2.3.3.6 .Bố trí thư ký ghi biên bản hội nghị
2.3.5. Đánh giá công tác tổ chức hội nghị
2.3.5.1. Ưu điểm
2.3.5.1.1. Cán bộ công chức viên chức
- Đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chun mơn cao, được đào tạo từ các trường đại học nổi tiếng cả nước ví dụ như trường đại học khoa học xã hội và nhân văn,
đại học bách khoa, thậm chí là các trường quốc tế.Theo thống kê gần chính xác về trình độ, chun ngành được đào tạo của cán bộ làm trong Văn phịng Bộ em có bảng
số liệu sau:
Bảng 2.5. Thống kê trình độ chun mơn của cán bộ làm việc tại Văn phòng Bộ năm 2015 Văn phòng Bộ năm 2015
(Đơn vị: Người)
Chuyên ngành được đào tạo
Trình độ
Trên Đại học Đại học Cao đẳng Khác
Văn thư – Lưu trữ 5 5 4 2
Lưu trữ học và QTVP 4 11 6 2
Công nghệ thông tin 3 4 3 2
Tài chính – Kế tốn 2 6 4 1
Luật 2 4 1 0
Ngành khác 1 3 3 1
(Nguồn: Phịng Hành chính – Tổ chức )
Nhìn chung các cán bộ làm việc tại văn phịng có trình độ chun mơn cao ở tất cả các chun ngành được đào tạo, trong đó trình độ trên đại học là 17 người (chiếm 22%), đại học: 33 người (chiếm 42%), cao đẳng: 20 người (chiếm 24,5%)và trình độ
khác 9 người (chiếm 11,5%).
Ba chuyên ngành ngành lưu trữ học và quản trị văn phòng,văn thư lưu trữ, ngành tài chính – kế tốn chiếm số lượng cũng như tỷ lệ cao nhất trong các chuyên ngành (ba ngành có 52 người và chiếm 66,6%). Ngành Lưu trữ học và Quản trị Văn phịng có 23 người (chiếm 29,1%), ngành văn thư lưu trữ có 16 người (chiếm 21%) và
ngành tài chính – kế tốn có 13 người (chiếm 16,5%).Các cán bộ trong các chuyên ngành được đào tạo rất kỹ về các nghiệp vụ, cũng như kỹ năng nghề nghiệp trong đó
có kỹ năng tổ chức hội nghị trong một cơ quan. Hơn nữa q trình cơng tác tại Bộ, đội ngũ cán bộ không ngừng học tập và nâng cao kiến thức chun mơn phục vụ cơng việc
của mình. Chính vì vậy mà các nhiệm vụ mà lãnh đạo cơ quan giao cho ln hồn thành suất xắc đặc biệt là trong công tác tổ chức hội nghị.
- Đội ngũ cán bộ, chuyên viên trẻ có trách nhiệm với cơng việc đã góp phần vào việc chuẩn bị, tiến hành đúng và chính xác các nội dung mà kế hoạch hội nghị đã đề ra.
Theo thống kê, hiện tại Văn phịng Bộ có ít nhất 60 cán bộ cơng chức tham gia vào tổ chức hội nghị trong đó có 30 cán bộ trong độ tuổi từ 25 đến 30 chiếm 50%; 25 cán bộ trong độ tuổi từ 35 đến 40 chiếm 42%.5 cán bộ có độ tuổi từ 55 – 60 chiếm 8%. Như
vậy chỉ tính riêng trong Văn phịng thì số lượng cán bộ trẻ tham gia vào tổ chức hội nghị chiếm ưu thế lớn hơn hẳn so với các lớp tuổi khác, điều này tạo điều kiện cho công tác tổ chức hội nghị tại Bộ được bổ sung nguồn nhân lực có trình độ chun mơn
cao. Giúp cho cơng tác tổ chức hội nghị được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn. - Đội ngũ nhân viên không ngừng học tập những tiến bộ khoa học và công nghệ và ứng dụng vào cơng việc. Ví dụ đề xuất và tổ chức thực hiện các cuộc hội họp trực
tuyến, thiết lập và thông báo lịch họp của các đơn vị trong Bộ trên hệ thống bảng tin điện tử.
Như vậy Văn phòng Bộ Khoa học và Cơng nghệ có đội ngũ nhân viên có trình độ chun môn cao đáp ứng địi hỏi của cơng việc. Đặc biệt với đội ngũ cán bộ trẻ đã góp phần bổ sung lực lượng rất lớn vào công tác tổ chức hội nghị, đảm bảo cho công
tác tổ chức hội nghị diễn ra đúng theo kế hoạch đề ra.
