Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
2.3. Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công
2.3.2.4. Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị
Địa điểm tổ chức hội nghị đã được xác định sẵn trong Kế hoạch tổ chức hội nghị, Ban tổ chức hội nghị phân công đơn vị cụ thể phụ trách việc chuẩn bị địa điểm tổ
chức hội nghị sao cho phù hợp với nội dung, tính chất hội nghị.
Đối với các hội nghị do Văn phòng tổ chức tại trụ sở Bộ, chuyên viên phòng Tổng hợp thực hiện việc đăng ký phòng hội nghị theo mẫu (Phụ lục 6). Chuyên viên phòng Lễ tân tiến hành tiếp nhận đăng ký lịch hội nghị và ghi vào sổ cơng tác tuần của
phịng.
Đối với hội nghị tổ chức ngoài cơ quan Bộ như hội nghị cán bộ chủ chốt năm 2016 được ấn định tổ chức tại Ninh Bình. Chánh Văn phịng giao cho Phịng Tổng hợp thực hiện việc liên hệ và khảo sát địa điểm tổ chức hội nghị theo đúng yêu cầu về thành phần, số lượng và các yếu tố kỹ thuật đối với việc tổ chức hội nghị. Ví dụ như Hội nghị cán bộ chủ chốt năm 2016 được tổ chức tại Ninh Bình, thì Trưởng phịng tổng hợp sau khi
tìm kiếm và liên hệ được với các đơn vị cho thuê hội trường thì sẽ liên hệ với Trưởng Phòng Quản trị, Trưởng phòng lễ tân, đến tận nơi để tiến hành công tác tiền trạm. Công
tác tiền trạm bao gồm các nội dung sau:
- Khảo sát diện tích hội trường, phịng hội nghị nơi diễn ra hội nghị; lên phương án sắp xếp bàn ghế, chỗ ngồi. Trưởng phòng tổng hợp – Tổ chức tiến hành công tác khảo sát địa điểm tổ chức hội nghị và có sẵn các phương án để sắp xếp bàn ghế, chỗ ngồi. Trong giai đoạn này Trưởng phòng tổng hợp – Tổ chức tiến hành quan sát về diện tích hội trường, hỏi đơn vị cho thuê hội trường về lượng đại biểu có thể tham dự
phục vụ hội nghị có thể bố trí tại Hội trường?
- Khảo sát thiết bị kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng và các thiết bị khác. Trưởng phòng Quản trị chịu trách nhiệm kiểm tra về các thiết bị kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng như: số lượng đèn chiếu sáng, đèn lép, số lượng micro nhỏ để bàn, micro không dây phục vụ phát biểu, hệ thống loa đài có đủ lớn để truyền tải âm thanh khơng, máy chiều, màn hình chiếu,
các phương án hỗ trợ khi có sự cố về điện...
- Khảo sát nơi ăn, nghỉ cho đại biểu; dự kiến phương án di chuyển của đại biểu trong thời gian diễn ra hội nghị và các yêu cầu khác. Trưởng phòng Lễ tân tiến hành khảo sát về nơi ăn, nghỉ của đại biểu, cụ thể là khảo sát về nhà ăn của đại biểu, khách mời, khảo sát về thực đơn của nhà hàng và lên thực đơn cho bữa ăn, tiến hành khảo sát về chỗ nghỉ cho đại biểu. Trong đó cần khảo sát riêng tại khu nghỉ cho Lãnh đạo Bộ và nơi nghỉ dành cho các thủ trưởng cơ quan, đơn vị, phịng ban. Cùng với đó là những yêu cầu để đảm bảo
an ninh, an toàn cho toàn bộ đại biểu trong khi đến làm việc tại đây. Trưởng phòng Quản lý xe tiến hành khảo sát về đại điểm đưa đón cán bộ tham dự hội nghị, dự kiến chuẩn bị
phương tiện đưa đón đại biểu và lựa chọn đường đi phù hợp.
- Thỏa thuận nguyên tắc các điều khoản, ký tắt các hợp đồng hội trường, phòng hội nghị và các dịch vụ liên quan khác. Sau khi các Trưởng đơn vị tiến hành khảo sát
địa điểm tổ chức hội nghị thì sẽ ra thỏa thuận các điều khoản và tiến hành ký tắt hợp đồng với đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức hội nghị. Mỗi hợp đồng được làm về một lĩnh vực nhất định như: hợp đồng thuê hội trường, hợp đồng thuê phòng ngủ, hợp đồng
thuê các dịch vụ như ăn uống, giải trí. Hoặc cũng có thể ký chung vào một hợp đồng. Cơng tác tiền trạm được hồn tất trước 18 (mười tám) ngày so với ngày tổ chức hội nghị. Điều này có nghĩa là cơng tác tiền trạm có thể diễn ra từ trước khi tổ chức hội nghị khoảng hai mươi đến hai mươi năm ngày và tính từ ngày ký kết xong các hợp đồng dịch
vụ là 18 (mười tám ngày) so với ngày tổ chức hội nghị.
