Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
2.3. Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công
2.3.3.5. Giải quyết vấn đề phát sinh
Trong q trình diễn ra hội nghị có thể xảy ra các tình huống khơng có trong kịch bản, chương trình hội nghị, Ban tổ chức hội nghị phải linh hoạt trong việc xử lý các tình huống phát sinh. Thơng thường các sự cố hi hữu có thể xảy ra trong một hội nghị là các hoạt động diễn ra trong hội nghị đó là các sự cố về mất điện, sự cố về ánh sáng, âm thanh, loa đài, mic, hay các sự cố về máy chiếu. Nếu xảy ra các tình huống như thế này thì cán bộ phịng quản trị phải tiến hành khắc phục sự cố để hội nghị được tiếp tục diễn ra. Ví dụ trong khi đang tiến hành trình chiếu Slide trên màn chiếu thì do sơ ý của một cán bộ mà nguồn điện cấm máy chiếu bị rút ra thì lúc này để khởi động lại máy tính và kết nối với máy chiếu sẽ mất khoảng từ 5 đến 10 phút. Lúc này người chủ trì hội nghị phải thật bình tĩnh, khơng qt mắng, hoặc chỉ trích mà có thể linh hoạt sử dụng khoảng thời gian đấy vào việc như: giải thích rõ hơn các vấn đề đã được
thắc mắc của đại biểu về nội dung đã trình bày hoặc cũng có thể sử dụng khoảng thời gian này để nghỉ giải lao tại chỗ.
Tùy vào từng tình huống cụ thể xảy ra tại hội nghị mà người chủ trì hội nghị phải linh hoạt xử lý các tình huống sao cho nhanh và gọn, không làm mất quá nhiều thời gian vào việc xử lý các tình huống đó. Trong một số trường hợp, phạm vi thẩm quyền của mình khơng đủ để giải quyết vấn đề có thể xin ý kiến của Lãnh đạo Bộ. Ví dụ như đang thuyết trình vì một sự cố nào đó mà máy chiếu khơng thể khởi động lại mà nội dung bài thuyết trình này nhất định phải trình chiếu trên màn chiếu. Thì Ban Tổ chức hội nghị có thể xin ý kiến của Lãnh đạo Bộ để chuyển phòng tổ chức hội nghị, và xin lỗi đại biểu về
sự bất tiện này.