Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
2.3. Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công
2.3.2.3. Lập danh sách đại biểu, viết và gửi giấy mời
a. Lập danh sách đại biểu
Tổng số đại biểu chính thức, khách mời và cơ cấu tổ chức của đại biểu đã được xác định tại Kế hoạch tổ chức Hội nghị, vì vậy trong giai đoạn này cán bộ lập danh sách chi tiết đại biểu và trên cơ sở từng nhóm đại biểu để lựa chọn hình thức mời. Đối với các hội nghị do Văn phịng tổ chức thì việc lập danh sách đại biểu khách mời được
giao cho Trưởng phịng Hành chính – Tổ chức lập.
Khi lập danh sách đại biểu, Trưởng phịng Hành chính – Tổ chức sẽ tiến hành chia đại biểu theo từng nhóm cơ cấu và ở từng nhóm lại sắp xếp đại biểu theo chức vụ
từ cao xuống thấp. Điều này sẽ tạo điều kiện đảm bảo các nghi thức khi gửi giấy mời cũng như hoạt động của Ban Lễ tân khi đăng ký danh sách đại biểu và bộ phận điều hành khi chào đón đại biểu đến tham dự hội nghị. Ví dụ khi lập danh sách đại biểu của
Hội nghị gặp mặt các nhà sáng chế khơng chun năm 2015 thì cán bộ được phân công lập danh sách đại biểu khách mời sẽ tiến hành phân nhóm đại biểu theo các đặc trưng như: đại biểu trong cơ quan, đại biểu ngồi cơ quan; trong nhóm đại biểu trong cơ quan thì có Lãnh đạo Bộ, đại diện các đơn vị trong cơ quan; nhóm đại biểu ngồi cơ
quan thì có thể phân thành Lãnh đạo cấp trên, cơ quan ngang cấp và các nhà sáng chế không chuyên.
Khi lập danh sách, cán bộ phụ trách phải ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị và địa chỉ liên hệ của đại biểu. Việc này nhằm đảm bảo rằng thông về đại biểu được không bị
Mẫu danh sách khách mời (Phụ lục 05) b. Soạn thảo và gửi giấy mời
Song song với việc lập danh sách đại biểu khách mời, Ban tổ chức hội nghị cần phân công cán bộ soạn thảo các mẫu giấy mời. Tùy thuộc vào quy mơ, tính chất và nội dung hội nghị, Chánh Văn phịng Bộ đề xuất trình Lãnh đạo Bộ hình thức giấy mời và quy cách mời. Giấy mời được trình bày theo khổ giấy A4 dưới dạng công văn mời hay là giấy mời được in trên bìa cứng khổ giấy A5. Trong hội nghị tổng kết công tác năm
2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ cơng tác năm 2015 thì giấy mời được in trên khổ giấy A4, dưới hình thức cơng văn mời đảm bảo lề nối văn phong hành chính
và tính trang trọng, lịch sự của hội nghị. . Còn trong Hội nghị trao giải thưởng tạ Quang Bửu năm 2015 thì giấy mời lại được in và trình bày trên khổ giấy A5 bìa cứng.
Điều này hồn tồn phù hợp với nội dung và tính chất của hội nghị là một lễ trao giải thưởng về khoa học và công nghệ nhằm tôn vinh những đơn vị, cá nhân có thành tích
suất xắc trong nghiên cứu và ứng dụng khoa học và công nghệ vào đời sống. Trong khoản 3, Điều 46 Quy chế làm việc của Bộ Khoa học và Cơng nghệ có quy định về thẩm quyền ký giấy mời như sau: “Giấy mời Hội nghị cấp cơ quan Trung
ương, Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Ủy ban nhân dân và tương đương trở lên dự Hội nghị phải do Lãnh đạo Bộ ký”. Trong Khoản 9, Điều 27 có quy định về thẩm quyền ký văn
bản của Bộ trưởng và có đề cập đến việc ký giấy mời như sau: “Giấy mời của Bộ gửi trực tiếp đến: Lãnh đạo cấp trên, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, thủ trưởng các cơ quan, tổ chức Trung ương, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
và các tổ chức cá nhân khác khi Bộ trưởng thấy cần thiết”
Trong Khoản 3 Điều 31 có quy định về thẩm quyền ký thừa lệnh Bộ trưởng của Chánh Văn phòng về giấy mời dự hội nghị như sau: “Giấy mời dự hội nghị (trừ giấy
mời quy định tại Điều 27 Quy chế này), giấy giới thiệu, giấy đi đường của cán bộ, công chức của các đơn vị đi liên hệ công tác và các công văn khác đã được xác định
thẩm quyền để gửi đến các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các tổ chức, cá nhân trong và ngoài Bộ.”. Trong khoản 2 Điều 32 cũng có quy định về thẩm quyển ký thừa lệnh Bộ trưởng của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ như sau: “Vụ trưởng
Vụ Tổ chức cán bộ có quyền ký thừa lệnh bộ trưởng giấy mời dự các hội nghị chuyên môn liên quan đến phạm vi quản lý của đơn vị hoặc giấy giới thiệu cán bộ của đơn vị
đi xử lý công việc liên quan tới phạm vi quản lý của đơn vị (...) và các công văn khác đã được xác định thẩm quyền, để gửi đến các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các tổ chức, cá nhân trong và ngoài Bộ”. Như vậy chỉ xét riêng về thẩm quyền ký giấy mời hội nghị đã có hai hình thức ký, Bộ trưởng ký trực tiếp mời các Lãnh đạo Đảng, Quốc hội, Nhà nước, Chính phủ, các Bộ, UBND tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương và tương đương. Còn lại các giấy mời khác do Chánh Văn phòng Bộ và Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ ký thừa lệnh Bộ trưởng theo phạm vi quản lý đã
được quy định.
