6. Ket cấu của luận văn
1.2.3. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin chính là điều kiện quyết định đến việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về các hoạt động cho các đối tượng sử dụng cả bên trong và bên ngoài đơn vị (Bùi Thị Minh Hải, 2012). Thông tin bao gồm cả thông tin tài chính và thông tin phí tài chính, được nhận diện, thu thập, xử lý và báo cáo thông qua hệ thống thông tin. Thông tin được cung cấp phải đảm bảo yêu cầu về chất lượng: thích hợp, kịp thời, cập nhật và đáng tin cậy, tùy thuộc vào chức năng của các hoạt động kiểm soát được thực hiện tại đơn vị. Thông tin và việc trao đổi thông tin phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Trước hết, mọi thành viên trong tổ chức phải hiểu rõ về công việc và trách nhiệm của mình, về vị trí và mối liên hệ giữa các thành viên cũng như giữa các
18
phòng ban với nhau, được tiếp nhận đầy đủ và chính xác chỉ thị từ cấp trên, được đào tạo sử dụng thành thạo các phương tiện hỗ trợ trao đổi thông tin trong đơn vị.
Bên cạnh đó, các thông tin bên ngoài từ khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, các cơ quan nhà nước. phải được tiếp nhận, truyền đạt đầy đủ, trung thực, kịp thời để có thể đưa ra các biện pháp giải quyết kịp thời, hiệu quả.
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA số 315, “hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính, bao gồm các quy trình kinh doanh có liên quan”, bao gồm hệ thống kế toán và chu trình kinh doanh.
Hệ thống kế toán: Tại mỗi đơn vị, hệ thống kế toán dùng để nhận biết, thu
thập, phân loại, ghi sổ, xử lý, tổng hợp và lên báo cáo về các thông tin kinh tế, tài chính. Là mắt xích quan trọng trong KSNB, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trong quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị. Hệ thống kế toán phải được thiết kế dựa trên các mục tiêu kiểm soát của đơn vị, ví dụ với giao dịch bán hàng, để đảm bảo tính có thực, doanh thu chỉ được ghi nhận với các nghiệp vụ bán hàng thực tế phát sinh, giá vốn ghi nhận tương ứng với bút toán ghi nhận doanh thu, cảnh báo với các trường hợp bán hàng vượt quá số lượng tồn kho hay các nghiệp vụ ghi nhận sai kỳ. Bên cạnh việc đảm bảo ghi nhận đúng kỳ, hợp lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán cũng cần đảm bảo tính đầy đủ, ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh, không được ghi nhận trùng (một chứng từ không được ghi nhận quá một lần), ghi sai tài khoản (với những mã được tạo là nhà cung cấp thì không thể thực hiện khi hạch toán với các tài khoản phải thu.).
Chứng từ và sổ sách kế toán: sổ sách chứng từ chính là sự cụ thể hóa cho sự
hiện diện của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị như hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho - xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, số sách ghi chép, sổ kế toán (sổ nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái.). Với mỗi nghiệp vụ phát sinh bất kỳ, việc thiếu đi một số chứng từ hay việc ghi chép sổ sách không đầy đủ thể hiện “lỗ hổng” trong KSNB của đơn vị.
19
Chứng từ kế toán thực hiện chức năng chuyển giao, trao đổi thông tin giữa các phòng ban trong tổ chức, giữa các tổ chức với nhau, giữa đơn vị với khách hàng, với nhà cung cấp.. .Chứng từ đầy đủ sẽ là căn cứ để kiểm soát việc ghi nhận đúng đắn, đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ phát sinh cũng như kiểm soát tài sản trong đơn vị, kiểm soát công nợ với khách hàng, nhà cung cấp. Chứng từ kế toán cần thực hiện theo các nguyên tắc cơ bản sau:
Chứng từ phải được đánh số liên tiếp: Việc đánh số chứng từ liên tiếp giúp đơn vị kiểm soát được các trường hợp ghi nhận thiếu hoặc chưa ghi nhận cũng như ghi nhận trùng lặp. Ngoài ra, đánh số chứng từ liên tiếp còn có tác dụng trong việc lưu trữ và tìm kiếm chứng từ khi cần của đơn vị.
