III. THAY ĐỔI MÔI TRƯỜNG ĐÀO TẠO 1 Tổ chức các buổi ngoại khóa
b) Nhu cầu duy trì và phát triển tổ chức
Việc tổ chức doanh nghiệp có những kế hoạch để mở rộng và phát triển, đòi hỏi nguồn nhân lực hiện tại cần có thêm những kiến thức và kĩ năng cần thiết để có thể đóng góp nhiều hơn vào sự phát triển của tổ chức. Họ có thể trang bị thêm những kiến thức để đảm nhiệm những trọng trách, vị trí cao hơn, cũng như để thực hiện những nhiệm vụ, mục tiêu mới trong chiến lược phát triển của tổ chức. Cũng như cần có một đội ngũ nhân viên mới được đào tạo chính quy để có thể đảm nhiệm những vị trí hiện tại, tránh tình trạng thiếu nhân lực khi tổ chức mở rộng hoạt động,.. Ngoài ra, cũng cần xác định nhu cầu đào tạo của những nhân viên/bộ phận khác trong tổ chức, mà họ chưa được tham gia quá trình đào tạo ở giai đoạn trước.
3.2.1.2 Phân tích nhiệm vụ
Những kiến thức, kĩ năng được đào tạo ở giai đoạn trước đã đủ để đáp ứng yêu cầu của công việc hay chưa? Những kĩ năng, kiến thức đã được đào tạo liệu có đáp ứng tốt yêu cầu công việc hay không? Kế hoạch mở rộng và phát triển tổ chức sẽ phát sinh thêm những nhiệm vụ và công việc mới Cần thêm những kiến thức và kĩ năng gì để thực hiện tốt những công việc và nhiệm vụ đó?
3.2.1.3 Phân tích cá nhân
Ở góc độ cá nhân, ta cần xem xét các vấn đề sau:
− Thứ nhất, như đã nói ở trên, người nhân viên đã qua đào tạo đã thể hiện tốt những kiến thức và kĩ năng trong quá trình làm việc hay chưa?
− Năng suất làm việc của nhân viên sau đào tạo có chuyển biến theo hướng tích cực hay không? Nếu không thì ta cần xác định nguyên nhân vì sao và tìm cách khắc phục. − Liệu quá trình đào tạo trước đó đã đáp ứng nhu cầu phát triển bản thân của nhân viên
hay chưa? Họ có mong muốn được đào tạo thêm hay không? − …
3.2.2 Xác định các lỗ hổng về các kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức thực có và cáckỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức đòi hỏi kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức đòi hỏi
Sau khi thực hiện quá trình đào tạo, tổ chức doanh nghiệp và nhân viên có thể gặp 2 trường hợp như sau:
− Nhân viên áp dụng tốt những kiến thức đã được đào tạo vào công việc hiện tại, năng suất và chất lượng công việc được nâng cao.
− Sau khi được đào tạo, kết quả công việc vẫn chưa đạt kết quả tốt như mong đợi vì: Nhân viên vẫn chưa lĩnh hội và áp dụng tốt những gì đã được đào tạo vào công việc. Các kiến thức, kĩ năng được đào tạo vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu công việc. Công việc phát triển và đòi hỏi thêm những kiến thức và kĩ năng cần thiết khác.
Các kiến thức và kĩ năng được đào tạo không phù hợp với yêu cầu công việc trong thực tế.
Nhân viên sau khi được đào tạo vẫn không đủ khả năng để thực hiện tốt công việc. ...
Như vậy, ta có thể thấy được sự chênh lệch giữa những kiến thức, kĩ năng được đào tạo và những yêu cầu công việc đòi hỏi trong thực tế. Sự chênh lệch này có thể ảnh hưởng không chỉ tới năng suất làm việc của cá nhân nhân viên mà còn tác động đến quá trình hoạt động của tổ chức doanh nghiệp, gây ra những lãng phí về mặt tài chính.
− Xác định các lỗ hổng về các kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức thực có và các kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức đòi hỏi: hầu hết thì mọi người thường hay nhầm lẫn giữa hai vấn đề này, vì vậy nên nhìêu người cứ lầm tưởng là chính họ hay bản thân của những người lao động đã có đầy đủ những điều kiện mà tổ chức đang cần, không cần đào tạo thêm nữa để sau đó, sau những chương trình đào tạo thì tổ chức vần không có được nguồn nhân lực đạt yêu cầu, lúc đó lại phải đào tạo lại một lần nữa, điều này khiến tổ chức khá tốn kém về mặt tiền bạc và thời gian. Điều này là điều cấm kỵ mà không một tổ chức nào mong muốn xảy ra. Vì vậy, ta cần xác định rõ mục tiêu đào tạo là gì, lực chọn đúng đối tượng cần đào tạo..., xác định được những gì tổ chức đang cần để tiếp tục đào tạo chứ không phải đào tạo những yếu tố mà tổ chức đang có và thật sự không cần thiết.