Vậy Hội nghị gặp mặt các nhà sáng chế không chuyên tổ chức năm 2015 sẽ có hai mẫu giấy mời được thiết kế. Mẫu giấy mời dành cho Ban Lãnh đạo các tổ chức như Chính phủ, UBND thành phố HàNội, các Hội, Đoàn thể do trực tiếp Bộ trưởng ký và mời; thứ hai là mẫu giấy mời dành cho các nhà sáng chế khơng chun có thể là do
Bộ trưởng ký và mời và cũng có thể do các Thứ trưởng ký và mời.
Tuy mẫu giấy mời được soạn thảo thành các mẫu khác nhau nhưng một mẫu giấy mời phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau:
- Về hình thức của giấy mời: Bố cục giấy mời được bố trí cân xứng trên khổ giấy đã được lựa chọn, đảm bảo tính thẩm mỹ, tính loogic khoa học.
- Thể thức của văn bản: Giấy mời phải đảm bảo đầy đủ các thể thức cũng như kỹ thuật trình bày các thể thức phải đúng theo quy định của Nhà nước tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Sự trang trọng của giấy mời sẽ tạo nên những đánh giá ban đầu của đại biểu về thái độ, sự tôn trọng của cơ quan hay quy mô của Hội nghị. Giấy mời hội nghị có thể là các cơng văn mời được soạn thảo trên khổ giấy A4 hoặc cũng có thể là các giấy
mời được in trên khổ giấy A5, bìa cứng. Một số hội nghị tại Bộ có sử dụng giấy bìa cứng, in màu để làm giấy mời cho hội nghị góp phần làm tăng tính trang trọng cho hội nghị. Ví dụ như Lễ trao giải thưởng Tạ Quang Bửu được tổ chức năm 2015, thì cán bộ chuyên viên được giao nhiệm vụ phụ trách soạn thảo và gửi giấy mời đã lựa chọn in giấy mời trên bìa giấy cứng có in màu, khổ giấy A5 để mời các đại biểu có trong danh sách mời. Việc này góp phần nâng cao tính quan trọng cũng như tính nghi thức của hội
nghị này.
+ Tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân mời. Tùy theo sự Ban Tổ chức của Hội nghị mà tên cơ quan, cá nhân mời có thể là Bộ Khoa học và Cơng nghệ, Văn phịng Bộ
hoặc có thể là Bộ trưởng Bộ Khoa học và Cơng nghệ hay là Chánh Văn phịng Bộ Khoa học và Công nghệ mời. Đối với các hội nghị quan trọng để giải quyết cơng việc
của Bộ thì lấy tên cơ quan làm chủ thể mới, còn đối với các hội nghị do các đơn vị khác thuộc Bộ tổ chức thì sẽ lấy tên đơn vị làm chủ thể mời ví dụ như: Vụ Tổ chức cán
bộ kính mời; Văn phịng Bộ kính mời...
+ Tên hội nghị: đã được xác định trong Kế hoạch tổ chức Hội nghị, vì vậy cán bộ soạn thảo chỉ cần lấy theo kế hoạch tổ chức Hội nghị là được. Ví dụ: Hội nghị Tổng
kết cơng tác năm 2014 và Triển khai phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2015; Lễ gặp mặt các cán bộ hưu trí Bộ Khoa học và Cơng nghệ năm 2015; Lễ trao giải thưởng
Tạ Quang Bửu năm 2015.
+ Họ tên, chức vụ của người được mời: Viết theo danh sách khách mời đã được lập từ trước đó.
+ Thời gian tổ chức hội nghị đã được thống nhất trong kế hoạch tổ chức hội nghị. Ví dụ như: 8h30 ngày 18 tháng 02 năm 2016.
+ Địa điểm tổ chức hội nghị: đã được xác định trong kế hoạch tổ chức hội nghị. Ví dụ: Hội trường 110 trụ sở Bộ Khoa học và Công nghệ, 113 Trần Duy Hưng, Cầu
Giấy, Hà Nội.
+ Các yêu cầu hoặc đề xuất với đại biểu khi tham dự hội nghị: các yêu cầu về tài liệu, bài báo cáo, bài tham luận...
+ Hình thức liên hệ và một số chỉ dẫn cơ bản: Liên hệ với ai để hỏi các thắc mắc có liên quan đến nội dung hội nghị? Liên hệ với ai khi muốn hỏi về các yếu tố hậu
cần khi tổ chức hội nghị.
