Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
2.3. Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công
2.3.1. Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị
Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng: “Cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phải mất từ 5 đến 10 giờ lập kế hoạch tổ chức”. Từ lý thuyết trên có thể suy ra trung bình một Hội nghị kéo dài từ 2 đến 3 giờ đồng hồ thì thời gian lập kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ phải mất từ 20 đến 30 giờ lập kế hoạch. Như vậy nếu Hội nghị nào cũng mất thời gian
cho việc lập kế hoạch thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức, vậy cho nên công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ đã có một nguyên tắc đã được quy định sẵn.Tùy
theo tính chất, tầm vóc, quy mơ và mục đích mà Lãnh đạo Bộ đặt ra khi tổ chức hội nghị mà việc lập kế hoạch tổ chức Hội nghị có thể được hoặc khơng được tiến hành.
Các Hội nghị mang tính chất thường xuyên mà thành phần, địa điểm và thời gian tổ chức hội nghị đã được chuẩn hóa bằng các quy định của nhà nước hay đã được
quy định trong quy chế làm việc của Bộ thì việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị là khơng bắt buộc. Đây có thể là những Hội nghị như Hội nghị giao ban tuần, tháng, năm
và các Hội nghị thường niên của Bộ và Văn phòng Bộ.
Điều 51 Quy chế Bộ Khoa học và Cơng nghệ có quy định về Giao ban tuần, tháng và tổng kết công tác năm của Bộ như sau:
“1. Hội nghị giao ban tuần của Bộ được tiến hành vào sáng thứ hai hàng tuần; giao ban tháng được tiến hành vào sáng thứ hai của tuần cuối cùng trong tháng; hội
nghị tổng kết công tác năm của Bộ được tiến hành vào sáng thứ hai của tuần đầu tháng một năm sau, trừ khi có quyết định khác của Bộ trưởng.
2. Thành phần giao ban tuần, tháng và tổng kết công tác năm của Bộ do Bộ trưởng quyết định.
3. Thủ trưởng các đơn vị trong thành phần giao ban tuần, tháng, tổng kết công tác năm hoặc được mời tham dự giao ban có trách nhiệm tham dự đầy đủ các Hội nghị; trường hợp vắng mặt có thể ủy quyền cho cấp phó tham dự, đồng thời phải thơng
báo với Chánh Văn phòng Bộ để báo cáo Bộ trưởng.”
Như vậy những hội nghị giao ban tuần, tháng, quý, thậm chí là các hội nghị tổng kết công tác năm của Bộ đã được quy định sẵn trong Quy chế làm việc của Bộ, nên việc lập kế hoạch tổ chức những hội nghị này không phải là một yêu cầu bắt buộc.
Các vấn đề có liên quan đến cơng tác tổ chức hội nghị như thời gian, thành phần của các Hội nghị này đã được quy định, Chánh Văn phịng có nhiệm vụ tổ chức triển khai các quy định này đến các đơn vị thuộc Văn phòng để thực hiện đúng các quy định này. Ví dụ trong các hội nghị giao ban tuần được diễn ra vào sáng thứ hai, thì ngày làm việc cuối cùng của tuần trước, các chuyên viên của Phòng Tổng hợp sẽ xin ý kiến chỉ đạo
của Bộ trưởng về thành phần cũng như địa điểm tổ chức của Hội nghị giao ban của sáng thứ hai tuần sau, và tiến hành lập danh sách, thơng báo cho những cán bộ đó biết
và thực hiện. Thơng thường địa điểm tổ chức hội nghị giao ban tuần được tổ chức tại Hội trường 110.Trước khi hội nghị giao ban diễn ra, thì cán bộ phịng lễ tân phải đến sớm để chuẩn bị nước giải khát, và kê lại bàn ghế, sắp xếp vị trí chỗ ngồi của từng đại biểu theo sơ đồ đã được quy định. Với các công việc cũng như các bước chuẩn bị đơn giản các hội nghị có quy mơ nhỏ và mang tính chất thường xuyên như hội nghị giao
ban đã được chuẩn bị xong và có thể tiến hành được ln.
