- Kết hợp phương pháp thuyết trình với các phương pháp khác như:
i) Khi nào đưa ra thông tin phản hồi?
Phản hồi thông tin rất cần thiết. Nó cung cấp thông tin giúp người nhận phản hồi tự xem xét để điều chỉnh hành vi của mình nhằm nâng cao hiệu quả truyền tin. Ý kiến phản hồi là ý kiến xây dựng, không phê phán, chỉ trích. Nhưng khi nào là thời điểm tốt nhất để đưa ra thông tin phản hồi? Như đã nêu ở trên, phản hồi đóng vai trò quan trọng trong suốt quá trình đào tạo. Vì thế nó có thể diễn ra vào trước, trong hay sau quá trình đào tạo. Cụ thể như:
Trước quá trình đào tạo: học viên có thể liên hệ văn phòng đại diện hoặc trung tâm để hỏi về thời gian, địa điểm học hay các thông tin tham khảo cần thiết trước khi lựa chọn chương trình học,…
Ví dụ: Để biết được thông tin về khóa học, ngày giờ , địa điểm học,…của trung tâm tin học Trường đại học Tự nhiên, học viên có thể đến văn phòng của Trường đại học Tự nhiên để hỏi thông tin hoặc gọi điện thoại đến phòng tin học của trường để tìm thông tin.
Trong quá trình đào tạo: học viên có thắc mắc gì thì trong quá trình này có thể phản hồi thông tin để nhận lại được những thông tin mình cần như đặt câu hỏi để được giải đáp thắc mắc, tham khảo ý kiến,…
Ví dụ: Trong suốt buổi học, khi giảng viên giảng bài, sinh viên có thắc mắc thì đặt câu hỏi để được giảng viên giải đáp.
Sau quá trinh đào tạo: tại thời điểm này, có thể đưa ra những phản hồi thông tin để nhận xét, đánh giá hoặc đặt câu hỏi để được giải đáp thắc mắc…
Ví dụ: sau khi hết học kỳ, Trường đại học Hùng Vương tổ chức quá trình đánh giá giảng viên bằng cách phát giấy để học viên làm một bản đánh giá về giảng viên đã dạy mình với các thông tin do Bộ quy định như giảng viên có tạo môi trường thuận lợi cho học viên học tập hay giáo trình giảng dạy có phù hợp,…
Ví dụ khác: Một chuyên gia huấn luyện chuyên nghiệp thường lấy thông tin phản hồi giữa chương trình đào tạo, cuối chương trình và 3-4 tháng sau khi kết thúc chương trình. Anh ta sẽ hỏi những câu hỏi khác nhau, vào những thời điểm khác nhau và sẽ nhận được những câu trả lời cũng rất khác nhau. Với những thông tin lấy từ giữa chương trình anh ta có thể ngay lập tức hiệu chỉnh tài liệu và phương pháp tiến hành lớp học. Với những thông tin lấy sau khóa học sẽ giúp cho anh ta cải tiến các khóa học sẽ được triển khai trong tương lai. Và với những thông tin cập nhật sau đó nhiều tháng cho phép anh ta quyết định khả năng phát triển các khóa học của mình trong dài hạn.
ii) Phương pháp phản hồi thông tin
Trực tiếp:
Phản hồi tại chỗ:
Trong quá trình đào tạo sẽ có sự tương tác giữa giảng viên và học viên thì những thắc mắc, ý kiến sẽ được đưa ra ngay trong giai đoạn này.
Ưu điểm:
Giải đáp nhanh những vấn đề nhỏ, liên quan Nhược điểm
Cản trở quá trình giảng dạy (những phản hồi rải rác của học viên) Cần thời gian để giải quyết các vấn đề quan trọng
Khảo sát bằng hình thức phiếu điều tra
Tiến trình thực hiện
1. Học viên và giảng viên cùng tham gia vào quá trình khảo sát 2. Bản khảo sát sẽ được đệ trình cho tổ chức đào tạo
3. Thông tin được tổ chức đào tạo phân tich và tổng kết 4. Thông tin được trình bày cho học viên và giảng viên
5. Học viên và giảng viên sẽ xem xét các thông tin đó đưa ra giải pháp cho vấn đề hoặc ra các quyết định để đạt được mục tiêu.