Dù cho công tác tổ chức hội nghị được diễn ra ở trong hay ngồi cơ quan thì việc chuẩn bị một địa điểm để tổ chức hội nghị bao gồm các nội dung sau: lựa chọn cách sắp xếp bàn ghế phù hợp với mục đích của việc tổ chức hội nghị, việc bố trí các
khu vực trong và ngoài hội trường
- Sắp xếp bàn ghế, chỗ ngồi trong hội nghị có ý nghĩa rất quan trọng vì nó thể hiện trình độ, sự chu đáo của Ban tổ chức Hội nghị đồng thời gây ấn tượng mạnh mẽ đến người tham dự. Chức vụ cao hơn sẽ có vị trí cao hơn, người có chức vụ cao nhất
và quan trọng nhất được xếp vào vị trí trung tâm hội nghị.
- Cần có sự phân biệt rõ ràng giữa các khu vực của hội nghị nhằm tạo điều kiện cho quá trình làm việc của Hội nghị được thành công. Thông thường trong một Hội nghị, thì sẽ có các khu vực sau: Sân khấu (khu vực đứng thuyết trình, đọc báo cáo), cánh gà, khu vực chỉnh âm thanh, ánh sáng, khu vực khán đài ( vị trí chỗ ngồi của Đồn chủ tịch, Ban thư ký, Lễ tân, đại biểu cấp trên, khách mời tham dự) và đặc biệt phải chú ý đến hệ thống trục đường đi chính trong Hội nghị. Ngồi ra ta còn phải chú
ý đến lối đi lên phát biểu của các đại biểu tham gia hội nghị ở chính giữa phải rộng, khơng được hẹp quá, đảm bảo cho đại biểu lên phát biểu trong hội nghị được thư thái và tự nhiên nhất. Các đại biểu có bài phát biểu tham dự hội nghị phải đươc ưu tiên sắp
xếp ở vị trí có chỗ ngồi thuận tiện để khi đên lượt phát biểu thì khơng phải mất thời gian đi từ chỗ ngồi ra đến lối đi chính quá lâu, làm mất thời gian hội nghị.
Trong Hội nghị gặp mặt các nhà sáng chế không chuyên nghiệp năm 2015 được tổ chức tại Hội trường tầng 2 của Bộ thì việc chuẩn bị cho địa điểm tổ chức hội nghị
được lên phương án trước 10 ngày so với ngày tổ chức hội nghị và được tiến hành trước 5 (năm) ngày hội nghị diễn ra. Cán bộ chuyên viên, được phân công phụ trách sắp xếp chỗ ngồi cho các vị đại biểu phải bố trí các khu vực trong hội trường được hợp
lý và trong từng khu vực lại tính tốn khoảng cách giữa các vị trí được thích hợp. Ví dụ khoảng cách vị trí các chỗ ngồi giữa ghế trước với ghế sau là bao nhiêu centimet, khoảng cách giữa ghế với bàn là bao nhiêu centimet, khoảng cách giữa vị trí ghế đằng trước với bàn đằng sau cách nhau bao nhiêu cencimet,... các khoảng cách giữa bàn với ghế, cán bộ chuyên viên phải tiến hành đo đạc và tính tốn cẩn thận để có được sự sắp xếp tương đối chính xác. Hệ thống trục đi giữa và các lối đi phụ phải đảm bảo sao cho lối đi của đại biểu không quá chật, phải đảm bảo làm sao cho khi đại biểu vào ghế ngồi
nhưng vẫn không phải di chuyển ghế đi quá xa so với vị trí ban đầu mà ta sắp xếp, nhìn từ phía sân khấu xuống hoặc nhìn từ cuối khán đài lên vị trí các ghế phải thẳng
nhau, nhìn ngang, nhìn dọc, nhìn nghiêng các ghế đều có sự liên quan đến nhau. Khi sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho các đại biểu thì phải bố trí thành các khu khác nhau, khu đại biểu cấp trên và khách mời tham dự, đại biểu cấp trên được bố trí ngồi ở dãy ghế đầu tiên và ở vị trí trung tâm của hội trường. Còn dãy bàn của khách mời được
bố trí ở hai bên cạnh dãy bàn của dãy bàn trung tâm hoặc được kê ngay sau dãy ghế đầu tiên. Ví dụ như trong hội nghị tổng kết cơng tác năm của Bộ thì bàn ghế sẽ được