Trình ký giấy mời. Khi đã xin ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phịng về hình thức và quy cách giấy mời, Trưởng phòng tổng hợp – Tổ chức tiến hành trình ký giấy mời lên lãnh đạo Bộ xem xét và phê duyệt. Hồ sơ trình ký giấy mời bao gồm: dự thảo
giấy mời, tờ trình phê duyệt chủ trương đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt (bản photocoppy); kế hoạch tổ chức hội nghị; quyết định thành lập ban tổ chức (nếu có); chương trình, tài liệu (báo cáo chính) tại hội nghị; danh sách đại biểu, thành phần, đối
tượng tham dự (ghi rõ chức vụ đại biểu, địa chỉ nơi nhận); dự tốn kinh phí đã được phê duyệt.
Gửi giấy mời. Trong khoản 2 Điều 40 Quy chế làm việc của Bộ có quy định “Giấy mời Hội nghị phải được gửi ít nhất trước 03 (ba) ngày làm việc so với ngày diễn ra hội nghị, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và các gợi ý vấn đề liên
quan tới nội dung hội Hội nghị; trừ các trường Hội nghị khẩn cấp theo chỉ đạo của lãnh đạo Bộ”.
Tùy vào thành phần cũng như địa chỉ của các đại biểu mà công tác gửi giấy mời được tiến hành trong những khoảng thời gian khác nhau. Đối với các hội nghị tổ chức tại trụ sở Bộ mà thành phần đối tượng tham dự hội nghị là các đại biểu thuộc cơ quan Bộ thì giấy mời phải được gửi trước 6 (sáu) ngày so với ngày diễn ra hội nghị. Đối với
các Hội nghị tổ chức tại Hà Nội, thành phần đối tượng là đại biểu cơ quan Bộ, ngành, Trung ương thì giấy mời phải được gửi trước 10(mười) ngày so với ngày diễn ra hội
nghị. Còn đối với hội nghị thành phần, đối tượng là các đại biểu trên phạm vi vùng, miền, cả nước thì giấy mời phải được gửi trước 15(mười lăm) ngày làm việc so với
ngày tổ chức hội nghị.
Ví dụ như khi gửi giấy mời cho “Hội nghị gặp mặt các nhà sáng chế khơng chun nghiệp tiêu biểu năm 2015” thì thành phần tham dự hội nghị gồm các đại biểu
của Chính phủ và đại diện các nhà sáng chế khơng chuyên tiêu biểu các tỉnh, thành phố của cả nước. Chính vì vậy cơng tác gửi giấy mời được tiến hành thành các đợt khác nhau: đối với các nhà sáng chế khơng chun thì việc gửi giấy mời tham dự hội
nghị được tiến hành trước ngày diễn ra hội nghị khoảng 15 (mười lăm) ngày,còn đối với các đại biểu của Chính phủ và các đại biểu trong cơ quan được tiến hành trước
ngày diễn ra hội nghị khoảng 10 (mười) ngày làm việc.
Các hội nghị được tổ chức trong phạm vi cơ quan như hội nghị tổng kết công tác năm, hội nghị cơng chức viên chức, hội nghị tồn ngành thì được tổ chức tại trụ sở Bộ thì cơng tác gửi giấy mời được tiến hành trước 6 (sáu) ngày so với ngày diễn ra hội
nghị.
Mẫu một số giấy mời (Phụ lục 05 )
c. Chuẩn bị việc in thẻ hội nghị và hoa cắm ngực cho đại biểu khách mời. Việc
chuẩn bị hoa cắm ngực và thẻ hội nghị cho các đại biểu khách mời tham dự hội nghị không phải là một việc làm bắt buộc đối với tất cả các Hội nghị, mà việc chuẩn bị sẽ được tiến hành theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ. Ví dụ như trong hội nghị gặp mặt các
phòng chuẩn bị hoa cài ngực và in thẻ hội nghị cho đại biểu. Việc chuẩn bị thẻ hội nghị chỉ được tiến hành khi hội nghị của Bộ có sự tham dự của lãnh đạo cơ quan cấp trên tham dự ví dụ như Thủ tướng Chính phủ hoặc các Phó Thủ tướng Chính phủ, việc này
góp phần đảm bảo cơng tác an ninh, trật tự của toàn hội nghị. Thẻ hội nghị bao gồm 4 loại sau đây: Thẻ Ban tổ chức, Thẻ Đại biểu, Thẻ Phóng viên. Các loại thẻ được thiết kế
tương đối giống nhau, nhưng chỉ khác nhau ở một điểm nào đó. Ví dụ thẻ danh cho ban tổ chức thì biển tên sẽ có nền màu đỏ, thẻ của đại biểu thì thường là biển tên màu xanh
da trời, thẻ của phóng viên thì có biển tên màu xanh lá cây, cịn thẻ của những cán bộ tham gia tổ chức hội nghị thì biển tên vẫn là màu xanh dương nhưng thẻ lại, khác màu
so với ba loại thẻ trên.