8. Bố cục của đề tài
3.2. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất phục vụ Hội nghị
Hiện nay tại Bộ Khoa học và Công nghệ có 08 phòng hội nghị trong đó có một phòng tiếp khách quốc tế, hai hội trường lớn, năm phòng hội nghị nhỏ và hiện tại Bộ
đang đầu tư, nâng cấp thêm hai phòng hội nghị nữa, như vậy trong năm 2016 thì tổng số hội trường, phòng hội nghị mà Bộ có là 10 phòng. Cơ sở vật chất tại các phòng hội nghị được đầu tư đồng bộ, đảm bảo phục vụ tốt nhất cho công tác tổ chức hội nghị. Bên cạnh đó thì còn một số hạn chế nổi lên. Đó là tình trạng máy chiếu, màn chiếu và
hệ thống nguồn điện (ổ điện) phục vụ cho hội nghị còn rất ít không đủ phục vụ hội nghị. Theo như quan sát của em tại Hội trường tầng 2 thì số ổ điện phục vụ cho các hoạt động của hội nghị như cắm máy chiếu, cắm sạc pin máy tính và các phương tiện
khác thì rất ít chỉ khoảng 4 ổ, mà các ổ điện lại ở rất xa so với trung tâm hội trường - chỗ để máy chiếu, chính vì vậy mà phải có các dây nối từ ổ điện, như vậy sẽ rất mất thời gian chuẩn bị. Số lượng máy chiếu được đầu tư, phục vụ cho công tác tổ chức hội nghị còn rất ít so với nhu cầu thực tiễn và các hạn chế em đã nêu trong chương hai, em
xin mạnh dạn đưa ra một số biện pháp sau:
- Đầu tư, mua mới hoặc tiến hành sửa chữa, bảo trì thường xuyên các phương tiện, kỹ thuật phục vụ công tác tổ chức hội nghị như: micro không dây, micro để bàn, máy chiếu, hạn chế sự hỏng hóc của các thiết bị và tiến hành xử lý kịp thời để phục vụ
cho các hội nghị tiếp theo.
- Lập kế hoạch cụ thể cho việc bảo trì các thiết bị và kế hoạch mua mới các thiết bị phục vụ công tác tổ chức hội nghị tại Bộ. Kinh phí bỏ ra cho việc bảo trì, sửa chữa các thiết bị phục vụ hội nghị tại Bộ Khoa học và Công nghệ còn hạn hẹp nên việc
mua mới các trang thiết bị phục vụ hội nghị cũng bị hạn chế theo, chính vì vậy mà Lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch mua mới các trang thiết bị phục vụ hội nghị một cách chi tiết. Trong hai năm tới sẽ mua những phương tiện, trang thiết bị nào? Tổng số
tiền phải chi là bao nhiêu? Số tiền bỏ ra để bảo dưỡng các trang thiết bị là bao nhiêu/năm? Ví dụ trong năm tới sẽ đầu tư mua mới 02 máy chiếu, đường truyền mạng
phục vụ hội nghị trực tuyến. Còn các trang thiết bị khác như loa, micro không dây, micro để bàn, hệ thống đèn điện và các máy điều hòa phải có kế hoạch bảo trì hàng
năm.
- Hiện nay Bộ chỉ có 03 máy chiếu/08 phòng hội nghị. Số máy chiếu phục vụ hội nghị, hội nghị, tọa đàm, hội thảo quá ít so với số lượng phòng hội nghị mà bộ đang
có, máy chiếu chỉ đáp ứng được 1/3 các hội nghị và làm việc nếu như có ngày tất cả các phòng hội nghị đều có hội nghị và đều có nhu cầu sử dụng máy chiếu. Bộ phải đầu tư mua mới thêm ít nhất 01 bộ máy chiếu rời (có thể di chuyển đi bất cứ đâu cũng
được) phục vụ cho công tác hội hội nghị của cơ quan.