2.3.5.1.2. Công tác tham mưu tổng hợp
- Công tác tổ chức Hội nghị tại Bộ Khoa học và Công nghệ đã thực hiện theo đúng Quy định của Nhà nước về tổ chức hội nghị tại Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg
ngày 25 tháng 05 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định chế độ Hội nghị trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và Quy chế làm việc của Bộ.
- Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành Quy chế làm việc trong đó có quy định rõ về chế độ hội nghị của Bộ Trong quy chế làm việc của Bộ có riêng chương 7 nói về chế độ hội nghị của Bộ từ Điều 39 đến Điều 51. Quy định cụ thể về nguyên tắc,
thẩm quyền, các công việc cần tiến hành khi tổ chức hội nghị và trách nhiệm của các đơn vị trong tham gia tổ chức hội nghị.
tạo điều kiện cho đơn vị chủ trì hội nghị chủ động trong việc thực hiện công tác chuẩn bị hội nghị từ khâu lập kế hoạch tổ chức đến triển khai các nội dung chuẩn bị hội nghị,
diễn biến và kết thúc hội nghị được diễn ra nhanh chóng, thuận tiện
- Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị được thực hiện từ rất sớm, khoảng một đến hai tháng trước khi hội nghị diễn ra, điều này đảm bảo cho các đơn vị có liên
quan chủ động trong công tác chuẩn bị cho hội nghị được tiến hành một cách nhanh chóng và kịp thời.
- Văn phòng Bộ đã thực hiện rất tốt chức năng tham mưu trong tổ chức hội nghị đặc biệt là việc tổng hợp các báo cáo của các đơn vị và đề ra những ý tưởng, những giải pháp mới, những nội dung mới có liên quan đến hội nghị. Trong hội nghị cán bộ chủ chốt năm 2016 Văn phòng Bộ (Phòng Tổng hợp) đã đề xuất với Bộ trưởng
cho thêm nội dung hiệp định TTP vào hội nghị, bên cạnh các nội dung chính của hội nghị.
- Nội dung của hội nghị được chuẩn bị kỹ lưỡng. Trước khi hội nghị được tiến hành, cán bộ được phân công soạn thảo báo cáo tại Hội nghị phải tiến hành soạn thảo nội dung báo cáo tại hội nghị trình thủ trưởng đơn vị kiểm duyệt về nội dung, nếu thủ trưởng đơn vị đồng ý với nội dung báo cáo. Cán bộ soạn thảo đem báo cáo trình Chánh
Văn phịng Bộ xem xét lại nội dung và thể thức trình bày trước khi trình lên Lãnh đạo Bộ xem xét và phê duyệt. Như vậy một báo cáo được trình bày tại hội nghị phải vượt qua ít nhất là ba lần kiểm định về nội dung, hình thức. Như vậy đảm bảo nguồn thơng tin được trình bày trong hội nghị được kiểm duyệt chắc chắn trước khi được trình bày
tại hội nghị.
- Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị của Văn phòng được chuẩn bị chu đáo, đảm bảo tất các các khâu, các nội dung công việc được kiểm sốt và khơng bị bỏ sót
như: trang trí hội trường, in maket, sắp xếp bàn ghế, in ấn tài liệu…tất cả các công việc được thực hiện cẩn thận, tỉ mỉ và kiểm tra kỹ lưỡng nhằm hạn chế những rủi ro
phát sinh trong quá trình tổ chức hội nghị.
2.3.5.1.3. Công tác hậu cần
- Cơ sở vật chất hạ tầng phục vụ công tác tổ chức hội nghị được đầu tư nâng
cấp, đồng bộ hiện đại chất lượng tốt. Hiện tại Bộ Khoa học và Cơng nghệ đang có 08 phịng Hội nghị trong đó có 02 Hội trường lớn có sức chứa lên tới 200 đại biểu/ hội trường, 01 phịng Hội nghị dùng để đón và tiếp khách nước ngồi đến Bộ cơng tác, cịn
lại là các phòng Hội nghị nhỏ có sức chứa khoảng 50 đại biểu dùng trong các Hội nghị Lãnh đạo Bộ, các Hội nghị kín. Hiện nay Bộ đang tiến hành thi công và nâng cấp 02 phòng làm việc thành các phòng Hội nghị chuyên dụng và sẽ đưa vào sử dụng trong năm 2016. Như vậy số lượng phòng Hội nghị của Bộ lên tới 10 phịng. Điều này góp phần vào việc phục vụ tốt nhất cho cơng tác bố trí, sắp xếp địa điểm tổ chức hội nghị
của Lãnh đạo Bộ cũng như của các đơn vị khác trong cơ quan.