kê thành hai dãy, trong đó bàn đầu tiên của mỗi dày là dành cho Lãnh đạo Bộ và các khách mời cấp trên. Còn trong Hội nghị Hội nghị gặp mặt các nhà sáng chế không chuyên nghiệp tiêu biểu năm 2015 thì bàn ghế của các đại biểu, khách mời lại được sắp xếp theo hình chữ U, cịn bàn ghế của Lãnh đạo Bộ và lãnh đạo cấp trên được sắp
riêng một bàn thẳng quay mặt vào chữ U (tức là ngồi đối diện với các vị đại biểu) Sau khi đã chia các khu vực chỗ ngồi cho các vị đại biểu khách mời thì cán bộ cơng chức được giao nhiệm vụ bố trí vị trí ngồi sẽ căn cứ vào danh sách khách mời để in bảng tên và tiến hành sắp xếp bảng tên của các vị đại biểu, khách mời vào các vị trí
đã được quy định từ trước. Ví dụ như trong Lễ gặp mặt các nhà sáng chế không chuyện nghiệp tiêu biểu năm 2015, Tên và chức danh của các đại biểu cấp trên được in
sẵn và được đạt ở bàn ghế ưu tiên, trong đó người có chức vụ cao hơn, người đứng ra tổ chức hội nghị này thì đặt bảng tên ở chính giữa (Thủ tướng Chính phủ - Nguyễn Tấn Dũng), bên phải thì đặt tên người đứng ra tổ chức hội nghi này (Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ - Nguyễn Quân), bên trái là lãnh đạo cấp trên (Phó Thủ tướng
Chính phủ Vũ Đức Đam). Tương tự như các đại biểu cấp, các vị khách mời tham dự hội nghị cũng được in bảng tên, nhưng thay vì chức vụ thì lại là tên thành phố hoặc
tỉnh cá nhân đó đang sinh sống: Nguyễn Văn An, Bắc Ninh; Trần Văn Vinh, Nam Định được sắp xếp theo thứ tự từ trái qua phải theo vần alphabe của tên.
Cơng tác chuẩn bị các khu vực ngồi hội trường như nhà để xe, khu vực đăng
ký đại biểu và nhận tài liệu, khu vực nghỉ giải lao, khu vực vệ sinh.
Các cán bộ được phân công đảm bảo công tác an ninh trật tự cho Bộ, phải bố trí, hướng dẫn các xe của đại biểu vào dự hội nghị để theo đúng trật tự, tránh để tình trạng
bãi đậu xe này thì nhiều xe q, bãi đậu xe kia lại ít xe quá. Việc này đảm bảo cho công tác trong giữ xe, cũng như việc lấy xe ra khỏi bãi, sau khi kết thúc hội nghị được
thuận tiện và nhanh chóng nhất.
Nếu như Hội nghị được tổ chức tại tầng 2, thì Văn phịng Bộ phải chú ý xây dựng các bản chỉ dẫn từ sảnh chính tầng 1 lên đến khu vực đăng ký đại biểu và nhận tài liệu trước khi đi vào Hội trường tổ chức hội nghị. Ngồi ra, Văn phịng phải làm cả
bảng chỉ dẫn vào khu vệ sinh cho các đại biểu từ xa đến Bộ lẫn đầu tiên để họ biết.
Một số hình ảnh tổ chức hội nghị (Phụ lục 07)
2.3.2.5. Cơng tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ tổ chức hội nghị
Cơng tác trang trí, khánh tiết để tổ chức hội nghị bao gồm: công tác nghi lễ, chuẩn bị sân khấu, lễ đài, tiêu đề, cờ, băng rơn, áp phích. Việc trang trí Hội trường được giao cho đơn vị chủ trì hội nghị thiết kế và trang trí hội trường sao cho phù hợp
với mục đích, tính chất và nội dung của Hội nghị, đặc biệt là việc trang trí sân khấu Hội nghị. Đối với các hội nghị do Văn phịng Bộ tổ chức thì việc thiết kế sân khấu và in ấn các maket, áp phich tuyên truyền về tổ chức hội nghị được giao cho Phòng Quản
trị thực hiện và phải được Chánh Văn phòng phê duyệt đồng ý. Khu vực sân khấu được thiết kế sao cho đủ các khu vực sau: bục đứng phát biểu, đọc bài thuyết trình; khu vực trung tâm sân khấu có treo maket in tên Hội nghị và địa điểm, thời gian tiến hành; khu vực tượng Bác, cờ Đảng, Quốc Kỳ; khu vực cánh gà hoặc có thể có thêm các khu vực để trang thiết bị như là hệ thống đèn chiếu sáng, màn chiếu,. Tùy thuộc vào mục đích, nội dung của Hội nghị mà Trưởng phòng Quản trị, lựa chọn cách bài trí
cho hợp lý.
