Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
2.3. Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công
2.3.2.2. Xây dựng chương trình nghị sự
Chương trình nghị sự hội nghị là một văn bản trình bày các cơng việc sẽ được tiến hành tại Hội nghị. Khi được hỏi về các yêu cầu để xây dựng một chương trình
nghị sự tốt thì chun viên phịng Tổng hợp có trả lời như sau:
- “Các vấn đề được sắp xếp theo trình tự hợp lý”. Sự kiện nào thực hiện trước, sự kiện nào thực hiện sau, sự kiện nào thì được tiến hành song song với nhau. Ví dụ như trong chương trình nghị sự của hội nghị gặp mặt các nhà sáng chế khơng chun
năm 2015 thì ngồi sự kiện mở đầu là đón tiếp đại biểu, ổn định vị trí và lời diễn văn khai mạc hội nghị đó là việc giới thiệu các thành tựu cũng như tôn vinh các nhà sáng chế khong chuyên cùng với những phát minh của họ phục vụ cho đời sống, sản xuất.
Rồi tiếp đó mới là các việc như là trao bằng phát minh sáng chế, phát biểu của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ, phát biểu chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ… Như vậy đã có những cơng việc được tiến hành độc lập, có những sự kiện được tiến hành song song với nhau, điều này làm cho nội dung hội nghị không bị nhàm chán và
tăng tính lichhj sự của hội nghị.
- “Có khả năng hỗ trợ điều hành kiểm sốt diễn biến của hội nghị”. Trong chương trình nghị sự có sự phân cơng rõ ràng các vấn đề, và chỉ rõ thời gian cũng như
người thực hiện từng vấn đề một, chính vì vậy tạo cho Ban tổ chức hội nghị có thể kiểm sốt được tất cả các quy trình cơng việc được diễn ra theo đúng lịch trình đã định
sẵn từ trước.
Do những địi hỏi về nội dung và tính logic khoa học mà việc lập chương trình nghị sự hội nghị được giao cho cán bộ có nhiều năm cơng tác tác trong ngành và có kinh nghiệm trong việc tổ chức các hội nghị. Tại Văn phịng Bộ Khoa học và Cơng nghệ, việc xây dựng chương trình nghị sự được giao cho Trưởng phòng tổng hợp thực
hiện. Sau khi đã xây dựng xong chương trình nghị sự hội nghị, Trưởng phịng tổng hợp mang chương trình nghị sự trình Ban tổ chức hội nghị xem xét và phê duyệt. Thời
hạn phê duyệt chương trình hội nghị được quy định như sau: Đối với các hội nghị tổ chức tại trụ sở Bộ, thì chương trình hội nghị được phê duyệt trước 6 ngày so với ngày
tổ chức hội nghị. Đối với các hội nghị tổ chức tại các địa điểm ngồi trụ sở Bộ thì được chia làm hai trường hợp: Trường hợp thứ nhất, hội nghị có thành phần, đối tượng tham gia trong phạm vi hẹp, số lượng đại biểu dưới 50 người thì chương trình hội nghị phải được phê duyệt trước 6 (sáu) ngày so với này tổ chức hội nghị. Trường hợp hai là
các hội nghị có thành phần, đối tượng tham gia trên phạm vi cả nước, số lượng đại biểu tham dự từ 50 người trở lên, chương trình được duyệt trước 15 (mười năm) ngày
so với ngày tổ chức hội nghị. Như vậy để đảm bảo tiến độ về thời gian tổ chức hội nghị thì Trưởng phịng tổng hợp – Tổ chức phải xây dựng chương trình nghị sự trước
khoảng 20 (hai mươi ngày) so với ngày diễn ra hội nghị.
