6. Ket cấu của luận văn
3.2.2.Hoàn thiện hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Một là, những quy chế, quy định nội bộ về doanh thu, chi phí cần phải được truyền tải đến các bộ phận có liên quan để các nhân viên có thể nắm rõ được các quy định liên quan hoạt động của mình. Như đã nếu ở chương II, thông tin liên quan tới các quy định, quy trình chưa được phổ biến tiếp cận một cách đầy đủ, dẫn đến, yếu tố này của KSNB vẫn còn hạn chế là sự truyền thông trong công ty vẫn chưa bảo đảm nhà quản lý và nhân viên nắm rõ được hết các quy định, quy chế và các quyết định của công ty. Ngoài việc sử dụng email thông báo các văn bản quy định phát hành mới, thì bản thân CBLĐ từng phòng ban sẽ là người nắm bắt tất cả những thông tin thay đổi hàng ngày và những quy định, quy chế, quyết định liên quan đến hoạt động của bộ phận mình và chịu trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến, đào tạo nhân viên của mình chấp hành đúng quy định của công ty. Đồng thời, việc mở các lớp đào tạo tập trung các bộ phận liên quan về hướng dẫn quy trình nghiệp vụ là cần thiết nhằm thống nhất phương thức thực hiện và phối hợp giữa các bộ phận đáp ứng yêu cầu công việc và mục tiêu KSNB của công ty.
Hai là, thông tin do phòng kế toán cung cấp cần có sự phân tích rõ hơn về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh. Để những thông tin này trở nên rất hữu ích cho nhà quản lý trong việc đưa ra những quyết định quản lý, kinh doanh nhằm giảm thiểu rủi ro thì phòng kế toán công ty cần có sự phân tích rõ hơn về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh thông qua các chỉ tiêu tài chính, các tỷ suất tài chính (tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu, tỷ suất lợi nhuận trên tài sản,...). Việc phân tích không chỉ dừng lại ở việc so sánh các chỉ tiêu, tỷ suất qua các kỳ mà còn phải so sánh với các chỉ tiêu, tỷ suất đó của các công ty cùng ngành, cùng thời kỳ, thời điểm, phân tích ý nghĩa của các chỉ tiêu tính được và đưa ra những những vấn đề mà nhà quản lý cần phải lưu ý như một khoản chi phí nào đó tăng đột biến và
113
chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, sự bất thường trong các khoản doanh thu từng lĩnh vực. Thiết kế và xây dựng một hệ thống BCQT đầy đủ và phù hợp với yêu cầu của hoạt động kinh doanh của công ty là điều cần thiết nhằm nâng cao chất lượng thông tin kế toán.
Ba là, đi liền với việc trang bị các công cụ hỗ trợ là công tác đào tạo cách sử dụng và ứng dụng thực tế trong công việc cũng như trong quá trình kiểm soát doanh thu, chi phí. Trước mắt, công ty cần tổ chức đào tạo tập trung, hướng dẫn các bộ phận tại BQL sử dụng phần mềm SAP, các số liệu, báo cáo có thể kiểm tra hoặc kết xuất từ chính phần mềm một cách độc lập nhằm đẩy nhanh tiến độ xử lý công ty và nâng cao tính kiểm soát chéo giữa các bộ phận thay vì chỉ nhận số liệu từ bộ phận khác.