3.3. Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội nghị
Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội nghị cũng là một nội dung trong Quyết định số 114/QĐ-TTg ngày 25 tháng 05 năm 2006 của Thủ tướng
Chính phủ ban hành Quy chế tổ chức hội hội nghị trong các cơ quan hành chính nhà nước công lập. Việc ứng dụng công nghệ thông tin cần được triển khai trong toàn bộ quá trình diễn ra hội nghị. Hiện tại việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội nghị của Bộ chỉ đơn giản là sử dụng máy chiếu, màn chiếu phục vụ các thông tin
hội nghị. Như vậy ta có thể thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ chưa được áp dụng sâu và rộng. Nhân đây em cũng xin mạnh dạn đề xuất một số biện pháp để đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ
chức hội nghị:
- Trong quá trình chuẩn bị tổ chức hội nghị thì đơn vị chủ trì hội nghị có thể phối hợp với Trung tâm tin học của Bộ để đăng tải toàn bộ nội dung, các tài liệu, bài phát biểu, báo cáo có liên quan đến diễn biến của hội nghị qua cổng thông tin điện tử của Bộ Khoa hoặc và Công nghệ http:hoinghi(tên).most.gov.vn. Hoặc đối với các hội nghị mà có nhiều nội dung phức tạp thì đơn vị chủ trì có thể phối hợp với Trung tâm
Tin học của Bộ mở một diễn đàn ( Forum) trên cổng thông tin điện tử hoặc hộp thư điện tử, nhóm email.
- Sau khi hội nghị diễn ra, đơn vị chủ trì hội nghị tiến hành gửi các kết luận của hội nghị đến các thành viên tham gia hội nghị thông qua hệ thống thư điện tử., kiểm
tra, đôn đốc việc thực hiện các kết luận của hội nghị.
Ngoài ra Chánh Văn phòng Bộ có thể đề xuất với Lãnh đạo Bộ về việc ứng dựng các phần mềm công nghệ vào tổ chức hội nghị trực tuyến của Bộ. Nếu Hội nghị
trực tuyến được xây dựng và áp dụng tại Bộ nó sẽ góp phần:
- Tiết kiệm thời gian và tối giảm tất cả các loại chi phí tổ chức hội hội nghị, đi lại. - Giảm thiểu các rủi ro đi lại, tai nạn giao thông.
- Có thể kết nối truyền hình trực tuyến tới tất cả các điểm cầu Hội nghị truyền hình trên toàn thế giới qua mạng internet. Các đơn vị của Bộ và các đơn vị địa phương
của Bộ có thể kết nối vào Hệ thống Hội nghị truyền hình của Bộ tại bất cứ nơi nào. Hội nghị truyền hình trực tuyến rút ngắn mọi khoảng cách về địa lý, từ đó tăng hiệu
quả và năng suất công việc một cách dễ dàng và nhanh chóng.
- Thông tin được truyền đạt nhanh chóng, kịp thời và chính xác sẽ giúp Bộ ra các quyết định đúng đắn và đúng lúc. Từ đó mở rộng các cơ hội traoo đổi, làm việc, hợp tác của Bộ, không chỉ trong nước mà còn trên tất cả các quốc gia trên thế giới.
Ngoài ra, Giải pháp Hội nghị truyền hình còn có thể đáp ứng các yêu cầu thường gặp của các Bộ như:
- Khả năng lưu trữ nội dung hội nghị vào server để tiện cho việc truy cứu về sau. - Khả năng tích hợp với Hệ thống camera giám sát cho phép các điểm cầucó thể
quan sát hình ảnh camera giám sát qua hệ thống Hội nghị truyền hình.
- Khả năng kết nối máy tính vào hệ thống Hội nghị truyền hình để trình chiếu Power Point, Word, Excel và tất cả các ứng dụng khác trên máy tính cho tất cả các
điểm cầu trong Hệ thống.
- Khả năng truy cập vào Hệ thống Hội nghị truyền hình và tham gia hội nghị từ laptop cá nhân thông qua đường internet (dây hoặc wifi).
- Toàn bộ hệ thống hoạt động dựa trên cơ sở hạ tầng mạng sẵn có của Bộ. - Có thể dễ dàng Hội nghị truyền hình trực tuyến tới tất cả các điểm cầu trên thế
giới qua mạng internet.
- Đáp ứng tất cả các ứng dụng khác của Hội nghị truyền hình
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các phần mềm công nghệ về tổ chức hội nghị trực tuyến, nhân đây em cũng xin được so sánh về 3 loại công nghệ hội hội nghị
đang được các cơ quan, doanh nghiệp dùng phổ biến nhất hiện nay.
- Trong quá trình diễn ra hội nghị, cần ứng dụng công nghệ thông tin như việc đảm bảo đường truyền và các phần mềm tiện ích phục vụ hội nghị trực tuyến của Bộ.
