tổ chức giai đoạn 2012 – 2015
(Đơn vị: cuộc )
Nội dung Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%)
Các hội nghị 748 53,8 756 50,4 770 44,2 780 43,2 Các hội nghị 169 12,1 180 12 197 11,3 208 11,4 Các hội thảo 138 11,2 176 11,7 208 11,9 234 13 Tiếp khách 294 21,1 346 23 528 30,3 543 30 Loại khác 40 2,8 42 2,8 38 2,1 44 2,4 Tổng số 1389 100 1500 100 1741 100 1809 100
(Nguồn: Báo cáo công tác hàng năm của Văn phòng Bộ )
Căn cứ vào bảng 2.2. khi ta tiến hành xử lý số liệu theo cơ cấu ta sẽ biết được số lượng các hội nghị, hội nghị chiếm bao nhiêu phần trăm trong tổng số các lần tổ
chức hội nghị tại đơn vị.
Như vậy nhìn vào bảng số liệu trên ta có thể thấy được số lượng các hội nghị, hội nghị, hội thảo, tiếp khách của Bộ là rất lớn và được duy trì ở mức ổn định qua các
năm.
Số lượng các hội nghị duy trì ở mức ổn định ( trên 700 cuộc/năm) và chiếm tỷ trọng cao nhất trên 43%. Số lượng hội nghị của Bộ tăng đều qua các năm, năm 2012 là 748 đến năm 2013 là 756 tăng 8 hội nghị và năm 2013 là 756 đến năm 2014 là 780 tức là tăng 14 hội nghị. Năm 2015 so với năm 2014 tăng 10 cuộc (từ 770 hội nghị đến
0 100 200 300 400 500 600 700 800
Các cuộc họp Các hội nghị Các hội thảo Tiếp khách Loại khác
728 156 108 294 40 756 180 208 346 42 770 167 238 528 38 780 208 260 543 44
Biểu đồ 2.1. Các loại hình hội nghị của Bộ Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2012 - 2015
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
780 hội nghị). Như vậy số lượng hội nghị năm 2013 lên 2014 là tăng nhanh và mạnh nhất 14 cuộc. Sở dĩ có sự tăng mạnh như vậy vì năm 2013, các cơ quan đơn vị của Bộ
đã và đang trong quá trình ổn định tổ chức (vì năm 2012 Bộ chuyển từ trụ sở cũ (39 Trần Hưng Đạo) về trụ sở mới (113 Trần Duy Hưng) việc xây dựng mới các văn bản quy định về chế độ làm việc cũng như cơng tác của cơ quan, đơn vị. Chính vì vậy mà
số lượng các hội nghị trong năm 2014 tăng nhanh như vậy. Còn các năm sau (2014, 2015), thì Chình phủ có chỉ đạo cho Bộ tiến hành xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể
chế có liên quan, thuộc Lĩnh vực quản lý của Bộ, chính vì vậy Lãnh đạo Bộ, và các đơn vị có liên quan phải thường xuyên tổ chức các hội nghị để bàn bạc, giải quyết công việc. Mặc dù số lượng các hội nghị có tăng đều qua các năm nhưng cơ cấu hội nghị trong các loại hình hội hội nghị lại có xu hướng giảm qua các năm. Từ năm 2012 là 53,8% giảm xuống còn 50,4% (năm 2013), 44,2% (năm 2013), 43,2 (năm 2015). Sự biến động trái ngược này là do số lượng các loại hình khác cũng tăng lên làm cho số
lượng hội nghị dù có tăng lên nhưng cơ cấu lại khơng tăng được.
Số lượng các hội nghị, của Bộ cũng tăng đều qua các năm cụ thể: từ năm 2012 đến năm 2013 tăng 24 hội nghị ( từ 169 hội nghị lên 180 hội nghị), từ năm 2013 đến 2014 tăng 17 hội nghị (từ 180 hội nghị đến 197 hội nghị), từ năm 2014 đến 2015 tăng
8 hội nghị (từ 197 hội nghị đến 208 hội nghị). Cơ cấu hội nghị trong bảng phần trăm các loại hình hội nghị của Bộ cũng có xu hướng giảm chậm từ 12,1% (năm 2012) xuống 12% (năm 2013), 11,3% (năm 2014) và 11,4% (năm 2015). Sự biến động này là do sự tăng mạnh của các loại hình khác (tiếp khách, hội thảo) nên dù số lượng hội nghị
có tăng nhưng cơ cấu lại giảm.