- Cơ sở vật chất phục vụ công tác hội Hội nghị, hội nghị của Bộ cũng được Lãnh đạo Bộ quan tâm đầu tư hiện đại.Tại Hội trường tầng 2, bên cạnh việc đầu tư một
máy chiếu, màn hình chiếu di động, Bộ cịn đầu tư hệ thống chiếu sáng hiện đại, đảm bảo nguồn sáng cho các phòng hội nghị.
Bảng 2.6. Thống kê số lượng trang thiết bị, cơ sở vật chất đầu tư cho hội nghị tại Bộ Khoa học và Công nghệ năm 2015
Nội dung Số lượng Ghi chú
Bóng đèn (chiếc) 580 Đèn trịn nhỏ 560
Đèn chùm: 8 Đèn khác: 12
Mic(chiếc) Để bàn
Không dây
Máy chiếu/ Màn chiếu (chiếc) 4 Di động: 3
Cố định: 1 Ghế (chiếc) 500 Ghế bành gỗ:150 Ghế nhôm: 350 Cốc (chén) (chiếc) 450 Cốc: 300 Chén: 150 Bàn (chiếc) 100 Đồng hồ (chiếc) 8 Khăn trải bàn (mét) 10 Rèm (chiếc) 80 Tượng bác 8
Điều hòa (chiếc) 65
Ti vi (chiếc) 4
Bục phát biểu (chiếc) 2
Máy ảnh, máy ghi âm (chiếc) 3
Lẵng hoa lụa (lẵng) 30
(Nguồn: Phịng Quản trị – Y tế )
Nhìn vào bảng thống kê các cơ sở vật chất phục vụ hội nghị của Bộ ta có thể thấy rằng Lãnh đạo Bộ rất quan tâm đến việc đầu tư cho cơ sở vật chất phục vụ hội nghị được thành công. Đây sẽ là một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác chuẩn
bị cũng như tiến hành hội nghị được diễn ra thuận lợi theo đúng kế hoạch đề ra. - Bên cạnh đó Lãnh đạo Bộ cịn đầu tư các phương tiện hỗ trợ việc ghi biên bản như: máy ghi âm, máy ảnh, máy tính nhằm hỗ trợ tối đa thư ký hội nghị trong việc ghi
biên bản hội nghị.
- Việc trang trí hội trường rất cơng phu và tỉ mỉ phù hợp với nội dung và tính chất của hội nghị. Ví dụ như hội nghị tổng kết cơng tác năm 2014 và triển khai phương
hướng nhiệm vụ cơng tác năm 2015 thì việc thiết kế sân khấu và trang trí hội trường tương đối đơn giản với một maket in hình chữ nhật dài 1x3m in màu xanh dương nhạt.
Trong khi đó tại Lễ trao giải thưởng Tạ Quang Bửu thì sân khấu được trang trì tỉ mỉ, với hệ thống chiếu sáng màu, maket được in phun theo hình vng khổ 2x2m trên nên
màu xanh dương nhạt.
- Chi phí tổ chức hội nghị được tính tốn một cách kỹ lưỡng, tránh được việc lãng phí trong chi tiêu mà vẫn tiết kiệm được chi phí cho cơ quan trong các cơng việc
khác. Chi phí hội nghị được phân cho từng đơn vị tiến hành chuẩn bị từng nội dung của hội nghị, nhưng phải đảm bảo tiết kiệm nhất.
- Cơng tác đưa đón đại biểu phục vụ hội nghị được tiến hành nhanh chóng và chính xác về thời gian và địa điểm mà đại biểu cần đến. Trước ngày diễn ra hội nghị, Phòng Quản lý xe chịu trách nhiệm thông báo với các đại biểu tham dự hội nghị có đi
xe chung của cơ quan cụ thể về số lượng xe tiến hành đưa đón đại biểu và giờ xe bắt đầu xuất phát tại Bộ, để các đại biểu biết sắp xếp thời gian cho hợp lý. Phịng quản lý xe chịu trách nhiệm kiểm sốt số lượng đại biểu trước trong khi đưa đại biểu từ cơ
quan đến nơi tổ chức hội nghị.
- Trong khi tổ chức hội nghị, ln có một cán bộ kỹ thuật được phân cơng theo dõi tồn bộ diễn biến, và tiến hành xử lý các sự cố phát sinh về kỹ thuật nhằm đảm bảo
khơng có bất kỳ một sự cố nào về kỹ thuật xảy ra, và nếu có xảy ra thì cũng biết cách ứng phó chính xác nhất.