Em xin giới thiệu phần mềm tổ chức hội nghị trực tuyến Adobe Connec
Giới thiệu về phần mềm hội họp trưc tuyến Adobe Connect
Dưới đây là bản hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm họp trực tuyến Adobe Connect do Cục Công nghệ Thông tin của Bộ Giáo dục và Đào tạo viết. Bài viết trình bày tất cả các tính năng chính, các điều kiện sử dụng, cài đặt, sử dụng phần mềm cũng như các cách khắc phục các lỗi thường gặp khi sử dụng phần mềm. Trong bài viết có đính kèm các hình ảnh giúp cho người đọc có thể hiểu và sử dụng phần
mềm một cách nhanh chóng và dễ ràng.
việc ứng dụng và phát triển các phần mềm công nghệ vào công tác của Bộ, thì ở Bộ Giáo dục và Đào tạo Cục Công nghệ Thông tin cũng đóng vai trò tương tự (chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của hai đơn vị ở hai Bộ là như nhau). Nên trong bài giới thiệu này em xin được thay Cục Công nghệ Thông tin bằng Trung tâm Tin học. Adobe
Connect là hệ thống cho phép thực hiện - Họp qua web (web conference), - Lớp học ảo (Virtual Classroom),
- Chia sẻ bài giảng điện tử eLearning để học trực tuyến.
Hệ thống Adobe Connect do Trung tâm Tin học, Bộ Giáo dục và Đào tạo cài đặt và quản lý, có địa chỉ website là http://hop.most.net.vn. Hiện có nhiều phòng họp ảo khác nhau, tương ứng phần đuôi của địa chỉ khác nhau. Tại một thời điểm, tổng số người có thể nối vào hiện nay là 80 concurent user licenses. Để tham gia một phòng
họp hay lớp học, người sử dụng cần biết địa chỉ phòng họp. Thí dụ:
http://hop.most.net.vn/yenbai là phòng họp đã được giao cho Sở KH&CN Yên Bái
toàn quyền quản lý.
A. Ưu điểm của phần mềm
Các tính năng chính của phần mềm
- Phát hình video: người giảng bài - Phát tiếng (voice, sound)
- Trình chiếu powerpoint
- Trình chiếu chia sẻ màn hình các ứng dụng khác, - Trình chiếu chia sẻ màn hình windows, - Cửa sổ trao đổi qua gõ phím (Chatting room)
- Thăm dò dư luận, bỏ phiếu (Polling, Vote) - Bảng trắng để vẽ, viết …
- Truyền tệp (file transfer) - Cộng tác, làm việc chung
- Diễn đàn trao đổi
- Kiểm tra kiến thức bằng thi trắc nghiệm
Tổng thể tính năng của Adobe Connect
Ưu điểm của công nghệ
- Cho phép nhiều cuộc họp diễn ra song song cùng lúc
- Cho phép nhiều cuộc họp diễn ra song song cùng lúc
- Hoạt động hoàn toàn trên nền web, không cần cài đặt phần mềm.
- Adobe Connect tự động phân tích chất lượng đường truyền để quyết định chất lượng hình ảnh (số frame hình trên 1 giây (fps), kích thước hình ảnh,…) giúp
cuộc họp diễn ra liên tục.
- Hệ thống có thể hoạt động tốt với hầu hết các gói internet tại Việt Nam như ADSL, 3G, FTTH, Leased Line,…
- Không yêu cầu thiết bị chuyên dụng.
- Có thể tận dụng thiết bị có sẵn tại đơn vị (máy tính, camera,micro,…) hoặc kết nối với các hệ thống hội nghị truyền hình phần cứng (Polycom, Sony,…)
- Có thể triển khai số lượng điểm họp lớn, giải quyết được bài toán nhiều đơn vị sử dụng chung hệ thống và triển khai họp trực tuyến đến cấp phường xã
- Linh hoạt, có thể hội họp và tập huấn mọi lúc, mọi nơi
- Các chức năng và giao diện phần mềm được thiết kế phù hợp nhu cầu sử dụng của cơ quan, doanh nghiệp Việt Nam
Ứng dụng của web conference
a) Họp giao ban
b) Tập huấn phần mềm (có thể chia sẻ màn hình phần mềm cần tập huấn). c) Giảng bài từ xa, kể cả trong quan hệ quốc tế.
d) Giao lưu giữa các đơn vị trong và ngoài nước. B. Các điều kiện kỹ thuật để phần mềm hoạt động tốt
3. Có đường kết nối Internet ADSL.
4. Có webcam nếu bạn muốn hiển thị hình ảnh video của mình lên cho mọi người nhìn thấy.
5. Có microphone (có thể tích hợp sẵn ở trong webcam như Logitech Quickcam).
6. Loa máy tính.
7. Được thông báo địa chỉ web để họp (Trung tâm Tin học cấp)
Chọn lựa webcam
Webcam phù hợp nhất (chất lượng tốt, giá) hiện nay là Logitech Quickcam S5500, giá khoảng 50 USD cả thuế. Trên thị trường còn có thể thấy Logitech Quickcam E3500, giá khoảng 42 USD nhưng chất lượng hình khi nối mạng của E3500
không tốt. Các cơ sở có thể tham khảo các loại webcam khác.