Ưu điểm
Có thể thu thập được thông tin chi tiết Số lượng khảo sát lớn
Thời gian nhanh Nhược điểm
Biểu mẫu có thể chưa hoàn chỉnh Thông tin có thể không rõ ràng
Việc phân tích thông tin thu thập thường rất khó Gián tiếp
Email, điện thoại, mạng Internet,…
Ví dụ: Tại Trường Đại học Mở Tp.HCM, sau khi kết thúc một học kỳ và khi bắt đầu đăng ký môn học cho học kỳ mới phải làm phần đánh giá môn học trên trang mạng của trường. Việc đánh giá này thực tế là lấy ý kiến phản hồi từ người học về hoạt động giảng dạy của giảng viên do Bộ Giáo Dục và Đào Tạo quy định, gồm các nội dung như: nội dung và phương pháp giảng dạy của giảng viên; tài liệu phục vụ giảng dạy, học tập và việc sử dụng phương tiện dạy học; trách nhiệm, sự nhiệt tình của giảng viên đối với người học và thời gian giảng dạy của giảng viên; khả năng của giảng viên trong việc khuyến khích sáng tạo, ..
Ưu điểm
Nhận thông tin nhanh Số lượng tham gia lớn Thời gian nhanh
Nhược điểm
Thông tin có thể không rõ ràng
Việc phân tích thông tin thu thập thường rất khó
Các ảnh hưởng về TT phản hồi có thể xảy ra
iii) Nguyên tắc phản hồi
Thông tin phản hồi là một phần quan trọng trong công tác đào tạo và giám sát nói chung và được diễn ra suốt giai đoạn đào tạo chủ động khi giảng viên và học viên cùng xác định các vấn đề cần thực hiện, cùng triển khai kế hoạch hành động và đánh giá kết quả.
Có sự khác biệt giữa lời khen tặng và sự phản hồi tích cực, cũng như giữa lời chỉ trích với phản hồi tiêu cực. Khen tặng đơn giản chỉ là lời ca ngợi một hành động được thực hiện xuất sắc: “Anh đã làm rất tốt việc thuyết minh sản phẩm mẫu đó”. Phản hồi tích cực là lời khen ngợi nhưng ở mức độ cao hơn bằng cách xác định cụ thể các hành động
Thông tin phản hồi có tạo ra sự thay đổi
Quy trình xử lý có góp phần biến thông tin thành hành động? Từ chối và không giải quyết TT Sử dụng TT để phân tích và giải quyết vấn đề. Không TĐ Thay đổi bối rối, không thay đổi
Năng lượng của thay đổi là gì?
Đưa ra thông tin phản hồi
CÓ
KHÔNG G
xuất sắc. “Tôi thích cách anh thuyết minh mẫu sản phẩm này. Cách anh mở đầu bằng phần giới thiệu những thách thức kỹ thuật tiềm ẩn, sau đó trình bày biện pháp giải quyết những thách thức đó, và kết thúc bằng minh họa thực tế đã giúp tất cả chúng tôi hiểu rõ về công nghệ đó”.
Chỉ trích và phản hồi tiêu cực cũng tương tự. Chỉ trích là lời chê bai chung chung, không giải thích cụ thể: “Màn thuyết trình đó thật tệ. Người xem nào cũng cảm thấy nhàm chán hoặc rối rắm”. Trái lại, phản hồi tiêu cực cung cấp nhiều chi tiết hơn: “Tôi nghĩ là bài thuyết trình của anh còn thiếu tính tổ chức. Lẽ ra anh nên giới thiệu cách thức hoạt động của sản phẩm mẫu ấy. Quả thật, trong vai trò một khán giả, tôi cũng không nắm rõ về những thách thức kỹ thuật cũng như những vấn đề mà sản phẩm ấy có thể giải quyết”.
Khi đưa ra lời phản hồi, nên:
+ Tập trung vào việc cải thiện năng lực thực hiện. Đừng dùng ý kiến phản hồi chỉ để chỉ trích hay nhấn mạnh kết quả yếu kém. Cần lưu ý đến việc thực hiện yếu kém, nhưng đồng thời cũng cần phải khẳng định, tăng cường sự phản hồi về những phần việc được thực hiện tốt. Điều đó sẽ giúp người nhận thông tin học hỏi được từ những gì họ đã làm đúng.
+ Tập trung phản hồi về tương lai. Hãy tập trung vào những vấn đề có thể điều chỉnh và cải thiện trong tương lai.
+ Đưa ra phản hồi kịp thời. Cố gắng đưa ra ý kiến phản hồi càng sớm càng tốt sau khi quan sát được hành vi muốn điều chỉnh hoặc củng cố. Chỉ trì hoãn khi cần phải thu thập mọi thông tin cần thiết..