Cịn những Hội nghị có quy mơ lớn, có tính nghi thức thì cơng tác lập kế hoạch lại là một việc làm bắt buộc. Các Hội nghị đó bao gồm các Hội nghị do Bộ trưởng và
các Thứ trưởng chủ trì, các Hội nghị xử lý cơng việc mang tính chất chiến lược, hội nghị tổng kết, các Hội nghị giao ban vùng, giao ban khối, Lãnh đạo Bộ Hội nghị làm việc với Lãnh đạo đơn vị, địa phương. Hay có thể nói một cách đơn giản, là việc lập kế
hoạch tổ chức hội nghị chỉ được diễn ra khi các hội nghị đó có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động của cơ quan. Ví dự như hội nghị “Tập huấn về xây dựng và ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ”, hay hội nghị “Tổng kết công
tác năm 2014 và triển khai phương hướng và nhiệm vụ năm 2015.
Việc lập kế hoạch tổ chức Hội nghị có tính chính thức khơng hề đơn giản mà vô cùng phức tạp và nhiều bước. Để hoàn thiện và cho ra sản phẩm cuối cùng là một bản kế hoạch hồn chỉnh thơng thường cán bộ, chun viên Phòng Tổng hợp phải trải qua
các bước sau:
Sơ đồ 2.1. Các bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ
Bước 1: Chủ trương
Lãnh đạo Bộ ra chủ trương tổ chức hội nghị hoặc thủ trưởng các đơn vị đề xuất Lãnh đạo Bộ quyết định tổ chức hội nghị. Lãnh đạo Bộ căn cứ vào kế hoạch công tác
năm của cơ quan và sự chỉ đạo của Chính phủ, để ra chủ trương tổ chức hội nghị. Ví dụ như hội nghị gặp mặt các nhà sáng chế không chuyên nghiệp được tổ chức năm 2015 là một chủ trương mới và có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động khoa học và công
nghệ nước nhà trong những năm tới, của Thủ tướng Chính phủ cho Bộ Khoa học và Công nghệ.
Việc tổ chức hội nghị này cũng có thể là do đề xuất từ thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ. Ví dụ như căn cứ vào tình hình thực hiện cơng tác văn thư lưu trữ thực tế tại Bộ và các quy định của Chính phủ về xây dựng nền hành chính hiện đại theo Đề án 30, Chánh Văn phòng Bộ đã đề xuất với Bộ trưởng chủ trương tổ chức Hội nghị tập huấn
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đối với các cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm, các cán bộ trong các đơn vị thuộc Bộ.
Như vậy Lãnh đạo Bộ, thủ trưởng các đơn vị căn cứ vào tình hình thực tế và kế hoạch cơng tác năm của Bộ, của đơn vị sẽ đề ra chủ trương tổ chức hội nghị. Những hội nghị của Lãnh đạo Bộ thường có quy mơ lớn, nên sẽ thành lập Ban Tổ chức chủ trì mọi hoạt động của hội nghị và một số đơn vị sẽ tham gia phối hợp để tổ chức hội nghị. Đối với các hội nghịđược giao cho Văn phịng chủ trì tổ chức thì Chánh văn phịng chủ
động trong việc giao nhiệm vụ cho các cá nhân, đơn vị có liên quan để tổ chức hội nghị.
Bước 2: Xây dựng tờ trình kế hoạch tổ chức Hội nghị
Đơn vị được phân cơng chủ trì tổ chức hội nghị làm tờ trình lãnh đạo Bộ về nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm và kinh phí để tổ chức hội nghị, phân cơng
Bước 2: Xây dựng tờ trình lập kế hoạch tổ chức hội nghị Bước 1: Chủ trương Bước 3: Lãnh đạo Bộ xem xét và phê duyệt Bước 5: Thành lập Ban tổ chức Hội nghị/ Phân công công việc
Bước 4: Gửi kế hoạch đã được duyệt cho các đơn vị liên quan
nhiệm vụ cho các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung và phục vụ hội nghị. Trường hợp Văn phịng Bộ được phân cơng chủ trì, Phịng Tổng hợp xây dựng tờ trình. Chánh Văn phịng căn cứ vào mục tiêu hội nghị mà phân công cán bộ, công chức làm tờ trình kế
hoạch tổ chức hội nghị. Cán bộ được phân cơng phụ trách làm tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị phải là những người có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm công
tác trong việc lập và tổ chức hội nghị. Bởi lẽ Kế hoạch tổ chức Hội nghị là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề có liên quan đến việc tổ chức Hội nghị.
