6. Ket cấu của luận văn
2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ doanh th u chi phí tại côngty TNHH
nội bộ cũng như kiểm toán nội bộ độc lập. Công tác kiểm soát nội bộ được thể hiện trong các quy trình phối hợp và thực hiện công việc của các khối, các bộ phận.
2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ doanh thu - chi phí tại công ty TNHHVincom Retail Miền Bắc Vincom Retail Miền Bắc
2.2.1. Phân loại doanh thu — chi phí tại công ty
52
Theo quy định hiện hành của chế độ kế toán, tại Vincom Retail doanh thu phát sinh được chia thành hai loại chính là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và doanh thu hoạt động tài chính, trong đó:
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bao gồm: (i) Doanh thu cho thuê bất động sản đầu tư: là các doanh thu phát sinh từ hoạt động cho thuê mặt bằng TTTM; (ii) Doanh thu chuyển nhượng bất động sản: phát sinh từ các giao dịch bán hoặc cho thuê dài hạn bất động sản; (iii) Doanh thu cung cấp dịch vụ: là doanh thu phát sinh liên quan đến hoạt động vui chơi giải trí, hoạt động quản lý, môi giới cho thuê mặt bằng TTTM và các dịch vụ liên quan đi kèm với hoạt động cho thuê mặt bằng TTTM như cung cấp điện, nước, dịch vụ vệ sinh, trông giữ xe...
Doanh thu khác: phát sinh từ các khoản lãi chậm thanh toán, các khoản phạt thanh lý và các khoản phạt khác của khách thuê.
Doanh thu hoạt động tài chính: là các khoản lãi từ tiền gửi, tiền cho vay và các khoản đặt cọc, lãi thu được từ các giao dịch hợp tác kinh doanh, thanh lý các khoản đầu tư và các doanh thu hoạt động tài chính khác.
Doanh thu cho thuê tại Vincom Retail miền Bắc được chia làm 03 loại chính tương ứng với 03 loại hợp đồng thuê tương ứng là: Hợp đồng thuê thông thường, hợp đồng chia sẻ doanh thu không tập trung và hợp đồng chia sẻ doanh thu tập trung ngoài các quy định chung giống nhau về quy định của TTTM, quyền lợi, nghĩa vụ của các bên. mỗi loại hợp đồng cho thuê sẽ có những điểm riêng ảnh hưởng đến việc kiểm soát doanh thu của loại hợp đồng thuê đó.
Hợp đồng thuê thông thường: Thường có thời hạn thuê 3 năm, 5 năm hoặc dài hơn với các gian hàng kinh doanh rạp chiếu phim, gym, vui chơi giải trí., tiền thuê và phí dịch vụ được thu theo đơn giá thuê cố định, đơn giá thuê ở năm thuê sau có thể tăng so với 5%, 7% ... so với năm trước tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Hợp đồng chia sẻ doanh thu không tập trung: Tiền thuê sẽ được thu căn cứ vào cơ sở tính tiền thuê - là tổng doanh thu bán hàng và doanh thu khác (chưa bao gồm thuế GTGT) từ việc Bên thuê bán hàng hóa và/hoặc cung cấp các dịch vụ cho
53
khách hàng trong, tại hoặc từ Phần diện tích thuê (hoặc vị trí trong phạm vi khu TTTM theo thỏa thuận của các bên), và không được thấp hơn tiền thuê tối thiểu.
Tương ứng với mỗi mức cơ sở tính tiền thuê là một tỷ lệ CSDT nhất định, khi phí thuê tính trên cơ sở tính tiền thuê nhỏ hơn tiền thuê tối thiểu thì tiền thuê tối thiểu sẽ là phí thuê mà bên thuê phải trả của tháng đó.
Hợp đồng chia sẻ doanh thu tập trung: tương tự như hợp đồng CSDT không tập trung, điểm khác biệt duy nhất để phân biệt hai hình thức thuê này với hợp đồng CSDT tập trung thì nhân viên của Vincom sẽ là người thu tiền bán hàng hàng ngày, đóng vai trò làm thu ngân của gian hàng. Cuối tháng bên cho thuê sẽ hoàn trả phần doanh thu còn lại của tháng đó sau khi cấn trừ đi các tiền thuê, phí dịch vụ và các khoản phải thu khác của tháng đó và các tháng trước (mà chưa thanh toán nếu có).