+ Tập trung vào cách hành xử chứ không phải vào tính tình, thái độ và nhân cách. Điều này sẽ khiến người nhận thông tin không có cảm giác là mình đang bị công kích cá nhân.
+ Tránh nói chung chung. Thay vì nói: “Phần trình bày của anh trong buổi học vừa rồi rất hiệu quả”, hãy nói một điều gì cụ thể hơn như: “Những hình ảnh đồ họa mà anh dùng trong buổi thuyết trình của mình thật hiệu quả cho việc trao đổi thông điệp”.
+ Hãy chân thành. Hãy đưa ra phản hồi với mục đích giúp cải thiện. + Hãy thực tế. Hãy tập trung vào các yếu tố có thể kiểm soát.
Khi nhận phản hồi nên:
+ Lắng nghe và ghi chép
+ Có thể hỏi lại những ý chưa rõ.
Vì phản hồi có tính chất hai chiều, nên người gửi thông tin cần cởi mở đón nhận ý kiến phản hồi cũng như sẵn sàng đưa ra phản hồi.
iv) Sai lầm cần tránh trong phản hồi thông tin
Truyền thông phụ thuộc vào sự kết hợp các yếu tố ngữ cảnh, văn hóa, môi trường. Trong quá trình truyền thông có rất nhiều trở ngại làm cho thông tin bị sai lạc, mất mát, giảm hiệu quả, thậm chí gây phản tác dụng. Những trở ngại này được gọi là nhiễu hay rào cản. Trong công tác đào tạo cũng xuất hiện những rào cản đòi hỏi nhà quản lý phải nhận biết và tìm cách khắc phục để nâng cao hiệu quả quản lý toàn diện các hoạt động đào tạo của công ty, việc truyền đạt thông tin trong công tác quản lý gặp những rào cản như sau:
Không nhiệt tình, cởi mở trong việc phản hồi
Sợ đón nhận những phản hồi tiêu cực
Đón nhận thông tin phản hồi tiêu cực là một khó khăn, những trên thực tế nó lại là một món quà quí giá. Nó là sự kiểm chứng thực tế; nó nhắc chúng ta rằng không phải lúc nào mọi chuyện cũng tốt, phải luôn hoàn thiện mình. Nó cũng nhắc chúng ta rằng không thể làm vừa lòng được tất cả mọi người. Sẵn sàng đón nhận thông tin phản hồi thực sự là tạo điều kiện có được những phản
hồi tiêu cực. Đó chính là thái độ của bạn khi mà nhận thông tin phản hồi về nhược điểm và bạn chuyển hóa những thông tin tiêu cực đó thành những cơ hội tích cực
Hơi ngại vì sợ làm mất thời giờ của người khác
Thông tin đến không kịp thời, thiếu chính xác, chưa đầy đủ (khó tìm ra những thông tin đáng tin cậy để làm căn cứ ra quyết định)
Ví dụ: Sinh viên đang cần trao đổi gấp với giáo viên hướng dẫn về luận án tốt nghiệp của mình nên đã gừi mail cho thầy cô nhờ sự giúp đỡ. Vì bận công việc nên giáo viên đã trả lời cho sinh viên này sau một thời gian dài nên sinh viên đã không kịp thời gian làm bài.
Thông tin phản hồi có những từ, ngữ, câu văn khó hiểu (gây trở ngại cho việc triển khai các công việc cần thực hiện)
Thiếu sự tin cậy, thiếu tín nhiệm (nên khó hợp tác cùng nhau)
Ví dụ: Trong một bộ phận, người quản lý do có tính độc đoán nên ít khi tin tưởng nhân viên của mình. Khi nhân viên trình bày một ý tưởng sáng tạo mới của mình thông qua email, người quản lí chỉ xem qua một cách sơ sài và không phản hồi lại cho nhân viên biết về ý kiến của mình vì cho rằng nhân viên này làm sao mà có được kiến thức và kinh nghiệm để đề xuất ý tưởng cho công ty.
Chế độ thông tin, báo cáo thiếu nhất quán từ ban đầu (dẫn đến báo cáo không kịp thời, không chính xác, không đầy đủ,…)
Ví dụ: Việc đánh giá học viên phải được giảng viên thực hiện từ đầu khóa học, nhưng vì bận công việc nên đã kéo dài đến cuối học kì, dẫn đến công tác chuẩn bị báo cáo và xử lí, đánh giá thông tin thiếu chính xác đối với học viên của mình.