Các cuộc hội thảo cũng được tăng đều qua các năm cụ thể từ năm 2012 đến 2013 tăng 38 hội thảo (từ 138 hội thảo lên 176 hội thảo); từ năm 2013 đến 2014 tăng 32 hội thảo (từ 176 hội thảo lên 208 hội thảo ); từ năm 2014 đến 2015 tăng 32 hội thảo
(từ 208 hội thảo đến 234 hội thảo). Cơ cấu hội thảo lại có sự tăng nhanh trong cơ cấu các loại hình hội nghị của Bộ cụ thể tăng từ 11,2% (năm 2012) lên 11,7% (năm 2013),
11,9% (năm 2014) và 13% (năm 2015). Sở dĩ các hội thảo có sự tăng nhanh và mạnh như vậy một phần là do các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước chỉ đạo đẩy mạnh học tập, ứng dụng, chuyển giao, tiếp thu các tiến bộ khoa học công nghệ của các
nước trên thế giới. Sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, kế hoạch công tác năm của Bộ, của từng đơn vị.
Các cuộc tiếp khách của Bộ cũng tăng đều qua các năm từ năm 2012 đến 2013 tăng 52 cuộc tiếp khách (từ 294 cuộc lên 346 cuộc); từ năm 2013 đến 2014 tăng 182 cuộc tiếp khách (từ 346 cuộc lên 528 cuộc); từ năm 2014 đến 2015 tăng 15 cuộc tiếp khách (từ 528 cuộc lên 543 cuộc). Cơ cấu các cuộc tiếp khách tăng nhanh và mạnh nhất trong các loại hình hội nghị của Bộ từ 21,1% (năm 2012) lên 23% (năm 2013),
30,3% (năm 2014), và 30% (năm 2015).
Các loại hình hội hội nghị khác cũng có sự gia tăng nhẹ: năm 2012 đến 2013 tăng 02 cuộc hội hội nghị từ (40 cuộc lên 42 cuộc); từ năm 2013 đến 2014 giảm 04 cuộc hội hội nghị (từ 42 cuộc xuống 38 cuộc); từ năm 2014 đến năm 2015 tăng 6 cuộc
(từ 38 cuộc lên 44 cuộc).
Sở dĩ tất cả các loại hình hội nghị ở Bộ đều có sự tăng qua các năm vì những nguyên nhân sau đây:
- Sự chỉ đạo sát sao và quyết liệt của Chính phủ nhằm thực hiện thắng lợi nhanh chóng mục tiêu đưa đất nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp vào năm 2020.
- Trong giai đoạn này nước ta đang tiến hành đàm phán các hiệp định kinh tế và tiếp thu sự chuyển giao công nghệ của các nước phát triển trên thế giới, nên việc soạn
thảo các văn bản mới, mang tính chất giao dịch quốc tế cũng như việc tiến hành đón tiếp các phái đoàn của các nước khác sang nước ta chuyển giao công nghệ, Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan quản lý nhà nước đàu ngành về khoa học và cơng nghệ lên việc đón tiếp đoan ngoại giao về khoa học cơng nghệ cũng như hội nghị bàn để
soạn thảo các văn bản giao dịch quốc tế là việc đương nhiên.
- Cũng trong giai đoạn này Bộ có chiến lược xây dựng và hồn thiện hệ thống thể chế quy định về khoa học và công nghệ chặt chẽ nhất để có thể đón đầu những cơ
hội từ các hiệp định kinh tế mà Việt Nam đã, đang và sẽ là thành viên như ASEAN, TTP...
Đây chính là hai nguyên nhân lớn nhất, ảnh hưởng đến sự biến động của các loại hình hội hội nghị của Bộ trong giai đoạn 2012 – 2015.
Đối với Bộ Khoa học và Cơng nghệ thì Văn phịng Bộ chịu trách nhiệm chủ trì hoặc tham gia phối hợp tổ chức tất cả các hội nghị của Bộ thuộc phạm vi được phân
công và các hội nghị khi được Lãnh đạo Bộ giao phó.
Theo Điều 43, 44 của Quy chế làm việc Quy chế làm việc của Bộ ( xem tại Phụ lục 03) thì hiện nay Bộ Khoa học và Cơng nghệ phải tiến hành những loại hội nghị
sau:
- Các hội nghị do Lãnh đạo Bộ chủ trì bao gồm: + Hội nghị Lãnh đạo Bộ thường kỳ;
+ Hội nghị giao Ban Bộ hàng tuần, hàng tháng và tổng kết công tác năm của Bộ; + Hội nghị giao ban vùng, giao ban khối;
+ Lãnh đạo Bộ hội nghị, làm việc với Lãnh đạo cơ quan Trung ương và các tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương tại Trụ sở Bộ;
+ Lãnh đạo Bộ hội nghị, làm việc với Lãnh đạo địa phương và các đơn vị trong ngành tại địa phương cơ sở;
+ Các Hội nghị khác để giải quyết công việc.