Do đó khi Lập kế hoạch tổ chức hội nghị phải đảm bảo một số yêu cầu nội dung cơ bản sau:
- Thể thức văn bản: Phải đáp ứng các yêu cầu về thể thức cũng như kỹ thuật trình bày văn bản đã được quy định trong Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011, cũng như những quy định trong quy chế công tác văn thư lưu trữ của Bộ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng 12 năm 2013). - Tính khả thi khi triển khai: Nội dung các vấn đề trong kế hoạch đề cập đến có thể thực hiện trong thực tế hay khơng? Có phù hợp với thực tế hay khơng, có phải điều
chỉnh nội dung nào khơng?
- Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch: Cán bộ chuyên môn lập kế hoạch hội nghị phải dự tính được các khoảng thời gian thực hiện cơng việc một cách tương đối chính xác để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch. Ví dụ như thời gian hợp lý nhất để tổ chức hội nghị là khi nào? thời gian để tổ chức chuẩn bị cho hội nghị là bao lâu? thời gian để chuẩn bị các nội dung cho hội nghị? Những ai sẽ tham gia vào
quá trình chuẩn bị tổ chức hội nghị? - Các thông tin cơ bản trong kế hoạch
Ngồi phần mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức Hội nghị, kế hoạch tổ chức hội nghị thông thường sẽ đề cập đến những nội dung sau:
+ Tên Hội nghị: Phải đảm bảo gắn liền với các mục tiêu, nội dung của việc tổ chức Hội nghị. Để khi bất kỳ một cán bộ đọc lên cán bộ đó cũng có thể phần nào đốn
được nội dung, cũng như có thể hiểu được mục đích của hội nghị này là gì. Ví dụ như “Hội nghị tổng kết công tác năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ cơng tác năm 2015” thì khi nghe đến tên của hội nghị thơi thì các cán bộ cũng có thể đốn ra được là mục đích của hội nghị này là tổng kết công tác năm cũ và triển khai phương hướng nhiệm vụ công tác năm mới. “Hội nghị cán bộ chủ chốt Bộ Khoa học và Cơng
nghệ năm 2015” thì khi nghe đến tên hội nghị, các cán bộ có thể phần nào đốn được thành phần tham dự hội nghị này là các cán bộnguồn của cơ quan, các thủ trưởng đơn vị, phòng ban; nội dung của hội nghị này cũng là những vấn đề mang ý nghĩa chiến
lược đối với việc phát triển khoa học và công nghệ trong tương lai.
+ Thời gian tổ chức Hội nghị: Thời gian tổ chức hội nghị đã hợp lý chưa? Có phù hợp với hồn cảnh và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị hay khơng? Ví dụ thời
gian tổ chức hội nghị tổng kết năm là vào sáng thứ hai của tuần đầu tháng một năm sau. Như vậy thời gian này là phù hợp với tình hình của cơ quan, khi năm cũ vừa kết
thúc, thì sẽ tiến hành tổng kết cơng tác năm cũ và tiến hành triển khai công tác năm mới để định hướng cho hoạt động của cơ quan trong năm mới.
+ Địa điểm tổ chức hội nghị: Tùy thuộc vào quy mơ, tính chất của Hội nghị mà cán bộ lập kế hoạch hội nghị sẽ xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng về địa điểm tổ chức hội nghị. Hội nghị được tổ chức ở trong hay ngoài cơ quan?
Nếu tổ chức trong cơ quan thì Hội nghị được tổ chức tại Hội trường nào? Thiết kế của hội trường có phù hợp với quy mơ, tính chất của hội nghị hay khơng? Ví dụ như hội
nghị cán bộ chủ chốt Bộ Khoa học và Cơng nghệ năm 2015, có số lượng đại biểu, khách mời lên tới 300 người. Mà hội trường ở Bộ chỉ có sức chứa đến 200 người, chính vì vậy cán bộ lập kế hoạch tổ chức hội nghị phải xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ. Tham mưu về các địa điểm tổ chức hội nghị ngoài cơ quan cho Lãnh đạo Bộ
tham khảo và quyết định lựa chọn. Sau khi lãnh đạo Bộ quyết định tổ chức hội nghị ngoài cơ quan, cán bộ lập kế hoạch ấn định địa điểm tổ chức hội nghị trong kế hoạch.
