Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
2.3. Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công
2.3.3.4. Theo dõi diễn biến hội nghị,giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu
biểu đọc tham luận.
Việc giữ đúng khoảng thời gian trong chương trình nghị sự đã phát cho đại biểu xem trước là một trong những điểm để đánh giá mức độ thành công của hội nghị. Các
hội nghị có tính ghi thức thì việc giữ đúng thứ tự các phần đã được cơng khai trong chương trình nghị sự luôn được đảm bảo diễn ra theo đúng tiến độ. Khơng có trường
hợp nào là diễn ra quá thời gian cho phép.
Người chủ trì Hội nghị phải đảm bảo cho các phần trong chương trình hội nghị được diễn ra theo đúng lịch trình đã được thống nhất trong chương trình nghị sự. Phải bắt đầu Hội nghị đúng giờ, phải tiến hành Hội nghị dù có một số người đến trễ. Tuy
nhiên có thể linh động chờ đại biểu, khách mời nếu như đại biểu đó có vai trị quan trọng trong Hội nghị, ví dụ như đại diện cơ quan cấp trên cho ý kiến chỉ đạo. Nếu không thể tránh khỏi sự chậm trễ của Hội nghị thì nên ghi nhận điều này vào trong biên bản của Hội nghị cùng với lý do của việc chậm trễ. Người chủ trì Hội nghị có thể
linh hoạt trong việc đảm bảo tiến trình của trương trình nghị sự. Ví dụ nếu như người chủ trì Hội nghị cảm thấy tiến độ thực hiện chương trình Hội nghị bị chậm đi, nên có
những hành động điều chỉnh thời gian của Hội nghị như :
- Thay đổi vị trí và giọng nói như đứng dậy, nói to hơn và nhanh hơn để kích thích những người tham dự hội nghị. Có thể nối một số câu hài hước để tạo tâm lý
thoải mái cho các đại biểu tham dự hội nghị, tạo nên bầu khơng khí thoải mái. - Cân nhắc bỏ đi những mục khơng quan trọng trong chương trình nhưng phải đảm bảo tất cả những người tham dự hội nghị đồng ý trước khi thực hiện như thế.
Đầu tiên của mỗi Hội nghị là đọc diễn văn khai mạc, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu tham dự hội nghị. Diễn văn khai mạc hội nghị đã được phân công chuẩn bị từ
trước nên người chủ trì Hội nghị hoặc người được phân công điều hành Hội nghị sẽ thay mặt cho Lãnh đạo Bộ để đọc diến văn khai mạc. Phần nội dung này chiếm khoảng
5 phút mở đầu. Tiếp theo là phần tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu dự hội nghị. phần này do MC hội nghị thực hiện. Sau khi các đại biểu khách mời đã ổn định trật tự chỗ ngồi, thì người điều hành hội nghị sẽ tiến hành theo các mục trong chương trình nghị
sự.
Trong chương trình làm việc của hội nghị cán bộ cơng chức khối cơ quan Bộ năm 2012, thì sau khi đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, ổn định chỗ ngồi cho đại biểu thì lúc này người được phân cơng điều hành hội nghị - Chánh Văn phịng sẽ lên sân khấu để ổn định lại hội trường và bắt đầu giờ làm việc. Đầu tiên là tiến hành nghi thức chào cờ và hát quốc ca. Tiếp đó là đọc diễn văn khai mạc hội nghị, giới thiệu Đoàn Chủ tịch
và Thư ký Hội nghị. Đến đây, khi Đồn chủ ích và thư ký hội nghị lên làm việc thì Chánh Văn phịng tạm thời nhường lại quyền điều hành hội nghị cho Đồn chủ tịch để
Cịn tại Hội nghị tổng kết công tác năm 2011 và phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2012 của Bộ Khoa học và Cơng nghệ thì lại có chương trình khác. Cơng việc đầu tiên cần làm trong hội nghị là đón tiếp, đăng ký đại biểu kết Hội nghị với Chiếu
phim tư liệu về bức tranh khoa học và công nghệ của thế giới và Việt Nam, những thành tựu và hạn chế của khoa học công nghệ nước nhà trong năm 2011. Sau khi các đại biểu đã ổn định trong hội trường thì người được giao nhiệm vụ làm MC sẽ lên khai
mạc hội nghị gồm: tiến hành các nghi thức chào cờ hát quốc ca, giới thiệu chủ đề hội nghị, giới thiệu đại biểu, và đọc diễn văn khai mạc hội nghị.