Hoạt động kiểm soát doanh thu được thể hiện trong từng bước của quy định, quy trình tại Vincom Retail từ bước triển khai cho thuê tới việc ghi nhận doanh thu phù hợp với từng loại hợp đồng thuê.
2.2.1.2. Phân loại chi phí
Các chi phí phát sinh tại Vincom Retail được chia thành các loại sau:
Giá vốn hàng bán và cung cấp dịch vụ: hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực bất động sản đầu tư, giá vốn của công ty chủ yếu là chi phí khấu hao bất động sản đầu tư và chi phí vận hành là các chi phí liên quan trực tiếp khác tới việc cho thuê, như: Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí tiền lương nhân viên trực tiếp quản lý bất động sản cho thuê, chi phí khấu hao các công trình phụ trợ phục vụ việc cho thuê BĐS đầu tư...
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp gồm: chi phí lương cho CBNV, chi phí tư vấn, hoa hồng môi giới, chi phí dự phòng và các chi phí dịch vụ mua ngoài khác.
Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố: là các chi phí và dịch vụ mua ngoài, chi phí nhân viên và một số chi phí khác không bao gồm chi phí hoạt động tài chính, liên quan tới việc hình thành bất động sản đầu tư trong năm.
54
Chi phí khác: là các chi phí phát sinh từ thanh lý tài sản, chi phí bồi thường vi phạm hợp đồng.
2.2.2. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu, chi phí tại công ty
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu chi phí tại Vincom Retail được áp dụng theo thông tư 200/2014/TT-BTC, cụ thể như sau:
2.2.2.1. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu
Thứ nhất, doanh thu phải được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh, khi chắc chắn thu được lợi ích kinh tế, được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản được quyền nhận, không phân biệt đã thu tiền hay sẽ thu được tiền. Doanh thu tiền thuê tại công ty được hạch toán hàng loạt tại ngày 01 của tháng, hạn thanh toán của khách hàng tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng,thông thường sẽ là ngày 08 hoặc ngày 15 của tháng.
Thứ hai, doanh thu và chi phí tạo ra khoản doanh thu đó phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Bộ phận kế toán doanh thu và chi phí sẽ thống nhất với nhau trong việc ghi nhận doanh thu và chi phí của từng TTTM đảm bảo chi phí phát sinh tương ứng với phần doanh thu ghi nhận trong kỳ.
Thứ ba, doanh thu, lãi hoặc lỗ chỉ được coi là chưa thực hiện nếu doanh nghiệp còn có trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ trong tương lai (trừ nghĩa vụ bảo hành thông thường) và chưa chắc chắn thu được lợi ích kinh tế.
Thứ tư, doanh thu không bao gồm các khoản thu hộ bên thứ ba là các khoản thu chi hộ các công ty nội bộ trong cùng Tập đoàn. Công ty sử dụng cặp tài khoản 1389100000 và 1380700000 để hạch toán nghiệp vụ thu chi hộ.
Thứ năm, thời điểm, căn cứ để ghi nhận doanh thu kế toán và doanh thu tính thuế có thể khác nhau tùy vào từng tình huống cụ thể. Doanh thu tính thuế chỉ được sử dụng để xác định số thuế phải nộp theo quy định của pháp luật, doanh thu ghi nhận trên sổ kế toán để lập BCTC phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán và tùy theo từng trường hợp không nhất thiết phải bằng số đã ghi trên hóa đơn bán hàng.
55
Cuối cùng, doanh thu được ghi nhận chỉ bao gồm doanh thu của kỳ báo cáo. Các tài khoản phản ánh doanh thu không có số dư, cuối kỳ kế toán phải kết chuyển doanh thu để xác định kết quả kinh doanh
2.2.2.2. Nguyên tắc ghi nhận chi phí
Thứ nhất, chi phí được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai không phân biệt đã chi tiền hay chưa.
Thứ hai, việc ghi nhận chi phí ngay cả khi chưa đến kỳ hạn thanh toán nhưng có khả năng chắc chắn sẽ phát sinh như chi phí điện nước, chi phí văn phòng phẩm,...kể cả chưa có số liệu chốt, kế toán vẫn phải hạch toán trích trước nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng và bảo toàn vốn. Tương tự với việc ghi nhận doanh thu, chi phí và khoản doanh thu do nó tạo ra phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp.
Thứ ba, kế toán phải theo dõi chi tiết các khoản chi phí phát sinh theo yếu tố, tiền lương, nguyên vật liệu, chi phí mua ngoài, khấu hao TSCĐ.