Khi xây dựng chương trình nghị sự hội nghị phải xây dựng thành hai mẫu khác nhau, một mẫu giành riêng cho Ban Tổ chức và những người tham gia điều hành hoặc hỗ trợ trong kỹ thuật điều hành tổ chức hội nghị. Trong chương trình nghị sự này cán bộ được phân cơng soạn thảo chương trình nghị sự phải đặc biệt chú ý và dự đốn các tình huống phát sinh, phương án hỗ trợ và cách thức giải quyết vấn đề. Ví dụ như Hội
nghị tập huấn cơng tác lập hồ sơ dành cho các cán bộ làm văn thư kiêm nhiện chẳng hạn thì chương trình của Hội nghị sẽ là giảng lý thuyết kết hợp với thực hành và tiến hành kiểm tra của từng cá nhân tham gia đào tạo luôn. Nếu trong trường hợp hợp cán
bộ văn thư kiêm nhiệm quá đông, một giảng viên khơng thể kiểm sốt được hết các học viên tham gia tập huấn thì biện pháp ở đây là gì? Cử cán bộ văn thư chuyên trách tham gia giám sát cùng để tiết kiệm kinh phí hay là thuê thêm giảng viên? trường hợp cán bộ các trang thiết bị hạ tầng không đủ để từng học viên tham gia tập huấn thực hành nghiệp vụ lập hồ sơ thì phương án sẽ là gì? Xin cấp kinh phí để mua thêm trang thiết bị để thực hành hay là mượn dụng cụ của Lưu trữ Bộ, hay lưu ý nhắc học viên tự
chuẩn bị đồ dùng mang đến lớp để thực hành (trong giấy mời hoặc thông qua điện thoại di động). Tùy vào từng nội dung và từng hoàn cảnh cụ thể, Ban Tổ chức hội nghị
sẽ chọn ra mọt trong các phương án được đề xuất để thực hiện.
Bên cạnh chương trình nghị sự giành cho Ban tổ chức, cán bộ được phân cơng xây dựng chương trình nghị sự cần phải xây dựng chương trình nghị sự cơng khai. Chương trình ghị sự này được thơng báo cho các đại biểu đến tham dự hội nghị nhằm
giúp đại biểu nắm được lịch trình hội nghị và ưu tiên cho những nội dung mà mình quan tâm.
Mặc dù có sự khác biệt về kỹ thuật xây dựng song trong hai bản chương trình nghị sự, về cơ bản phả trình bày các nội dung sau:
- Trình bày thứ tự các vấn đề trình bày - Thời gian thực hiện
- Nội dung vấn đề
Còn trong chương trình nghị sự dành cho ban tổ chức và chủ tọa thì chương trình nghị sự có thêm các nội dung như :
- Người thực hiện
- Người dẫn chương trình/ Người giới thiệu - Người phát biểu/ Cá nhân, đơn vị thực hiện
- Âm thanh sáng sáng - Rủi ro có thể xảy ra - Phương án hỗ trợ dự phịng
Khi xây dựng chương trình nghị sự cho hội nghị tổng kết công tác năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ năm 2015 của Bộ Khoa học và Cơng nghệ thì
Trưởng phòng Tổng hợp phải xác định được các nghi thức, các bài phát biểu, các nội dung chính cần triển khai trong hội nghị và sắp xếp thời gian cho phù hợp. Ví dụ trong hội nghị tổng kết cơng tác năm phải đọc chín bài báo cáo mà mỗi bài dài 15 phút, nếu
cán bộ xây dựng chương trình nghị sự khơng sắp xếp thứ tự các nội dung công việc một cách hợp lý và logic sẽ tạo cho đại biểu tham dự hội nghị cảm thấy căng thẳng, khơng thể tiếp thu được những nội dung chính đã được nêu ra trong hội nghị. Chính vì
vậy phương án ở đây có thể là sau khi nghe xong năm bài báo cáo thì sẽ cho các đại biểu tiến hành thảo luận các nội dung của báo cáo trước đó hoặc nghỉ giải lao hoặc có
thể xen kẽ vào đó là các tiết mục văn nghệ hoặc các giờ giải lao tại chỗ nhằm tạo khơng khí thoải mái cho đại biểu.
Mẫu chương trình nghị sự hội nghị (Phụ lục 4)