2.3.3.6 .Bố trí thư ký ghi biên bản hội nghị
2.3.4. Giai đoạn kết thúc
Sau khi hội nghị kết thúc, Ban Tổ chức tiến hành hội nghị rút kinh nghiệm đánh giá kết quả. Trong quá trình diễn ra hội nghị, các cá nhân, đơn vị đã hoàn thành
tốt nhiêm vụ của mình chưa. Cơng tác giao việc và phân cơng cơng việc trước, trong và sau hội nghị có gì phải rút kinh nghiệm và chấn chỉnh lại hay không. Những bài học
được rút ra ở đâu là gì? Ví dụ như tại Lễ trao tặng giải thưởng Tạ Quang Bửu, số lượng khách mời lên tới 150 người, nhưng trong hội trường lại không sắp xếp biển tên
của từng người vào từng vị trí nên đã gây lên hiện tượng ồn ào, mất trật tự trong hội trường trước khi diễn ra hội nghị. Vậy bài học được rút ra ở đây là gì? Liệu có phải là cần tính đến việc ổn định trật tự đại biểu bằng việc sắp xếp, cố định đại biểu tại một vị
trí đã được quy định trước sẽ tốt hơn cho thời gian cũng như nội dung của hội nghị. Hay khi đang tiến hành nội dung hội nghị thì Hội trường mất điện, Hội nghị lại phải chuyển sang hôm khác. Vậy bài học kinh nghiệm được rút ra ở đây là gì?Liệu có phải là việc chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ hội nghị phải ln ln tính đếncác tình huống
phát sinh từ đó đề ra các phương án dự phòng hội nghị.
Ban hành thông báo kết luận hội nghị.
Ban Tổ chức Hội nghị chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan dự thảo thơng báo kết luận, trình Lãnh đạo Bộ phụ trách duyệt nội dung. Sau khi đã có ý kiến đồng ý
của Lãnh đạo Bộ về nội dung thơng báo kết luận, Phịng tổng hợp trình Chánh Văn phòng Bộ ký ban hành và gửi tới các đơn vị có liên quan để thực hiện.
Tại Bộ Khoa học và Cơng nghệ thì biên bản Hội nghị bao gồm những nội dung chính sau đây:
- Người chủ trì và danh sách những người tham dự hội nghị; - Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại Hội nghị;
- Ý kiến phát biểu của những người tham dự hội nghị
- Kết luận của chủ tọa và những quyết định được đưa ra tại Hội nghị. Thời hạn chậm nhất để ban hành thông báo kết luận hội nghị là ba ngày làm
việc kể từ ngày hội nghị kết thúc. Các trường hợp đặc biệt khác được thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ.
Triển khai kết luận hội nghị.
Đơn vị chủ trì hội nghị có trách nhiệm tham mưu, đề xuất với Lãnh đạo Bộ phân cơng các đơn vị có liên quan triển khai nội dung kết luận hội nghị và theo dõi,
đôn đốc, tổng hợp các báo cáo kết quả triển khai nội dung.
Thanh quyết toán các khoản chi.
Đơn vị chủ trì Hội nghị chủ trì phối hợp với Văn phịng Bộ hồn tất thủ tục thanh toán, quyết tốn kinh phí dùng cho hội nghị theo quy định hiện hành của nhà nước về quản lý tài chính. Các đơn vị có tài khoản riêng có trách nhiệm hồn tất thủ tục thanh toán, quyết toán theo quy định. Thời gian quyết toán chậm nhất là 15 ngày làm việc kể từ ngày hội nghị kết thúc. Trường hợp Hội nghị do Văn phịng tổ chức thì Chánh Văn phòng giao Trưởng phòng Tài vụ thực hiện thanh quyết toán các khoản chi tiêu của hội nghị. Các khoản chi đều phải có hóa đơn, chứng từ để làm bằng chứng cho
việc chi.
Lập hồ sơ hội nghị.
Trong trường hợp Văn phòng Bộ là đơn vị chủ trì hội nghị thì các đơn vị trong Văn phịng có trách nhiệm thu thập và lập hồ sơ hội nghị
Hồ sơ Hội nghị bao gồm các văn bản như: kế hoạch tổ chức hội nghị, quyết định thành lập Ban tổ chức, chương trình nghị sự, danh sách khách mời, mẫu giấy mời,
dụ trù kinh phí hội nghị, báo cáo tại Hội nghị, biên bản hội nghị, thư cảm ơn, thông báo kết luận hội nghị.
Viết thư cảm ơn tới đại biểu đã tham dự hội nghị.
Không phải bất cứ một hội nghị nào cũng đều phải viết thư cảm ơn các đại biểu tới tham dự hội nghị. Tùy theo nội dung, tính chất của hội nghị mà Ban tổ chức hội nghị quyết định có hay khơng gửi thư cảm ơn đến các đại biểu tham dự. Các hội nghị có sự tham dự của các đại biểu ngồi cơ quan, họ có những góp ý quan trọng cho hội nghị, nhằm thực hiện mục tiêu của hội nghị thì việc viết thư cảm ơn đại biểu sau hội nghị là một yêu cầu bắt buộc. Đối với các hội nghị mà tỏng kết, sơ kết thì việc viết thư
cảm ơn đại biểu đến dự hội nghị có thể được tiến hành hoặc khơng. Các đại biểu có tên trong danh sách đã đăng ký với ban lễ tân thì sau hội nghị sẽ được ban thư ký tổng
tích cực tham gia vào hội nghị. Mong muốn sẽ được gặp lại trong buổi hội nghị gần nhất.