6. Ket cấu của luận văn
1.2.4. Các hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, và cũng là các hoạt động cần thiết nhằm hạn chế các rủi ro ảnh hưởng tới việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Các hoạt động kiểm soát chủ yếu trong doanh nghiệp bao gồm:
Thứ nhất, phân chia trách nhiệm hợp lý trong các hoạt động của đơn vị: Việc phân chia trách nhiệm tuân theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tức là không để một cá nhân nắm giữ tất cả các khâu trong một quy trình từ khi nó bắt đầu tới khi kết thúc. Theo đó, các chức năng cũng cần có sự tách biệt nhất định, các chức năng ghi sổ phải tách rời với chức năng bảo quản tài sản ví dụ kế toán và thủ quỹ không thể do cùng một người đảm nhiệm, tương tự kế toán với thủ kho phải độc lập với nhau.. .chức năng xét duyệt tách biệt với chức năng ghi sổ và thực hiện. Thực tế cho thấy, hành vi sai phạm chỉ có thể xảy ra khi có cơ hội hoặc điều kiện thuận lợi , vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm sẽ tạo ra các điều kiện thuận lợi dẫn đến gian lận dẫn tới khả năng tài sản của đơn vị bị sử dụng sai mục đích, mất mát, biển thủ.
Việc ủy quyền cho CBNV cấp dưới cũng thể hiện việc phân chia trách nhiệm trong đơn vị đã hợp lý hay chưa. CBLĐ cấp trên có thể ủy quyền xét duyệt cho cấp dưới với những nghiệp vụ phát sinh thông thường có giá trị ở mức độ nhất định nhằm đảm bảo tính linh hoạt, liên tục trong hoạt động của đơn vị. Các nghiệp vụ giá trị lớn, CBLĐ có thể ủy quyền bằng văn bản cho từng vụ việc, hoặc chuyển việc xét duyệt qua chữ ký điện tử.
Do đó, phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm không chỉ giúp giảm thiếu các cơ hội, điều kiện thuận lợi dẫn đến sai phạm mà còn là biện pháp giúp đơn vị phát hiện các sai phạm.
Thứ hai, kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học - công nghệ hầu hết việc xử lý thông tin đều được hỗ trợ từ các phần mềm chuyên dụng. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin nhằm đảm bảo các dữ
22
liệu được nhập liệu, xử lý một cách chính xác và đầy đủ, đồng thời có thể phát hiện ra các dữ liệu bất hợp lý. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin bao gồm: kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng. Kiểm soát chung là hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả các hệ thống, đảm bảo cho các hệ thống hoạt động liên tục và ổn định. Kiểm soát chung bao gồm kiểm soát hoạt động động của trung tâm dữ liệu (lên kế hoạch, sắp xếp lịch trình, sao lưu và phục hồi dữ liệu khi có sự cố); kiểm soát phần mềm hệ thống (kiểm soát mua sắm, triển khai và bảo trì phần mềm hệ thống) và kiểm soát truy cập (hoạt động này nhằm ngăn ngừa việc truy cập trái phép, người dùng chỉ được truy cập các chức năng được phân quyền liên quan đến phạm vi công việc phụ trách, các thao tác trên phần mềm đều được ghi nhận lại trên lịch sử truy cập...). Kiểm soát ứng dụng là hoạt động kiểm soát áp dụng cho từng quy trình cụ thể như quy trình mua hàng - thanh toán, quy trình bán hàng - quản lý công nợ,., tập trung vào kiểm soát dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu đầu ra.
Thứ ba, kiểm soát vật chất: là hoạt động kiểm soát cụ thể đảm bảo cho tài sản của đơn vị như tiền, máy móc, thiết bị, nhà xưởng, hàng hóa.được bảo vệ một cách chặt chẽ, hạn chế việc tiếp cận tài sản từ những người không có trách nhiệm liên quan, ngăn ngừa mất mát, biển thủ, sử dụng sai mục đích tài sản của đơn vị ví dụ tiền mặt phải được bảo quản trong két sắt do thủ quỹ quản lý, xây dựng kho, nhà xưởng kiên cố để bảo quản hàng hóa, vật tư, thiết bị, sử dụng camera giám sát... Đơn vị cần tổ chức kiểm kê định kỳ, đảm bảo việc khớp đúng giữa số lượng thực tế với số liệu theo dõi trên sổ sách, và sự giải trình và xử lý thỏa đáng cho từng chênh lệch nếu có. Bên cạnh kiểm soát về số lượng tài sản, kiểm soát vật chất còn phải kiểm soát về tình hình chất lượng của tài sản đáp ứng hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục và ổn định của đơn vị bằng việc sắp xếp, phân loại tài sản khoa học và đánh giá chất lượng tài sản định kỳ.
Cuối cùng là phân tích, đánh giá tình hình hoạt động: Đây là bước so sánh giữa kết quả thực hiện với kế hoạch đề ra cả về thông tin tài chính và phi tài chính.
23
Từ đó sẽ tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp xử lý kịp thời với những biến động bất thường.