ mua hàng đã được xét duyệt đầy đủ, hàng nhận đúng số lượng, chất lượng, giá cả theo thỏa thuận giữa hai bên. Nếu có sai sót trên hoá đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân và xử lý kịp thời. DN cần hạn chế tối đa thanh toán bằng tiền mặt để hạn chế tối đa việc xảy ra gian lận, chú ý theo dõi hàng bị trả lại hoặc được giảm giá. Đối với những hóa đơn của nhà cung cấp mà kế toán nhận được nhưng không có đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng cần phải theo dõi riêng và xử lý phù hợp.
Kế toán cần tiến hành lưu riêng hồ sơ để theo dõi những hoá đơn chưa trả tiền và những hoá đơn đã trả tiền để tránh tình trạng trả tiền trùng lắp. Các hóa đơn chưa trả tiền cần được sắp xếp theo thứ tự ngày đến hạn thanh toán để đảm bảo việc chi trả theo đúng thỏa thuận, đối với các hóa đơn đã trả tiền cần được đóng dấu “Đã thanh toán” ngay để tránh trả tiền hai lần cho cùng một hóa đơn. Định kỳ, khi nhận được giấy đối chiếu công nợ từ nhà cung cấp, kế toán cần kiểm tra kỹ và thông báo kịp thời cho nhà cung cấp nếu có sai sót. Ngoài ra, kế toán công nợ cần chú ý các nghiệp vụ quanh ngày khóa sổ để đảm bảo các nghiệp vụ đều được ghi đúng kỳ.
Để đảm bảo hiệu quả của các thủ tục kiểm soát trên, DN nên tăng cường hoạt động giám sát trong quá trình thực hiện đồng thời nhà quản lý tiến hành so sánh kết
42
quả của hoạt động mua hàng và trả tiền thực tế với dự toán, với kỳ trước hay với các đối thủ khác nhằm có biện pháp giải quyết kịp thời nếu bộ phận mua hàng không đạt được mục tiêu đề ra.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương này, tác giả tập trung làm rõ lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ trên nền tảng của VSA 315, ISA 315 và COSO 1992, 2013 để nắm được kiểm soát nội bộ là gì? Mục tiêu kiểm soát nội bộ và các thành phần chủ yếu của kiểm soát nội bộ. Từ đó đi sâu tìm hiểu về kiểm soát nội bộ với khoản mục doanh thu và chi phí trong doanh nghiệp.
Dựa vào các cơ sở lý luận trong chương I, tác giả sẽ tiếp tục đi sâu tìm hiểu và phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ Doanh thu - chi phí tại Công ty TNHH Vincom Retail Miền Bắc, để từ đó đưa ra đánh giá về ưu và nhược điểm của KSNB Doanh thu - chi phí tại công ty.
43
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU - CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH VINCOM RETAIL MIỀN BẮC
2.1. Giới thiệu chung về công ty TNHH Vincom Retail Miền Bắc.
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Vincom Retail Miền Bắc là một trong ba công ty thành viên của Công ty Cổ phần Vincom Retail, được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh cấp ngày 05/08/2013.
Trụ sở chính tại 70A Nguyễn Trãi, Phường Thượng Đình, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.
Lĩnh vực hoạt động: Hoạt động kinh doanh chính trong lĩnh vực cho thuê mặt bang bán lẻ và kinh doanh Bất động sản, Vincom Retail với thương hiệu Vincom đã trở thành Thương hiệu Bất động sản bán lẻ hàng đầu Việt Nam, mà điển hình là hệ thống TTTM phủ sóng toàn quốc. Với các loại hình mua sắm, ẩm thực và vui chơi giải trí đa dạng, hệ thống Vicom không chỉ mang đến cho khách hàng không gian mua sắm sang trọng, tiện nghi mà còn là điểm đến của văn hóa nghệ thuật, vui chơi giải trí. Sở hữu, quản lý và vận hành các dự án tổ hợp TTTM đẳng cấp, quy mô bậc nhất Việt Nam, Vincom Retail có vai trò dẫn dắt xu hướng tiêu dùng và khẳng định uy tín của một nhà đầu tư, quản lý Bất động sản thương mại chuyên nghiệp.
Các dấu mốc phát triển của Vincom Retail:
Năm 2013: Nhận chuyển nhượng các TTTM Vincom từ Vingroup gồm TTTM Vincom Center Bà Triệu, TTTM Vincom Center Đồng Khởi, TTTM Vincom Plaza Long Biên và TTTM Vincom Mega Mall Royal City. Nhận khoản đầu tư đầu tiên trị giá 200 triệu Đô la Mỹ từ quỹ đầu tư Warburg Pincus Investments III B.V. và Credit Suisse AG chi nhánh Singapore.
Năm 2014: Nhận chuyển nhượng TTTM Vicom Mega Mall Times City từ Vingroup, khai trương TTTM Vincom Plaza Hạ Long - TTTM đầu tiên ngoài Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh. Đến 31/12/2014, Vincom Retail sở hữu 6 TTTM trên toàn quốc.
44
Năm 2015: Mua lại 05 siêu thị Maximark và khai trương 10 TTTM nâng số TTTM của Vincom Retail lên con số 21 vào 31/12/2015 với tổng diện tích sàn bán lẻ khoảng 850.000m2. Tiếp tục nhận khoản đầu tư thứ hai trị giá 100 triệu Đô la Mỹ từ quỹ Warburg Pincus Investments III B.V.
Năm 2016: Ra mắt trung tâm mua sắm mang thương hiệu Vincom+, khai trương cửa hàng đầu tiên của Zara tại Việt Nam được mở tại TTTM Vincom Center Đồng Khởi cùng nhiều con số nổi bật khác: Khai trương 10 TTTM mới, nhận khoản góp vốn và tài sản có tổng trị giá khoảng 8.610 tỷ đồng từ Tập đoàn Vingroup, sở hữu danh mục 31 TTTM tại 31/12/2016 với tổng diện tích sàn bán lẻ đạt 1 triệu m2,