Thứ tư, các khoản chi phí không được coi là chi phí được trừ theo quy định của Luật thuế TNDN nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
Cuối cùng, tương tự như các tài khoản doanh thu, các tài khoản phản ánh chi phí cũng không có số dư, cuối kỳ kế toán phải kết chuyển tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh.
2.2.3. Thực trạng kiểm soát nội bộ doanh thu — chi phí tại công ty
Nhìn vào sơ đồ tổ chức bộ máy công ty của Vincom Retail thì hiện tại công ty vẫn chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ cũng như kiểm soát nội bộ chuyên biệt, độc lập. Việc kiểm soát doanh thu thể hiện qua các thành phần của KSNB.
2.2.3.1. Môi trường kiểm soát
Đặc thù quản lý: Vincom Retail là công ty con của Tập đoàn Vingroup bởi
56
điểm, phong cách, triết lý của lãnh đạo Tập đoàn. Quan hệ giữa công ty với Tập đoàn không chỉ là quan hệ mẹ con trong quan hệ đầu tư vốn, mà Tập đoàn còn giữ vai trò định hướng chiến lược phát triển, phối hợp giữa các công ty trong cùng Tập đoàn để tìm kiếm, cung cấp nguồn đầu vào, tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ mà từng công ty đơn lẻ không có khả năng thực hiện hiệu quả hoặc kém hiệu quả.
KSNB chi phí thông qua cơ chế ngân sách chính là đặc trưng trong kiểm soát chi phí tại Vincom Retail. Các chi phí phát sinh thường xuyên của năm N+1 được lập dự toán ngân sách từ cuối các năm N do từng bộ phận (khối văn phòng) và từng BQL TTTM (khối vận hành - dịch vụ) dựa vào các chi phí đã chi năm N và kế hoạch dự chi năm N+1. Các chi phí khác phát sinh ngoài ngân sách đều phải có phê duyệt của CBLĐ có thẩm quyền.
Chính sách nhân sự:
Xây dựng môi trường làm việc với 8 tiêu chí: Công bằng, minh bạch, thượng tôn kỷ luật; Đoàn kết, thân thiện, tôn trọng, hợp tác, không bè phái; Đội ngũ lãnh đạo có năng lực, nhiệt huyết, tiên phong và dám dấn thân; Mức thu nhập cạnh tranh và phúc lợi cao; Các hoạt động Phát triển văn hóa, gắn kết; phong trào thi đua đa dạng, hấp dẫn; Công tác đào tạo được đặc biết chú trọng và triển khai hiệu quả; Nhân viên có lộ trình phát triển rõ ràng, nhiều cơ hội để thử thách bản thân và thăng tiến; Môi trường làm việc an toàn với cơ sở vật chất hiện đại.
Tùy theo tính chất công việc mà mỗi vị trí sẽ có những yêu cầu khác nhau về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc khác nhau. CBNV được phân cấp từ cao đến thấp tương ứng với cấp bậc nhân viên, chuyên viên, CBLĐ cấp P (trưởng nhóm), CBLĐ cấp T4 (Trưởng bộ phận...), T3 (Giám đốc ban quản lý), T2 (Giám đốc vùng, Giám đốc tài chính, Giám đốc kinh doanh.), T1 (Tổng giám đốc) với bộ tiêu chuẩn tuyển dụng riêng cho từng cấp, từng vị trí.
Công tác đào tạo được lên kế hoạch và triển khai thực hiện nghiêm túc. Tại Tập đoàn cũng như tại từng công ty, kế hoạch đào tạo được xây dựng cụ thể cho từng tháng liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ, các buổi đào tạo bổ trợ lên quan đến an toàn lao động, văn hóa Tập đoàn, chương trình đào tạo tân binh dành cho
57
CBNV mo`i.. .do chính CBLĐ của Tập đoàn, của công ty giảng dạy hoặc chuyên gia thuê ngoài. Tại công ty, có một đội ngũ cán bộ nguồn - Nguồn BQL moi, tuyển dụng các ứng viên có thành tích học tập xuất sắc tại các trường Đại học top đầu Việt Nam hoặc các du học sinh. Đội ngũ cán bộ Nguồn được luân chuyển thường xuyên ở các vị trí công việc khác nhau nhằm đào tạo cho mục tiêu lâu dài. Việc chú trọng công tác đào tạo giúp công ty nâng cao và kiểm soát được trình độ chuyên môn, khả năng kiểm soát công việc của bản thân cũng như rủi ro cho công ty.