Chứng từ phải được lập kịp thời với thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế nhằm phản ánh trung thực bản chất và nội dung giao dịch, đảm bảo việc ghi sổ sách kế toán kịp thời, đúng kỳ.
Chứng từ phải đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, tránh trường hợp hiểu sai bản chất nghiệp vụ trong việc ghi nhận và hạch toán, ảnh hưởng tới chất lượng BCTC.
Chứng từ phải được thiết kế cho nhiều công dụng, thể hiện tối đa mức độ KSNB. Một giao dịch với sự tham gia của nhiều đối tượng khác nhau với nhiều mục tiêu kiểm soát khác nhau, một mẫu chứng từ thiết kế với đầy đủ sự kiểm soát cần thiết của các thành phần tham gia sẽ giúp giảm thiểu số lượng chứng từ trong một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ví dụ, hóa đơn bán hàng có thể là căn cứ để giao hàng, ghi nhận doanh thu, giá vốn và là căn cứ để thu hồi công nợ sau này.. .Chứng từ được thiết kế luôn đi kèm với cách điền các thông tin trống, mỗi thông tin trống trên chứng từ sẽ do một bộ phận nhất định thực hiện, nhìn vào chứng từ đơn vị có thể kiểm soát được tiến trình thực hiện một hoạt động, giao dịch nào đó.
Hệ thống tài khoản: hệ thống tài khoản là cầu nối liên kết chặt chẽ chứng từ
kế toán với sổ kế toán và là công cụ để kiểm soát luồng đi của thông tin theo các nội dung đã được phân loại. Hệ thống tài khoản được thiết kế trước hết phải tuân theo nguyên tắc chung quy định trong chế độ, chuẩn mực kế toán hiện hành. Đối với kế toán tài chính, hệ thống tài khoản giúp phân loại và kiểm soát thông tin từ khi phát
20
sinh đến khi được tập hợp và đi tới các khoản mục chi tiết trên BCTC. Một hệ thống tài khoản được thiết lập đúng đắn sẽ giúp cho các số liệu trên BCTC phản ánh đúng quy mô và bản chất của sự vụ.
Sổ kế toán: Các hình thức ghi sổ kế toán chủ yếu gồm: Hình thức ghi sổ Nhật
ký chung; hình thức ghi sổ Nhật ký - Sổ cái; hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ; hình thức ghi sổ trên máy vi tính. Mỗi hình thức sổ kế toán sẽ có một hệ thống sổ kế toán cụ thể và trình tự ghi sổ nhất định. Ví dụ, theo hình thức ghi sổ Nhật ký chung: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi nhận vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Sau đó, lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Theo hình thức Nhật ký - Sổ cái: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển số kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ cái căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Bên cạnh việc ghi sổ đầy đủ thì việc ghi sổ cần tuân thủ nguyên tắc khi ghi sổ kế toán là việc ghi sổ kế toán phải có đầy đủ chứng từ, đảm bảo tính hợp lý hợp lệ. Việc kiểm tra chứng từ trước khi ghi sổ đáp ứng các yêu cầu kiểm soát khác nhau của đơn vị.
Báo cáo kế toán: bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Báo cáo kế
toán chính là sản phẩm của quá trình ghi nhận, phân loại, ghi chép và tổng hợp theo những chỉ tiêu tài chính và được trình bày vào các báo cáo kế toán phù hợp.
Chu trình kinh doanh: gồm các chu trình bán hàng - thu tiền, mua hàng -
thanh toán - tạm ứng..., được thiết kế nhằm: (i) Phát triển, mua sắm, sản xuất, bán và phân phối các sản phẩm và dịch vụ của đơn vị; (ii) Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy định; (iii) Ghi nhận thông tin, bao gồm các thông tin kế toán và thông tin báo cáo tài chính.
Các quy trình kinh doanh của đơn vị tạo ra các giao dịch được hệ thống thông tin ghi nhận, xử lý và báo cáo. Việc tìm hiểu các quy trình kinh doanh của đơn vị, trong đó có cách thức các giao dịch phát sinh, sẽ giúp kiểm toán viên hiểu về hệ
21
thống thông tin của đơn vị liên quan đến việc lập và trình bày BCTC theo cách thức phù hợp với hoàn cảnh đơn vị.