Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
2.3. Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công
2.3.3.1. Đón tiếp đại biểu
Tùy theo tính chất, quy mơ và vị trí của từng đại biểu, Ban Tổ chức hội nghị có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau trong việc chào đón đại biểu.
Đối với Hội nghị nhỏ, việc chào đón đại biểu có thể được tiến hành đối với từng đại biểu. Những hội nghị nhỏ ở đây có thể hiểu là số lượng đại biểu tham dự hội nghị khơng vượt q 30 người. Ví dụ như Hội nghị làm việc với Đồn ngoại giao của Bộ Khoa
học và Công nghệ Lào sang làm việc với Bộ thì cả Đồn có 10 đại biểu thì cơng tác đón tiếp đại biểu được diễn ra với từng đại biểu.
Đối với các hội nghị có quy mơ lớn, số lượng khách tham dự hơn 100 người thì việc đón tiếp đại biểu phải được chuẩn bị chu đáo và kỹ lưỡng hơn. Ban Tổ chức hội
nghị chủ động thực hiện công tác lễ tân. Trường hợp nếu hội nghị do Văn phịng tổ chức thì cơng tác đón tiếp đại biểu được giao cho phịng Lễ tân và Phịng Hành chính thực hiện. Nếu hội nghị được tổ chức tại Hội trường tầng 2 thì đội lễ tân sẽ được chia làm các đội trực sẵn ở 5 khu vực đã được phân công, thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Một đội sẽ phụ trách cơng tác đón tiếp đại biểu ngay tại sảnh chính tầng 1 và
hướng dẫn đại biểu lên Hội trường tổ chức hội nghị. Hai đội tiếp theo thực hiện công tác đăng ký đại biểu, tổng hợp danh sách đại biểu, phát tài liệu và thẻ đại biểu. Hai đội
tiếp theo sẽ thực hiện công việc tiếp theo là hướng dẫn đại biểu vào hội trường theo sơ đồ sắp xếp vị trí chỗ ngồi. Một đội tiếp theo thực hiện công tác phục vụ nước uống cho đại biểu trong hội trường. Lãnh đạo Văn phịng cũng tham gia vào việc đón tiếp đại
biểu, khách mời tham dự hội nghị nhưng không thực hiện một công việc cụ thể nào như đã kể trên mà cơng việc đón tiếp của các lãnh đạo văn phịng sẽ là bắt tay, chào hỏi xã giao đối với các đại biểu, thể hiện sự quan tâm, thái độ tôn trọng đối với các vị đại biểu khách mời. Hoặc cũng có thể đưa các đại biểu vào một phịng tiếp tân nhỏ bên cạnh hội trường tổ chức hội nghị để họ nghỉ ngơi, lấy lại sức trước khi bắt đầu hội nghị.
Trường hợp Hội nghị có sự tham dự của Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Chính phủ, Quốc hội thì đơn vi chủ trì phải lên phương án đón tiếp chu đáo và nhất thiết phải thực hiện cơng tác an ninh, trật tự. Ví dụ trong Hội nghị gặp mặt các nhà sáng chế khơng
chuyện nghiệp năm 2015, có sự tham dự của Thủ tướng Chính và Phó Thủ tướng Chính phủ thì cơng tác an ninh được đảm bảo từ trước, trong và sau khi hội nghị kết thúc. Đơn vi chủ trì hội nghị có văn bản gửi đến cơng an thành phố Hà Nội, đề nghị đơn vị điều phối lực lượng đến đảm bảo công tác an ninh của Bộ trong suốt tiến trình
Hội nghị diễn ra. Ngồi ra khi đón tiếp các đại biểu cấp trên đến tham dự hội ghị tại Bộ, người đón đại biểu lúc này là đồng chí Bộ trưởng và Thứ trướng phụ trách lĩnh
vực, cùng một số thủ trưởng đơn vị có liên quan đến tổ chức hội nghị.
Ổn định trật tự
Sau khi các đại biểu khách mời đã vào Hội trường và ngồi theo đúng theo sự sắp xếp của Ban Tổ chức thì cán bộ được giao nhiệm vụ ổn định chỗ ngồi tiến hành việc nhắc nhở đại biểu là đã đến giờ làm việc yêu cầu các vị đại biểu giữ gìn trật tự. Sau khi hội trường đã ổn định thì các đại biểu cơ quan cấp trên, Lãnh đạo Bộ vào hội
trường để tiến hành hội nghị.