Thiết bị kết nối USB:
Để kết nối các loại camera khác vào máy tính, nên mua thiết bị
Mua thêm cái chân 3 chạc (tripod) để lắp webcam hay camera vào.
Camera Pan/Titl/Zoom
Ở những phòng họp rộng, nếu có điều kiện kinh phí thì mua camera có tính năng điều khiển tự động, quay ngang,
quay dọc như Sony EVI D70.
Giá mua chính hãng khoảng 1100-1200 USD. Chiếc này chỉ nên dùng ở cấp Sở.
Hỏi: Một máy tính có thể nối 2 webcam hay 2 camera ?
Trả lời: Được, miễn là máy tính nhận ra là hai thiết bị USB khác nhau. Thí dụ có thể dùng 1 cái webcam Logitech + 1 cổng camera nối qua USB
EasyCap.
C. Chức năng chính của phần mềm
• Các quyền sử dụng:
− Host: làm ông chủ, có đầy đủ quyền điều hành.
− Presenter: Người trình bày, báo cáo viên.
− User: Người sử dụng, đại biểu.
+ Người làm host có thể
− Cho phép các thành viên đều là presenter như sau: + Không cho ai vào nữa (block Incoming Attendees)
+ Không cho khách là gust vào (block Guest Attendees), trong khi các thành viên khác đã đăng ký vẫn được vào.
▪ Trung tâm Tin học cấp quyền sử dụng những ai làm host. ▪ Chức năng Create Breakouts: Chia lớp học thành các nhóm nhỏ.
− Đăng nhập với người sử dụng
+ Enter as a Guest (Đăng nhập như là khách): Hãy gõ tên cá nhân hoặc tên cơ quan một cách ngắn gọn. Người sử dụng không cần tên và mật khẩu.
+ Enter with your login and password: Khi quý vị đã được Trung tâm Tin học cấp quyền làm chủ phòng họp (host) thì đăng nhập bằng cách
chọn dòng thứ hai:
+ Adobe Connect cho phép quản lý đăng nhập: + Hoặc là vào thẳng
+ Hoặc phải được ông chủ phòng họp (host) chấp thuận.
▪ Người làm chủ phòng họp có thể đặt chế độ vào thẳng hoặc phải xin phép mình.
− Màn hình đầu tiên
▪ 3 cách bố trí màn hình có sẵn: Sharing, Discussion và Collaboration
▪Nút chuyển sang chế độ “chuẩn bị bố trí mặt màn hình”. ▪ Nút khóa không cho ai thay đổi bố trí mặt màn hình.
− Chọn lựa và điều chỉnh âm thanh
+ Việc điều chỉnh âm thanh là quan trọng nhất vì cuộc họp thành công hay thất bại, phụ thuộc đầu tiên vào yếu tố âm thanh.
▪ Vỉ âm thanh trên máy tính + Kinh nghiệm về thiết bị âm thanh:
+ Không nên dùng vỉ âm thanh có sẵn trên máy để bàn vì chất lượng kém, dễ gây tiếng vọng và nhiễu, ồn.
+ Nên dùng vỉ âm thanh của máy tính xách tay có chất lượng tốt hơn. + Tốt nhất nên mua vỉ âm thanh ngoài, có chất lượng rất tốt:
▪ (Mua hai loại: vỉ PCI và cắm USB)
+ b) Điều khiển âm thanh trên màn hình Adobe Connect
Nháy và giữ chuột ở nút này để bật mic phát biểu (Hold and Talk). Khi nhả chuột ra thì mic không bắt tín hiệu nữa. Khi phát biểu, mức độ to nhỏ của tín hiệu có thể hiện ở vạch mầu xanh phía dưới. Trong khi
nháy chuột vào nút hình khoá bên cạnh là để bật mic liên tục, tay không cần giữ chuột khi phát biểu
Nháy chuột vào nút cho ra hình sau:
+ Voice off: Tắt hết mic và loa của tất cả mọi người.
+ Voice on – Multiple Speakers: Mọi người đều có thể nói. Khi này rất dễ bị rú rít và rất ồn nếu ai cũng nói.
+ Voice on – One Speaker: Chỉ một người nói.
+ Nháy chuột phải vào màn hình, sau đó nháy chuột trái vào chữ hiện ra là Setting để nhìn thấy:
+ Hãy nháy chuột vào nút hình microphone để có hình ảnh sau: + Hãy chọn nguồn tín hiệu âm thanh, ở đây là