Hoạt động kinh doanh chính của Công ty Cổ phần Nhiệt Lạnh PDF là cung cấp dịch vụ lắp đặt thiết bị điện lạnh cho các công trình mà công ty nhận thầu, các công trình mà công ty nhận thầu đều là các công trình lớn nên lượng hàng tồn kho của công ty tồn đọng ở bộ phận chi phí sản xuất kinh doanh dở dang là chủ yếu, dưới dạng công trình chưa hoàn thành. Mặt khác, tốc độ luân chuyển hàng tồn kho của công ty năm 2020 (3,43 vòng) lại thấp hơn so với trung bình ngành (4,4 vòng), cho thấy sự yếu kém của công ty trong công tác quản trị hàng tồn kho.
Kế hoạch dự trữ hàng tồn kho cần rõ ràng cụ thể cho các kế hoạch sản xuất và kinh doanh của công ty và trong đó một số biện pháp cụ thể đề ra để nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho chuẩn bị kĩ càng từ khâu chuẩn bị khối lựơng, kiểm định chất lượng hàng tồn kho, phương án và hình thức vận chuyển hàng tồn kho. Đối với đặc thù mặt hàng tồn kho như là các loại thiết bị, công cụ dụng cụ và máy lạnh... công ty còn phải có phương án bảo quản sao cho thích hợp tránh việc ảnh hưởng tới chất lượng nguyên vật liệu tồn kho. Công ty cần lưu ý tới công tác dự phòng giảm giá hàng tồn kho hoặc các phương pháp đẩy mạnh bán hàng tồn kho.
Trước hết, Công ty cần cân nhắc đến việc trích lập dự phòng giảm giá Hàng tồn kho, đặc biệt là nguyên vật liệu và hàng hóa - hai nhóm chiếm tỷ trọng cao nhất trong cơ cấu hàng tồn kho. Để có thể xác định được cụ thể số
tiền phải trích lập dự phòng, Công ty cần có những thông tin xác đáng về số lượng, tỷ lệ loại hàng hóa, thành phẩm, nguyên vật liệu có khả năng bị hư hỏng, giảm giá trị; và bằng chứng chứng minh được giá trị thuần có thể thực hiện được của loại nguyên liệu ấy thấp hơn so với giá gốc của nguyên vật liệu đó. Số tiền phải trích lập dự phòng là chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa, thành phẩm, nguyên vật liệu ấy.
Ngoài ra, để tăng cường hơn nữa việc quản lý hàng tồn kho, Công ty cũng cần chú ý tới các đề xuất khác dưới đây:
- Xác định dự trữ nguyên vật liệu một cách hợp lý nhằm đảm bảo được đủ nguyên liệu dùng cho sản xuất, tiết kiệm được chi phí bảo quản và các chi phí cơ hội do không được sử dụng. Việc xác định dự trữ nguyên vật liệu cần phải được căn cứ vào kế hoạch sản xuất, nhu cầu thị trường, định mức chi phí cho sản phẩm, khả năng cung ứng của thị trường đầu vào, giá cả nguyên vật liệu, các chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho, dung lượng lưu trữ của Công ty… từ đó giảm tới mức thấp nhất số vốn nguyên liệu vật liệu cho việc dự trữ.
- Hiện nay, nguồn nguyên liệu đầu vào của Công ty vẫn chủ yếu là phải mua ngoài và nhập khẩu dẫn tới chi phí cao. Do đó, trước mắt Công ty một mặt tăng cường mối quan hệ với người bán là các nhà cung cấp, các nhà nhập khẩu và môi giới nhập khẩu để đảm bảo việc cung cấp nguyên vật liệu đủ số lượng và đạt chất lượng. Để làm được điều này, Công ty cần thực hiện kỷ luật thanh toán một cách nghiêm túc, duy trì thói quen mua hàng để có thể tận dụng những điều kiện thanh toán thuận lợi hơn cho mình. Đồng thời cũng cũng cần tìm kiếm thêm nguồn cung ứng từ thị trường trong nước để giảm sự lệ thuộc vào nguồn cung từ nước ngoài. Công ty cũng cần lựa chọn và cân nhắc nguồn cung cấp uy tín đảm bảo chất lượng và giá mua gốc để tối thiểu hóa chi phí.
- Thường xuyên kiểm tra tình hình dự trữ, tránh tình trạng hàng hóa, thành phẩm, vật tư bị mất mát hao hụt hoặc giảm chất lượng. Phát hiện kịp thời những vật tư tồn đọng, kém chất lượng không phù hợp với quy trình sản xuất, tiến hành xử lý nhanh chóng để không làm ảnh hưởng tới chất lượng các vật tư còn lại. Ngoài ra, khi quy mô sản xuất tăng đòi hỏi quy mô dự trữ cũng tăng vì thế hệ thống nhà xưởng của Công ty cần tiếp tục được nâng cấp, cải tạo nhằm bảo vệ sản phẩm được tốt hơn.
- Đối với việc dự trữ hàng hóa và thành phẩm, Công ty cần xây dựng được kế hoạch tiêu thụ, khảo sát nhu cầu thị trường, bố trí kết cấu sản xuất tiêu thụ từng loại sản phẩm phù hợp với tình hình cụ thể trong từng thời kỳ.