2.2. Tổng quan về quy trình nhập khẩu nguyên vật liệu cho sản xuất mặt hàng
2.2.7. Đàm phán với nhà cung cấp và lập hợp đồng mua hàng
Phòng Mua hàng sẽ tiếp tục đàm phán với nhà cung cấp đƣợc đánh giá và lựa chọn. Việc đàm phán này nhằm trao đổi sâu hơn, rõ ràng hơn về các yêu cầu về hàng hóa, quy định đóng gói hàng hóa, thời gian giao hàng; cam kết đối với hàng hóa, dịch vụ, đảm bảo hai bên có thể thực hiện việc cung ứng thuận lợi. Tùy từng thị trƣờng nhập khẩu linh kiện mà công ty sẽ yêu cầu một ngày giao hàng cố định, trong đó nhà cung cấp dịch vụ Logistics, lịch tàu và thời gian tàu chạy sẽ do PAVCV quyết định và trao đổi với nhà cung cấp để chọn ra lịch trình phù hợp cho cả nhà sản xuất lẫn ngƣời nhập khẩu. Sau khi đã cố định ngày giao hàng cho nhà cung cấp, bộ phận Mua hàng sẽ ghi nhận ngày giao hàng, công ty cung cấp vận tải lên hệ thống theo từng nhà cung cấp để tiện theo dõi đơn hàng.
Để đảm bảo tính chặt chẽ của quy trình, soạn thảo hợp đồng mua hàng với từng nhà cung cấp là cần thiết. Hợp đồng mua hàng đảm bảo quyền và lợi ích của các bên khi tham gia quan hệ hợp đồng, ràng buộc các điều kiện về hàng hóa và điều kiện giao hàng. Ngồi ra, trong quy trình nhập khẩu cịn có thêm điều kiện về ngày giao hàng cố định. Điều kiện này giúp nhà cung cấp luôn biết trƣớc đƣợc thời gian cần giao hàng, thuận tiện cho việc sắp xếp sản xuất và chuẩn bị đơn hàng. Ngày giao hàng cụ thể cũng đƣợc ghi nhận trên hệ thống theo dõi đơn hàng của PAVCV. Việc ghi nhận này giúp các bộ phận dễ dàng kiểm soát các đơn hàng nhập khẩu linh kiện và sẽ kịp thời có hƣởng giải quyết khi có những rủi ro phát sinh,
tránh làm ảnh hƣởng đến tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với số lƣợng đơn đặt hàng lớn, việc chỉ có một ngày giao hàng cho một nhà cung cấp gây nhiều khó khăn. Nhà cung cấp linh kiện buộc phải đảm bảo đầu vào sản xuất luôn ổn định để đáp ứng đƣợc đơn đặt hàng mỗi tuần của PAVCV.
Rủi ro tồn tại là trong trƣờng hợp nhân viên phụ trách tính tốn sai số lƣợng nguyên vật liệu cần đặt mua, phòng Mua hàng và cả nhà cung cấp sẽ khó sắp xếp đƣợc thời gian mua để có thể bù đắp lại phần linh kiện thiếu. Hoặc nhà cung cấp không kịp sản xuất để kịp tiến độ giao hàng theo lịch trình cố định, họ cũng sẽ khơng thể sắp xếp lịch giao hàng khác. Nhƣ vậy, phòng Mua hàng buộc phải sắp xếp lại số lƣợng nguyên vật liệu và sử dụng hình thức vận chuyển bằng đƣờng hàng khơng để đáp ứng sản xuất.