- Các Hội nghị do thủ trưởng các thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ chủ trì gồm: + Các đơn vị thuộc Bộ tổ chức các Hội nghị do lãnh đạo đơn vị chủ trì để giải quyết cơng việc chun mơn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi
dơn vị được quy định.
+ Lãnh đạo các đơn vị có thể chủ trì các Hội nghị, làm việc với đại diện các cơ quan theo ủy quyền của Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách theo quy định tại Quy chế
làm việc của Bộ
Trong phạm vi thẩm quyền của Văn phòng Bộ đã đươc quy đinh tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phịng thì hiện nay Văn phịng phải tổ chức các loại hội
nghị sau đây:
- Hội nghị toàn ngành; - Hội nghị tập huấn chuyên đề;
- Hội nghị tổng kết năm; - Hội nghị cán bộ chủ chốt;
- Các loại hội nghị khác khi được Lãnh đạo Bộ phân công tổ chức hoặc phối hợp tổ chức với các đơn vị khác thuộc Bộ.
Trong q trình khảo sát tại Phịng Lễ tân em có thống kê được số lượng gần chính xác các hội nghị do Văn phịng tổ chức giai đoạn 2012-2015 như sau:
Bảng 2.3. Số lượng các loại hình hội nghị do Văn phòng tổ chức giai đoạn 2012 – 2015
Nội dung Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Hội nghị toàn ngành 2 2 1 3 Hội nghị tập huấn 5 7 6 8 Hội nghị tổng kết 3 2 5 5 Hội nghị cán bộ chủ chốt 1 1 1 1 Hội nghị khác 30 33 31 34 Tổng cộng 41 45 44 51
(Nguồn: Báo cáo cơng tác hàng năm của Văn phịng Bộ)
Nhìn vào bảng số liệu trên ta có thể nhận thấy số liệu các hội nghị do Văn phòng tổ chức qua các năm khơng có biến động lớn. Hội nghị cán bộ chủ chốt của Bộ hàng năm chỉ được tổ chức 1 lần, nên số lượng hội nghị này qua các năm khơng có sự
biến động.
Hội nghị tồn ngành, đây là hội nghị do Văn phòng tổ chức phối hợp với các đơn vị khác trong cơ quan Bộ, nên số lượng hội nghị qua các năm cũng có sự biến
động nhẹ như trong hai năm đầu (năm 2012, năm 2013) đều duy trì là 2 hội nghị, nhưng riêng đến năm 2014 số lượng hội nghị này lại giảm xuống còn 1 hội nghị/năm
và đến năm 2015 số lượng hội nghị này lại tăng lên con số 3 hội nghị/năm. Sở dĩ hội nghị này có sự biến động như vậy vì, hai năm đầu là hai năm bắt đầu triển khai thực hiện kế hoạch chiến lược phát triển khoa học công nghệ giai đoạn 2010 – 2015, nội dung cơng việc đang triển khai cịn rất nhiều mà nội dung kế hoạch lại tương đối phức
2 5 3 1 30 2 7 2 1 33 1 6 5 1 31 3 8 5 1 34 0 5 10 15 20 25 30 35 40
Hội nghị toàn ngành Hội nghị tập huấn Hội nghị tổng kết Hội nghị cán bộ chủ
chốt Hội nghị khác
Biểu đồ 2.1. Các hội nghị do Văn phòng Bộ tổ chức giai đoạn 2012 - 2015 giai đoạn 2012 - 2015
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
tạp nên số lượng hội nghị được tăng lên 2 hội nghị/năm. Một hội nghị để triển khai nội dung ở các cơ quan trung ương, một hội nghị triển khai ở các cơ quan chuyên trách
ở địa phương. Đến năm 2014 khi kế hoạch đang triển khai, năm này chủ yếu là đánh giá sơ bộ kết quả đã đạt được và chưa đạt được trong kế hoạch chiến lược và đề ra phương hướng, nhiệm vụ công tác trong năm mới, nội dung tương đối đơn giản nên hội nghị được tổ chức 1 lần/năm. Đến năm 2015 là năm tổng kết kê hoạch chiến lược
giai đoạn đầu và triển khai kế hoạch trong giai đoạn 2016 – 2020, nên nội dung hội nghị tương đối dài và phức tạp nên tổ chức thành 3 hội nghị/năm.
Hội nghị tập huấn công tác phục vụ công việc cũng được Lãnh đạo Bộ quan tâm và chú ý nên số lượng các hội nghị tập huấn cũng đi theo chiều tăng lên qua các
năm năm 2012 là 5 hội nghị tập huấn,năm 2013 là 7, năm 2014 là 6, năm 2015 là 8. Các Hội nghị tổng kết công tác năm của Bộ, hội nghị tổng kết công tác năm của Văn phòng, Hội nghị tổng kết việc thực hiện một chủ trương chính sách, cũng được Lãnh đạo Bộ quan tâm lên số lượng hội nghị tổng kết có sự tăng từ năm 2012 là 3 hội nghị, năm
2013 là 2 hội nghị, năm 2014 và năm 2015 là 5 hội nghị.