Sau đó sẽ bước vào phần nội dung chính của hội nghị. Các cá nhân đơn vị được phân công chuẩn bị các bài báo cáo, bài tham luận để đọc tại hội nghị sẽ lần lượt lên
đọc báo cáo theo đúng chương trình nghị sự đã được gửi kèm trong giấy mời và đã được thông qua trong phần đầu của hội nghị. Mỗi bài báo cáo, tham luận phải hết sức
cô đọng và khái quát được tất cả các hoạt động cũng như những thành tựu và những hạn chế còn gặp phải trong thời gian qua từ đó tìm được ngun nhân và rút ra những kinh nghiệm bổ ích cho giai đoạn sau. Thời gian tối đa dành cho các bài báo cáo này là
15 phút. Thông thường một hội nghị diễn ra trong khoảng tối đa là 180 phút thì thời gian dành cho việc đọc báo cáo chiếm khoảng từ 50 đến 60 phút, vì vậy người chủ trì
phải sắp xếp thứ tự trình bày các bản báo cáo sao cho khoa học, hợp lý và không làm giảm sự tập trung vủa các vị đại biểu vào nội dung hội nghị. Người chủ trì Hội nghị phải triển khai các phần của Hội nghị sao cho những người tham gia hiểu được mục đích của hội nghị một cách rõ ràng. Đừng để họ mất thời gian vào những việc khơng liên quan. Ví dụ như trong hội nghị tổng kết công tác năm 2011 và triển khai phương
hướng nhiệm vụ năm 2012 thì có các báo cáo sau được trình bày tại hội nghị: - Báo cáo về công tác xây dựng cơ chế, chính sách và hồn thiện hệ thống pháp luật về khoa học và công nghệ trong năm 2011 và phương hướng công tác năm 2012;
- Báo cáo về công tác xây dựng và tổ chức thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ năm 2011 và phương hướng công tác năm 2012;
- Báo cáo về công tác về quản lý và sử dụng ngân sách, huy động nguồn lực tài chính cho khoa học và cơng nghệ;
Báo cáo về công tác về cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các tổ chức khoa học và công nghệ năm 2011 và phương hướng cơng tác năm 2012;
nghệ và hình thành thị trường cơng nghệ năm 2011 và phương hướng công tác năm 2012;
- Báo cáo về cơng tác về cơng tác Sở hữu trí tuệ và Tiêu chuẩn, đo lường chất lượng năm 2011 và phương hướng công tác năm 2012;
- Báo cáo về công tác phát triển và ứng dụng năng lượng nguyên tử và an toàn bức xạ hạt nhân năm 2011 và phương hướng công tác năm 2012;
- Báo cáo về công tác thông tin, thống kê và truyền thông về khoa học và công nghệ năm 2011 và phương hướng công tác năm 2012;
- Báo cáo về công tác hội nhập, hợp tác quốc tế về khoa học và công nghệ năm 2011 và phương hướng công tác năm 2012;
Sau khi nghe đọc các báo cáo, tham luận tại hội nghị sẽ đến giờ nghỉ giải lao. Tùy thuộc vào tính chất cũng như nội dung cũng như nhu cầu của đại biểu tại hội nghị mà có thể lựa chọn nhiều hình thức giải lao khác nhau như hình thức nước giải khát tự
chọn, hoặc hỗ trợ những đồ ăn nhẹ, tránh sử dụng đồ ăn phức tạp khiến cho mọi người ngồi ăn trong Hội nghị hay cũng có thể là hình thức giải lao tại chỗ có kết hợp thêm các tiết mục văn nghệ để cho bầu khơng khí hội nghị bớt căng thẳng ... thời gian giải lao có thể kéo dài từ 10 đến 15 phút. Sau giờ nghỉ lao thì các đại biểu sẽ tiếp tục vào làm việc tại hội nghị nhằm đạt được mục đích của hội nghị. Cuối cùng là lời phát biểu
của chỉ đạo của cấp trên trực tiếp hoặc của Lãnh đạo Bộ kết thúc hội nghị..