− Phân tích các nhu cầu và những lỗ hổng: chúng ta phải xác định được nhu cầu đào tạo của tổ chức là gì, mục tiêu như thế nào một cách cụ thể, rõ ràng, xác định thời gian thực hiện... Phân biệt rõ ràng giữa những yếu tố mà tổ chức đang cần với những gì mà tổ chức đang có để tránh những sai lầm không đáng có (đào tạo sai đối tượng, sai nội dung, sai số lượng, sai thời gian, sai bộ phận...)
3.2.3 Lập danh sách các nhu cầu đào tạo ưu tiên
Một chương trình đào tạo dù cho đã được chuẩn bị và có kế hoạch cụ thể, nội dung thu hút và phù hợp đến đâu thì vẫn không có gì có thể đảm bảo rằng tất cả nhân viên, học viên đều sẽ đạt được kết quả tốt sau chương trình đào tạo. Do đó, trong quy trình đào tạo, hiển nhiên không thể thiếu bước xác định lại nhu cầu đào tạo tiếp theo. Và việc lập ra được các nhu cầu đào tạo ưu tiên cũng là một trong các bước quan trọng của việc xác định lại nhu cầu đào tạo tiếp theo này. Nhu cầu ưu tiên là những người có sự quan trọng hơn và cần thiết nhiều hơn trong một tổ chức tại thời điểm phát sinh nhu cầu đào tạo tiếp theo. Cũng có thể vì lý do chủ quan hay khách quan mà những người đó, tạm gọi ở đây là các nhân viên, họ chưa vượt qua được quá trình đào tạo và cần đào tạo tiếp theo. Nhưng vai trò của họ đối với bộ phận nói riêng cũng như công ty nói chung là quan trọng và cần thiết, do đó, đối với những nhân viên này, cần xác định nhu cầu ưu
tiên để tiến hành đào tạo tiếp tục cho họ. Để xác định đâu là nhu cầu đào tạo ưu tiên, bộ phận đào tạo sẽ yêu cầu các bộ phận, phòng ban khác đang có nhân viên thuộc danh sách đào tạo tiếp theo cung cấp thông tin về vai trò, chức trách của những nhân viên đó, dựa trên cơ sở đó có thể xác định được họ có phải là những nhân viên nên được ưu tiên đào tạo tiếp theo hay không. Cũng như chính sách đào tạo lần đầu tiên, việc xác định mục tiêu đào tạo là hết sức quan trọng.
Việc thiết lập mục tiêu đào tạo dựa trên nhu cầu đào tạo bao gồm:
− Phát biểu mục đích đào tạo: Người lao động cần biết các kỹ năng và hành vi mới nào sẽ đạt được từ việc đào tạo.
− Truyền thông đến người lao động: Bằng cách xua tan các mong đợi không thực tế, người lao động sẽ nhận được các cảm giác rõ ràng về tình trạng hiện tại và kết quả mong ước để đo lường tốt hơn sự tiến bộ cá nhân.
− Cung cấp các phương tiện đánh giá: Các mục tiêu thiết lập một nền tảng cho việc đo lường trước mức độ mà người lao động nhận được một kỹ năng mong muốn hay là có thể thực hiện một chức năng mong ước.
− Hỗ trợ trong việc lựa chọn các tài liệu, nội dung, phương pháp.
− Trên cơ sở xác định rõ ràng đâu là nhu cầu ưu tiên và mục tiêu đào tạo, việc còn lại là tiến hành quy trình đào tạo đúng theo kế hoạch và đạt được hiệu quả đào tạo cao nhất.
3.2.4 Thống kê những cơ hội cho nhu cầu đào tạo tiếp theo phù hợp
− Đánh giá số liệu thứ cấp trong Công ty về các khoá đào tạo phù hợp.
− Lập danh sách những nhà chuyên môn trong và ngoài trung tâm về vấn đề này. − Thu thập kết quả về vấn đề đào tạo từ kết quả nghiên cứu bộ phận đánh giá. − Phỏng vấn các nhà chuyên môn về đào tạo.
− Tìm kiếm trên mạng về các trường và tổ chức trong và ngoài nước. − Tóm tắt tất cả các cơ hội đào tạo đưa vào thống kê.
3.2.5 Đề xuất chương trình đào tạo, bao gồm khuyến nghị nhằm cải tiến hình thức
đào tạo. Thiết kế chương trình đào tạo cho nhân viên: Định rõ các nhu cầu đào tạo
3.2.5.1 Chu kỳ đánh giá nhu cầu đào tạo tiếp theo:
− Tiến hành đánh giá chất lượng đào tạo của những nhân viên tham gia đào tạo thường xuyên.
