2.2. Tổng quan về quy trình nhập khẩu nguyên vật liệu cho sản xuất mặt hàng
2.2.8.Thực hiện thủ tục nhập khẩu nguyên vật liệu
Sau khi nhận đƣợc đơn đặt hàng từ phòng Mua hàng, nhà cung cấp sẽ chuẩn bị bản nháp các chứng từ nhập khẩu nhƣ hóa đơn thƣơng mại, chi tiết đóng gói hàng hóa, vận đơn đƣờng biển/ vận đơn hàng khơng, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (nếu có). Phịng Logistics sẽ có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ nhập khẩu và yêu cầu chứng từ nhập khẩu chính thức từ nhà cung cấp. Ngay khi nhận đƣợc thông báo hàng đến của các hãng tàu, hãng hàng khơng hoặc đại lý giao nhận, phịng Logistics tiến hành khai báo hải quan trên phần mềm hải quan điện tử ECUS5 VNACCS và truyền dữ liệu đến Hải Quan.
Việc kiểm tra trƣớc các chứng từ nhập khẩu là để đảm bảo tính hợp lệ, chính xác trƣớc khi dữ liệu đƣợc truyền đến hải quan. Việc làm này giúp doanh nghiệp có thời gian điều chỉnh chứng từ cho phù hợp trƣớc khi hàng hóa thực tế về tới cửa khẩu nhập khẩu tại Việt Nam. Để đảm bảo hàng hóa nhập khẩu đƣợc thuận lợi, chứng từ nhập khẩu yêu cầu độ chính xác tuyệt đối, tránh trƣờng hợp khi đã truyền dữ liệu cho cơ quan nhà nƣớc mà phải mất thời gian điều chỉnh chứng từ. Điều này sẽ làm mất thời gian hồn thành thủ tục nhập khẩu hàng hóa, cũng nhƣ cán bộ Hải quan sẽ có cái nhìn khơng tốt tới nghiệp vụ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhân viên
phụ trách xử lý thủ tục nhập khẩu phải là ngƣời có kinh nghiệm và có hiểu biết rõ về những quy định nhập khẩu tại Việt Nam.
Tác giả nhận thấy nhân sự tại phòng Logistics thƣờng là nhân sự trẻ và thiếu kinh nghiệm, nên cịn sai sót trong việc thực hiện thủ tục nhập khẩu. Nhân sự vẫn còn thiếu sự tỉ mỉ nên đơi lúc khơng kiểm sốt kĩ những đơn hàng nhập khẩu, dẫn đến việc thực hiện thủ tục nhập khẩu chậm trễ và không đáp ứng đƣợc lịch sản xuất. Ngồi ra thì cơng ty cần phải tn theo những đợt kiểm sốt hàng hóa nhập khẩu của hải quan, việc tờ khai bị phân luồng đỏ hoặc phải chịu sự kiểm hóa của cán bộ Hải quan là không thể tránh khỏi.