2.3.3.6 .Bố trí thư ký ghi biên bản hội nghị
3.1. Xây dựng và hồn thiện hệ thống thể chế có liên quan đến việc tổ chức Hộ
3.1.1. Xây dựng và ban hành quy chế phối hợp trong tổ chức hội nghị tại Bộ
Khoa học và Công nghệ
Hiện nay việc tổ chức hội nghị tại Bộ Khoa học và Công nghệ đang thực hiện theo quyết định 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 05 năm 2006 của Thủ tướng Chính
phủ ban hành quy định chế độ họp trong cơ quan nhà nước và Quy chế làm việc của Bộ (ban hành theo Quyết định số 688/QĐ-BKHCN, ngày 17 tháng 4 năm 2012 của Bộ
trưởng Bộ Khoa học và Cơng nghệ). Ngồi hai văn bản này ra Bộ Khoa học và Công nghệ chưa có bất kỳ một văn bản nào hướng dẫn cụ thể về quy trình tổ chức hội nghị. Chính vì vậy, Bộ cần xây dựng và ban hành hệ thống các văn bản hướng dẫn tổ chức hội nghị đến các đơn vị thuộc Bộ nhằm thực hiện thống nhất công tác tổ chức hội nghị
tạo điều kiện cho cơng tác quản lý được nhanh chóng và thuận tiện hơn. Chánh Văn phòng Bộ căn cứ vào các quy định của Thủ tướng Chính phủ tại Quyết định 114/QĐ-TTg; căn cứ vào các Điều đã được quy định trong quy chế làm việc của Bộ và căn cứ vào tình hình thực tiễn trong tổ chức hội nghị của Bộ, đề xuất
với Lãnh đạo Bộ cho ý kiến chỉ đạo xây dựng và ban hành văn bản hướng dẫn quy trình tổ chức hội nghị. Mục đích của việc xây dựng văn bản này nhằm thực hiện thống nhất các bước trong quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan Bộ. Làm rõ trách nhiệm và công việc của từng đơn vị trong việc tổ chức hội nghị của Bộ. Xác định đúng, đủ thành phần, đối tượng để mời tham dự hội nghị. Hạn chế sự chồng chéo và khắc phục được những phiền hà trong q trình thực hiện hội nghị. Chính vì thế việc xây dựng và ban hành quy chế phối hợp tổ chức hội nghị, hội thảo càng cần thiết hơn bao giờ hết. Khi Quy chế được ban hành nó gần như khắc phục được những hạn chế trong công tác tổ
chức hội nghị của Bộ hiện nay.
Công tác tổ chức hội nghị bao gồm rất nhiều nhiệm vụ khác nhau, các đơn vị có liên quan đều thực hiện các nhiệm vụ được giao. Nên việc tham gia soạn thảo và ban hành quy chế phối hợp tổ chức hội nghị cần sự tham gia của các đơn vị để thành lập tổ
soạn thảo quy chế. Thành viên của Tổ soạn thảo bao gồm các cán bộ công chức của các đơn vị thuộc Bộ và các đơn vị thuộc Văn phịng Bộ, những thành viên này phải có
thâm niên cơng tác trong tổ chức hội nghị. Tổ soạn thảo sẽ làm việc trong một thời gian đã được quy định để soạn thảo ra bản dự thảo Quy chế phối hợp tổ chức hội nghị
của Bộ. Sau khi soạn thảo xong bản dự thảo Quy chế, Tổ soạn thảo gửi dự thảo quy chế lên Lãnh đạo Bộ, Chánh Văn phòng để xin ý kiến chỉ đạo. Trường hợp Lãnh đạo
Bộ duyệt nội dung quy chế và chỉ đạo gửi bản dự thảo quy chế đến các đơn vị thuộc Bộ để xin ý kiến chỉ đạo thì Tổ soạn thảo Quy chế sẽ soạn thảo một cơng văn xin góp ý gửi đến các đơn vị thuộc Bộ và mang bản dự thảo Quy chế xuống phòng hành chính
để nhân bản gửi đến các đơn vị. Trường hợp Lãnh đạo Bộ chưa đồng ý với những nội dung trong quy chế thì Tổ soạn thảo thì phải đợi lãnh đạo Bộ sửa đổi vào quy chế và Tổ soạn thảo tiến hành sửa đổi theo nội dung mà lãnh đạo Bộ đã sửa. Sau khi đã sửa quy chế theo ý kiến của Lãnh đạo Bộ, Tổ soạn thảo sẽ soạn thảo công văn xin ý kiến kèm theo Quy chế dự thảo để xin ý kiến hồn thiện quy chế. Sau khi đã có ý kiến của các đơn vị, Tổ soạn thảo tiến hành tổng hợp và hoàn thiện bản quy chế để ban hành
quy chế.
Qua quá trình tìm kiếm tài liệu, em có biết đến Quy định về tổ chức hội nghị, hội thảo, hộp của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo (Ban hành kèm theo Quyết định 4516/QĐ-BGDĐT ngày 07 tháng 10 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và
Đào tạo). “Văn bản này quy định về nguyên tắc, điều kiện và quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo, họp (sau đây được gọi chung là hội nghị) trong hoặt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo”. [2;13] Quy định này đã khái quát lên các bước trong quy trình tổ chức hội nghị và quy định khá chi tiết về các công việc cần tiến hành trong quá trình trước, trong và sau hội nghị. Ban Tổ chức
hội nghị và các cán bộ công chức tham gia vào tổ chức hội nghị, có thể căn cứ vào Quy định này để kiểm sốt việc thực hiện cơng việc và thực hiện các cơng việc mà mình đã được giao. Cấu trúc Quy định này gồm các chương và các điều có nội dung
như sau:
Chương 1 Những quy định chung
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng. Điều 2. Nguyên tắc tổ chức hội nghị.
Điều 4. Trách nhiệm quản lý
Điều 5. Các trường hợp không được tổ chức hội nghị Điều 6. Các hình thức tổ chức hội nghị
Chương 2 Quy trình tổ chức hội nghị của Bộ Khoa học và Cơng nghệ Điều 7. Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo
Từ Điều 8 trở đi là cụ thể hóa các bước, các nhiệm vụ cần thực hiện trong quá trình từ chuẩn bị tổ chức hội nghị cho đến giai đoạn tiến hành tổ chức hội nghị và giai đoạn kết thức hội nghị. Thường thì chương 2 sẽ khoảng 12 -15 điều, tùy theo quy trình
thực tế tổ chức hội nghị tại cơ quan. Chương 3 Điều khoản thi hành
Trong chương này gồm có hai điều. Điều đầu tiên là về tổ chức thực hiện và điều thứ hai là điều khoản về điều chỉnh, sủa đổi, bổ sung. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, các đơn vị gửi ý kiến góp ý về Văn phịng Bộ để tổng hợp, báo cáo, đề xuất Bộ trưởng xem xét điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung cho phù
hợp. Hàng năm Chánh Văn phịng Bộ chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ tổ chức đánh giá kết quả thực hiện Quy chế này báo cáo Bộ trưởng.