Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
2.3.3.Giai đoạn tiến hành
2.3. Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công
2.3.3.Giai đoạn tiến hành
Hiện nay tại Bộ Khoa học và Cơng nghệ vẫn chưa có bất kỳ một văn bản nào hướng dẫn về những cơng việc hay quy trình cụ thể nào được diễn ra trong quá trình tổ
chức hội nghị. Mà thay vào đó, Ban Tổ chức tổ chức hội nghị sẽ chủ động thông báo tới các đơn vị có liên quan đến việc điều khiển, điều hành các thiết biết kịch bản chương trình hội nghị để các đơn vị căn cứ vào đó để phối hợp thực hiện cơng việc để
hội nghị được diễn ra một cách thuận lợi và thành công nhất.
Trước ngày tổ chức hội nghị khoảng ba ngày làm việc, Ban tổ chức hội nghị có trách nhiệm đi kiểm tra tiến độ và chất lượng hồn thành khối lượng cơng việc đã được giao cho các đơn vị. Tiến hành diễn thử các nội dung của hội nghị, để kiểm tra mức độ hồn thành các đầu mục cơng việc của từng đơn vị, phát hiện ra những sai sót trong q trình thực hiện để đưa ra các biện pháp phù hợp nhất đảm bảo sự thành công
của hội nghị. Đến ngày tổ chức hội nghị các cán bộ chuyên môn được giao nhiệm vụ liên quan đến tổ chức hội nghị sẽ đến Hội trường tổ chức hội nghị sớm hơn giờ bắt đầu
hội nghị khoảng 2 giờ đồng hồ. Khi đến Hội trường, cán bộ được phân cơng phụ trách nhiệm vụ nào thì sẽ tiến hành kiểm tra cơng việc đó lần cuối, trước khi Hội nghị được bắt đầu để đảm bảo q trình tổ chức hội nghị được sn sẻ. Cán bộ Phòng quản trị sẽ bật máy chiếu và kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng và các dụng cụ nghe nhìn như: máy chiếu, màn chiếu, thiết bị âm thanh, bảng viết, thiết bị dịch. Cán bộ được phân công chuẩn bị nội dung hội nghị tiến hành kiểm tra lại phần nội dung, máy tính cũng
như trình chiếu màn hình xem cán bộ ngồi ở dưới có nhìn rõ khơng, mền màu và phơng chữ, cỡ chữ như thế đã được chưa. Các Lễ tân hội nghị chuẩn bị các yếu tố như:
bàn đăng ký danh sách đại biểu, Ban Tổ chức tổ chức hội nghị sẽ sắp xếp tài liệu và đặt sẵn lên bàn đăng ký đại biểu, khi đăng ký đại biểu xong sẽ tiến hành phát tài liệu hội nghị. Các công việc được thực hiện trong giai đoạn này gồm: đón tiếp đại biểu, phân phát văn kiện, tài liệu; khai mạc hội nghị; vận hành, điều khiển các thiết bị kỹ thuật; quay phi, ghi âm, ghi hình, truyền phát tín hiệu, cơng tác; triển khai thực hiện chương trình; cơng tác thơng tin truyền thơng; xử lý các tình huống phát sinh trong
hội nghị; ghi và soạn thảo biên bản hội nghị.