(Nguồn: Tính từ bảng 2.2)
Trong các quy trình kiểm soát chi phí, bộ phận kế toán là đầu kiểm soát cuối cùng ngăn chặn các rủi ro có thể gặp phải cho công ty. Kế toán cần thực hiện nghiêm túc thủ tục kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp của các loại chứng từ trong hồ sơ thanh toán, kiểm tra quyển duyệt chi của người phê duyệt trên chứng từ, tình trạng hoạt động của nhà cung cấp đảm bảo tính đúng đắn của các khoản chi. Đồng thời, kế toán phải kiểm soát lịch sử thanh toán cho nhà cung cấp, tránh tình trạng thanh toán 02 lần cho 01 khoản chi. Đặc biệt là các hợp đồng chia thành nhiều lần thanh toán và tạm ứng. Kế toán cần theo dõi, kiểm soát đầy đủ các lần đã thanh toán đảm bảo thanh toán đúng tiến độ và giá trị của hợp đồng.
66
Tại Vincom Retail hệ thống SAP là công cụ hỗ trợ hữu hiệu công tác quản trị cũng như vận hành các hoạt động tại công ty.
Hệ thống kế toán đóng vai trò quan trọng trong KSNB doanh thu, chi phí tại doanh nghiệp nói chung và tại Vincom Retail nói riêng. Thực trạng hệ thống kế toán được tìm hiểu, đánh giá trên các phương tiện: hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán, và hệ thống báo cáo kế toán:
Hệ thống chứng từ kế toán: thu nhận thông tin kế toán là khâu đầu tiên của quy trình kế toán, có ý nghĩa quyết định đến tính khách quan, trung thực của số liệu trên báo cáo kế toán và là căn cứ kiểm tra hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Hợp đồng và các phụ lục là căn cứ chính thức để kế toán ghi nhận doanh thu tại công ty. Theo quy định của công ty, hợp đồng bản cứng phải hoàn thiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày gian hàng khai trương, do đó, để đảm bảo việc ghi nhận doanh thu đầy đủ và đúng kỳ phát sinh kế toán sẽ hạch toán doanh thu căn cứ theo thư đề nghị thuê (OTL) và hợp đồng, bộ phận hỗ trợ kinh doanh tạo trên hệ thống SAP. Khi nhận được hợp đồng hoàn thiện, kế toán sẽ kiểm tra lại các nội dung trên hệ thống với hợp đồng bản cứng đồng thời thực hiện các bút toán điều chỉnh nếu có chênh lệch. Toàn bộ các văn bản liên quan đến việc cho thuê mặt bằng như OTL, hợp đồng, phụ lục, thỏa thuận chuyển giao... đều là mẫu do Vincom Retail ban hành và thống nhất chung. Điều này tạo điều kiện cho việc kiểm soát số liệu trên hệ thống với thực tế hợp đồng, phụ lục đảm bảo việc ghi nhận việc ghi nhận doanh thu đúng, đủ và hợp lệ.
Với kiểm soát chi phí, hệ thống kế toán đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát chi phí, kế toán được coi như khâu kiểm soát cuối cùng nhằm ngăn chặn những rủi ro cũng như nhưng sai sót, gian lận trong kiểm soát chi phí tại công ty. Hệ thống chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán không chỉ là cơ sở hạch toán chi phí theo các quy định hiện hành mà còn là căn cứ để kế toán kiểm soát tính đúng đắn của các khoản chi so với quy định của công ty. Vì thế, bộ hồ sơ thanh toán tại công ty yêu cầu rất chặt chẽ.
Ví dụ, để chi tạm ứng hợp đồng hoặc đơn hàng cần những chứng từ sau:
5117101000 Doanh thu dịch vụ cho thuê/tiền thuê TTTM 5117104000 Doanh thu dịch vụ cho thuê/Mặt bằng khác 5117201000 Doanh thu Dịch vụ bán điện nước/Điện 5117202000 Doanh thu dịch vụ bán điện nước/Nước lạnh
67
- Đề nghị thanh toán theo mẫu quy định của công ty. - Hợp đồng, phụ lục hợp đồng đã được ký kết.
- Hợp đồng khoán/công tác viên đối với thuê dịch vụ của các cá nhân không có hóa đơn tài chính kèm theo chứng minh nhân dân của cá nhân ký hợp đồng.
- Thư bảo lãnh tạm ứng, thực hiện hợp đồng (nếu hợp đồng có quy định, và phải làm theo mẫu quy định của Tập đoàn)
- Công văn đề nghị thanh toán của nhà cung cấp/nhà thầu.