Trong Lễ trao giải thưởng Tạ Quang Bửu năm 2015 thì nội dung và mục đích của Hội nghị này là trao giải thưởng lên việc bố trí sân khấu phải được thiết kế rất rộng
rãi, Maket được in theo khổ hình vng, kích thước 4mx4m, trên nền màu xanh nước biển, màu truyền thống của Bộ,được treo ở giữa sân khấu. Còn tượng Bác và bục phát biểu được trang trí bằng những lẵng hoa lan, ngồi ra trên sân khấu cịn có một số chỗ
để đèn chiếu sáng.
Cịn trong hội nghị tổng kết công tác năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ cơng tác năm 2015 thì do đặc thù hội nghi có Đồn Chủ tịch chủ trì nên việc
bố trí các khu vực hội trường có sự khác biệt so với các hội nghị khác. Khu vực sân khấu hội trường sẽ được tổ chức thành các khu vực như: khu vực làm việc của Đoàn Chủ tịch ở giữa sân khấu, khu vực làm việc của đoàn thư ký ở bên phải so với bàn làm
việc của đoàn chủ tịch và khu vực đứng phát biểu đọc tham luận. Maket cũng được thiết kế theo hình chữ nhật chiều dài 2mx1,5m trên nền màu đỏ, chữ màu vàng.
Các palo, áp phích tuyên truyền cho hội nghị được in với kích thước chiều rộng bằng 1/3 chiều dài và được treo ở sảnh chính tầng 1 của Bộ và treo trước cửa Hội trường
chuẩn bị tiến hành hội nghị. Ngồi ra có thể in thêm các khẩu hiệu, danh ngơn có liên quan đến chủ đề hội nghị. Ví dụ như trong hội nghị gặp mặt các nhà sáng chế khơng chun năm 2015 thì có các áp phich như: áp phích giới thiệu các gương mặt nhà sáng
những giải thưởng mà họ đã đạt được (in thành 2 phơng bạt có kích thước 5mx2m), cịn in các áp phích “nhiệt liệt chào mừng quý vị đại biểu về tham dự lễ gặp mặt các nhà sáng chế không chuyên nghiệp năm 2015”, các câu danh ngôn, những lời phát biểu hay
có liên quan đến chủ đề hội nghị như: “Khoa học và công nghệ là động lực phát triển nhanh và bền vững”, “Hiền tài là ngun khí quốc gia”.
Bên cạnh đó, cần phải chú ý đến việc trải khăn trải bàn, hoa để bàn, hoa để trang trí Hội trường, và việc bày trí nước giải khát phục vụ đại biểu để làm tăng tính thẩm mĩ cho Hội nghị. Thơng thường thì trải khăn trải bàn chỉ được tiến hành cho bàn
làm việc của lãnh đạo cấp cao, do số lượng khăn trải bàn cịn hạn chế. Chính vì vậy, hiện nay các bàn để hội nghị của Bộ Khoa học và Công nghệ đều được thiết kế theo
kiểu bàn kín (từ mép bàn xuống đến chân ghế đều được phủ kín bằng gỗ), tạo cho khách ngồi Hội nghị được thoải mái nhất.
Bộ phận kỹ thuật được phân cơng có trách nhiệm bố trí và kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng của Hội trường. Các phòng hội nghị, Hội trường trong cơ quan đã được bài trí sẵn hệ thống đèn chiếu sáng phục vụ cho Hội nghị.Đối với các hội nghị được tổ chức ngoài cơ quan, các cán bộ được phân công chuẩn bị cho hệ thống chiếu sáng phải tính được trong một hội nghị phải dùng bao nhiêu đèn chiếu sáng hỗ trợ hệ thống đèn đã có trong phịng. Tiếp theo là chuẩn bị về hệ thống âm thanh, loa đài, micro phục vụ cho Hội nghị. Cán bộ chun mơn phải dự tính được trong Hội nghị cần
dùng đến tối thiểu bao nhiêu micro, tối đa là bao nhiêu, hệ thống loa dài có hoạt động tốt khơng? Nếu như trong Hội nghị có phần văn nghệ chào mừng, hoặc là một hội đồng phản biện hay chỉ đơn thuần là giải đáp những thắc mắc của các đơn vị trong một
năm thì số lượng micro tối thiểu là 2 cái, tối đa là 5 cái. Cùng với đó là việc bố trí chỗ để loa đài để phục vụ tốt nhất cho quá trình nghe và tiếp nhận thông tin được trao đổi