Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
2.3.2.10.Chuẩn bị các yếu tố khác
2.3. Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công
2.3.2.10.Chuẩn bị các yếu tố khác
Bên cạnh việc chuẩn bị nội dung, chương trình, thời gian, địa điểm và lập dự trù kinh phí tổ chức hội nghị thì cịn phải chuẩn bị các yếu tố khác cho tổ chức hội nghị
như:
a. Soạn thảo kịch bản hội nghị:
Sau khi kế hoạch tổ chức hội nghị được duyệt, song song với việc chuẩn bị chương trình, địa điểm, thời gian, khách mời,… cán bộ chun mơn được phân cơng
soạn thảo chương trình kế hoạch tổ chức hội nghị phải xây dựng thêm kịch bản chương trình hội nghị trong đó chỉ rõ sự phối hợp về nội dung, công tác cần tiến hành trong quá trình tổ chức hội nghị. Nếu hội nghị do Văn phịng tổ chức thì việc soạn thảo
kịch bản hội nghị được giao cho chuyên viên phịng Tổng hợp thực hiện. Thơng thường một bản kịch bản chương trình bao gồm các nội dung sau:
- Số thứ tự công việc - Thời gian thực hiện công việc
- Nội dung công việc - Người thực hiện
- Âm thanh, Ánh sáng
Các cán bộ tham gia điều hành, tổ chức hội nghị căn cứ vào kịch bản chương trình hội nghị để tiến hành thứ tự các công việc như đã đề cập đến trong chương trình
nghị sự cơng khai đã gửi cho đại biểu.
b. Đặt phịng:
Tùy thuộc vào quy mơ, tính chất, thời gian, địa điểm và thành phần hội nghị mà việc đặt phịng này có được diễn ra hay khơng. Các hội nghị diễn ra tại trụ sở Bộ, mà
thành phần tham gia là các cán bộ thuộc Bộ thi việc th và đặt phịng khơng được thực hiện. Tuy nhiên đối với các hội nghị được diễn ra ở trụ sở Bộ nhưng thành phần
tham dự hội nghị là các đại biểu từ khắp các vùng, các tỉnh trên cả nước đến dự hội nghị trong 2 ngày, thì Phịng lễ tân phải chủ động trong việc liên hệ chỗ ăn nghỉ cho các đại biểu trong hai ngày diễn ra hội nghị.Ví dụ như Hội nghị gặp mặt các nhà sáng chế không chuyên nghiệp năm 2015, được diễn ra tại trụ sở Bộ nhưng thành phần đại
biểu tham dự hội nghị lại là các nhà sáng chế nông dân đến từ các tỉnh trên cả nước,Chính vì vậy trong trường hợp này việc th phịng, đặt phòng là bắt buộc.
Đối với các hội nghị được tổ chức ngoài cơ quan và không phải ở Hà Nội, thời gian diễn ra hội nghị kéo dài từ 1,5 đến 2 ngày làm việc thì việc đặt hội trường tổ chức
hội nghị và các phòng ăn, nghỉ của đại biểu là một yêu cầu bắt buộc. Ví dụ như hội nghị cán bộ chủ chốt năm 2016 được tổ chức tại Ninh Bình, thì Phịng Lễ tân phải tiến
hành đặt phịng và ký kết các hợp đồng đặt phòng với khách sạn để làm thuê địa điểm của khách sạn để tổ chức hội nghị.
c. Sắp xếp dịch vụ khác.
Nếu Hội nghị được tổ chức tại nhà hàng, khách sạn hoặc trung tâm thương mại, phải sắp và chuẩn bị trước những thứ sau đây:
- Chỗ ăn: phịng ăn có đủ sức cho tất cả các đại biểu tham dụ hội nghị được ăn cùng một lúc hay không?
- Loại dịch vụ: tiệc buffe hay tiệc ngồi?
- Thời gian phục vụ cho việc ăn uống: ăn mấy bữa tại khách sạn? mỗi bữa kéo dài trong bao lâu?
- Thực đơn: phải đảm bảo đủ thức ăn cho toàn bộ số lượng người tham dụ hội nghị? các món ăn được bày ra sẵn hay là bưng từng món ra một? Thực đơn chính là
- Sắp xếp bàn ghế: theo bàn trịn hay bàn vng, mỗi bàn gồm bao nhiêu người? Phòng ăn được chia làm mấy khu vực phục vụ (khu vực của Lãnh đạo Bộ, thủ trưởng
các đơn vị thuộc Bộ cùng đại biểu, khách mời và các cán bộ phục vụ hội nghị)? - Màu sắc và trang trí: màu sắc chủ đạo của bữa tiệc tại nhà hàng là gì? Có phải
trang trí một biển maket khơng, nêu nội dung của bữa tiệc hay khơng?
Trưởng phịng Lễ tân tiến hành trao đổi với khách sạn, ký tắt hợp đồng dịch vụ ăn uống với khách sạn.
Trước ngày diễn ra hội nghị khoảng 6 ngày, các đơn vị phịng ban có liên quan đến cơng tác tiền trạm địa điểm tổ chức hội nghị tiến hành kiểm tra lại địa điểm thuê
và ký hợp đồng chính thức với khách sạn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
d. Thông báo cho các thành viên tham dự, sắp xếp và phân phối tài liệu:
Thông báo trước cho các thành viên tất cả các thơng tin có liên quan đến Hội nghị. Có thể kèm theo chương trình nghị sự và các tài liệu khác để các đại biểu tham khảo trước. Trong trường Hội nghị cần thiết phải gửi bản đồ dẫn tới địa điểm tổ chức
hội nghị đối với những đại biểu ở xa.
Sắp xếp các tài liệu cần thiết bằng cách đóng hay ghim các tờ rơi theo thứ tự chương trình. Tùy thuộc vào độ dày, mỏng của tài liệu hội nghị mà tài liệu được đựng trong một bìa hồ sơ hoặc túi tài liệu. Một túi tài liệu bao gồm: Phiếu đề tên người tham dự hội nghị, giấy và bút, chương trình nghị sự, các bản tường trình, báo cáo được trình
bày trong hội nghị, phiếu ăn, sơ đồ chỗ ngồi (nếu có).