Nhưng đối với Hội nghị tổng kết công tác năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2015 thì số lượng đại biểu tham dự khoảng 150 người, thì Hội trường của Bộ hồn tồn có đủ sức chứa, chính vì vậy mà cán bộ lập kế hoạch sẽ ấn định địa điểm tổ chức hội nghị tại Hội trường lớn tầng 2 của Bộ để tiến hành hội
nghị.
+ Thành phần hội nghị gồm những ai? Ai có thể tham gia hội nghị? Số lượng ? Cán bộ lập kế hoạch tổ chức hội nghị căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ và
các kế hoạch tổ chức hội nghị của những năm trước để xác định đầy đủ số lượng, thành phần tham gia hội nghị. Ví dụ như hội nghị cán bộ chủ chốt của Bộ năm 2015
thì thành phần tham dự hội nghị gồm có Lãnh đạo Bộ, thủ trưởng các đơn vị, phịng ban thuộc Bộ. Cịn Hội nghị cán bộ cơng chức, viên chức Bộ Khoa học và Cơng nghệ
thì thành phần hội nghị là tất cả thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ, các trưởng, phó phịng ban thuộc Bộ. Tùy thuộc vào quy mơ, tính chất, nội dung của hội nghị mà số lượng,
thành phần đại biểu tham dự hội nghị là khác nhau.
+ Nội dung chính của hội nghị: Những hoạt động nào sẽ diễn ra trong Hội nghị? Nội dung chính là gì? Nội dung phụ là gì? Sắp xếp thứ tự nội dung theo trình tự hợp lý.
Nội dung của hội nghị được thể hiện trong chương trình nghị sự hội nghị. Trong bản kế hoạch này thì chỉ nêu nội dung chính của hội nghị mà khơng liệt kê chi tiết các hoạt
động trong hội nghị. Ví dụ hội nghị tổng kết năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ 2015 thì nội dung hội nghị là lắng nghe các báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ cơng tác năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ năm 2015. Cịn nội dung chi tiết và trình tự đọc các báo cáo được quy định trong chương trình nghị sự
hội nghị. Như vậy phần nội dung hội nghị trong kế hoạch chỉ nêu ra các hoạt động chính của hội nghị mà khơng cụ thể, chi tiết về thời gian cũng như trình tự diễn ra từng
vấn đề.
+ Kinh phí tổ chức hội nghị: được lấy từ nguồn ngân sách của Bộ hay lấy từ ngân sách của đơn vị. Dự toán tổng số các nguồn chi cho tổ chức hội nghị thành một
số tiền phù hợp với hội nghị để xin ý kiến của Lãnh đạo Bộ.
+ Phân công tổ chức thực hiện: Ai là người chịu trách nhiệm toàn bộ hội nghị ? Nhiệm vụ của từng cá nhân, đơn vị trước, trong và sau khi tổ chức hội nghị nghị là gì?
Việc phối hợp giữa các đơn vị trong việc chuẩn bị hội nghị như thế nào? Khi cán bộ được giao nhiệm vụ lập kế hoạch tổ chức hội nghị xác định được nội dung các vấn đề trên thì sẽ tiến hành lập thành bản tờ trình kế hoạch hồn chỉnh, đúng thể thức và mangtờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị này trình Chánh Văn phịng xem xét lại nội dung kế hoạch và cho ý kiến chỉ đạo vào phần nội dung của kế hoạch sao cho phù hợp trước khi đi trình ký. Cán bộ chun mơn tiếp thu những ý kiến chỉ
đạo của Chánh Văn phòng và tiến hành sửa lại nội dung kế hoạch đúng như chỉ đạo của Chánh Văn phịng sau đó mang văn bản đi trình ký Lãnh đạo Bộ.
Bước 3: Xem xét và phê duyệt tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị
Việc phê duyệt chủ trương kế hoạch tổ chức hội nghị đã được quy định tại Điều 45 Quy chế làm việc của Bộ như sau:
“1. Bộ trưởng quyết định các Hội nghị sau: