Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
2.3. Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công
2.3.2.8. Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội nghị
Đơn vị được phân cơng lập một bản dự trù kinh phí các khoản cần chi tiêu cho hội nghị trình Thủ trưởng cơ quan xem xét và duyệt nguồn kinh phí hỗ trợ tổ chức hội
nghị. Các khoản kinh phí chi cho hội nghị phải phù hợp với nguồn kinh phí của cơ quan, các khoản chi dự phịng phải đảm bảo tiết kiệm chi phí nhất cho cơ quan. Khơng
được lạm dụng các khoản chi để thu lợi cá nhân.Trong quá trình chi phục vụ hội nghị phải đảm bảo rằng tất cả các khoản chi đều có hóa đơn được cung cấp bởi nơi mua, hoặc thuê các phương tiện, trang thiết bị phục vụ hội nghị. Lập bản dự trù kinh phí cần
phải thống kê được các khoản cần phải chi trả trong quá trình tổ chức hội nghị từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc hội nghị nhằm phục vụ cho việc thanh quyết tốn kinh phí sau khi kết thúc hội nghị. Bản dự trù kinh phí này được kèm theo kế hoạch tổ chức
hội nghị sau đó trình lên Lãnh đạo Bộ phê duyệt. Việc dự trù các khoản kinh phí tổ chức hội nghị được thực hiện theo các hướng dẫn về chi tiêu cho hội nghị, hội Hội nghị tại cơ quan như: Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 7 năm 2010 của Bộ
Tài chính Quy định chế độ cơng tác phí, chế độ chi tổ chức các Hội nghị đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập và theo Quy chế Chi tiêu nội bộ của
Bộ.
Cơng tác lập dự trù kinh phí cho tổ chức Hội nghị tại Bộ Khoa học và Công nghệ không được giao trực tiếp cho một cán bộ nào mà thay vào đó là các đơn vị sẽ tự
lập dự toán các khoản cần chi tiêu cho hội nghị sau đó gửi về phịng Tài vụ để tổng hợp và xuất quỹ chi cho Hội nghị. Ví dụ như Phịng Tổng hợp được giao nhiệm vụ lập
danh sách khách mời, soạn thảo và gửi giấy mời cho các đại biểu trong danh sách khách mời, thì phịng Hành chính sẽ căn cứ vào mục đích, nội dung và tính chất của Hội nghị để soạn thảo giấy mời sao cho phù hợp nhất. Nếu với danh sách khách mời khoảng 300 người thì việc in giấy mời bằng bìa cứng, màu xanh, khổ A5 thì giá trung bình của một giấy mời là bao nhiêu và nhân giá lên xem có vượt chi hay khơng để lựa chọn phương án khác. Hay là in giấy mời trên khổ giấy A4 vừa đảm bảo văn phong
hành chính vừa tiết kiệm.
Tương tự như vậy các phòng Lễ tân, Phòng Quản trị, Phòng Xe cũng dự tốn các khoản chi tiêu của mình rồi gửi cho phịng Tài vụ để tổng hợp và làm phiếu trình
Thơng thường một bản dự trù kinh phí tổ chức hội nghị sẽ có những nội dung chính sau:
- Số thứ tự nội dung chi - Nội dung chi
- Đơn giá - Số lượng - Thành tiền
- Ghi chú
Khi có chủ trương tổ chức Hội nghị cán bộ chủ chốt của Bộ năm 2016 của Bộ được tổ chức tại Ninh Bình, trong hai ngày, lúc này cán bộ được giao nhiệm vụ lập dự trù kinh phí tổ chức hội nghị sẽ làm cơng văn thơng báo đến các đơn vị có liên quan tổ chức hội nghị đề nghị các đơn vị lập dự tốn kinh phí các khoản chi của đơn vị mình và gửi về cho Phòng Tài vụ trước ngày ban hành kế hoạch tổ chức hội nghị. Ví dụ như
Phòng Tổng hợp được giao nhiệm vụ lập danh sách đại biểu, khách mời, viết và gửi giấy mời, tìm kiếm, liên hệ chỗ ăn nghỉ và hội trường tổ chức hội nghị cho các đại biểu. Lúc này Trưởng phịng tổng hợp sẽ lập dự tốn các khoản mà phịng cần chi để làm tốt
các cơng việc được giao như: việc in và gửi giấy mời? Việc liên hệ và tìm hiểu các khách sạn có thể đáp ứng được yêu cầu tổ chức hội nghị của Bộ để làm hợp đồng thuê
phòng và các điều khoản khác có liên quan.