Bên cạnh việc tổ chức các hội nghị, đã được quy định rõ trong danh mục hội nghị hàng năm của Bộ. Văn phòng Bộ cịn phải phối hợp với các đơn vị có liên quan để tổ chức các hội nghị của Lãnh đạo Bộ có liên quan đến nhiệm vụ của Văn phòng đã
được quy định trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ. Số lượng các hội nghi này cũng có sự biến động qua từng năm: năm 2012 là 30 hội nghị; năm 2013
là 33 hội nghị; năm 2014 là 31 hội nghị; năm 2015 là 34 hội nghị.
Như vậy căn cứ vào bảng số liệu này, chúng ta có thể thấy được số lượng các hội nghị do Văn phòng tổ chức trong từng năm là rất lớn. Nếu đem so sánh với bảng số liệu thống kê các loại hội nghị, hội hội nghị của Bộ ta có thể tính ra được cơ cấu hội nghị của Văn phòng chiếm bao nhiêu phần trăm trong cơ cấu tổ chức hội nghị của tồn
Bộ.
Bảng 2.4. Tình hình tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ so với cả Bộ giai đoạn 2012 – 2015.
Nội dung Năm
2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Hội nghị của cả Bộ (cuộc) 169 180 197 208
Hội nghị của Văn phòng Bộ (cuộc) 41 45 44 51
(Nguồn: Báo cáo cơng tác hàng năm của Văn phịng Bộ)
Nhìn vào bảng ta có thể thấy được vi trí quan trọng của Văn phịng trong việc tổ chức các hội nghị của Bộ. Hiện nay Bộ Khoa học và Cơng nghệ có hơn 50 đơn vị trực
thuộc, nhưng chỉ tính riêng số lượng hội nghị của Văn phịng Bộ đã chiến đến ¼ số lượng các hội nghị của Bộ. Từ đây ta có thể thấy Văn phịng Bộ đã thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần phục vụ các hoạt động của Lãnh đạo Bộ
và toàn cơ quan Bộ.
2.3. Thực trạng cơng tác tổ chức Hội nghị tại Văn phịng Bộ Khoa học và Công nghệ Công nghệ
2.3.1. Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị
Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng: “Cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phải mất từ 5 đến 10 giờ lập kế hoạch tổ chức”. Từ lý thuyết trên có thể suy ra trung bình một Hội nghị kéo dài từ 2 đến 3 giờ đồng hồ thì thời gian lập kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ phải mất từ 20 đến 30 giờ lập kế hoạch. Như vậy nếu Hội nghị nào cũng mất thời gian
cho việc lập kế hoạch thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức, vậy cho nên công tác tổ chức hội nghị của Văn phịng Bộ đã có một ngun tắc đã được quy định sẵn.Tùy
theo tính chất, tầm vóc, quy mơ và mục đích mà Lãnh đạo Bộ đặt ra khi tổ chức hội nghị mà việc lập kế hoạch tổ chức Hội nghị có thể được hoặc khơng được tiến hành.
Các Hội nghị mang tính chất thường xuyên mà thành phần, địa điểm và thời gian tổ chức hội nghị đã được chuẩn hóa bằng các quy định của nhà nước hay đã được
quy định trong quy chế làm việc của Bộ thì việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị là khơng bắt buộc. Đây có thể là những Hội nghị như Hội nghị giao ban tuần, tháng, năm
và các Hội nghị thường niên của Bộ và Văn phòng Bộ.
Điều 51 Quy chế Bộ Khoa học và Cơng nghệ có quy định về Giao ban tuần, tháng và tổng kết công tác năm của Bộ như sau:
“1. Hội nghị giao ban tuần của Bộ được tiến hành vào sáng thứ hai hàng tuần; giao ban tháng được tiến hành vào sáng thứ hai của tuần cuối cùng trong tháng; hội
nghị tổng kết công tác năm của Bộ được tiến hành vào sáng thứ hai của tuần đầu tháng một năm sau, trừ khi có quyết định khác của Bộ trưởng.
2. Thành phần giao ban tuần, tháng và tổng kết công tác năm của Bộ do Bộ trưởng quyết định.
3. Thủ trưởng các đơn vị trong thành phần giao ban tuần, tháng, tổng kết công tác năm hoặc được mời tham dự giao ban có trách nhiệm tham dự đầy đủ các Hội