Vingroup luôn duy trì mức lương cao hơn so voi mặt bằng chung, cùng các chế độ phúc lợi riêng của nội bộ giành riêng cho CBNV của Tập đoàn ví dụ ưu đãi mức phí khám chữa bệnh cho CBNV tại Vinmec, học phí cho con em CBNV tại Vinschool,., chế độ nghỉ mát hàng năm cho CBNV, quà cho con em CBNV trong dịp lễ, Tết.
Việc đánh giá chất lượng công việc của CBNV được thực hiện định kỳ hàng quý theo tiêu chuẩn và nguyên tắc đánh giá chung của Tập đoàn. CBLĐ chịu trách nhiệm đánh giá CBNV do mình trực tiếp phụ trách. Kết quả đánh giá căn cứ vào bản tự đánh giá và đánh giá của CBLĐ. xếp loại đánh giá gắn liền voi chính sách tiền lương, chính sách khen thưởng - kỷ luật, chế độ phúc lợi, chính sách đề bạt/bổ nhiệm.Đánh giá đúng đắn chất lượng công việc của CBNV sẽ tạo động lực làm việc và cống hiến cho mỗi CBNV. Tuy nhiên việc đánh giá vẫn không tránh khỏi các trường hợp sai sót, gian dối bởi hiện tại việc thành lập hội đồng đánh giá chỉ đang được áp dụng cho CBLĐ từ cấp T2 trở lên.
Cơ cấu tổ chức: Vincom Retail tổ chức bộ máy theo cơ chế phân quyền:
Tổng giám đốc sẽ là người điều phối hoạt động chung của cả công ty, dưoi Tổng giám đốc lần lượt sẽ là các Phó tổng giám đốc, các giám đốc (phụ trách các mảng kinh doanh, quảng cáo, marketing, tài chính - kế toán, giám đốc vùng), các giám đốc ban quản lý, các trưởng bộ phận.phân loại nhỏ dần từ cấp T1 đến cấp P. Voi mỗi chức danh sẽ gắn liên voi một mô tả công việc và phạm vi quyết định cụ thể. Theo đó, từng BQL sẽ chịu trách nhiệm thu hồi công nợ cũng như tình hình hoạt động kinh doanh hàng tháng của khách thuê tại TTTM mình quản lý. Phối hợp voi
58
kế toán trong việc kiểm soát doanh thu của gian hàng đặc biệt là với các gian hàng CSDT cũng như các trường hợp phát sinh doanh thu từng lần.
Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch tại công ty tùy từng tiêu chí mà có thể
phân thành nhiều loại khác nhau bao gồm kế hoạch chiến lược và kế hoạch cụ thể theo từng nội dung công việc; kế hoạch chung toàn Tập đoàn với kế hoạch của mỗi công ty, kế hoạch của từng phòng ban; Kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch trung và dài hạn. Tùy thuộc vào mục tiêu hướng tới của Tập đoàn, các kế hoạch của các công ty sẽ chịu sự chi phối chính từ các kế hoạch chung của Tập đoàn.
Tuy nhiên, các kế hoạch triển khai tại Vincom Retail vẫn còn mang nặng bệnh thành tích, do kỳ vọng của CBLĐ lớn mà xây dựng bộ chỉ tiêu đánh giá cao thiếu tính thực tiễn, gây áp lực cho CBNV,...
Các nhân tố bên ngoài: Mặc dù không có bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên
biệt nhưng việc ghi nhận doanh thu tại công ty không chỉ bị chi phối bởi cơ quan thuế, mà còn chịu sự kiểm soát khá chặt chẽ từ Ban tài chính Tập đoàn, từ Ủy ban chứng khoán. Việc ghi nhận doanh thu - chi phí luôn đảm bảo nguyên tắc ghi nhận theo chế độ kế toán hiện hành, với nội bộ công ty, việc ghi nhận doanh thu - chi phí yêu cầu đúng, đủ và kịp thời, tại thời điểm khóa sổ không còn bất kỳ khoản doanh thu nào chưa được ghi nhận và các khoản chí phí ghi nhận phải tương ứng với những khoản doanh thu tạo ra trong kỳ. Đây chính là áp lực đặt ra cho bộ phận kế toán mỗi kỳ chốt sổ hàng tháng.
2.2.3.2. Quy trình đánh giá rủi ro
Hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực bất động sản - lĩnh vực chịu tác động