- Phiếu yêu cầu mua hàng hoặc báo giá đối với các khoản chi không ký hợp đồng. (Phiếu yêu cầu mua hàng chỉ có giá trị trong vòng 45 ngày kể từ ngày lập đến ngày ký hợp đồng hoặc ngày lập đề nghị ký thỏa thuận với nhà cung cấp, 60 ngày với trường hợp vật tư thiết bị phân phối độc quyền/nhập khẩu).
- Phê duyệt của CBLĐ có thẩm quyền.
- Các tài liệu khác theo yêu cầu của từng hợp đồng.
Khi kết thúc hợp đồng hoặc trường hợp thanh toán ngay 01 lần, bộ hồ sơ thanh toán hoàn chỉnh yêu cầu có thêm các chứng từ sau:
- Biên bản thanh lý hợp đồng đã được ký kết - Hóa đơn hợp lệ
- Thư bảo lãnh bảo hành, giấy bảo hành
- Biên bản bàn giao đối với tài sản, thiết bị, vật tư... có xác nhận của hai bên giao - nhận hoặc phiếu nhập kho có xác nhận của thủ kho và trưởng bộ phận.
- Biên bản nghiệm thu từng phần với với các hạng mục sửa chữa hoặc các hàng mục xây dựng cơ bản nhỏ.
Trong quá trình lập hồ sơ thanh toán, tại chính các bộ phận đã phải thẩm định các chứng từ trước khi chuyển bộ phận kế toán thanh toán. Khi nhận được hồ sơ thanh toán, không chỉ kiểm tra mức độ đầy đủ và phù hợp của bộ chứng từ, bộ phận kế toán còn kiểm soát về thẩm quyền duyệt chi của CBLĐ, tính hợp pháp của hóa đơn, của nhà cung cấp, hóa đơn phải được phát hành trên trang tra cứu hóa đơn từ các nhà cung cấp
68
đang hoạt động; tính hợp pháp của thư báo lãnh; kiểm soát công nợ, tiến độ và thời hạn thanh toán đảm bảo không bị quá hạn với nhà cung cấp nhưng cũng không thanh toán khi công nợ chưa đến hạn.
Hệ thống tài khoản kế toán: hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại công ty được xây dựng trên cơ sở vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành. Doanh thu của công ty phát sinh chủ yếu từ hoạt động cho thuê bất động sản đầu tư và các dịch vụ liên quan nên công ty sử dụng 2 tài khoản doanh thu chính là 5117 và 5118 với các tài khoản chi tiết cụ thể như sau:
5117501000 Doanh thu vui chơi giải trí
5118615000 Doanh thu dich vụ gia tăng/Quảng cáo
5118501000 Doanh thu dịch vụ quản lý BĐS cho thuê/đã bán TTTM 5118602000 Doanh thu dịch vụ gia tăng/Vệ sinh
5118003000 Doanh thu dịch vụ bảo vệ/Phí giữ ô tô 5118004000 Doanh thu dịch vụ bảo vệ/Phí giữ xe máy 5118005000 Doanh thu dịch vụ bảo vệ/Phí giữ xe đạp
Khoản mục chi phí Tài khoản
CPBH - CP hành chính____________________ 64103*____________ CPBH - Dịch vụ mua ngoài_________________ 64104*____________ CPBH - Khấu hao TSCĐ___________________ 641440*___________ CPBH - Chi phí lương và liên quan___________ 64101*____________ CPBH - Marketing________________________ 64109*____________ CPBH - Nước và năng lượng________________ 64102*____________ CPBH - Sales____________________________ 64108*____________ CPBH - Sửa chữa bảo dưỡng________________ 64111*____________
Khoản mục chi phí Tài khoản
CPQL - CP hành chính____________________ 64203*____________ CPQL - Dịch vụ mua ngoài_________________ 64204*____________ CPQL - Khấu hao TSCĐ___________________ 642440*___________ CPQL - Chi phí lương và liên quan___________ 64201*____________ CPQL - Marketing________________________ 64209*____________ CPQL - Nước và năng lượng________________ 64202*____________ CPQL - Sales____________________________ 64208*____________ CPQL-Tin học, điện tử / Công cụ, dụng cụ 6426802000________ CPQL-Tin học, điện tử / Vật tư, vật liệu_______ 6426801000________ CPQL-Văn phòng phẩm___________________ 6422200000________ CPQL-Vệ sinh / Vật tư, vật liệu_____________ 6422301000________ CPQL-Trích lập dự phòng kế toán____________ 6424805000________
Các khoản thu nhập khác phát sinh liên quan đến khác khoản phạt như lãi phạt chậm thanh toán, phạt thanh lý trước hạn, phạt khác theo công văn của BQL..., liên quan đến thanh lý tài sản, bán phế liệu. cũng được mở chi tiết trên tài khoản 711.
Chi phí bán hàng:
69