Cơng tác tổ chức hội nghị tại Bộ Khoa học và Cơng nghệ chưa có nhiều văn bản hướng dẫn cụ thể về quy trình, các nhiệm vụ cần thực hiện để đảm bảo thành cơng
của hội nghị. Chính vì vậy q trình tổ chức hội nghị không thể tránh khỏi những hạn chế nhất định trong quá trình tổ chức. Trong quá trình tổ chức hội nghị gặp phải những
hạn chế sau đây:
- Đội ngũ cán bộ trẻ, năng động nhiệt tình nhưng lại chưa có nhiều kinh nghiệm trong tổ chức hội nghị nên khi xảy ra các tình huống phát sinh khơng có trong kịch bản
thì họ khơng biết nên xử lý như thế nào cho hợp lý.
- Công tác lập kế hoạch tổ chức hội nghị chưa thể lường trước được những tình huống có thể phát sinh trong hội nghị, nên khi xảy ra tình huống phát sinh ngồi ý muốn, các cán bộ chuyên viên rất lúng túng, chưa linh hoạt trong việc ứng phó với các
tình huống đó.
- Thời gian gửi giấy mời không được thực hiện đúng theo quy định nên dẫn đến tình trạng khi đại biểu nhận được giấy mời thì mới biết là hội nghị đã được tổ chức từ
trước đó rồi. Hoặc cũng có thể là do địa chỉ của đại biểu không đúng, nhân viên bưu điện họ khơng tìm được địa chỉ để chuyển phát thư, nên thư không được gửi.
- Cách sắp xếp vị trí chỗ ngồi của các đại biểu, chưa thực sự được quan tâm đúng mức dẫn đến tình trạng hỗn loạn trong hội trường hội nghị khi đại biểu mới vào.
Ví dụ trong hội nghị Lễ trao giải thưởng Tạ Quang Bửu năm 2015, Ban Tổ chức tổ chức hội nghị không chú ý đến việc sắp xếp chỗ ngồi từ trước hay hướng dẫn đại biểu
ngồi đúng vị trí của mình khơng được quan tâm chú ý từ trước, mà sau khi đại biểu vào hội trường để dự Hội nghị, đại biểu tự đi tìm chỗ ngồi đã dẫn tới hiện tượng ồn ào
rất khó kiểm sốt. Phải mất rất nhiều thời gian cho việc ổn định chỗ ngồi cho các đại biểu, thậm chí làm cho hội nghị phải diễn ra muộn hơn so với chương trình đã đặt ra từ
trước đó.
- Việc kiểm sốt số lượng đại biểu đến tham dự (tại bàn đăng ký đại biểu của ban lễ tân) và việc tổng hợp danh sách đại biểu gửi cho MC biết để phục vụ cho công tác giới thiệu đại biểu trước khi tiến hành các nội dung chính của hội nghị chưa được nhanh chóng, kịp thời, cịn lúng túng dẫn đến tình trạng MC khơng có bản danh sách chính thức các đại biểu tham dự mà phải đọc lần lượt theo danh sách khách mời, dẫn đến tình trạng những đại biểu đã có mặt tại hội nghị thì lại giới thiệu sau những đại
- Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác tổ chức hội nghị không được tiến hành kiểm tra thường xuyên và bảo trì dẫn tới việc trong quá trình hội nghị diễn ra một số thiết bị bị hỏng và bị gián đoạn như: micro bị tắc khơng nói to được, ánh sáng bị gián đoạn, điện bị mất, máy chiếu hỏng khơng kết nối với máy tính điều này ảnh hưởng đến
quá trình hội nghị diễn ra.
- Việc bố trí các phương tiện hỗ trợ hội nghị như: máy chiếu rất xa và ở trên cao so với tầm nhìn của các vị đại biểu ngồi ở bên dưới khán phịng. Màn hình máy chiếu
mờ, làm cho việc quan sát hình ảnh, các thước phim tư liệu có liên quan đến hội nghị của các đại biểu ở phía dưới hội trường chưa được sinh động, cũng như không thấy hết
được nội dung của tài liệu thông qua máy chiếu.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình tổ chức hội nghị cịn chưa được quan tâm đúng mức. Công nghệ thông tin dường như không được triển khai và áp dụng trong quá trình diễn ra hội nghị mà chỉ được diễn ra trong quá trình
chuẩn bị các nội dung hội nghị như: gửi nội dung các báo cáo qua thư điện tử. - Chưa có đội ngũ lễ tân hội nghị chun nghiệp hoặc có thì số lượng lễ tân là ít so với nhu cầu phục vụ đại biểu tại hội nghị. Có những hội nghị, khơng có lễ tân đón tiếp đại biểu tại cửa, hoặc có những hội nghị số lượng lễ tân chỉ có một người đứng ở
cửa để chào và hướng dẫn khách lên hội trường. Mà khơng có lễ tân dẫn khách vào đúng vị trí đã được sắp xếp từ trước trong hội trường tổ chức hội nghị.
- Có những nhiệm vụ có quá nhiều đơn vị thực hiện nhưng lại có những cơng