− Sàng lọc những nhân viên không đạt kết quả và không phù hợp với chương trình đào tạo.
− Xem xét những nhu cầu thiết đối với những nhân viên không phù hợp với chương trình đào tạo trước đó.
− Xác định nhu cầu đào tạo lại cho các cá nhân và nhóm làm việc đối với các tiêu chuẩn ngành và nghề nghiệp
− Tiến hành phân tích chi phí/ lợi nhuận trước khi đưa ra bất kỳ chương trình đào tạo nào, đặc biệt là với chương trình đào tạo tiếp theo, do những nhân viên này đã được đào tạo rồi.
3.2.5.2 Lựa chọn phương pháp đào tạo tiếp theo như thế nào để phù hợp với từng nhân viên và hoàn cảnh của tổ chức
Mỗi người có một phương pháp học khác nhau, phương pháp này có thể sẽ phù hợp với người này nhưng lại không phù hợp với người khác, vì vậy phải sử dụng những phương pháp khác
nhau cho những đối tượng và hoàn cảnh khác nhau để nhân viên có thể nâng cao hiệu quả học tập và làm việc, đặc biệt là những nhân viên đã được đào tạo, họ đã được đào tạo, những họ đã có những kiến thức về đào tạo nhưng lại chưa đạt kết quả tốt, vậy làm thế nào để đào tạo tiếp theo để những nhân viên này có thể phát huy hết năng lực với những kiếm thức đã được đào tạo để mang lại hiệu quả cao nhất đồng thời chi phí đào tạo phải thấp nhất.
Thông báo với những nhân viên cần phải đào tạo lại, nhưng không công khai, để tránh sự bất mãn cho những nhân viên này, chương trình đào tạo có thể dưới hình thức các buổi hội thảo, gặp gỡ để trao đổi và nâng cao kiến thức chuyên môn và những kỹ năng cần thiết.
Một khi chúng ta hiểu được nhân viên học như thế nào, vì sao chương trình đào tạo trước đó lại không phù hợp với các nhân viên này thì tổ chức có thể đáp ứng được phương pháp đào tạo tiếp theo cho phù hợp với phương pháp học đó. Chẳng hạn như nếu một trong những nhân viên của bạn đã được đào tạo về các kỹ năng nhưng lại không thể sử dụng hiệu quả thì phương pháp đào tạo lại sẽ nghiêng về việc thực hành các kỹ năng đó chứ không chỉ dừng lại ở lý thuyết suôn. Đối với chương trình đào tạo tiếp theo, dựa vào khả năng tiếp thu và học hỏi của nhân viên, có thể chia làm 2 loại chính như sau:
− Lý thuyết: đây là những nhân viên đã được đào tạo nhưng lại không phù hợp với những lý thuyết của chương trình đào tạo (do không nắm bắt được lý thuyết)
Phương pháp đào tạo tiếp theo: tiếp tục đào tạo lại lý thuyết, củng cố lại kiến thức chưa được nhân viên nắm bắt.
− Thực hành: Đây là những nhân viên đã được đào tạo lý thuyết nhưng lại không thể đem ra thực hành những lý thuyết đã được đào tạo.
Phương pháp đào tạo tiếp theo: tạo môi trường cho các nhân viên thực hành những kỹ năng đã được đào tạo.
Phương pháp đào tạo Nội dung Ưu điểm Khuyết điểm
Học qua mạng (E-learning) Nhân viên tự học qua mạng
Nhân viên tự học hỏi lẫn nhau một cách khoa học, thích hợp nhất…
Các khóa học mang tính chung chung mà không đi sâu vào cụ thể nhu cầu từng nhân viên.
Các lớp học buổi tối Tiến hành đào tạo thông quaviệc tổ chức các lớp học buổi tối
Không ảnh hưởng đến công việc của nhân viên
Có thể ảnh hưỏng đến việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống của nhân viên
Study leave
Nhân viên được trả một khoản về việc đã tham dự khoá học và đã nhận được cứng chỉ của khoá học
Cả nhân viên và công ty đều được lợi,có thể có một động cơ tuyển dụng tốt,trợ giúp về thuế có thể có giá trị đối với chi phí của khoá học.
Có thể gây khó khăn cho việc đưa ra quyết định ai sẽ là người thích hợp
Công tác cố vấn
Cụ thể có nhiều quản lý cao cấp ủng hộ một người điều hành/nhà quản lý/giám đốc bằng việc đưa ra lời khuyên, ủng hộ và một diễn đàn để thảo luận vấn đề
Đưa ra chương trình phát triển cá nhân